CAPITULO I
Titulo
NECESIDAD DE IMPLEMENTAR UN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE INVENTARIO DE MATERIALES Y DESECHOS GENERADOS.DAIMLERCHRYSLER DE VENEZUELA L.L.C.
Planteamiento del Problema
Toda industria o empresa enfrenta en la actualidad un mundo cada vez más competitivo, por lo tanto tiene que lograr, de forma continua y constante un funcionamiento mas eficaz y eficiente. Para poder alcanzar dicha eficacia y eficiencia en las empresas, se acrecienta la intensidad de sus esfuerzos para reducir los costos logrando mejores resultados. Los inventarios, independientemente del tipo que sean, representan un gran impacto en la situación financiera de las empresas, dado que, como parte de los activos, inciden directamente en los índices financieros que reflejan la situación de las organizaciones.
Los agotamientos de los inventarios producen efectos muy graves en la continuidad del proceso productivo de una empresa; pero el problema de las inversiones excesivas es igualmente serio pues compromete la estabilidad económica de la empresa, demostrando así la importancia económica de un eficiente sistema de control de los inventarios. Existe una serie de parámetros por medio de los cuales se puede llegar a determinar que una política de manejo de inventarios es defectuosa y que generalmente son de naturaleza económica, de comunicación y manejo de información (costos, rotación, existencias), así como de procedimientos administrativos internos.
Hoy en día el diseño y desarrollo de los sistemas de información ha tomado una gran importancia en el mundo automotriz, porque de éste depende una elevada cantidad de procesos y controles que se ejecutan diariamente, los cuales deben ser efectuados para alcanzar una organización eficiente, para lograr un mejor rendimiento y un amplio desarrollo de la empresa.
La casa matriz de la empresa DaimlerChrysler L.L.C., se encuentra ubicada en los Estados Unidos, teniendo hoy en día una gran cantidad de plantas ensambladores en los diferentes puntos del planeta. En busca de la expansión y la conquista del mercado automotriz la empresa Chrysler se fusionó con la prestigiosa empresa Alemana Mercedez-Benz ampliando con esto su plataforma automotriz y adquiriendo su reciente nombre de DaimlerChrysler de Venezuela L.L.C .
En busca queda de ampliar su participación en el mercado y ser una corporación cada vez con mayores niveles de competitividad, desea desarrollar procesos a nivel mundial cuyo propósito es el de organizar y controlar los movimientos del manejo de material, para la eficaz ejecución del trabajo. Actualmente se están desarrollando en cada departamento pequeños proyectos que guardan, entre sí, una perfecta sincronización.
Uno de los departamentos directamente relacionados con esta competitividad es Ingeniería en el cual el Departamento de Manejo de Materiales es pieza fundamental del proceso productivo, sobre el cual descansa la responsabilidad de definir efectivamente el sistema de manejo de materiales a emplear, dentro de lo cual se hace necesario considerar: forma de almacenaje, transporte de materiales, flujo de materiales, rutas y recorridos sugeridos, ubicación de los materiales en planta, diseño de nuevos dispositivos de almacenamiento y/o transporte (racks), si fuera necesario, etc.
El Departamento de manejo de material es el encargado de recibir el material proveniente de Estados Unidos en container al área de descarga dentro de la planta; el cual es chequeado por los analistas el cual fue solicitado con antelación a la corporación. El analista verifica el material comparado con la cantidad física contra la cantidad solicitada, para luego ser llevada a almacén y ser emitido un listado de recibido. Si existe algún tipo de discrepancia entre las solicitada y las cantidades físicas del material recibido se emite un informe respecto a ello, si es material sobrante o material faltante.
Luego de estar el material en almacén es distribuido a planta según la prioridad del material al proceso productivo del ensamblaje de vehículo en área y estación de trabajo según la ruta de las partes de ensamble del carro. Al ser necesaria la reposición de un material a la área y estación de trabajo por falta de esta para el proceso se distribuye para no alterar el proceso. En ello se genera una cantidad de desechos el cual se presenta al recargar el puesto de trabajo, por que estas partes están embaladas para su resguardo y protección de diferentes maneras según su importancia y material diseñado ejemplo: madera, cartón, plástico, acero, aluminio, anime, etc
Estas actividades necesitan una serie de requisitos o procesos que son realizados por los usuarios. La forma de trabajo no es la adecuada, con lo que se ocasionan retardos en el control del inventario de materiales y los diferentes desechos generados por estas partes no permitiendo así obtener información veraz y confiable de las actividades realizadas por la empresa.
En este sentido, la información puede ser tergiversada o extraviada, lo que acarrea problemas de tipo económico y de tiempo, tanto para los usuarios como para la empresa.
Además de los elementos claves la decisión sobre los métodos y equipos de manejo de materiales a seleccionar quedarán definidos bajo la evaluación de los siguientes indicadores: seguridad, cantidad, costo . Los cuales son las referencias utilizados por la corporación para la evaluación de cualquier proyecto o mejora.
El Departamento de Manejo de Material no realiza adecuadamente la distribución de las piezas o materiales especificado y desechos generados en la ruta de ensamble del proceso productivo, la cual se genera el paquete informativo ya establecido de dichas piezas, en cual cubra los requerimientos que la parte generadora solicita en cualquier etapa de la producción, siendo estos cambios notificados, reflejados y actualizados en el Scroll de materiales y por último llevado a cabo en el tiempo estipulado tanto por la Corporación como DaimlerChrysler de Venezuela L.L.C .
Por lo cual es necesario diseñar un sistema adecuado a las nuevas exigencias, además de realizar un estudio detallado de las rutas a utilizar dado que tal vez las usadas normalmente hasta ahora no se adapten a las dimensiones de los nuevos materiales y sea de esta forma dificultoso o imposible el tráfico. Así, queda definido lo que se presente en este estudio sea de gran importancia, es que los materiales a manejar se diferencian mucho en cuánto a dimensiones y peso de los que normalmente son manejados por la planta, el almacenamiento y disposición de desechos peligrosos y no peligrosos del proceso de ensamblaje y el sistema de gestión ambiental de DaimlerChrysler de Venezuela. L.L.C.
Por lo antes señalado, se deduce que un sistema de información para el control de inventario de materiales y desechos generados, constituye la forma de solucionar el actual problema de manejo de la Información , requerida por la empresa en cualquier momento. Y así obtener una información eficiente y eficaz.
Objetivo General y Objetivos Específicos
Objetivo General:
Desarrollar un sistema de información automatizado para el control de inventario de materiales y desechos generados durante el proceso productivo que garantice el conocimiento de los materiales y partes existentes en las áreas y estaciones de servicio con la finalidad de optimizar la producción de DaimlerChrysler de Venezuela L.L.C.
Objetivos Específicos :
• Diagnosticar los procesos y funciones actuales del sistemas productivo y la formas de almacenamiento y Manejo de Materiales durante el proceso productivo de la empresa.
• Diseñar un sistema de información automatizado para llevar el control de inventario de materiales y desechos generados en DaimlerChrysler de Venezuela L.L.C.
• Realizar un estudio de Factibilidad para comparar los beneficios que el nuevo sistema aportará, con respecto al sistema actual.
• Implementación de un sistema de información automatizado para el control de inventario de materiales y desechos generados en DaimlerChrysler de Venezuela L.L.C.
