UNIVERSIDAD E INFORMACIÓN 2:
Seis estrategias para mejorar las comunicaciones institucionales.

Por: M en ISI Carlos Gabriel Rodríguez Camargo.

Presentación
Un diagnóstico general de la situación actual del proceso informático al interior de las instituciones de educación superior es una empresa tan compleja que puede estar condenada al fracaso si no persigue una meta clara. El resultado del diagnóstico debe brindar una información que no se vuelva obsoleta con demasiada rapidez; para esto, tiene que saber seleccionar el material de estudio buscando la pertinencia en el proceso, más allá del contenido inmediato de la información. Los principales obstáculos metodológicos que encuentra un análisis de procesos informativos en este contexto particular son el volumen de mensajes, la estructura del flujo de información y la sistematización.
Los mensajes de carácter institucional, organizacional o comunitario, que se generan en el ambiente tan dramáticamente diverso y polifónico de la Universidad, son tan numerosos como efímeros; sin embargo, su pertinencia en un proceso comunicativo puede prolongarse en el tiempo más allá de su fecha de edición, su vigencia o su impacto informativo. Concentrar los esfuerzos hermenéuticos en la descripción sintagmática de los mensajes según sus contenidos (análisis textual) va a desbordar las capacidades del proceso analítico debido a la contrastación de ideas en matrices comparativas que, al fin y al cabo, van a ser más numerosas que los mensajes en una proporción geométrica. No sobra decir que una investigación sobre manejo de contenidos puede brindar grandes luces sobre algún fenómeno comunicativo institucional universitario, no obstante, este ejercicio no describirá suficientemente los procesos globales.
El flujo informático en una institución universitaria es un proceso que se inscribe en la programación institucional (redes, periódicos, informes) en la participación estamental (asambleas, concejos, obras artísticas, comunicados de grupos) en las herramientas académicas (clases, conferencias, seminarios, revistas) y en los intercambios cotidianos de todos en la comunidad. Su desarrollo va describiendo la estructura imaginaria de la comunicación y las mentalidades de lo informativo de acuerdo con la idiosincrasia institucional: la percepción paradójica de efectividad de las vías 'de hecho' en contra de las vías del 'debido proceso', el poder de las 'apariencias de legalidad' como herramienta institucionalizante, la oscuridad tendenciosa de la reserva discrecional, el velo perverso sobre las fuentes, la difusa conciencia comunitaria ante la camaleónica conciencia institucional. El análisis de la forma que toma el flujo informático requiere un cuidadoso sistema de detección y verificación que asuma críticamente los preconceptos idiosincrásicos (verticalidad, ineficiencia estamental, tráfico de influencias, ignorancia de procesos) los votos de simpatía y popularidad1, las herramientas institucionales y comunitarias, la amplitud y la verificación de procesos comunicativos. Un sondeo de opinión mal diseñado, mal dirigido o mal analizado no va a mostrar nada diferente al preconcepto idiosincrásico, la percepción popular del deber ser o la presunción de efectividad; por más que el público indagado conteste con la mejor fe, la distorsión mediática va a ser indiscutible en el resultado: un ejemplo claro es la casi universal respuesta del grado de satisfacción con los servicios públicos2. Hacer decisiones políticas con base en sondeos de opinión va a satisfacer momentáneamente un malestar en la percepción de la participación democrática pero, a largo plazo, va a reforzar la aparición de opiniones encontradas y de juicios tendenciosos sobre el quehacer administrativo, eso, sin tomar en cuenta la alteración de procesos estratégicos previos.
