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UNIVERSIDAD E INFORMACIÓN 2:
Seis estrategias para mejorar las comunicaciones institucionales.
Por: M en ISI Carlos Gabriel Rodríguez Camargo.
Presentación
Un diagnóstico general de la situación actual del proceso
informático al interior de las instituciones de educación
superior es una empresa tan compleja que puede estar condenada al fracaso
si no persigue una meta clara. El resultado del diagnóstico debe
brindar una información que no se vuelva obsoleta con demasiada
rapidez; para esto, tiene que saber seleccionar el material de estudio
buscando la pertinencia en el proceso, más allá del contenido
inmediato de la información. Los principales obstáculos
metodológicos que encuentra un análisis de procesos informativos
en este contexto particular son el volumen de mensajes, la estructura
del flujo de información y la sistematización.
Los mensajes de carácter institucional, organizacional o comunitario,
que se generan en el ambiente tan dramáticamente diverso y polifónico
de la Universidad, son tan numerosos como efímeros; sin embargo,
su pertinencia en un proceso comunicativo puede prolongarse en el tiempo
más allá de su fecha de edición, su vigencia o su
impacto informativo. Concentrar los esfuerzos hermenéuticos en
la descripción sintagmática de los mensajes según
sus contenidos (análisis textual) va a desbordar las capacidades
del proceso analítico debido a la contrastación de ideas
en matrices comparativas que, al fin y al cabo, van a ser más numerosas
que los mensajes en una proporción geométrica. No sobra
decir que una investigación sobre manejo de contenidos puede brindar
grandes luces sobre algún fenómeno comunicativo institucional
universitario, no obstante, este ejercicio no describirá suficientemente
los procesos globales.
El flujo informático en una institución universitaria es
un proceso que se inscribe en la programación institucional (redes,
periódicos, informes) en la participación estamental (asambleas,
concejos, obras artísticas, comunicados de grupos) en las herramientas
académicas (clases, conferencias, seminarios, revistas) y en los
intercambios cotidianos de todos en la comunidad. Su desarrollo va describiendo
la estructura imaginaria de la comunicación y las mentalidades
de lo informativo de acuerdo con la idiosincrasia institucional: la percepción
paradójica de efectividad de las vías 'de hecho' en contra
de las vías del 'debido proceso', el poder de las 'apariencias
de legalidad' como herramienta institucionalizante, la oscuridad tendenciosa
de la reserva discrecional, el velo perverso sobre las fuentes, la difusa
conciencia comunitaria ante la camaleónica conciencia institucional.
El análisis de la forma que toma el flujo informático requiere
un cuidadoso sistema de detección y verificación que asuma
críticamente los preconceptos idiosincrásicos (verticalidad,
ineficiencia estamental, tráfico de influencias, ignorancia de
procesos) los votos de simpatía y popularidad1,
las herramientas institucionales y comunitarias, la amplitud y la verificación
de procesos comunicativos. Un sondeo de opinión mal diseñado,
mal dirigido o mal analizado no va a mostrar nada diferente al preconcepto
idiosincrásico, la percepción popular del deber ser
o la presunción de efectividad; por más que el público
indagado conteste con la mejor fe, la distorsión mediática
va a ser indiscutible en el resultado: un ejemplo claro es la casi universal
respuesta del grado de satisfacción con los servicios públicos2.
Hacer decisiones políticas con base en sondeos de opinión
va a satisfacer momentáneamente un malestar en la percepción
de la participación democrática pero, a largo plazo, va
a reforzar la aparición de opiniones encontradas y de juicios tendenciosos
sobre el quehacer administrativo, eso, sin tomar en cuenta la alteración
de procesos estratégicos previos.