Justificación
En busca de la expansión y la conquista del mercado automotriz la empresa DaimlerChrysler L.L.C, se fusionó con la prestigiosa empresa alemana Mercedez-Benz ampliando con ésto su plataforma automotriz y adquiriendo su reciente nombre DaimlerChrysler de Venezuela L.L.C. En busca de conseguir cada vez mayor participación en el mercado decide aceptar el proyecto de ensamble de Vehículos de ambas marcas.
Con los avances tecnológicos y el desarrollo de sistemas automatizados muchas organizaciones e instituciones han implementado tal tecnología en la búsqueda de beneficios, así como el crecimiento de la misma, debido a las ventajas que proporcionan al campo laboral. La incorporación de las recientes tecnologías de la informacion y la comunicacion como alternativa que potencie el crecimiento de la organización, el desarrollo del sector productivo de la empresa.
La importancia de esta investigación es la de aclarar cuales son los principales problemas que ocurren dentro del área con respecto al manejo de la información que se procesa y se genera. Toda la información que se genera en esta área es de suma importancia para la alta gerencia de la empresa, quienes se van a encargar de tomar las decisiones al momento de mejorar y actualizar el área de manejo de material.
Contribuyendo a la productividad y competitividad de la corporación, el Departamento de Manejo de Materiales está en el compromiso de hacer sus procesos cada vez más eficientes y robustos, por si bien se sabe que dependiendo de la naturaleza de la industria el costo del manejo de materiales puede representar desde un 5% hasta un 90% del costo total de la producción con un promedio probable del 25%, al igual de los costos de desecho que estos materiales o partes generan y de allí evaluar los costos de manejo de desechos y estudiar su disminución, además de tener conocimiento de su ubicación el cual es una variable muy importante en el proceso productivo y es esencial y muy importante su análisis.
Por lo cual se dice que “El mejor manejo que se puede hacer de un material es no manejarlo” siendo esto sin embargo un ideal que nunca puede ser logrado. De allí la importancia del desarrollo de un Sistema de Información sobre el Manejo de Material para el control eficaz del proceso productivo y con ello minimizar los errores actuales; ya que durante la manipulación se añade muy poco o ningún valor al producto, pero se le incorpora costo adicional, lo que hace que esta actividad se considere improductiva y de acuerdo a las nuevas filosofías de productividad y calidad ésto representa un desperdicio (cualquier cosa diferente a la cantidad mínima de tiempo, de la gente, materiales, maquinaria, equipos, herramientas espacio y gastos que son absolutamente necesarios para agregar valor al producto o servicio).
En virtud de lo anterior, cuanto mayor esfuerzo se dedique a la reducción del manejo de materiales, tanto más competitivo será el producto, sin embargo, como las posibilidades de eliminarlo totalmente son remotas, las acciones deben estar orientadas a su mejoramiento continuo.
Delimitaciones
El desarrollo de este trabajo se realiza en el Departamento de Ingeniería de la empresa DaimlerChrysler de Venezuela L.L.C., ubicada en la avenida Pancho Pepe Cróquer, zona industrial norte Valencia, Estado Carabobo .
Las empresas más competitivas a nivel internacional han demostrado por medio de sus excelentes resultados que la herramienta más efectiva en contra de los posibles retardos que pueden padecer en el proceso productivo consiste en la automatización del número máximo posible de actividades de trabajo. Este proyecto está basado en un sistema automatizado para el control de inventario de material y desechos generados, que alcanzará la implantación del sistema, en el Departamento de Manejo de Materiales, dando pie a un crecimiento del mismo.
La propuesta debe lograr mantener la información actualizada, para permitirle a la alta Gerencia Administrativa poder tomar una decisión adecuada en un momento dado. El nuevo sistema debe contemplar el ahorro de recursos, y la vigencia en el tiempo, será desarrollada con software como Access y Visual Basic 97 para Windows. La cual es una de las herramientas versátil que se encuentran actualmente en el área de diseño de sistemas automatizados.
Aportes
Un adecuado sistema de control de inventario trae consigo una serie de ventajas y aportes para la planta y empresa. Los aportes de este trabajo de investigación a la empresa son: la determinación de un sistema de control de inventarios que se adapte a las necesidades y recursos de la empresa, evitar la inmovilización innecesaria del capital de la empresa, reducir las interrupciones en el proceso de despacho a causa de faltantes y desorden de papeleo, eliminando por completo los atrasos del inventario. Otro gran aporte que se pretende da a la empresa es el mantenimiento de un sistema que garantice el orden, la reducción de costos.
Proporcionar a la Sociedad , una herramienta, basada en la teoría actual, de planeación y control de inventarios, que sea de fácil aplicación y compresión.
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedente de la Empresa
En Octubre de 1950, se iniciaron las actividades de la empresa, bajo la razón social “Ensamblaje Venezolana S.A.”, constituyéndose la planta en la ciudad de Caracas bajo la dirección y orientación de sus dueños familia Phelps, con la finalidad de ensamblar y comercializar vehículos con la firma Chrysler (Dodge, Plymouth, De Soto). En sus inicios la planta contaba con una producción de 6 unidades diarias, al igual que se llevaba a cabo el acondicionamiento y comercialización de vehículos importados. En 1957, sus fundadores venden su participación dando origen a una nueva razón social “Chrysler de Venezuela S.A.”.
En 1960, debido a las limitaciones de espacio en la planta relacionado con la demanda, comienza la construcción de una nueva planta ubicada en la ciudad de Valencia.
Objetivos de la Empresa
En sus objetivos se tiene la calidad, satisfacer las necesidades del cliente consumidor; de mejorar continuamente, los procesos de seguridad, operabilidad y confiabilidad y fomentar en cada una de las actividades un trato y un procedimiento adecuado con los colaboradores, clientes y proveedores; En comunicación, procurar comunicación precisa y oportuna; de desarrollo humano, formar integralmente, mejor culturas personales y profesionales.
En la misión primordial de DaimlerChrysler de Venezuela L.L.C., es generar permanentemente bienestar y progreso, al producir automóviles de alta calidad, para sus clientes, accionistas y todos los entes que directa o indirectamente se encuentran asociados con sus actividades.
En las Políticas Ambientales DaimlerChrysler de Venezuela L.L.C., empresa dedicada al ensamblaje y comercialización de vehículos, consciente de la importancia que tiene la protección y preservación del medio ambiente para las generaciones presentes y futuras, para fomentar la participación activa de su gente en la búsqueda de alternativas y prácticas de negocios que garanticen la preservación del medio ambiente y prevención de la contaminación, con miras a consolidarse como la empresa premier en la protección del ambiente que nos rodea.
En la Política de Calidad, ser la compañía premier en Venezuela, requiere que DaimlerChrysler de Venezuela L.L.C., mejore continuamente sus procesos a través de gente inspirada y enfocada hacia el cliente.
Evolución de la Empresa a través del Tiempo
El 6 de Abril de 1965, dicha empresa abre sus puertas en la avenida Pancho Pepe Cróquer, zona industrial norte Valencia Estado Carabobo, bajo la representación del grupo económico Mendoza, con el objetivo de ensamblar y comercializar productos automotores Nissan Patrol, Jeep de Venezuela S.A.
En 1968, se lleva a cabo la negociación de las plantas en Venezuela y Colombia a la General Motor y la venta de otras, debido a la situación inestable que presentaba la corporación Chrysler Internacional, cerrando sus operaciones de ensamblaje en Julio de 1979. En ese año se realizaron negociaciones entre el Grupo Mendoza (50% de acciones), Jeep de Venezuela S.A. (45% de acciones), y el Grupo Aco (5% de acciones), dando inicio al ensamblaje de los modelos Wagoneer y Pickups, en la planta Ensambladora Carabobo C.A., y los modelos Jeep Cj-5 y Jeep Cj-7 en la planta de las Tejerías.