Las bases de datos se han convertido en uno de los recursos principales de la sistematización en procesos informativos. El desarrollo de software especializado ha permitido una evoluci�n en la estructura de las bases de datos que las automatiza con tal sofisticaci�n que permite cruces de datos y b�squeda de elementos con resultados inmediatos. El ejemplo m�s claro de esta universalizaci�n y mejora de las bases de datos es Internet: en el cybermundo existen terabites de información que, en una búsqueda temática determinada, asumen la interfase de pantalla del browser; en el motor de búsqueda Google (desde Colombia) se encuentran 3.910.000 referencias a la palabra justicia, 15.800.000 a la palabra derecho y 25.100.000 a la palabra ley. Esta realidad arrolladora muestra una situación grave: la información es tan grande que su análisis se hace difícil y su usabilidad queda en riesgo. Internet es el contexto informacional problemático por excelencia, tan complejo como fenómeno cultural, que no se pueden hacer diagnósticos generales de Internet como proceso comunicativo. Las miradas globales al fenómeno Internet muestran estadísticas que varían dramáticamente día a día, estas variaciones son tan complejas que no tienen una representación predictiva de consecuencias a niveles macro porque cumplen, con todas las condiciones, las perturbaciones de las variaciones mínimas consideradas en el Efecto Mariposa (cfr. Complejidad y caos). Sin embargo, las variaciones mínimas analizadas en contextos reducidos permiten ver elementos novedosos y claves de desarrollos futuros que pueden llegar a afectar el proceso general de comunicación y los modelos tradicionales.
A pesar de este panorama, metodológicamente se pueden crear condiciones apropiadas para hacer análisis aproximativos más efectivos: la consideración de un principio ampliado de incertidumbre en el flujo informático, de la distorsión que provoca el ruido informático en la reconstrucción de la información y en la creación de una percepción imaginaria de la información, del establecimiento de trabajos asociativos en red que logren un filtro lógico de información (cfr. www.dmoz.org), hacen que, sin pretensiones holistas, se pueda entender qué se está diciendo y cuánto se comprende realmente.

El mensaje en una botella: las comunicaciones fallidas, la tramitomanía y la maldición K
En la novela El Proceso, Franz Kafka nos cuenta que José K fue ejecutado por algo que no sabía y que no hizo; el resultado irremediable de una falla en el sistema. Este recurso literario es un impasse cotidiano de algunos procesos informáticos y genera una desazón absoluta en la persona atrapada, la sensación de no poder escapar a la confusión y no poder corregir lo andado: la maldición K.
El procedimiento adecuado no es siempre el que indican las reglas de información en las instituciones. Ya sea de forma o de fondo; hay situaciones de tráfico informacional donde se presentan errores porque las realidades comunicativas no se asimilan o porque el diseño no está hecho en función de las necesidades reales. El diseño de procedimientos comunicativos está basado más en los resultados esperados que en la incidencia del contexto, cuando muchas de las fallas proceden de este mismo contexto. El principio antrópico3 de la comunicación es particularmente claro en lo referente al impacto de los elementos extraños en el transito de los mensajes de un punto a otro, sin embargo, se tiene poco conocimiento de estos elementos extraños y de su incidencia en el resultado efectivo o fallido de una comunicación; si la necesidad comunicativa es superflua, limitada o de poca trascendencia, no se verifica la recepción correcta y el proceso se considera exitoso con el simple hecho de la emisión del mensaje (registro de producción del mensaje) cuando la necesidad comunicativa es vital y se acusa la falla de recibo o se percibe el error en la difusión, el único resultado es la repetición continuada del proceso con un mayor número de mensajes o con formatos variados donde, muy seguramente, se seguirán repitiendo los errores; Sísifo empujando su piedra eternamente o el naufrago que lanza al mar el mensaje dentro de la botella.