Las bases de datos se han convertido en uno de los recursos principales
de la sistematización en procesos informativos. El desarrollo de
software especializado ha permitido una evoluci�n en la estructura
de las bases de datos que las automatiza con tal sofisticaci�n que permite
cruces de datos y b�squeda de elementos con resultados inmediatos. El
ejemplo m�s claro de esta universalizaci�n y mejora de las bases de datos
es Internet: en el cybermundo existen terabites de información
que, en una búsqueda temática determinada, asumen la interfase
de pantalla del browser; en el motor de búsqueda
Google (desde Colombia) se encuentran 3.910.000 referencias
a la palabra justicia, 15.800.000 a la palabra derecho y 25.100.000 a
la palabra ley. Esta realidad arrolladora muestra una situación
grave: la información es tan grande que su análisis se hace
difícil y su usabilidad queda en riesgo. Internet es el contexto
informacional problemático por excelencia, tan complejo como fenómeno
cultural, que no se pueden hacer diagnósticos generales de Internet
como proceso comunicativo. Las miradas globales al fenómeno Internet
muestran estadísticas que varían dramáticamente día
a día, estas variaciones son tan complejas que no tienen una representación
predictiva de consecuencias a niveles macro porque cumplen, con todas
las condiciones, las perturbaciones de las variaciones mínimas
consideradas en el Efecto Mariposa (cfr. Complejidad
y caos). Sin embargo, las variaciones mínimas analizadas en
contextos reducidos permiten ver elementos novedosos y claves de desarrollos
futuros que pueden llegar a afectar el proceso general de comunicación
y los modelos tradicionales.
A pesar de este panorama, metodológicamente se pueden crear condiciones
apropiadas para hacer análisis aproximativos más efectivos:
la consideración de un principio ampliado de incertidumbre en el
flujo informático, de la distorsión que provoca el ruido
informático en la reconstrucción de la información
y en la creación de una percepción imaginaria de la información,
del establecimiento de trabajos asociativos en red que logren un filtro
lógico de información (cfr. www.dmoz.org),
hacen que, sin pretensiones holistas, se pueda entender qué se
está diciendo y cuánto se comprende realmente.
El mensaje en una botella: las comunicaciones fallidas, la tramitomanía
y la maldición K
En la novela El Proceso, Franz Kafka nos cuenta que José K fue
ejecutado por algo que no sabía y que no hizo; el resultado irremediable
de una falla en el sistema. Este recurso literario es un impasse
cotidiano de algunos procesos informáticos y genera una desazón
absoluta en la persona atrapada, la sensación de no poder escapar
a la confusión y no poder corregir lo andado: la maldición
K.
El procedimiento adecuado no es siempre el que indican las reglas de información
en las instituciones. Ya sea de forma o de fondo; hay situaciones de tráfico
informacional donde se presentan errores porque las realidades comunicativas
no se asimilan o porque el diseño no está hecho en función
de las necesidades reales. El diseño de procedimientos comunicativos
está basado más en los resultados esperados que en la incidencia
del contexto, cuando muchas de las fallas proceden de este mismo contexto.
El principio antrópico3
de la comunicación es particularmente claro en lo referente al
impacto de los elementos extraños en el transito de los mensajes
de un punto a otro, sin embargo, se tiene poco conocimiento de estos elementos
extraños y de su incidencia en el resultado efectivo o fallido
de una comunicación; si la necesidad comunicativa es superflua,
limitada o de poca trascendencia, no se verifica la recepción correcta
y el proceso se considera exitoso con el simple hecho de la emisión
del mensaje (registro de producción del mensaje) cuando la necesidad
comunicativa es vital y se acusa la falla de recibo o se percibe el error
en la difusión, el único resultado es la repetición
continuada del proceso con un mayor número de mensajes o con formatos
variados donde, muy seguramente, se seguirán repitiendo los errores;
Sísifo empujando su piedra eternamente o el naufrago que lanza
al mar el mensaje dentro de la botella.
