DECISIONES Y TIEMPO
Introducción
El cartel con el que una conocida compañía gestora de fondos de inversión anunciaba su producto de renta variable mixta hace unos años, decía: 'La importancia de tomar decisiones a tiempo'. La frase pone de relieve lo que de acertado o no puede tener cualquier decisión en la vida y, por tanto, también en el terreno profesional
La toma de decisiones es fundamental para cualquier actividad humana. En este sentido, somos todos tomadores de decisiones. Sin embargo, tomar una buena decisión empieza con un proceso de razonamiento, constante y focalizado, que incluye muchas disciplinas.
La toma de decisión es también un proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o más alternativas. Todos y cada uno de nosotros pasamos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras son gravitantes en ella.
Decisiones y Tiempo
El tiempo como variable que incide en la toma de decisiones, determina si una decisión que se ha tomado es oportuna, ya que se debe tomar una decisión en el momento apropiado y ponerla en practica en el tiempo requerido, por lo que el papel que juega el tiempo en la toma de decisiones es determinante, se tiene que tener presente que cada individuo es una persona con características diferentes. Cada persona posee su propio estilo al momento de tomar una decisión, pero independientemente de si el estilo es creativo o lógico, el método debe ser racional y sencillo. Los estilos de tomar decisiones son los siguientes:
Autocrático: si Ud. toma decisiones de manera independiente y/o les pide contribución a sus subalternos tan sólo para obtener de ellos la información necesaria acerca del problema, su estilo será autocrático.
Consultivo: si los subalternos participan en la toma de decisiones no solamente aportando información sobre el problema sino también ideas y sugerencias para su solución, el estilo será consultivo, aunque la decisión que Ud. tome finalmente no refleje la influencia de sus subalternos.
Participativos: si Ud. comparte el problema con sus subalternos, y conjuntamente, como grupo, toman una decisión respaldada por todo el grupo, su estilo será participativo.
No se puede determinar un estilo único apropiado para todas las situaciones. Es probable que un estilo en específico en una ocasión determinada produzca decisiones de mejor calidad con más oportunidad de éxito.
Las decisiones en el seno de las organizaciones son de muy diversa naturaleza y por ello cabe clasificarlas de múltiples maneras. Así cuando hablamos de tiempo nos referimos a decisiones a corto o largo plazo, si hacemos referencia a la frecuencia con que se deben de tomar nos referimos a decisiones secuenciales o de proceso y decisiones estructurales o constitutivas, etcétera.
A mi manera de ver las cosas, el tiempo, en lo que se refiere a la toma de decisiones , se puede observar de dos maneras, una es el tiempo que se requiere para tomar una resolución y la otra es el tiempo que tenemos para tomar dicha determinación. Las organizaciones modernas están soportando el embate de los cambios bruscos del ambiente externo; el tiempo de respuesta a los estímulos del entorno es cada vez más corto, por tanto, los procesos de toma de decisiones deben ser rápidos y flexibles. La supervivencia de las organizaciones de hoy depende de la adopción apresurada de decisiones estratégicas; resta poco tiempo para la reflexión, para la contrastación de ideas, para la maduración de los procesos intelectuales. Las decisiones deben formularse ya, sin dilación; no significa esta premura que la calidad de las decisiones deba pasarse por alto; el cumplimiento de la misión, la consecución de la visión, el posicionamiento en el mercado, la prevalencia sobre el adversario, la vida misma de la organización está en juego. Las decisiones deben ser rápidas pero seguras; improvisadas pero eficientes. Cabría preguntarse si es racionalmente posible la formulación de decisiones en un contexto como este; la respuesta parece ser negativa. Entre las mayores dificultades que se le presentan, en la actualidad, a las organizaciones está aquella que tiene que ver con la relación que existe entre el manejo de la información disponible y el tiempo que requiere la toma de decisiones.
Vroom y Yetton (1973) elaboraron un modelo encaminado a delimitar las variables que determinan la eficacia de una serie de estilos de decisión predeterminados. Según estos autores las variables relevantes para determinar la eficacia de las decisiones son: 1) la calidad o racionalidad de la decisión, 2) la aceptación o el compromiso por parte de los subordinados en lo que se refiere a ejecutar con eficacia la decisión, y 3) la cantidad de tiempo requerido para tomar la decisión. El grado de participación de los subordinados en la toma de decisiones puede influir en los tres aspectos señalados. Así Vroom en su trabajo publicado en The Handbook of Social Psichology y refiriéndose a los métodos participativos frente a los autocráticos de toma de decisiones, dice: “los resultados indican que adjudicar a grupos enteros la solución de problemas y la toma de decisiones exige una mayor inversión de horas - hombre, pero produce una mayor aceptación de las decisiones y una mayor probabilidad de que se ejecuten con eficiencia. Las diferencias entre estos dos métodos, en cuanto a la calidad de las decisiones tiempo transcurrido, no son concluyentes y si, probablemente, en extremo variables."
En la toma consciente de
decisiones bajo incertidumbre, siempre realizamos pronósticos o predicciones.
Podríamos pensar que no estamos pronosticando, pero nuestras opciones estarán
dirigidas por la anticipación de resultados de nuestras acciones o inacciones.
Esto sucede, sobre todo, cuando tenemos que tomar decisiones con períodos de
tiempo crítico. Hay decisiones que tienen que ser tomadas de inmediato, sin a
veces tener tiempo de sopesarlas lo que conlleva un riesgo que muchas veces no
es evaluado debido precisamente a la premura de la misma.