Imaginen que el naufrago del mensaje anterior viera un barco en la distancia y tuviera en su poder la botella, un papel, un lápiz, unos fósforos y un montón de madera seca para hacer fuego; este desafortunado, no sabe si los del barco conocen su lengua, tampoco sabe si entienden sus necesidades, no conoce de ninguna manera las metas y objetivos de los de la nave, así que, escribe en el papel un mensaje con una introducción breve donde verifica el conocimiento de su lengua, posteriormente expone sus necesidades y pregunta, cortésmente, cuáles son los planes de la tripulación y en tal caso si lo pueden rescatar de la isla; emocionado, el naufrago se acerca a la playa y lanza al mar la botella que contiene el mensaje. La botella se estrella irremediablemente contra las rocas y el papel se destroza con el agua, las olas, la sal y el viento. El barco sigue su curso imperturbable y, en él, la tripulación desconoce por completo la existencia de un hombre perdido en la isla. Fin. Los fósforos y la madera seca son un recurso tonto para sugerir que el hombre podía hacer una fogata y que en su humo los marinos supondrían la presencia de un naufrago y procederían a rescatarlo, sin embargo, salvo los aborígenes de Norteamérica que conocen el lenguaje de las señas de humo, la fogata y su humo no servirían para codificar nada, entonces, ¿cómo se podía establecer esta comunicación sin un mensaje? El procedimiento empleado tuvo fallas según la relación diseño - necesidad, según la selección de los pasos y según la presunción de resultados; este fue un error de trámite.
El término trámite alude a los pasos organizados en el desarrollo de un procedimiento, por lo tanto, el término tramitomanía aludirá al uso excesivo del trámite en un procedimiento. Cuando es fruto de un diseño metodológico ordenado, un trámite será estructuralmente autosuficiente y sostenible, sin embargo, estas características no lo eximen de convertirse en un sistema cerrado que, en su evolución interna, se tornará caótico y desorganizado con el paso del tiempo. Ante esta inminencia sólo existe la intervención externa cómo medida antrópica que estabilice internamente el sistema y haga viable y efectiva su relación con sistemas externos. Las características que presenta un trámite en proceso de desorganización son: la fragmentación de pasos para mantener la autonomía de los participantes del trámite, la reducción progresiva de corresponsables, la jerarquización de participantes, la replicación de actividades en distintos pasos del trámite4, los callejones sin salida y los vórtices. Este desorden continuado genera una proliferación de procedimientos y métodos para desarrollar procedimientos; surgen medidas paralelas y alternativas que se vuelven tradicionales hasta, incluso, legitimarse, generando así un imaginario tan complejo que altera por completo la realidad comunicativa, inventando mundos comunicativos ficticios: esquizofrenia comunicacional. Todas las metodologías para diseñar procedimientos organizacionales y los proyectos de reingenieria de procesos que no partan de una reeducación de la cultura comunicativa, van a cimentarse en arenas movedizas porque, tarde o temprano, la esquizofrenia comunicacional reinventará procedimientos alternativos paralelos que darán al traste con todo lo corregido.
A pesar de lo caótico del contexto comunicativo que se ha expuesto, existen formas elementales de verificar la recepción de mensajes y simplificar los procesos, que pueden ser muy útiles para contextualizar a los miembros de la comunidad comunicativa universitaria; este es el primer gran paso para evolucionar la sociedad informática y educar la verdadera cultura informacional universitaria.

Seis estrategias para mejorar las comunicaciones institucionales
Las siguientes estrategias son apenas un intento de avizorar las condiciones propicias para mejorar un proceso comunicacional. Muchas de estas estrategias, enunciadas de la misma manera o modificadas pero diseñadas para el mismo objetivo, han sido usadas en proyectos de reingenieria de procesos en distintas situaciones, con resultados positivos. En este artículo, las estrategias están consideradas de acuerdo con los tres puntos problemáticos de que se habló en la presentación: el volumen de mensajes, la estructura del flujo de información y la sistematización.