Imaginen que el naufrago del mensaje anterior viera un barco en la distancia
y tuviera en su poder la botella, un papel, un lápiz, unos fósforos
y un montón de madera seca para hacer fuego; este desafortunado,
no sabe si los del barco conocen su lengua, tampoco sabe si entienden
sus necesidades, no conoce de ninguna manera las metas y objetivos de
los de la nave, así que, escribe en el papel un mensaje con una
introducción breve donde verifica el conocimiento de su lengua,
posteriormente expone sus necesidades y pregunta, cortésmente,
cuáles son los planes de la tripulación y en tal caso si
lo pueden rescatar de la isla; emocionado, el naufrago se acerca a la
playa y lanza al mar la botella que contiene el mensaje. La botella se
estrella irremediablemente contra las rocas y el papel se destroza con
el agua, las olas, la sal y el viento. El barco sigue su curso imperturbable
y, en él, la tripulación desconoce por completo la existencia
de un hombre perdido en la isla. Fin. Los fósforos y la madera
seca son un recurso tonto para sugerir que el hombre podía hacer
una fogata y que en su humo los marinos supondrían la presencia
de un naufrago y procederían a rescatarlo, sin embargo, salvo los
aborígenes de Norteamérica que conocen el lenguaje de las
señas de humo, la fogata y su humo no servirían para codificar
nada, entonces, ¿cómo se podía establecer esta comunicación
sin un mensaje? El procedimiento empleado tuvo fallas según la
relación diseño - necesidad, según la selección
de los pasos y según la presunción de resultados; este fue
un error de trámite.
El término trámite alude a los pasos organizados en el desarrollo
de un procedimiento, por lo tanto, el término tramitomanía
aludirá al uso excesivo del trámite en un procedimiento.
Cuando es fruto de un diseño metodológico ordenado, un trámite
será estructuralmente autosuficiente y sostenible, sin embargo,
estas características no lo eximen de convertirse en un sistema
cerrado que, en su evolución interna, se tornará caótico
y desorganizado con el paso del tiempo. Ante esta inminencia sólo
existe la intervención externa cómo medida antrópica
que estabilice internamente el sistema y haga viable y efectiva su relación
con sistemas externos. Las características que presenta un trámite
en proceso de desorganización son: la fragmentación de pasos
para mantener la autonomía de los participantes del trámite,
la reducción progresiva de corresponsables, la jerarquización
de participantes, la replicación de actividades en distintos pasos
del trámite4, los callejones
sin salida y los vórtices. Este desorden continuado genera una
proliferación de procedimientos y métodos para desarrollar
procedimientos; surgen medidas paralelas y alternativas que se vuelven
tradicionales hasta, incluso, legitimarse, generando así un imaginario
tan complejo que altera por completo la realidad comunicativa, inventando
mundos comunicativos ficticios: esquizofrenia comunicacional. Todas las
metodologías para diseñar procedimientos organizacionales
y los proyectos de reingenieria de procesos que no partan de una reeducación
de la cultura comunicativa, van a cimentarse en arenas movedizas porque,
tarde o temprano, la esquizofrenia comunicacional reinventará procedimientos
alternativos paralelos que darán al traste con todo lo corregido.
A pesar de lo caótico del contexto comunicativo que se ha expuesto,
existen formas elementales de verificar la recepción de mensajes
y simplificar los procesos, que pueden ser muy útiles para contextualizar
a los miembros de la comunidad comunicativa universitaria; este es el
primer gran paso para evolucionar la sociedad informática y educar
la verdadera cultura informacional universitaria.
Seis estrategias para mejorar las comunicaciones institucionales
Las siguientes estrategias son apenas un intento de avizorar las condiciones
propicias para mejorar un proceso comunicacional. Muchas de estas estrategias,
enunciadas de la misma manera o modificadas pero diseñadas para
el mismo objetivo, han sido usadas en proyectos de reingenieria de procesos
en distintas situaciones, con resultados positivos. En este artículo,
las estrategias están consideradas de acuerdo con los tres puntos
problemáticos de que se habló en la presentación:
el volumen de mensajes, la estructura del flujo de información
y la sistematización.
1. Reducción del volumen
La reducción del volumen de mensajes es un ejercicio de análisis
textual que está considerado en varios niveles. En el nivel de
producción de mensajes, la reducción de volumen tiene que
ver con la concisión en la codificación (no usar más
palabras de las necesarias, no adjetivar exageradamente, no repetir ideas,
no combinar ideas extrañas que creen confusión) y la unificación
de términos (uso de glosarios técnicos y del diccionario).