En 1982, se decidió integrar todas las operaciones de ensamblaje a la planta Ensambladora Carabobo C.A..
En Marzo de 1987, Chrysler Corporation adquiere American Motor´s C.O., originando nuevas políticas internas de la compañía y dando inicio al ensamblaje de los modelos Wrangler, Wagoneer Limited, Cherokee, Chief, Comanche Chief.
En Mayo de 1990, cambia su razón social de “Jeep de Venezuela S.A.” para convertirse en “Chrysler Motor de Venezuela S.A.”. Hoy día atendiendo a los cambios generadores por los mercados internacionales y a los procesos de globalización Chrysler de Venezuela la cual recibe en Junio de 1998 la certificación ISO 14001, siendo la primera empresa en el país en contar con tan prestigioso reconocimiento lo que garantiza que sus procesos y productos como lo son: Cherokee, Grand Cherokee y Neon ensamblado en el país y los importados Dodge: RAM 2500, RAM 4000, Status y Caravan causan el menor impacto ambiental. En este orden de ideas a nivel Corporativo, Chrysler Corporation relaciona sus esfuerzos con otro gigante Automovilístico como Daimler-Benz para Conformar ahora Daimler-Chrysler y asegurar la continuidad, de los niveles de calidad, mejoramiento continuo, éxito financiero y enfoque dirigido al cliente.
Hoy día atendiendo a los cambios generados por los mercados internacionales y a los procesos de globalización Chrysler de Venezuela recibe en junio de 1.998 la certificación ISO 14001 siendo la primera empresa en el país en contar con tan prestigioso reconocimiento lo que garantiza que su proceso productivo causa el menor impacto ambiental posible. En este mismo orden de ideas en el ámbito corporativo, Chrysler Corporation fusiona sus esfuerzos con otro gigante automovilístico Daimler-Benz para conformar ahora DaimlerChrysler L.L.C. y asegurar la continuidad de los niveles de calidad, mejoramiento continuo, éxito financiero y enfoque dirigido al cliente.
La representación del sistema de la empresa DaimlerChrysler L.L.C. se encuentra integrada por un conjunto de departamentos tales como: producción, administración, aseguramiento de la calidad, manejo de materiales, flujo de materiales, compra, manufactura, control de producción etc., en los cuales se desarrollan actividades que sé interrelacionan para lograr el objetivo especifico de la empresa.
Antecedentes de la Investigación.
La idea de utilizar un sistema de información automatizado para progresar en procesos dentro de una organización o empresa, es un hecho que se ha venido implementando en los últimos años debido a su gran efectividad, en el cual existen en el mercado globalizado empresas consultoras las cuales ofrecen sus servicios a las empresas de ensamblaje de vehículo para desarrollar sistemas automatizado con la finalidad de generar mayor eficiencia en sus procesos.
Uno de estos sistemas es el denominado Logstics Consulting Group (2002, Versión 1.1) que ofrece a los clientes estudios de instalaciones y manejo de materiales. Estos estudios ponen en manos de la gerencia estrategias que le facilitan la tarea de escoger los equipos apropiados para el manejo de sus materiales.
Beneficios principales.
1. Integración de estrategia logística con los requisitos del manejo de materiales.
2. Optimización del diseño de las instalaciones
3. Definición de los requisitos del manejo de materiales.
También ofrece muy buen servicio de ingeniería. Esta organización desde hace mucho tiempo sólo suministra servicios de asesoría para el manejo de materiales. Provee así a los clientes sistemas completos para el manejo de materiales, de alta calidad, pero también suministrando una amplia gama de servicios.
Techint Global Supply Management, es un segundo sistema de sistematización de que ofrece a las empresas la funcionalidad en un módulo de manejo de materiales. Es un sistema informático resultante del proceso de reingeniería en manejos de materiales realizados y procesos de compras realizados en Techint New York.
Unos de los objetivos que guiaron la reingeniería son:
1. Mejorar la eficiencia de la cadena de suministros.
2. Incrementar la productividad.
3. Reducir el tiempo de ciclo de suministros.
4. Optimizar la compra y manejo de materiales, entre otros.
Unas de las características funcionales del sistema, anteriormente señalado, es que permite el intercambio electrónico de información con la mayoría de los sistemas de compras, manejo de materiales y administración existentes en una organización. Por lo tanto la visualización e impresión de documentación, cumplen con las normas de seguridad informática exigidas por auditoria de la organización y permite la capacidad y soporte a usuarios remotos en estas Corporaciones tan grandes.
Todos ellos brindan un excelente servicio para el manejo de materiales con la importancia de un funcionamiento eficiente en manufactura, almacenaje y la distribución, importancia también en la planificación logística, transporte y localización de los materiales.
De León (1999), en su investigación de Tesis “Control de inventarios en la Producción ”, señala las ventajas que puede obtener en toda que adopte como práctica constante el control de inventarios . En el Almacén donde lo realizó evitó la excesiva acumulación de materias primas, productos en proceso y producto terminado, con ello concluye que se redujeron los gastos de operación y se facilitó un aprovechamiento nacional del espacio.
Así mismo el autor Burch (1996) señala que el “Diseño de sistemas de información”, plantea que sin información de calidad las organizaciones se encuentran a la deriva, flotando con dificultad en un mar de incertidumbre. La información de calidad es, de hecho, recurso critico y se obtiene siguiendo varias etapas y asegurándose que la información producida sea exacta, oportuna y relevante.
Las aplicaciones del sistema de información no deberían requerir usuarios que sean expertos en computación. Sin embargo, los usuarios necesitan estar en capacidad de especificar sus requerimientos de información; alguna compresión de computadoras, la naturaleza de la información, y su uso dentro de diferentes funciones administrativas, ayudan a los usuarios en esta tarea. Yanez (2004)
El sistema de información suministra la base para la integración del procesamiento de información en la organización. Las aplicaciones individuales con sistemas de información se desarrollan para y por diferentes de usuarios. Si no existe la integración de los procesos ni de los mecanismos, las aplicaciones individuales pueden ser inconsistentes e incompatibles.
Hernández, Hilal, Polanco (1999) Dice Realizaron un estudio titulado “Diseño de un Sistema que mejore el Control del Flujo de Información en el Departamento de Despacho de una Empresa Productora de Alimentos”. Trata del análisis del área de despacho de la Empresa Industrias Lara Carabobo C.A. (INLACA), estudia los diferentes aspectos que involucra el manejo de la información y sus actividades propias. Su objetivo primordial era el diseño de un sistema que permita mejorar el control del flujo de información en el proceso de despacho para la Empresa INLACA , narra que para el cumplimiento de este objetivo fué necesario formular un modelo normativo del sistema de despacho que sirviera de base para evaluar el proceso actual que lleva el departamento de despacho, su funcionamiento, el flujo de información.
Una vez elaborado el plan normativo y obtenidas las variables de evaluación, se analizó el proceso actual que lleva el departamento de despacho, su funcionamiento, el flujo de información y la manera que se maneja durante todo el proceso, con la finalidad de detectar las posibles fallas que este proceso pudiese presentar, para luego realizar el diseño del modelo funcional del sistema propuesto que se adapte a las necesidades del departamento. Ofrece las ventajas en cuanto a la disminución del tiempo, eficiencia utilizando el concepto de Calidad Total. Concluye que “la labor investigativa, permitió generar aportes de importancia significativa al desarrollo del sistema de despacho para la Empresa INLACA.
