Seminario Especial de Grado

MARCO TEÓRICO

Antecedente de la Empresa

En Octubre de 1950, se iniciaron las actividades de la empresa, bajo la razón social “Ensamblaje Venezolana S.A.”, constituyéndose la planta en la ciudad de Caracas bajo la dirección y orientación de sus dueños familia Phelps, con la finalidad de ensamblar y comercializar vehículos con la firma Chrysler (Dodge, Plymouth, De Soto). En sus inicios la planta contaba con una producción de 6 unidades diarias, al igual que se llevaba a cabo el acondicionamiento y comercialización de vehículos importados. En 1957, sus fundadores venden su participación dando origen a una nueva razón social “Chrysler de Venezuela S.A.”.

En 1960, debido a las limitaciones de espacio en la planta relacionado con la demanda, comienza la construcción de una nueva planta ubicada en la ciudad de Valencia.

Objetivos de la Empresa

En sus objetivos se tiene la calidad, satisfacer las necesidades del cliente consumidor; de mejorar continuamente, los procesos de seguridad, operabilidad y confiabilidad y fomentar en cada una de las actividades un trato y un procedimiento adecuado con los colaboradores, clientes y proveedores; En comunicación, procurar comunicación precisa y oportuna; de desarrollo humano, formar integralmente, mejor culturas personales y profesionales.

En la misión primordial de DaimlerChrysler de Venezuela L.L.C., es generar permanentemente bienestar y progreso, al producir automóviles de alta calidad, para sus clientes, accionistas y todos los entes que directa o indirectamente se encuentran asociados con sus actividades.

En las Políticas Ambientales DaimlerChrysler de Venezuela L.L.C., empresa dedicada al ensamblaje y comercialización de vehículos, consciente de la importancia que tiene la protección y preservación del medio ambiente para las generaciones presentes y futuras, para fomentar la participación activa de su gente en la búsqueda de alternativas y prácticas de negocios que garanticen la preservación del medio ambiente y prevención de la contaminación, con miras a consolidarse como la empresa premier en la protección del ambiente que nos rodea.

En la Política de Calidad, ser la compañía premier en Venezuela, requiere que DaimlerChrysler de Venezuela L.L.C., mejore continuamente sus procesos a través de gente inspirada y enfocada hacia el cliente.

Evolución de la Empresa a través del Tiempo

El 6 de Abril de 1965, dicha empresa abre sus puertas en la avenida Pancho Pepe Cróquer, zona industrial norte Valencia Estado Carabobo, bajo la representación del grupo económico Mendoza, con el objetivo de ensamblar y comercializar productos automotores Nissan Patrol, Jeep de Venezuela S.A.

En 1968, se lleva a cabo la negociación de las plantas en Venezuela y Colombia a la General Motor y la venta de otras, debido a la situación inestable que presentaba la corporación Chrysler Internacional, cerrando sus operaciones de ensamblaje en Julio de 1979. En ese año se realizaron negociaciones entre el Grupo Mendoza (50% de acciones), Jeep de Venezuela S.A. (45% de acciones), y el Grupo Aco (5% de acciones), dando inicio al ensamblaje de los modelos Wagoneer y Pickups, en la planta Ensambladora Carabobo C.A., y los modelos Jeep Cj-5 y Jeep Cj-7 en la planta de las Tejerías.

En 1982, se decidió integrar todas las operaciones de ensamblaje a la planta Ensambladora Carabobo C.A..

En Marzo de 1987, Chrysler Corporation adquiere American Motor´s C.O., originando nuevas políticas internas de la compañía y dando inicio al ensamblaje de los modelos Wrangler, Wagoneer Limited, Cherokee, Chief, Comanche Chief.