1. Reducción del volumen
La reducción del volumen de mensajes es un ejercicio de análisis textual que está considerado en varios niveles. En el nivel de producción de mensajes, la reducción de volumen tiene que ver con la concisión en la codificación (no usar más palabras de las necesarias, no adjetivar exageradamente, no repetir ideas, no combinar ideas extrañas que creen confusión) y la unificación de términos (uso de glosarios técnicos y del diccionario). En el nivel de la transmisión, la reducción de volumen se refiere a no repetir contenidos; esto se consigue con una revisión meticulosa de bases de datos con la información emitida por distintas unidades informativas de la institución. En el nivel de reseña sistemática, la reducción de volumen busca unificar las bases de datos de la institución para evitar replicaciónes de reseñas y archivos paralelos.
2. Indización previa a la emisión
Junto con el trabajo de reducción de volumen de mensajes, la estrategia de indización previa a la emisión o indización de producción es una tarea que busca nutrir las bases de datos para hacerlas útiles para una mayor cantidad de usuarios. Los usuarios son corresponsables del material indizado y veedores de proceso y de contenido. Para desarrollar una buena indización es necesario capacitar a los miembros de la comunidad en procesos de archivo y organización, cosa que sólo se va a lograr con un acceso libre y estable a computadores y bibliotecas. Ya desde los años 60, la previsión hecha por J.C.R. Licklider acerca del problema de la usabilidad de la información se concentraba en la estructura orgánica del archivo y su caracterización genealógica para superar el problema del volumen (Taylor, R. 1990. 9).
3. Establecimiento de rutas abiertas de información
Las rutas de información deben ser diseñadas con las dos herramientas precedentes para hacerlas más sencillas y abiertas. La información en una institución, así como la información comunitaria, no debe ser dirigida a un usuario específico, debe hacerse pública en sistemas abiertos donde puedan acceder fácilmente los interesados en el proceso, bien por invitación, bien por citación; tanto la invitación como la citación deben ser también abiertas5. Esta nueva organización va a hacer los archivos periféricos (informativamente hablando) a la comunidad, porque van a ser visibles por todos los integrantes de la comunidad y en ellos se podrán trazar libremente las rutas de procesamiento de información, además, conminará a toda la comunidad a revisar periódicamente dichos archivos.
4. Herramientas de verificación (codificación / decodificación)
Así como en los diferentes niveles de formación escolar se verifica la apropiación de conocimientos mediante pruebas que, en todo el mundo, se consideran documentos de validación; es importante diseñar estrategias de verificación de la codificación y posterior decodificación de la información de un sistema. La indización previa a la emisión proporcionará conocimiento suficiente de procedimientos usuales dentro de un sistema de información que, en conjunto con la ruta de información establecida, permitirá verificar la integridad de la información en distintos puntos mediante la aplicación de encuestas relativas a la información transportada; además, el archivo abierto de información permitirá reducir los puntos de verificación ya que reducirá las reinterpretaciones consecutivas.
5. Herramientas de verificación (doble emisión de mensajes / incongruencias)
Usando el contexto del ejemplo del numeral anterior, las revisiones del diseño curricular y las homologaciones de contenido de las asignaturas serían las estrategias comparables a las herramientas de verificación de procedimientos en los sistemas informativos universitarios. El archivo abierto de informaciones institucionales y comunitarias permitirá contrastar los contenidos y verificar si desde dos puntos diferentes se está emitiendo el mismo mensaje o si hay incongruencias entre dos mensajes que se supondrían consecuentes según el procedimiento.
6. Multiadministración de red y normas de corresponsabilidad
Esta estrategia es la más compleja de todas, incluso, se puede considerar como una meta que evidencie la evolución de un sistema informativo y de una comunidad informada. Ya existen ejemplos patentes de esta multiadministración de red basada en normas de corresponsabilidad en Internet: la wikipedia, los motores de búsqueda de procesamiento humano y las redes de software libre; incluso, las redes de intercambio de música y programas basadas en comunidades tipo e-mule y e-donkey.