Los aportes no tangibles obtenidos al desarrollar el trabajo representan una contribución a la formación profesional de las personas que lo desarrollaron dentro del campo laboral, que implica la aplicación de trabajos similares dentro del área empresarial.
La relación existente entre la investigación anteriormente expuesta y el presenta trabajo consiste en que ambos necesitan controlar determinados procesos que tienen relación con ciertos documentos que entran y salen de los departamentos y que se hace necesario el diseño de un sistema automatizado que controle el flujo de estos documentos para agilizar los procesos.
Flores (1999), en su trabajo de investigación de Tesis “Mejora en el manejo inventarios operacionales”, se implementa el manejo y control de inventarios y planificación de la producción para desarrollar sistemas de control que permitieran mantener un inventario óptimo que fuese el mas adecuado para fines de producción. Al mismo tiempo, se da una ayuda al mejor desempeño de la labor de compra de materiales en Colgate Palmolive C.A., S.A., hace énfasis en la Clasificación A , B, C para el ordenamiento del inventario. Concluye que solo a través del manejo de una correcta política de inventarios es posible mantener un control constante sobre insumos necesarios para el proceso de producción. Recomienda que por medio del desarrollo de las herramientas de control se defina una política de adiestramiento de inventario.
Benavidez, M. (1999) en su investigación “Control Y Evaluación de Inventarios en la Industria de Embotellado” señala los aspectos generales de control y valuación, aplicables a empresas que almacenan diferentes clasificaciones de inventarios circulantes, tales como lo hace la unidad de análisis seleccionada, trata sobre los aspectos que se dan en el control de inventarios en la industria embotelladora de bebidas gaseosas y finalmente se desarrolla casos prácticos de control y valuación de inventario técnicamente aceptados para poder aplicarse en las empresas, también propone que el buen control y la correcta valuación de los inventarios en todo tipo de empresa es fundamental para la buena administración del negocio desde el punto de vista operativo, contable y financiero. Concluye que para cuantificar gastos de operación reales es necesario contar con un sistema de control y valuación de inventarios efectivos para la determinación de niveles óptimos de inventario a través de un sistema de máximos y mínimos se debe conocer bien el volumen de operación de la empresa en cuanto a la demanda y a la capacidad de producción que tiene y recomienda sustituir los métodos manuales por sistemas modernos de control de computadoras esto con finalidad de hacer eficiente el proceso.
La tesis De León Aguilar (1999) titulada: “Control de Inventarios en la Producción ”, determinó la importancia de los inventarios en una empresa manufacturera y del control de su administración y costo. Indicó los diferentes modelos de inventarios que existen y esquematiza el modelo más común que las empresas utilizan; consideró la utilización de todos los cálculos indispensables para hallar el punto de reorden; el valor máximo de un pedido sin desequilibrar su cantidad, su precio y tiempo necesario en que se deberá realizar cada pedido sin que se llegue a algún extremo de su producción, etc. Su estudio fue en una empresa de distribución de alimentos. Señaló que los inventarios son una herramienta principal y de suma importancia para el control en cualquier empresa, ya que se considera el alma de su desenvolvimiento, buscando el incremento de la productividad; pero, deberá ser bien administrada o controlada para que dicha empresa no llegue a extremos de desorden y falta de información.
Todas las organizaciones están formadas por factores organizacionales clave que ayuda a describir a la organización. Sin embargo, la esencia de todas las organizaciones está compuesta del lugar de trabajo, la cultura, la base de los activos, los interesados y afectados.
En un mundo competitivo el arma más poderosa es la información. La cual ayuda a los gerentes a desempeñarse mejor, a ser competitivos, a innovar, y adaptarse a las vicisitudes del mercado. En el siglo XX está creciendo la necesidad de producir más información, que esté disponible para un mayor número de usuarios. Los inversionistas de las empresas necesitan información acerca de los estados financieros y sus perspectivas futuras.
Bases Teóricas
A través de los años se han planteado diversas teorías, todas dirigidas a lograr una mayor productividad en una organización apegada a las reglas básicas del orden y la lógica, tales como Burch (1996) señala que el “Diseño de sistemas de información” , Flores (1999), en su trabajo de investigación de Tesis “Mejora en el manejo inventarios operacionales”, etc. Se planteó la Teoría Clásica ; De León (1999), en su investigación de Tesis “Control de inventarios en la Producción ” donde confluyeron las ideas de los administradores cientificistas los teóricos de la dirección y los defensores de la burocracia ideal la cual se basa en reglas, normas e impersonalidad.
Sistema de Información
Cohen (1995) “Sistemas de información”, explica que un sistema de información es un conjunto sistemático y formal de componentes, capaz de realizar operaciones de procesamiento de datos para generar información. Un sistema de información proporciona información oportuna relevante y exacta. Incrementa la eficiencia y eficacia de las funciones de planeación y control.
Un sistema de información ejecuta 3 actividades generales:
- Recibe datos de fuentes internas y/o externas de la empresa o institución como elementos de entrada
- Actúa sobre los datos para producir información en un sistema "generador" de Información
- Con la Información obtenida, un sistema genera informaciones específicas para cualquier petición que se realice y a cualquier nivel.
Objetivos de los Sistema de Información
Cohen (1995) “Sistemas de información”, afirma que las Organizaciones deben verse a sí mismas como sistemas totales, compuestos de funciones interdependientes que forman un todo unificado. Por tanto, el objetivo de la integración por lo que respecta a los sistemas de información es el de proporcionar un flujo de Información a niveles múltiples y a través de las funciones para apoyar esta interdependencia.
El objetivo común de todo sistema de información es el de apoyar las actividades de la organización y toma de decisiones de una empresa o una institución.
Asegurar que la información generada sea exacta, confiable y esté disponible en cualquier instante, lo cual permitirá un incremento en la eficiencia y eficacia, y en la competitividad de cualquier empresa o institución.
Características de los Sistema de Información
Según Cohen (1995) “Sistemas de información”, plantea lo siguiente sobre los sistemas de información: Todos los sistemas tienen niveles aceptables de desempeño denominados estándares.
La información proporcionada al comparar los resultados de los estándares junto con el proceso de reportar las diferencias a los elementos de control se le llama retroalimentación.
Los sistemas emplean un modelo de control básico consistente en:
- Un estándar para lograr un desempeño aceptable.
- Un método para medir el desempeño actual.
- Un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar.
- Un método de retroalimentación.
Componentes de los Sistema de Información
Sin importar las organizaciones a las que sirven o a la forma en que se desarrollan y diseñan, todos los sistemas de información están compuestos por 6 componentes estructurales:
- Entrada
- Modelo
- Salida
- Tecnología
- Base de datos
- Controles
Bloque de Entrada: La entrada representa a todos los datos, texto, voz e imágenes que entran al sistema de información y los métodos y medios por los cuales se capturan e introducen. La entrada está compuesta por transacciones, solicitudes, consultas, instrucciones y mensajes.
Por lo general, la entrada sigue un protocolo y un formato para que el contenido, la identificación, la autorización, el arreglo y el procesamiento sean adecuados.