En Mayo de 1990, cambia su razón social de “Jeep de Venezuela S.A.” para convertirse en “Chrysler Motor de Venezuela S.A.”. Hoy día atendiendo a los cambios generadores por los mercados internacionales y a los procesos de globalización Chrysler de Venezuela la cual recibe en Junio de 1998 la certificación ISO 14001, siendo la primera empresa en el país en contar con tan prestigioso reconocimiento lo que garantiza que sus procesos y productos como lo son: Cherokee, Grand Cherokee y Neon ensamblado en el país y los importados Dodge: RAM 2500, RAM 4000, Status y Caravan causan el menor impacto ambiental. En este orden de ideas a nivel Corporativo, Chrysler Corporation relaciona sus esfuerzos con otro gigante Automovilístico como Daimler-Benz para Conformar ahora Daimler-Chrysler y asegurar la continuidad, de los niveles de calidad, mejoramiento continuo, éxito financiero y enfoque dirigido al cliente.

Hoy día atendiendo a los cambios generados por los mercados internacionales y a los procesos de globalización Chrysler de Venezuela recibe en junio de 1.998 la certificación ISO 14001 siendo la primera empresa en el país en contar con tan prestigioso reconocimiento lo que garantiza que su proceso productivo causa el menor impacto ambiental posible. En este mismo orden de ideas en el ámbito corporativo, Chrysler Corporation fusiona sus esfuerzos con otro gigante automovilístico Daimler-Benz para conformar ahora DaimlerChrysler L.L.C. y asegurar la continuidad de los niveles de calidad, mejoramiento continuo, éxito financiero y enfoque dirigido al cliente.

La representación del sistema de la empresa DaimlerChrysler L.L.C. se encuentra integrada por un conjunto de departamentos tales como: producción, administración, aseguramiento de la calidad, manejo de materiales, flujo de materiales, compra, manufactura, control de producción etc., en los cuales se desarrollan actividades que sé interrelacionan para lograr el objetivo especifico de la empresa.

Antecedentes de la Investigación.

La idea de utilizar un sistema de información automatizado para progresar en procesos dentro de una organización o empresa, es un hecho que se ha venido implementando en los últimos años debido a su gran efectividad, en el cual existen en el mercado globalizado empresas consultoras las cuales ofrecen sus servicios a las empresas de ensamblaje de vehículo para desarrollar sistemas automatizado con la finalidad de generar mayor eficiencia en sus procesos.

Uno de estos sistemas es el denominado Logstics Consulting Group (2002, Versión 1.1) que ofrece a los clientes estudios de instalaciones y manejo de materiales. Estos estudios ponen en manos de la gerencia estrategias que le facilitan la tarea de escoger los equipos apropiados para el manejo de sus materiales.

Beneficios principales.
1. Integración de estrategia logística con los requisitos del manejo de materiales.
2. Optimización del diseño de las instalaciones
3. Definición de los requisitos del manejo de materiales.

También ofrece muy buen servicio de ingeniería. Esta organización desde hace mucho tiempo sólo suministra servicios de asesoría para el manejo de materiales. Provee así a los clientes sistemas completos para el manejo de materiales, de alta calidad, pero también suministrando una amplia gama de servicios.

Techint Global Supply Management, es un segundo sistema de sistematización de que ofrece a las empresas la funcionalidad en un módulo de manejo de materiales. Es un sistema informático resultante del proceso de reingeniería en manejos de materiales realizados y procesos de compras realizados en Techint New York.

Unos de los objetivos que guiaron la reingeniería son:

1. Mejorar la eficiencia de la cadena de suministros.

2. Incrementar la productividad.

3. Reducir el tiempo de ciclo de suministros.

4. Optimizar la compra y manejo de materiales, entre otros.

Unas de las características funcionales del sistema, anteriormente señalado, es que permite el intercambio electrónico de información con la mayoría de los sistemas de compras, manejo de materiales y administración existentes en una organización. Por lo tanto la visualización e impresión de documentación, cumplen con las normas de seguridad informática exigidas por auditoria de la organización y permite la capacidad y soporte a usuarios remotos en estas Corporaciones tan grandes.

Todos ellos brindan un excelente servicio para el manejo de materiales con la importancia de un funcionamiento eficiente en manufactura, almacenaje y la distribución, importancia también en la planificación logística, transporte y localización de los materiales.

