Le bureau Bernard Schenk S.A. a défini un concept de gestion des documents et des données lié au système AQ d’une part, et aux déroulements des mandats d’autre part, ceci dans le but de satisfaire aux exigences de maîtrise des documents tout au long de leur cycle de vie. Ces documents ont été répartis en plusieurs domaines.

§2 Domaine d’application

Les documents et données, liés à l’exécution d’un mandat, sont manipulés et gérés dans le bureau conformément aux instructions de travail contrôlées par le système documentaire SAQ. Ces instructions s’appliquent également aux données gérées sur support informatique ainsi qu’aux documents externes et internes définis dans les procédures du bureau.

§3     Description

                    5 domaines constituent la structure des documents, ces domaines sont présentés du §4 au §8.

§4 Domaine de la documentation externe

Celle-ci est constituée par les normes, les directives, les lois et leurs règlements d’application classés sous                                                 « documentation externe » dans les classeurs spécifiques à l’usage du personnel du bureau en un unique exemplaire déposé dans l’armoire ad’hoc. La procédure SAQ 05P01 décrit ce domaine.

§5    Domaine de la documentation interne

Les directives, formulaires, dossiers types sont classés sous « documentation interne » dans les classeurs spécifiques à l’usage du personnel du bureau en un unique exemplaire déposé dans l’armoire ad’hoc. Les documents du système de qualité sont inclus et gérés dans le cadre de ce domaine d’application. La procédure SAQ 05P02 décrit ce domaine.

Ce domaine explicite la forme de la documentation sur papier liée aux mandats telle que:

correspondance (lettre, fiche d’envoi, télécopie ...), procès-verbaux, rapports, devis, soumission, décompte. La procédure SAQ 05P03 décrit ce domaine.

Ce domaine présente la forme de la présentation ainsi que le contenu type des plans et cartouches de plans. La procédure SAQ 05P04 décrit ce domaine.

§8 Domaine informatique

Ce domaine décrit les divers modes de classification des fichiers informatiques, ceci tenant compte des diverses applications et machines utilisées dans le cadre du bureau. La procédure SAQ 05P05 décrit ce domaine. De plus, cette procédure a pour but de décrire les modes de sauvegarde mis en oeuvre.

§9 Cycle de vie des documents

Chacun des 5 domaines présenté est soumis à une procédure adéquate tenant compte des règles qui lui sont propres et du cycle de vie du document.

Le cycle de vie est subdivisé en cinq phases, à savoir:

1° Identification document externe et interne, élaboration document interne.

2° Validation, libération pour document interne + externe.

3° Distribution, classement pour document interne + externe.

4° Modification, mise à jour pour document interne + externe.

5° Archivage, destruction pour document interne + externe.

SAQ 05P01 Procédure : documentation externe.

SAQ 05P02 Procédure : documentation interne.

SAQ 05P03 Procédure : secrétariat

SAQ 05P04 Procédure : plans, cartouches de plans.

SAQ 05P05 Procédure : informatique.

§11 Annexes

SAQ 05A Page type du manuel de qualité (commentée).

SAQ 05B Page type du manuel de qualité.

SAQ 05C Page type du manuel de qualité (couché).

SAQ 05D Concept d’archivage des documents externes.

SAQ 05E Liste des documents externes gérés

Chacune des 3 parties du chapitre SAQ 05 est précédée d’un répertoire présentant respectivement : en page 3/5 le répertoire des procédures, en page 4/5 le répertoire des formulaires et en page 5/5 le répertoire des annexes. Les autres chapitres sont traités par analogie.

REPERTOIRE DES DOCUMENTS - PROCEDURES

REPERTOIRE DES DOCUMENTS - FORMULAIRES

REPERTOIRE DES DOCUMENTS - ANNEXES