Los medios más comunes para la entrada a un sistema son: código de barras, láser, teclado, sistemas de reconocimiento de voz, escritura manual, pantallas sensibles.
Bloque de Modelo: Este componente consta de modelos lógico - matemáticos que manipulan de diversas formas la entrada y los datos almacenados, para producir los resultados deseados de salida.
Las técnicas de modelado más usuales empleadas por los analistas de sistemas para diseñar y documentar las especificaciones de los sistemas son:
- Tablas y árboles de decisiones
- Diagramas de flujo tradicionales
- Diagramas de estructuras
Bloque de Salida: El producto del sistema de información es la salida de información de calidad y documentos para todos los niveles de la gerencia y para todos los usuarios dentro y fuera de la organización. La salida es, en gran medida el componente que guía e influye en los otros componentes. Si el diseño de este componente no satisface las necesidades del usuario entonces los otros componentes tienen poca importancia.
La calidad de la salida se basa en su exactitud, oportunidad y relevancia, además esta salida debe tratarse en función de su destino, uso, frecuencia de uso y seguridad. La salida se puede producir en pantallas, impresoras, dispositivos de audio o microfilm.
Bloque de Tecnología: La tecnología captura la entrada, activa los modelos, almacena y accesa datos, produce y transmite salida y ayuda a controlar todo el sistema, hace todo el trabajo pesado y une a todos los elementos estructurales.
La tecnología consta de 3 elementos principales:
- El computador y el almacenamiento auxiliar
- Las telecomunicaciones
- El software
Bloque de Base de Datos: La base de datos es el lugar donde se almacenan todos los datos necesarios para atender las necesidades de todos los usuarios.
La base de datos física está compuesta por los medios de almacenamiento. Esta es la forma en que los datos se almacenan realmente.
Es importante determinar que estructura de base de datos se empleara para diseñarla: estructura relacional, estructura de árbol o estructura de red.
Bloque de Controles: Todos los Sistemas de Información están sujetos a una diversidad de peligros y amenazas. En muchos casos, los peores abusos del sistema provienen de procedimientos operacionales inadecuados y una pobre administración.
En cuanto a los sistemas de información, existen múltiples definiciones de lo que significa, algunas de ellas tienden a confundir los términos "datos" con "información" y asociar la frase "sistemas de información" con los términos "computador" y/o "gerencia".
También el autor Kenneth (1995) “Administración de los sistemas de información”, señala otra definición de sistema de información: es un conjunto de componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen la información para apoyar la toma de decisiones, el control, el análisis y visión en una institución
Según Freites (1991). "Un sistema de información se define básicamente como un ensamblaje ordenado de métodos y procedimientos diseñados para facilitar el logro de un objetivo u objetivos. Su tarea primordial es la conversión de datos a información útil para la toma de decisiones. La conversión de datos se efectúa de manera manual y mecanizada."
Para Plossl, Wight (1985). "El control consiste en llevar planes sobre unas agrupaciones lógicas de actividades que representan etapas claramente diferenciadas en el avance de la transformación del desempeño de manera de asegurar que se están cumpliendo los objetivos trazados”.
También Senn (1978) “Analisis y diseño de sistema de información”. Un sistema de información es un sistema (basado en el computador) que procesa datos, en forma tal que pueden ser utilizados por quien los recibe para fines de toma de decisiones”. Describe el control de un sistema como “un proceso que mide la ejecución o rendimiento actual del sistema y guía a este último hacia alguna meta u objeto pre-determinado. El control de un proyecto se puede definir entonces, como un proceso que mide la ejecución actual del proyecto y lo guía hacia la consecución de las metas y objetivos establecidos previamente”.
Según Davis (1974). Define la información como “...Datos que han sido procesados en una forma que es significativa para quien los utiliza y que son de valor real y perceptibles en decisiones actuales y futuras”. “Un sistema de información es un sistema hombre-máquina integrado que provee información para el apoyo de las funciones de operación, gerencia y toma de decisiones en una organización”.
Para Koontz, O'Donnel y Weihrich (1979). Habla sobre el propósito del control, “...la labor del control consiste en asegurar que los planes tengan éxito por medio de la detección de las desviaciones respecto de los planes y proporcionando las bases para emprender las acciones que permitan corregir las desviaciones no deseadas, posibles o reales”. “... La función administrativa de control consiste en la medición y la corrección del desempeño con objeto de asegurar que se están cumpliendo, tanto los objetivos de la empresa como los planes elaborados para lograrlos”. En cuanto a la información y control en tiempo real, “... Uno de los adelantos más interesantes, surgido de la utilización de las computadoras y de la recolección, transmisión y almacenamiento electrónico de datos, es el desarrollo de sistemas de información en tiempo real, es decir de sistemas que pueden informar de lo que está sucediendo en el momento mismo del suceso. Existen distintos dispositivos que hacen técnicamente posible la obtención de datos en tiempo real de una serie de operaciones”.
El término automatización se refiere a una amplia variedad de sistemas y procesos que operan con mínima o sin intervención del ser humano. En los más modernos sistemas de automatización, el control de las máquinas es realizado por ellas mismas gracias a censores de control que le permiten percibir cambios en sus alrededores de ciertas condiciones tales como temperatura, volumen y fluidez de la corriente eléctrica y otros, censores los cuales le permiten a la máquina realizar los ajustes necesarios para poder compensar estos cambios. Y una gran mayoría de las operaciones industriales de hoy son realizadas por enormes máquinas de este tipo.
Los Principios de los Sistemas Automatizados.
Un sistema automatizado ajusta sus operaciones en respuesta a cambios en las condiciones externas en tres etapas : medición, evaluación y control.
Medición
Para que un sistema automatizado reaccione ante los cambios en su alrededor debe estar apto para medir aquellos cambios físicos.
Por ejemplo, si la fluidez de la corriente eléctrica de una maquina cambia, una medición debe ser llevada a cabo para determinar cuál ha sido este cambio. Estas medidas realizadas suministran al sistema de ingreso de corriente eléctrica de la máquina la información necesaria para poder realizar un control. Este sistema es denominado Retroalimentación (FEEDBACK), ya que la información obtenida de las medidas es retroalimentada al sistema de ingresos del sistema de la máquina para después realizar el respectivo control.
Evaluación
La información obtenida gracias a la medición es evaluada para así poder determinar si una acción debe ser llevada a cabo o no. Por ejemplo, si una nave espacial su posición y encuentra que está fuera de curso, una corrección del curso debe llevarse a cabo; la función de evaluación también determina qué tan lejos y en que dirección debe ser lanzado un cohete para que la nave espacial tome el curso de vuelo correcto.
Control
El último paso de la automatización es la acción resultante de las operaciones de medición y evaluación. Continuando el ejemplo de la operación anterior, una vez que se sabe qué tan lejos y en qué dirección debe ser lanzado el cohete, el cohete es lanzado y devuelve al curso de vuelo a la nave espacial gracias a la reacción causada por el paso del cohete junto a la nave espacial.
En muchos sistemas de automatización, estas operaciones debe ser muy difíciles de identificar. Un sistema puede involucrar la interacción de más de un vuelta de control (CONTROL LOOP), que es la manera en la que se le llama al proceso de obtener la información desde el sistema de salida de una máquina y llevarla al sistema de ingreso de la misma. Pero como conclusión, todos los sistemas automatizados incluyen estos tres pasos u operaciones.