Conclusión
No existe un contexto ideal para desarrollar estas estrategias y suponer un éxito absoluto ante los procesos de ruido y la entropía comunicacional; sin embargo, cualquier tentativa de conocimiento de procesos y contextos informacionales, va a ser un paso adelante en el mantenimiento del orden de los sistemas de información institucional. Es necesario vincular a toda la comunidad universitaria a los procesos informativos en todos sus pasos (producción, transmisión, evaluación y retroalimentación) haciendo énfasis en la necesidad de participar activamente para evitar las mediaciones extrañas que sólo aumentan el ruido en el proceso; las condiciones políticas contemporáneas han generado un imaginario viciado de la participación democrática en los procesos informativos, institucionales y comunitarios, donde la gran mayoría de la comunidad es un receptor mudo de la información a quienes no se pide mayor acción informativa que la simple lectura; con un nivel reducido de retroalimentación que es interpretada por otros miembros de la comunidad (representantes, funcionarios, contralores) y a su vez, dirigida a otros miembros intermedios de un supuesto nivel jerárquico mayor. Lamentablemente, se interpreta la democracia informativa como un paso de mensajes por muchas manos en una pirámide imaginaria que provee, como por arte de magia, las respuestas. Si se toma en cuenta la multiplicación informática de la interpretación, se entenderá que esta pirámide comunicacional es en realidad una bomba informática que dispersa partes del mensaje inicial.
Un último problema que merece ser estudiado es el de la propiedad intelectual y los mecanismos de salvaguarda de la producción académica. Para ilustrar este aspecto, vale la pena mirar los avances que se han hecho en esta materia en instituciones universitarias de la talla de la Universidad de Stanford y el MIT, quienes usan la herramienta del copyleft (cfr. www.commoncontent.org).
Todos los miembros de la comunidad informática tienen el deber de asumir su posición de corresponsables de producción y administración, practicando una lectura adecuada y una emisión concisa y organizada. El archivo abierto de información exime a los participantes del registro lineal de la emisión, del archivo personal y la validación informática; sólo desde esta conciencia de cultura informacional se pueden desarrollar cambios reales y efectivos en las instituciones.

Referencias

Taylor, R. In Memoriam: J.C.R. Licklider 1915-1990 [en línea] Digital Systems Research Center [Palo Alto, California] Research Report 61. Agosto 7 de 1990 [citado el 20 de agosto de 2004] Disponible en Internet: URL: ftp://gatekeeper.research.compaq.com/pub/DEC/SRC/research-reports/SRC-061.pdf

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1. Sin hacer una indagación histórica muy profunda, se tienen los constantes enfrentamientos informáticos cuando, en el contexto del diseño de políticas, se hace referencia a medidas efectivas contra medidas populares: no existe posibilidad de análisis si se acepta, con beneficio de veracidad, el voto de simpatía que, según su esencia, es preconceptual, tendencioso y superficial.
2. En el cuento tradicional ruso "la camisa del hombre feliz", los entrevistados nunca estaban satisfechos con lo que poseían y eso acarreaba angustia; la permanente condición humana de inconformidad.
3. La teoría de los mensajes de Norbert Wiener esta especialmente fundada en la segunda ley de la termodinámica. Un procedimiento de transmisión de información es un sistema cerrado que precisa aislar su contenido de las posibles modificaciones externas que tiendan a desorganizarlo; estas distorsiones (ruido) aumentan entre más complicado sea el procedimiento y, a su vez, éste requiere mucha más energía (procesos intermedios de control) para mantener la organización interna.
4. A diferencia de lo sucedido con la replicación de funciones en una labor o un contrato, en esta repetición de actividades, los replicantes parecen ejercer un control de proceso; outsoursing sin fundamentación alguna porque se está dentro del sistema vigilado.
5. Los asesores jurídicos considerarán cuándo se puede acceder a la información específica de quién es citado o invitado a conocer la información pública, basados en las legislaciones nacionales que reglamentan la protección de la privacidad y el buen nombre; es necesario recordar que el "escarnio público" sigue siendo usado como un sistema de castigo, pero también se puede aprovechar esta argucia para ocultar información de interés general.