De León (1999), en su investigación de Tesis “Control de inventarios en la Producción ”, señala las ventajas que puede obtener en toda que adopte como práctica constante el control de inventarios . En el Almacén donde lo realizó evitó la excesiva acumulación de materias primas, productos en proceso y producto terminado, con ello concluye que se redujeron los gastos de operación y se facilitó un aprovechamiento nacional del espacio.

Así mismo el autor Burch (1996) señala que el “Diseño de sistemas de información”, plantea que sin información de calidad las organizaciones se encuentran a la deriva, flotando con dificultad en un mar de incertidumbre. La información de calidad es, de hecho, recurso critico y se obtiene siguiendo varias etapas y asegurándose que la información producida sea exacta, oportuna y relevante.

Las aplicaciones del sistema de información no deberían requerir usuarios que sean expertos en computación. Sin embargo, los usuarios necesitan estar en capacidad de especificar sus requerimientos de información; alguna compresión de computadoras, la naturaleza de la información, y su uso dentro de diferentes funciones administrativas, ayudan a los usuarios en esta tarea. Yanez (2004)

El sistema de información suministra la base para la integración del procesamiento de información en la organización. Las aplicaciones individuales con sistemas de información se desarrollan para y por diferentes de usuarios. Si no existe la integración de los procesos ni de los mecanismos, las aplicaciones individuales pueden ser inconsistentes e incompatibles.

Hernández, Hilal, Polanco (1999) Dice Realizaron un estudio titulado “Diseño de un Sistema que mejore el Control del Flujo de Información en el Departamento de Despacho de una Empresa Productora de Alimentos”. Trata del análisis del área de despacho de la Empresa Industrias Lara Carabobo C.A. (INLACA), estudia los diferentes aspectos que involucra el manejo de la información y sus actividades propias. Su objetivo primordial era el diseño de un sistema que permita mejorar el control del flujo de información en el proceso de despacho para la Empresa INLACA , narra que para el cumplimiento de este objetivo fué necesario formular un modelo normativo del sistema de despacho que sirviera de base para evaluar el proceso actual que lleva el departamento de despacho, su funcionamiento, el flujo de información.

Una vez elaborado el plan normativo y obtenidas las variables de evaluación, se analizó el proceso actual que lleva el departamento de despacho, su funcionamiento, el flujo de información y la manera que se maneja durante todo el proceso, con la finalidad de detectar las posibles fallas que este proceso pudiese presentar, para luego realizar el diseño del modelo funcional del sistema propuesto que se adapte a las necesidades del departamento. Ofrece las ventajas en cuanto a la disminución del tiempo, eficiencia utilizando el concepto de Calidad Total. Concluye que “la labor investigativa, permitió generar aportes de importancia significativa al desarrollo del sistema de despacho para la Empresa INLACA.

Los aportes no tangibles obtenidos al desarrollar el trabajo representan una contribución a la formación profesional de las personas que lo desarrollaron dentro del campo laboral, que implica la aplicación de trabajos similares dentro del área empresarial.

La relación existente entre la investigación anteriormente expuesta y el presenta trabajo consiste en que ambos necesitan controlar determinados procesos que tienen relación con ciertos documentos que entran y salen de los departamentos y que se hace necesario el diseño de un sistema automatizado que controle el flujo de estos documentos para agilizar los procesos.

Flores (1999), en su trabajo de investigación de Tesis “Mejora en el manejo inventarios operacionales”, se implementa el manejo y control de inventarios y planificación de la producción para desarrollar sistemas de control que permitieran mantener un inventario óptimo que fuese el mas adecuado para fines de producción. Al mismo tiempo, se da una ayuda al mejor desempeño de la labor de compra de materiales en Colgate Palmolive C.A., S.A., hace énfasis en la Clasificación A , B, C para el ordenamiento del inventario. Concluye que solo a través del manejo de una correcta política de inventarios es posible mantener un control constante sobre insumos necesarios para el proceso de producción. Recomienda que por medio del desarrollo de las herramientas de control se defina una política de adiestramiento de inventario.