El manejo de materiales puede llegar a ser el problema de la producción ya que agrega poco valor al producto, consume una parte del presupuesto de manufactura. Este manejo de materiales incluye consideraciones de movimiento, lugar, tiempo, espacio y cantidad. El manejo de materiales debe asegurar que las partes, materias primas, material en proceso, productos terminados y suministros se desplacen periódicamente de un lugar a otro.
Cada operación del proceso requiere materiales y suministros a tiempo en un punto en particular, el eficaz manejo de materiales. Se asegura que los materiales serán entregados en el momento y lugar adecuado, así como, la cantidad correcta. El manejo de materiales debe considerar un espacio para el almacenamiento.
En una época de alta eficiencia en los procesos industriales las tecnologías para el manejo de materiales se han convertido en una nueva prioridad en lo que respecta al equipo y sistema de manejo de materiales. Pueden utilizarse para incrementar la productividad y lograr una ventaja competitiva en el mercado. Aspecto importante de la planificación, control y logística por cuanto abarca el manejo físico, el transporte, el almacenaje y localización de los materiales.
La Necesidad de tener Inventarios
La necesidad del almacenamiento de los bienes, o lo que es lo mismo, la necesidad de tener inventarios, surge de las diferencias entre el tiempo y la localización de la demanda y es abastecimiento. En otras palabras, tener inventarios es necesario cuando es físicamente imposible y/o económicamente no es práctico obtener el volumen necesario de artículos en el momento y lugar exacto en que se requieren. Además, los inventarios pueden ser beneficios; entre los posibles beneficios que se pueden obtener, si se mantienen niveles de existencia esta:
• Reducción del costo unitario de inversión mediante el aprovechamiento de descuentos por volumen.
• La posible reducción de los costos de manejo de materiales.
• La operación del departamento de ventas con un mínimo de interrupciones al evitar la insatisfacción del cliente por falta de existencias.
• Producción opera con un mínimo de interrupciones al no existir inventarios de materias primas escasos. (operación mas eficiente de la planta)
• Operación más eficiente de la planta mediante la nivelación de la producción. Lo anterior se debe a que los inventarios pueden trabajar como amortiguador entre la oferta y la demanda si la planta fabrica en periodos de demanda baja y almacena en producto terminado para cubrir los periodos de mayor demanda.
Los inventarios son necesarios y al mismo tiempo beneficiosos. Sin embargo, no hay que olvidar que existen costos en los que se incurren al tener inventarios, como lo es la inversión de materias primas, los costos que implican las operaciones de ordenar o de reabastecimiento, el costo de tener producto en proceso y costo de tener productos terminados que aun no son vendidos. Consecuentemente es necesario tener presente que, mientras una cierta inversión en inventarios pueda ser necesaria, útil y beneficiosa, demasiado de ella es perjudicial. Además, al tener inventarios sobrecargados, los posibles beneficios que se pueden obtener de tener inventarios pueden convertirse en desventajas.
Sistema de Control de Inventarios
Según Adam y Ebert (1991), el control es un proceso por medio del cual se modifica algún aspecto de un sistema para que se alcance el desempeño deseado en el sistema. Los flujos de información son esenciales para el sistema de control sin ello sencillamente el sistema no puede existir, la retroalimentación es la base de todos los sistemas de control.
El mismo autor indica que el control de inventarios es la técnica que permite mantener la existencia de los productos a los niveles deseados. En manufactura, como el enfoque es de producto físico, se da bastante importancia a los materiales y a su control; en el sector de servicios, el enfoque primordial es sobre el servicio (a menudo se consume en el momento en que se genera) se da muy poca importancia a los materiales o a las existencias. Cada artículo distinto del inventario, que se encuentra en algún lugar se denomina unidad de existencias (SKU, por las siglas en ingles de stock keeping unit) y cada SKU tiene un número de unidades en existencia. Cada lugar es un centro de almacenamiento.
El primer paso para resolver cualquier problema de manejo de materiales es la identificación apropiada de estos, luego se debe proceder a implementar las soluciones necesarias. Para la solución de problemas de este tipo, es posible aplicar un procedimiento sencillo, sugerido por Muther (1999), denominado “Análisis Sistemático de Manejo de Materiales” el cual consta de nueve pasos y cuyo diagrama se puede apreciar en “Análisis Sistemático de Manejo de Materiales”.
1.- Clasificación de los materiales.
2.- Distribución en planta.
3.- Análisis de los movimientos.
4.- Visualización de los movimientos.
5.- Conocimiento y comprensión de los métodos de manejo de materiales.
6.- Planes preliminares de manejo de materiales.
7.- Modificaciones y limitaciones.
8.- Cálculo de los requerimientos.
9.- Evaluación de alternativas.
Sistema de Inventario
El mismo autor manifiesta que una vez se conocen los costos de inventario que implica y la percepción selectiva que sugiere el sistema ABC, se está en condiciones de estudiar los sistemas de inventario diseñados para manejar interacciones en los costos. Las decisiones fundamentales concernientes al control de inventarios son: 1) cuando hacer nuevos pedidos y 2) que cantidad pedir. Para responder a estas preguntas, deben intercambiarse costos; es necesario tener una idea de lo que es probable que se venda y conocer la cantidad del producto disponible en un momento determinado.
A continuación Narasimhan y todos (1,996), explica algunos aspectos importantes de la instrumentación de sistemas de control de inventarios:
- Transacciones de inventario : Cuando se toman artículos para uso o reabastecimiento, cualquier transacción debe identificarse y deben modificarse los registros del sistema con el propósito de reflejar las cantidades reales de artículos disponibles. Llevar una cuenta exacta del inventario es útil para saber la condición que guarda el inventario de cada artículo individual. Así, es posible hacer pedidos por cantidades específicas de articulo cuando sea necesario.
- Exactitud en los inventarios : Mantener un sistema de inventarios computarizado y complejo no es de ninguna utilidad si hay diferencias entre el inventario real y disponible y que se tiene registrado. Un diseño deficiente del sistema y la falta de capacitación del personal son susceptibles de agravar aun mas la situación. Por lo tanto, se requiere de un método de verificación de la cuenta real que permita llevar registros precisos.
- Conteo por ciclos : En el conteo por ciclos, los artículos se cuentan a lo largo de todo el año, esto reduce al mínimo la desorganización en las instalaciones y aligera la carga de trabajo. La ventaja radica en que puede designarse un equipo especial para realizar estas actividades, además de que la conciliación puede designarse en equipo especial para realizar estas actividades, además de que la conciliación puede hacerse continuamente. Permite también programar el conteo físico para asegurar que todos los artículos se cuentan durante el año a fin de corregir los errores en el sistema, este método tiene una variación denominada conteo por ciclos con base en eventos, en la que el conteo se programa en el momento en que se hace un pedido para reabastecer existencias del artículo.
- Valoración por Inventarios : abundan los casos en que las leyes fiscales exigen realizar conteos físicos anuales con el propósito de valorar los activos. Tanto el conteo por ciclo como el conteo físico real anual satisfacen estas necesidades.
CAPITULO III
MARCO METOLOGOGICO
Tipo de Investigación.
Para el presente estudio se opto por un diseño de investigación de campo debido a que de la recopilación de información se realizó enmarcada dentro del ambiente específico en el que se presenta en fenómeno o hecho a estudiar, se utilizan métodos específicos de recopilación de datos, y la tabulación y análisis de información se utilizan métodos y técnicas estadísticas y/o matemáticos;
Se puede decir además que la investigación obedece al tipo experimental (describe lo que será) y corresponde a un diseño de campo, dado que los datos serán recogidos directamente de la realidad (primarios) su valor radica en que permite cerciorarse de las verdaderas condiciones en que se obtienen los datos, y así posible dar una solución a un problema de tipo práctico para satisfacer necesidades, lo cual facilita su revisión o modificación del proceso productivo en caso de surgir dudas.