En el nivel de la transmisión, la reducción de volumen se
refiere a no repetir contenidos; esto se consigue con una revisión
meticulosa de bases de datos con la información emitida por distintas
unidades informativas de la institución. En el nivel de reseña
sistemática, la reducción de volumen busca unificar las
bases de datos de la institución para evitar replicaciónes
de reseñas y archivos paralelos.
2. Indización previa a la emisión
Junto con el trabajo de reducción de volumen de mensajes, la
estrategia de indización previa a la emisión o indización
de producción es una tarea que busca nutrir las bases de datos
para hacerlas útiles para una mayor cantidad de usuarios. Los usuarios
son corresponsables del material indizado y veedores de proceso y de contenido.
Para desarrollar una buena indización es necesario capacitar a
los miembros de la comunidad en procesos de archivo y organización,
cosa que sólo se va a lograr con un acceso libre y estable a computadores
y bibliotecas. Ya desde los años 60, la previsión hecha
por J.C.R. Licklider acerca del problema de la usabilidad de la información
se concentraba en la estructura orgánica del archivo y su caracterización
genealógica para superar el problema del volumen (Taylor, R. 1990.
9).
3. Establecimiento de rutas abiertas de información
Las rutas de información deben ser diseñadas con las
dos herramientas precedentes para hacerlas más sencillas y abiertas.
La información en una institución, así como la información
comunitaria, no debe ser dirigida a un usuario específico, debe
hacerse pública en sistemas abiertos donde puedan acceder fácilmente
los interesados en el proceso, bien por invitación, bien por citación;
tanto la invitación como la citación deben ser también
abiertas5. Esta nueva organización
va a hacer los archivos periféricos (informativamente hablando)
a la comunidad, porque van a ser visibles por todos los integrantes de
la comunidad y en ellos se podrán trazar libremente las rutas de
procesamiento de información, además, conminará a
toda la comunidad a revisar periódicamente dichos archivos.
4. Herramientas de verificación (codificación / decodificación)
Así como en los diferentes niveles de formación escolar
se verifica la apropiación de conocimientos mediante pruebas que,
en todo el mundo, se consideran documentos de validación; es importante
diseñar estrategias de verificación de la codificación
y posterior decodificación de la información de un sistema.
La indización previa a la emisión proporcionará conocimiento
suficiente de procedimientos usuales dentro de un sistema de información
que, en conjunto con la ruta de información establecida, permitirá
verificar la integridad de la información en distintos puntos mediante
la aplicación de encuestas relativas a la información transportada;
además, el archivo abierto de información permitirá
reducir los puntos de verificación ya que reducirá las reinterpretaciones
consecutivas.
5. Herramientas de verificación (doble emisión de mensajes
/ incongruencias)
Usando el contexto del ejemplo del numeral anterior, las revisiones
del diseño curricular y las homologaciones de contenido de las
asignaturas serían las estrategias comparables a las herramientas
de verificación de procedimientos en los sistemas informativos
universitarios. El archivo abierto de informaciones institucionales y
comunitarias permitirá contrastar los contenidos y verificar si
desde dos puntos diferentes se está emitiendo el mismo mensaje
o si hay incongruencias entre dos mensajes que se supondrían consecuentes
según el procedimiento.
6. Multiadministración de red y normas de corresponsabilidad
Esta estrategia es la más compleja de todas, incluso, se puede
considerar como una meta que evidencie la evolución de un sistema
informativo y de una comunidad informada. Ya existen ejemplos patentes
de esta multiadministración de red basada en normas de corresponsabilidad
en Internet: la wikipedia,
los motores de búsqueda de procesamiento humano y las redes de
software libre;
incluso, las redes de intercambio de música y programas basadas
en comunidades tipo e-mule y e-donkey.