Benavidez, M. (1999) en su investigación “Control Y Evaluación de Inventarios en la Industria de Embotellado” señala los aspectos generales de control y valuación, aplicables a empresas que almacenan diferentes clasificaciones de inventarios circulantes, tales como lo hace la unidad de análisis seleccionada, trata sobre los aspectos que se dan en el control de inventarios en la industria embotelladora de bebidas gaseosas y finalmente se desarrolla casos prácticos de control y valuación de inventario técnicamente aceptados para poder aplicarse en las empresas, también propone que el buen control y la correcta valuación de los inventarios en todo tipo de empresa es fundamental para la buena administración del negocio desde el punto de vista operativo, contable y financiero. Concluye que para cuantificar gastos de operación reales es necesario contar con un sistema de control y valuación de inventarios efectivos para la determinación de niveles óptimos de inventario a través de un sistema de máximos y mínimos se debe conocer bien el volumen de operación de la empresa en cuanto a la demanda y a la capacidad de producción que tiene y recomienda sustituir los métodos manuales por sistemas modernos de control de computadoras esto con finalidad de hacer eficiente el proceso.

La tesis De León Aguilar (1999) titulada: “Control de Inventarios en la Producción ”, determinó la importancia de los inventarios en una empresa manufacturera y del control de su administración y costo. Indicó los diferentes modelos de inventarios que existen y esquematiza el modelo más común que las empresas utilizan; consideró la utilización de todos los cálculos indispensables para hallar el punto de reorden; el valor máximo de un pedido sin desequilibrar su cantidad, su precio y tiempo necesario en que se deberá realizar cada pedido sin que se llegue a algún extremo de su producción, etc. Su estudio fue en una empresa de distribución de alimentos. Señaló que los inventarios son una herramienta principal y de suma importancia para el control en cualquier empresa, ya que se considera el alma de su desenvolvimiento, buscando el incremento de la productividad; pero, deberá ser bien administrada o controlada para que dicha empresa no llegue a extremos de desorden y falta de información.

Todas las organizaciones están formadas por factores organizacionales clave que ayuda a describir a la organización. Sin embargo, la esencia de todas las organizaciones está compuesta del lugar de trabajo, la cultura, la base de los activos, los interesados y afectados.

En un mundo competitivo el arma más poderosa es la información. La cual ayuda a los gerentes a desempeñarse mejor, a ser competitivos, a innovar, y adaptarse a las vicisitudes del mercado. En el siglo XX está creciendo la necesidad de producir más información, que esté disponible para un mayor número de usuarios. Los inversionistas de las empresas necesitan información acerca de los estados financieros y sus perspectivas futuras.

Bases Teóricas

A través de los años se han planteado diversas teorías, todas dirigidas a lograr una mayor productividad en una organización apegada a las reglas básicas del orden y la lógica, tales como Burch (1996) señala que el “Diseño de sistemas de información” , Flores (1999), en su trabajo de investigación de Tesis “Mejora en el manejo inventarios operacionales”, etc. Se planteó la Teoría Clásica ; De León (1999), en su investigación de Tesis “Control de inventarios en la Producción ” donde confluyeron las ideas de los administradores cientificistas los teóricos de la dirección y los defensores de la burocracia ideal la cual se basa en reglas, normas e impersonalidad.

Sistema de Información

Cohen (1995) “Sistemas de información”, explica que un sistema de información es un conjunto sistemático y formal de componentes, capaz de realizar operaciones de procesamiento de datos para generar información. Un sistema de información proporciona información oportuna relevante y exacta. Incrementa la eficiencia y eficacia de las funciones de planeación y control.

Un sistema de información ejecuta 3 actividades generales:

- Recibe datos de fuentes internas y/o externas de la empresa o institución como elementos de entrada

- Actúa sobre los datos para producir información en un sistema "generador" de Información

- Con la Información obtenida, un sistema genera informaciones específicas para cualquier petición que se realice y a cualquier nivel.

Objetivos de los Sistema de Información

Cohen (1995) “Sistemas de información”, afirma que las Organizaciones deben verse a sí mismas como sistemas totales, compuestos de funciones interdependientes que forman un todo unificado. Por tanto, el objetivo de la integración por lo que respecta a los sistemas de información es el de proporcionar un flujo de Información a niveles múltiples y a través de las funciones para apoyar esta interdependencia.