El presente estudio se encuentra catalogado dentro de la modalidad de investigación del tipo proyecto factible, ya que según (Méndez C. 1988) “se ocupa de la descripción de las características que identifican los diferentes elementos y componentes como su interrelación”, y el diseño que se toma como patrón es el de proyecto factible el cual es un estudio operativo viable para solucionar problemas, necesidades y requerimientos de la corporación DaimlerChrysler de Venezuela L.L.C.
Diseño de la Metodología
Para desarrollar el sistema propuesto se escogió la metodología de JAMES SENN del método del ciclo de vida, el cual presenta las siguientes ventajas:
- Es Estructurada. Esta característica se debe a dos razones esenciales: (a) Utiliza diferentes métodos y técnicas estructuradas, que son propias de la Ingeniería de la Programación y que han demostrado ser las más eficientes y eficaces para el desarrollo de sistemas programados. (b) Guía paso a paso al grupo que la aplica; explicando primero, de forma muy general, lo que debe hacerse, para luego entrar en los detalles, a medida que se avanza, hasta explicar las tareas esenciales que el grupo debe llevar a cabo para desarrollar un sistema de información.
- Es Completa. Cubre todas las distintas fases del ciclo de desarrollo de un sistema de información, desde la definición del proyecto hasta la implantación del sistema en la organización. Guía al grupo de desarrollo, a través de las fases, a un nivel bastante detallado; explicando las actividades que deben hacerse y en la mayoría de los casos, enumerando las tareas específicas que los miembros del grupo deben efectuar.
- Es Particionada. A fin de manipular mejor la complejidad inherente a un proyecto de este tipo, la metodología se divide en fases. Cada una de estas fases se dividen en pasos, los cuales están orientados a algún tipo de tópico del sistema de información. Donde así se requiera, los pasos se descomponen en actividades, las cuales deben ser ejecutadas por un miembro o subgrupo en un plazo o período de tiempo determinado.
- Es Modificable y Adaptable. El grupo de desarrollo puede modificar fácilmente la metodología, bien para introducir nuevos elementos como para eliminar algunos. De igual modo, puede adaptarla a las condiciones, exigencias y características de la organización donde se utilice a cualquier otro tipo de proyecto de sistemas de información.
Por todo lo anteriormente expuesto, la metodología presentada incluye los objetivos necesarios para la elaboración y logro del presente trabajo.
Descripción de las Etapas
La metodología utilizada en la presente investigación para diseñar el sistema de información, es James Senn, el cual se basa en el modelo de Ciclo de Vida para el Desarrollo de Sistemas (SDLC), La misma incluye un conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información. Según Senn el desarrollo de sistemas puede estructurarse en forma general mediante los siguientes componentes:
El Diseño de Sistemas: Es el proceso que sirve para recopilar e interpretar los hechos; diagnósticos de problemas y utiliza estos hechos a fin de mejorar el sistema actual.
Desarrollo del Sistema: Es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios necesitan llevar a cabo para desarrollar y poner en marcha un sistema de información, teniendo siempre en cuenta que la mayoría de las situaciones de negocios están ligados y son insuperables.
Esta metodología está estructurada en seis (6) fases, las cuales se citan a continuación:
Fase I. Investigación Preliminar. Es el contexto de donde está ubicado el sistema, dentro de las actividades se desarrollan los siguientes puntos:
Aclaración de Solicitud
Estudio de Factibilidad
Aprobación de la Solicitud
Fase II. Determinación de los Requerimientos. Consiste en la especificación de cada uno de los requerimientos que posee la organización con respecto al sistema propuesto, se debe estudiar los procesos de una empresa para dar las siguientes respuestas a las siguientes preguntas claves:
¿Qué es lo que hace?
¿Cómo lo hace?
¿Qué tan grande es el volumen de la transacción?
¿Existe algún problema?
Fase III. Diseño del Software. Consiste en la planificación y planeación del sistema propuesto. Es necesario resaltar los siguientes puntos:
Diseño de Entrada
Diseño de Proceso
Diseño de Salida
Los analistas de sistemas tienen la responsabilidad de examinar los hechos, evaluar los procedimientos y sistemas existentes y formular las recomendaciones del diseño.
Fase IV. Desarrollo del Software. Es la traducción en programas de diseños del sistema, es el producto final que conlleva el sistema propuesto. Los analistas desarrollan las especificaciones del diseño lógico para la salida del nuevo sistema, y estas serán utilizadas por los programadores para desarrollar el software que producirá la salida.
Fase V. Prueba del Sistema. Consiste en verificar si los resultados emitidos por el sistema propuesto, son confiables y existe correspondencia con el resultado que emite el sistema actual.
Fase VI. Implantación del Sistema. Consiste en la implantación del sistema dentro de la organización.
Cabe considerar que en la realización de este proyecto se llegará hasta la quinta fase de la metodología de Senn, la cual corresponde a la evaluación del sistema, es decir, la verificación de los resultados emitidos por el mismo.
Población y Muestra
Población
Para Tamayo (1997), una población está determinada por sus características definitorias, por tanto, el conjunto de elementos que posean estas características se denomina población o universo. También es considerada como la totalidad del fenómeno a estudiar en donde las unidades de población poseen una característica común, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación.
La población bajo estudio está conformada por el personal de la corporación que están relacionadas directa o indirectamente con el proceso productivo del ensamblaje de vehículos y manejo de materiales y desechos generados en planta, la cual actúa como fuente primaria de información 30 personas.
Muestra
Para Ander-Egg, citado por Tamayo (1997), la muestra es el conjunto de operaciones que se realizan para la distribución de determinados caracteres en la totalidad de una población, universo o colectivo, partiendo de la observación de una fracción de la población considerada.
Para el desarrollo de este proyecto se estudió una muestra de la población que conforman los principales departamentos directamente involucrados, los cuales son: Manejo de Materiales, Producción y Manufactura, entre otros 10 personas.
En la realización de esta investigación fue aplicado el tipo de muestreo no probabilística, el cual es definido por Tamayo (1997), como un instrumento que le permite al investigador seleccionar las unidades representativas a partir de las cuales se obtendrá los datos que le permitirán extraer inferencias acerca de una población sobre la que se investiga.
El muestreo utilizado en este proyecto fue el muestreo intencional, que según Tamayo (1997), el investigador selecciona los elementos que a su juicio son representativos, los cuales exigen al investigador un conocimiento previo de la población que se investiga para determinar cuales son las categorías o elementos que se puedan considerar como tipo representativo del fenómeno que se estudia. Se utilizó este tipo de muestreo ya que se determina el orden en que será obtenida la información y quienes la suministrarán, en este caso la muestra antes seleccionada.
Técnicas de Recolección de Datos
Las técnicas según Tamayo (1997), es el conjunto de procedimientos y recursos que se emplea en un arte o una ciencia; definidas también como las acciones o los medios con que se cuentan para llegar a aplicar los métodos. Las técnicas que se utilizaron para la recolección de datos acerca de esta investigación, son las siguientes:
Observación Directa. Para Sabino (1997), es la atención sistemática de cualquiera de los sentidos con el propósito de recolectar datos o describir relaciones que se muestran para resolver el problema de investigación. Estas técnicas permiten al investigador palpar directamente la problemática planteada y los fenómenos que la causan.