Conclusión
No existe un contexto ideal para desarrollar estas estrategias y suponer
un éxito absoluto ante los procesos de ruido y la entropía
comunicacional; sin embargo, cualquier tentativa de conocimiento de procesos
y contextos informacionales, va a ser un paso adelante en el mantenimiento
del orden de los sistemas de información institucional. Es necesario
vincular a toda la comunidad universitaria a los procesos informativos
en todos sus pasos (producción, transmisión, evaluación
y retroalimentación) haciendo énfasis en la necesidad de
participar activamente para evitar las mediaciones extrañas que
sólo aumentan el ruido en el proceso; las condiciones políticas
contemporáneas han generado un imaginario viciado de la participación
democrática en los procesos informativos, institucionales y comunitarios,
donde la gran mayoría de la comunidad es un receptor mudo de la
información a quienes no se pide mayor acción informativa
que la simple lectura; con un nivel reducido de retroalimentación
que es interpretada por otros miembros de la comunidad (representantes,
funcionarios, contralores) y a su vez, dirigida a otros miembros intermedios
de un supuesto nivel jerárquico mayor. Lamentablemente, se interpreta
la democracia informativa como un paso de mensajes por muchas manos en
una pirámide imaginaria que provee, como por arte de magia, las
respuestas. Si se toma en cuenta la multiplicación informática
de la interpretación, se entenderá que esta pirámide
comunicacional es en realidad una bomba informática que dispersa
partes del mensaje inicial.
Un último problema que merece ser estudiado es el de la propiedad
intelectual y los mecanismos de salvaguarda de la producción académica.
Para ilustrar este aspecto, vale la pena mirar los avances que se han
hecho en esta materia en instituciones universitarias de la talla de la
Universidad de Stanford
y el MIT, quienes usan
la herramienta del copyleft (cfr. www.commoncontent.org).
Todos los miembros de la comunidad informática tienen el deber
de asumir su posición de corresponsables de producción y
administración, practicando una lectura adecuada y una emisión
concisa y organizada. El archivo abierto de información exime a
los participantes del registro lineal de la emisión, del archivo
personal y la validación informática; sólo desde
esta conciencia de cultura informacional se pueden desarrollar cambios
reales y efectivos en las instituciones.
Referencias
Taylor, R. In Memoriam: J.C.R. Licklider 1915-1990 [en línea]
Digital Systems Research Center [Palo Alto, California] Research Report
61. Agosto 7 de 1990 [citado el 20 de agosto de 2004] Disponible en Internet:
URL: ftp://gatekeeper.research.compaq.com/pub/DEC/SRC/research-reports/SRC-061.pdf
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1. Sin hacer una indagación histórica
muy profunda, se tienen los constantes enfrentamientos informáticos
cuando, en el contexto del diseño de políticas, se hace
referencia a medidas efectivas contra medidas populares: no existe posibilidad
de análisis si se acepta, con beneficio de veracidad, el voto de
simpatía que, según su esencia, es preconceptual, tendencioso
y superficial.
2. En el cuento tradicional ruso "la camisa del hombre
feliz", los entrevistados nunca estaban satisfechos con lo que poseían
y eso acarreaba angustia; la permanente condición humana de inconformidad.
3. La teoría de los mensajes de Norbert Wiener
esta especialmente fundada en la segunda ley de la termodinámica.
Un procedimiento de transmisión de información es un sistema
cerrado que precisa aislar su contenido de las posibles modificaciones
externas que tiendan a desorganizarlo; estas distorsiones (ruido) aumentan
entre más complicado sea el procedimiento y, a su vez, éste
requiere mucha más energía (procesos intermedios de control)
para mantener la organización interna.
4. A diferencia de lo sucedido con la replicación
de funciones en una labor o un contrato, en esta repetición de
actividades, los replicantes parecen ejercer un control de proceso; outsoursing
sin fundamentación alguna porque se está dentro del sistema
vigilado.
5. Los asesores jurídicos considerarán cuándo
se puede acceder a la información específica de quién
es citado o invitado a conocer la información pública, basados
en las legislaciones nacionales que reglamentan la protección de
la privacidad y el buen nombre; es necesario recordar que el "escarnio
público" sigue siendo usado como un sistema de castigo, pero
también se puede aprovechar esta argucia para ocultar información
de interés general.
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