El objetivo común de todo sistema de información es el de apoyar las actividades de la organización y toma de decisiones de una empresa o una institución.

Asegurar que la información generada sea exacta, confiable y esté disponible en cualquier instante, lo cual permitirá un incremento en la eficiencia y eficacia, y en la competitividad de cualquier empresa o institución.

Características de los Sistema de Información

Según Cohen (1995) “Sistemas de información”, plantea lo siguiente sobre los sistemas de información: Todos los sistemas tienen niveles aceptables de desempeño denominados estándares.

La información proporcionada al comparar los resultados de los estándares junto con el proceso de reportar las diferencias a los elementos de control se le llama retroalimentación.

Los sistemas emplean un modelo de control básico consistente en:

- Un estándar para lograr un desempeño aceptable.

- Un método para medir el desempeño actual.

- Un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar.

- Un método de retroalimentación.

Componentes de los Sistema de Información

Sin importar las organizaciones a las que sirven o a la forma en que se desarrollan y diseñan, todos los sistemas de información están compuestos por 6 componentes estructurales:

- Entrada

- Modelo

- Salida

- Tecnología

- Base de datos

- Controles

Bloque de Entrada: La entrada representa a todos los datos, texto, voz e imágenes que entran al sistema de información y los métodos y medios por los cuales se capturan e introducen. La entrada está compuesta por transacciones, solicitudes, consultas, instrucciones y mensajes.

Por lo general, la entrada sigue un protocolo y un formato para que el contenido, la identificación, la autorización, el arreglo y el procesamiento sean adecuados.

Los medios más comunes para la entrada a un sistema son: código de barras, láser, teclado, sistemas de reconocimiento de voz, escritura manual, pantallas sensibles.

Bloque de Modelo: Este componente consta de modelos lógico - matemáticos que manipulan de diversas formas la entrada y los datos almacenados, para producir los resultados deseados de salida.

Las técnicas de modelado más usuales empleadas por los analistas de sistemas para diseñar y documentar las especificaciones de los sistemas son:

- Tablas y árboles de decisiones

- Diagramas de flujo tradicionales

- Diagramas de estructuras

Bloque de Salida: El producto del sistema de información es la salida de información de calidad y documentos para todos los niveles de la gerencia y para todos los usuarios dentro y fuera de la organización. La salida es, en gran medida el componente que guía e influye en los otros componentes. Si el diseño de este componente no satisface las necesidades del usuario entonces los otros componentes tienen poca importancia.

La calidad de la salida se basa en su exactitud, oportunidad y relevancia, además esta salida debe tratarse en función de su destino, uso, frecuencia de uso y seguridad. La salida se puede producir en pantallas, impresoras, dispositivos de audio o microfilm.

Bloque de Tecnología: La tecnología captura la entrada, activa los modelos, almacena y accesa datos, produce y transmite salida y ayuda a controlar todo el sistema, hace todo el trabajo pesado y une a todos los elementos estructurales.

La tecnología consta de 3 elementos principales:

- El computador y el almacenamiento auxiliar

- Las telecomunicaciones

- El software

Bloque de Base de Datos: La base de datos es el lugar donde se almacenan todos los datos necesarios para atender las necesidades de todos los usuarios.

La base de datos física está compuesta por los medios de almacenamiento. Esta es la forma en que los datos se almacenan realmente.

Es importante determinar que estructura de base de datos se empleara para diseñarla: estructura relacional, estructura de árbol o estructura de red.

Bloque de Controles: Todos los Sistemas de Información están sujetos a una diversidad de peligros y amenazas. En muchos casos, los peores abusos del sistema provienen de procedimientos operacionales inadecuados y una pobre administración.

En cuanto a los sistemas de información, existen múltiples definiciones de lo que significa, algunas de ellas tienden a confundir los términos "datos" con "información" y asociar la frase "sistemas de información" con los términos "computador" y/o "gerencia".