Esta técnica es importante para este tipo de investigación ya que a través de ésta se observó gran cantidad de documentos referentes a registros y los control, que se palparon mediante esto, la forma sobre el cual la empresa maneja la información, con el fin de establecer el patrón que mejor se adapte al funcionamiento del proceso productivo y de los usuarios.
Por otra parte se aclara ciertas incertidumbres con respecto al proceso que se realiza, obteniéndose así toda la información concerniente a los procesos actuales de la empresa.
Las personas que intervienen en el proceso, para determinar de esta manera cómo funciona el mismo, tiempo que se emplea para realizar dichos procesos, que información genera los procesos, si posteriormente se realiza algún informe.
Mediante esta técnica se reveló que la empresa no posee un sistema automatizado que le permita llevar el control diario de la información que se maneja, es decir, todos los procesos son realizados de forma manual. También se pudo observar que la forma de recopilar y almacenar información que utiliza en dicha empresa no es el más eficiente y eficaz, puesto que el tiempo no es óptimo para obtener los resultados esperados en los diferentes procesos que se realizan.
Entrevista. Según el autor anteriormente citado, se define como la técnica que permite al investigador estimular al entrevistado a una mayor interpretación de sus propias experiencias y explorar así áreas importantes, previas en el plan original de investigador.
Se realizó una entrevista estructurada cerrada con un formato estandarizado, donde el entrevistado respondió de acuerdo a las alternativas planteadas. El objetivo consistió en recabar información acerca de cómo se maneja la información en esta empresa. Según la información obtenida en la entrevista realizada, las personas que laboran en los Departamentos de Manejo de Materiales, explicaron la forma como se recopila la información de los materiales o partes que se utilizan el proceso productivo del ensamblaje de vehículos. L as cuales se realizarán a todas aquellas personas que manejan la información requerida, así las entrevistas podrán ser individuales o colectivas y libres o dirigidas según sea la información que se desee obtener.
En cuanto a los resultados se obtuvo una visión tanto del sistema actual como el sistema propuesto, ya que con esto se puede ir incurriendo en puntos para el desarrollo del mismo. Asimismo, se recabaron los datos necesarios para la formulación del problema que actualmente se presenta empresa.
Los instrumentos según Tamayo (1997), se refiere a lo que se va a utilizar para la recolección de la información necesitada. Deberán ser estructurados de acuerdo al tipo de investigación adoptado y cumplir los requisitos fundamentales de validez y confiabilidad. Entre los instrumentos utilizados para la obtención de información fueron los siguientes: las fichas de observación y el cuestionario.
Fichas de observación. Según Tamayo (1997), es el instrumento que permite ordenar y clasificar los datos consultados, a través de nuestras observaciones y críticas, facilitando así la redacción del mismo. Mediante este instrumento se realizó la recolección de la información necesaria para el análisis de la problemática planteada.
Cuestionario. Es definido por Sabino (1997), como el instrumento que más contiene los detalles del problema que se investiga, subvariables, dimensiones, indicadores, ítems. Es el medio que le brinda la oportunidad al investigador de conocer lo que se piensa y dice del objeto en estudio, permitiendo determinar con los datos recogidos, la futura verificación de las hipótesis que se han considerado.
El cuestionario fue aplicado a la muestra seleccionada. Constó de nueve (9) preguntas, las cuales fueron de tipo estructurada, con respuestas cerradas, es decir, con dos alternativas sí y no.
Una vez que se obtienen los datos necesarios acerca de los procesos que se manejan, se puede establecer de manera concreta las soluciones que va a aportar la implantación de un nuevo sistema.
Procesamiento y Análisis de Resultados
¿Qué tipo de información se procesa en el Departamento?
En relación a la pregunta número 1, de un total de 20 personas encuestadas lo cual representa el 100% de la población encuestadas, 16 personas manifestaron que la información que se maneja en su departamento están relacionadas con los procesos administrativos de la empresa lo cual representa el 80% de la muestra encuestada, solo 4 personas manejan otro tipo de información lo cual representa un 20% de la población encuestada.
Gráfico N°.1. ¿Qué tipo de información se procesa en su departamento?
¿De qué manera es procesada la información?
En relación a la pregunta número 2, de un total de 20 personas encuestadas lo cual representa el 100% de la población encuestada, 12 personas manifestaron que la información que se procesa en su departamento se realizan de forma manual lo cual representa el 60% de la población encuestada, sólo 8 personas procesa la información de manera automatizada lo cual representa un 40% de la población encuestada.
Gráfico N°.2. ¿De qué manera es procesada la información?
¿Cuál es la frecuencia de uso del Sistema?
En relación a la pregunta número 3, de un total de 20 personas encuestadas lo cual representa el 100% de la población encuestada, 13 personas manifestaron que la frecuencia del uso del sistema era bajo lo cual representa el 65% de la población encuestada, 5 personas manifiestan usar el sistema de manera moderada (Medio) lo cual representa un 25% de la población encuestada, y sólo 2 personas manifiestan usar altamente el sistema lo cual representa un 10% de la población encuestada.
Gráfico N°.3. ¿Cuál es la frecuencia de uso del sistema?
¿Cómo se maneja el movimiento referente a los materiales?
En relación a la pregunta número 4, de un total de 20 personas encuestadas lo cual representa el 100% de la población encuestada, 14 personas manifestaron que manejan el movimiento de los materiales de manera manual lo cual representa el 70% de la población encuestada, 3 personas manifiestan manejar el movimiento de los materiales de forma automatizada lo cual representa un 15% de la población encuestada, y solo 3 personas manifiestan manejar el movimiento de las cuentas por pagar de manera combinada lo cual representa un 10% de la población encuestada.
Gráfico N°.4. ¿Cómo se maneja el movimiento referente a los materiales?
¿Considera usted que es necesario automatizar el proceso de manejo de material?
En relación a la pregunta número 5, de un total de 20 personas encuestadas lo cual representa el 100% de la población encuestada, 17 personas manifestaron que si es necesario automatizar el proceso de cuentas por pagar lo cual representa el 85% de la población encuestada, sólo 3 personas manifiesta no tener la necesidad de automatizar el proceso de cuentas por pagar lo cual representa un 15% de la población encuestada.
Gráfico N°.5¿Considera usted que es necesario automatizar el proceso de manejo de material?
¿Considera usted que la automatización mejorara la velocidad de respuesta del proceso?
En relación a la pregunta número 6, de un total de 20 personas encuestadas lo cual representa el 100% de la población encuestada, 17 personas manifestaron que la automatización si mejorará la velocidad de respuesta del proceso de cuentas por pagar lo cual representa el 85% de la población encuestada, solo 3 personas manifestaron que la automatización no mejorará la velocidad de respuesta del proceso de cuentas por pagar lo cual representa un 15% de la población encuestada.
Gráfico N°.6. ¿Considera usted que la automatización mejorará la velocidad de respuesta del proceso?
Las observaciones de la mayoría de las personas encuestadas manifiesta la inquietud de mejorar los sistemas automatizados que agilizan los procesos de manejo de materiales y los diferentes desechos generados en el proceso productivo, por los inconvenientes que se presentan al momento de solicitar información o ejecutar este proceso este proceso.