También el autor Kenneth (1995) “Administración de los sistemas de información”, señala otra definición de sistema de información: es un conjunto de componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen la información para apoyar la toma de decisiones, el control, el análisis y visión en una institución

Según Freites (1991). "Un sistema de información se define básicamente como un ensamblaje ordenado de métodos y procedimientos diseñados para facilitar el logro de un objetivo u objetivos. Su tarea primordial es la conversión de datos a información útil para la toma de decisiones. La conversión de datos se efectúa de manera manual y mecanizada."

Para Plossl, Wight (1985). "El control consiste en llevar planes sobre unas agrupaciones lógicas de actividades que representan etapas claramente diferenciadas en el avance de la transformación del desempeño de manera de asegurar que se están cumpliendo los objetivos trazados”.

También Senn (1978) “Analisis y diseño de sistema de información”. Un sistema de información es un sistema (basado en el computador) que procesa datos, en forma tal que pueden ser utilizados por quien los recibe para fines de toma de decisiones”. Describe el control de un sistema como “un proceso que mide la ejecución o rendimiento actual del sistema y guía a este último hacia alguna meta u objeto pre-determinado. El control de un proyecto se puede definir entonces, como un proceso que mide la ejecución actual del proyecto y lo guía hacia la consecución de las metas y objetivos establecidos previamente”.

Según Davis (1974). Define la información como “...Datos que han sido procesados en una forma que es significativa para quien los utiliza y que son de valor real y perceptibles en decisiones actuales y futuras”. “Un sistema de información es un sistema hombre-máquina integrado que provee información para el apoyo de las funciones de operación, gerencia y toma de decisiones en una organización”.

Para Koontz, O'Donnel y Weihrich (1979). Habla sobre el propósito del control, “...la labor del control consiste en asegurar que los planes tengan éxito por medio de la detección de las desviaciones respecto de los planes y proporcionando las bases para emprender las acciones que permitan corregir las desviaciones no deseadas, posibles o reales”. “... La función administrativa de control consiste en la medición y la corrección del desempeño con objeto de asegurar que se están cumpliendo, tanto los objetivos de la empresa como los planes elaborados para lograrlos”. En cuanto a la información y control en tiempo real, “... Uno de los adelantos más interesantes, surgido de la utilización de las computadoras y de la recolección, transmisión y almacenamiento electrónico de datos, es el desarrollo de sistemas de información en tiempo real, es decir de sistemas que pueden informar de lo que está sucediendo en el momento mismo del suceso. Existen distintos dispositivos que hacen técnicamente posible la obtención de datos en tiempo real de una serie de operaciones”.

La Automatización

El término automatización se refiere a una amplia variedad de sistemas y procesos que operan con mínima o sin intervención del ser humano. En los más modernos sistemas de automatización, el control de las máquinas es realizado por ellas mismas gracias a censores de control que le permiten percibir cambios en sus alrededores de ciertas condiciones tales como temperatura, volumen y fluidez de la corriente eléctrica y otros, censores los cuales le permiten a la máquina realizar los ajustes necesarios para poder compensar estos cambios. Y una gran mayoría de las operaciones industriales de hoy son realizadas por enormes máquinas de este tipo.

Los Principios de los Sistemas Automatizados.

Un sistema automatizado ajusta sus operaciones en respuesta a cambios en las condiciones externas en tres etapas : medición, evaluación y control.

Medición

Para que un sistema automatizado reaccione ante los cambios en su alrededor debe estar apto para medir aquellos cambios físicos.

Por ejemplo, si la fluidez de la corriente eléctrica de una maquina cambia, una medición debe ser llevada a cabo para determinar cuál ha sido este cambio. Estas medidas realizadas suministran al sistema de ingreso de corriente eléctrica de la máquina la información necesaria para poder realizar un control. Este sistema es denominado Retroalimentación (FEEDBACK), ya que la información obtenida de las medidas es retroalimentada al sistema de ingresos del sistema de la máquina para después realizar el respectivo control.

Evaluación

La información obtenida gracias a la medición es evaluada para así poder determinar si una acción debe ser llevada a cabo o no. Por ejemplo, si una nave espacial su posición y encuentra que está fuera de curso, una corrección del curso debe llevarse a cabo; la función de evaluación también determina qué tan lejos y en que dirección debe ser lanzado un cohete para que la nave espacial tome el curso de vuelo correcto.

Control

El último paso de la automatización es la acción resultante de las operaciones de medición y evaluación. Continuando el ejemplo de la operación anterior, una vez que se sabe qué tan lejos y en qué dirección debe ser lanzado el cohete, el cohete es lanzado y devuelve al curso de vuelo a la nave espacial gracias a la reacción causada por el paso del cohete junto a la nave espacial.

En muchos sistemas de automatización, estas operaciones debe ser muy difíciles de identificar. Un sistema puede involucrar la interacción de más de un vuelta de control (CONTROL LOOP), que es la manera en la que se le llama al proceso de obtener la información desde el sistema de salida de una máquina y llevarla al sistema de ingreso de la misma. Pero como conclusión, todos los sistemas automatizados incluyen estos tres pasos u operaciones.

El manejo de materiales puede llegar a ser el problema de la producción ya que agrega poco valor al producto, consume una parte del presupuesto de manufactura. Este manejo de materiales incluye consideraciones de movimiento, lugar, tiempo, espacio y cantidad. El manejo de materiales debe asegurar que las partes, materias primas, material en proceso, productos terminados y suministros se desplacen periódicamente de un lugar a otro.

Cada operación del proceso requiere materiales y suministros a tiempo en un punto en particular, el eficaz manejo de materiales. Se asegura que los materiales serán entregados en el momento y lugar adecuado, así como, la cantidad correcta. El manejo de materiales debe considerar un espacio para el almacenamiento.

En una época de alta eficiencia en los procesos industriales las tecnologías para el manejo de materiales se han convertido en una nueva prioridad en lo que respecta al equipo y sistema de manejo de materiales. Pueden utilizarse para incrementar la productividad y lograr una ventaja competitiva en el mercado. Aspecto importante de la planificación, control y logística por cuanto abarca el manejo físico, el transporte, el almacenaje y localización de los materiales.

La Necesidad de tener Inventarios

La necesidad del almacenamiento de los bienes, o lo que es lo mismo, la necesidad de tener inventarios, surge de las diferencias entre el tiempo y la localización de la demanda y es abastecimiento. En otras palabras, tener inventarios es necesario cuando es físicamente imposible y/o económicamente no es práctico obtener el volumen necesario de artículos en el momento y lugar exacto en que se requieren. Además, los inventarios pueden ser beneficios; entre los posibles beneficios que se pueden obtener, si se mantienen niveles de existencia esta:

• Reducción del costo unitario de inversión mediante el aprovechamiento de descuentos por volumen.

• La posible reducción de los costos de manejo de materiales.

• La operación del departamento de ventas con un mínimo de interrupciones al evitar la insatisfacción del cliente por falta de existencias.

• Producción opera con un mínimo de interrupciones al no existir inventarios de materias primas escasos. (operación mas eficiente de la planta)

• Operación más eficiente de la planta mediante la nivelación de la producción. Lo anterior se debe a que los inventarios pueden trabajar como amortiguador entre la oferta y la demanda si la planta fabrica en periodos de demanda baja y almacena en producto terminado para cubrir los periodos de mayor demanda.

Los inventarios son necesarios y al mismo tiempo beneficiosos. Sin embargo, no hay que olvidar que existen costos en los que se incurren al tener inventarios, como lo es la inversión de materias primas, los costos que implican las operaciones de ordenar o de reabastecimiento, el costo de tener producto en proceso y costo de tener productos terminados que aun no son vendidos. Consecuentemente es necesario tener presente que, mientras una cierta inversión en inventarios pueda ser necesaria, útil y beneficiosa, demasiado de ella es perjudicial. Además, al tener inventarios sobrecargados, los posibles beneficios que se pueden obtener de tener inventarios pueden convertirse en desventajas.

Sistema de Control de Inventarios

Según Adam y Ebert (1991), el control es un proceso por medio del cual se modifica algún aspecto de un sistema para que se alcance el desempeño deseado en el sistema. Los flujos de información son esenciales para el sistema de control sin ello sencillamente el sistema no puede existir, la retroalimentación es la base de todos los sistemas de control.

El mismo autor indica que el control de inventarios es la técnica que permite mantener la existencia de los productos a los niveles deseados. En manufactura, como el enfoque es de producto físico, se da bastante importancia a los materiales y a su control; en el sector de servicios, el enfoque primordial es sobre el servicio (a menudo se consume en el momento en que se genera) se da muy poca importancia a los materiales o a las existencias. Cada artículo distinto del inventario, que se encuentra en algún lugar se denomina unidad de existencias (SKU, por las siglas en ingles de stock keeping unit) y cada SKU tiene un número de unidades en existencia. Cada lugar es un centro de almacenamiento.

El primer paso para resolver cualquier problema de manejo de materiales es la identificación apropiada de estos, luego se debe proceder a implementar las soluciones necesarias. Para la solución de problemas de este tipo, es posible aplicar un procedimiento sencillo, sugerido por Muther (1999), denominado “Análisis Sistemático de Manejo de Materiales” el cual consta de nueve pasos y cuyo diagrama se puede apreciar en “Análisis Sistemático de Manejo de Materiales”.

1.- Clasificación de los materiales.

2.- Distribución en planta.

3.- Análisis de los movimientos.

4.- Visualización de los movimientos.

5.- Conocimiento y comprensión de los métodos de manejo de materiales.

6.- Planes preliminares de manejo de materiales.

7.- Modificaciones y limitaciones.

8.- Cálculo de los requerimientos.

9.- Evaluación de alternativas.

Sistema de Inventario

El mismo autor manifiesta que una vez se conocen los costos de inventario que implica y la percepción selectiva que sugiere el sistema ABC, se está en condiciones de estudiar los sistemas de inventario diseñados para manejar interacciones en los costos. Las decisiones fundamentales concernientes al control de inventarios son: 1) cuando hacer nuevos pedidos y 2) que cantidad pedir. Para responder a estas preguntas, deben intercambiarse costos; es necesario tener una idea de lo que es probable que se venda y conocer la cantidad del producto disponible en un momento determinado.

A continuación Narasimhan y todos (1,996), explica algunos aspectos importantes de la instrumentación de sistemas de control de inventarios:

- Transacciones de inventario : Cuando se toman artículos para uso o reabastecimiento, cualquier transacción debe identificarse y deben modificarse los registros del sistema con el propósito de reflejar las cantidades reales de artículos disponibles. Llevar una cuenta exacta del inventario es útil para saber la condición que guarda el inventario de cada artículo individual. Así, es posible hacer pedidos por cantidades específicas de articulo cuando sea necesario.

- Exactitud en los inventarios : Mantener un sistema de inventarios computarizado y complejo no es de ninguna utilidad si hay diferencias entre el inventario real y disponible y que se tiene registrado. Un diseño deficiente del sistema y la falta de capacitación del personal son susceptibles de agravar aun mas la situación. Por lo tanto, se requiere de un método de verificación de la cuenta real que permita llevar registros precisos.

- Conteo por ciclos : En el conteo por ciclos, los artículos se cuentan a lo largo de todo el año, esto reduce al mínimo la desorganización en las instalaciones y aligera la carga de trabajo. La ventaja radica en que puede designarse un equipo especial para realizar estas actividades, además de que la conciliación puede designarse en equipo especial para realizar estas actividades, además de que la conciliación puede hacerse continuamente. Permite también programar el conteo físico para asegurar que todos los artículos se cuentan durante el año a fin de corregir los errores en el sistema, este método tiene una variación denominada conteo por ciclos con base en eventos, en la que el conteo se programa en el momento en que se hace un pedido para reabastecer existencias del artículo.

- Valoración por Inventarios : abundan los casos en que las leyes fiscales exigen realizar conteos físicos anuales con el propósito de valorar los activos. Tanto el conteo por ciclo como el conteo físico real anual satisfacen estas necesidades.