En el cambiante ambiente de negocios de la actualidad, el premio es para la
acción rápida y el mantenimiento del paso. Las decisiones de negocios que se
toman con mayor conciencia pueden volverse irrelevantes e incluso desastrosas si
los gerentes se toman demasiado tiempo en hacerlo.
¿Cómo pueden los gerentes tomar decisiones con rapidez? Del ejemplo
norteamericano, podríamos mencionar la falta de análisis exigente (no ser
demasiado vigilante), suprimir el conflicto y tomar decisiones por cuenta propia
sin consultar a otros gerentes. Esta forma puede acelerar la toma de decisión
pero reduce la calidad de ésta.
El acceso a la información necesaria para tomar esa decisión es primordial, ya que eso le permitirá resolver acertadamente ya se refiera a una decisión de orden personal y/o profesional. Hay quienes sostienen que para tomar decisiones acertadas es mejor basarse en la frialdad y objetividad de los datos, mas que intuiciones, deseos y esperanzas. Sin embargo los datos plantean varios problemas tales como el modo de obtenerlos, su fiabilidad y darles una interpretación adecuada. Aquí es donde entra la parte personal, pienso que los humanos no somos máquinas y que siempre la intuición forma parte del ser de cada persona. Esa misma intuición o corazonada nos puede ayudar a tomar la decisión más rápida y apropiadamente que sólo evaluando los datos. Es posible afirmar que los procesos intuitivos contribuyen a disminuir el tiempo que pueda utilizarse para el procesamiento de la información disponible, a facilitar la simplificación de los procesos de toma de decisiones.
Ya que hemos estado hablando de decisiones y tiempo, existen situaciones en los cuales no se deberían tomar decisiones importantes. Por ejemplo, supongamos que una persona que ocupa una posición ejecutiva dentro de una empresa sufre de depresión, que es una enfermedad mental. Esta persona no debería tomar decisiones importantes-que podrían resultarle costosas a la empresa. Lo mismo aplica para una familia.
En la toma de decisión no se debe desestimar el futuro , el cual también forma parte del tiempo. Cuando por ejemplo hablamos sobre una toma de decisión relacionada a los costos de una organización, al evaluar las alternativas, no se debe dar más importancia a los costos y beneficios a corto plazo que a los de largo plazo, puesto que el considerar únicamente los de corto plazo podría influir para dejar de lado aquellas variables de largo plazo, lo que también podría resultar en situaciones negativas para la organización. Precisamente la desestimación del futuro es, en parte, la explicación de los déficits presupuestarios gubernamentales, la destrucción ambiental y la infraestructura urbana decadente. Para construir un futuro que sirva de alguna utilidad para la organización, se hace necesario establecer una discontinuidad entre el presente y el futuro que permita romper los lazos racionales entre ambos; esta ruptura es posible por medio de la intuición. Las imágenes del futuro que se creen por medio de la intuición contribuirían a disminuir la incertidumbre que coarta los procesos de toma de decisiones de las organizaciones.
Con frecuencia, las decisiones de rutina se toman rápidamente, quizás inconscientemente, sin necesidad de elaborar un proceso detallado de consideración , cuando las decisiones son complejas, críticas o importantes, es necesario tomarse el tiempo para decidir sistemáticamente. Las decisiones críticas son las que no pueden ni deben salir mal o fracasar. Uno debe confiar en el propio juicio y aceptar la responsabilidad. Esto ocurre tanto a nivel laboral como personal.
Otra manera de visualizar como el tiempo influye en la toma de decisiones es la compresión del tiempo, muy de nuestros días, En la actualidad se desarrollan importantes acontecimientos de negocios de un día para otro, en asunto de horas. Un rumor sobre la posible quiebra de una compañía se puede reflejar casi de inmediato en el precio de sus acciones en el mercado. Hace cincuenta años se requería de días o semanas para transferir dinero de una localidad a otra. En la actualidad, el dinero y las noticias viajan en segundos y la repercusión de los acontecimientos se observa con la misma rapidez. La compresión del tiempo es un fenómeno por el cual las actividades ocurren en un marco de tiempo más corto de lo que era posible antes. La compresión del tiempo aumenta la necesidad de un sistema de información que le proporcionará al solucionador de los problemas los datos pertinentes para tomar una decisión con la mayor rapidez posible. Las organizaciones tienen que aprender a incorporar sistemas de información a los procesos de negocios para hacerlos más eficientes y efectivos con el propósito de permanecer competitivas. A manera personal, creo que la Internet es un sistema de información que nos permite tomar decisiones acertadas por la información que nos provee, tomen por ejemplo, si Ud. tiene que hacer reparaciones a su hogar, puede accesar la Internet y encontrar datos que le permitirán tomar una decisión en menor tiempo.
Conclusión
De una u otra manera, la toma de decisiones se hace presente en la mayoría de las actividades que desarrollamos día a día. Ésta en muchas ocasiones se da de manera irracional, es decir, a veces son tan pequeñas que no percibimos el proceso que se lleva a cabo en nuestro cerebro para seleccionar una opción de entre varias. La toma de decisiones por lo general está influenciada por las creencias, percepciones y valores de cada uno de los individuos. Dentro de cualquier organización esto se vuelve aún más crítico, cualquier decisión que se tome impacta la vida laboral de otros. En algunas ocasiones será para bien y en otras para mal. Sin embargo, la falta de toma de decisiones a tiempo puede llegar a ser letal; la ausencia de ésta puede provocar que organizaciones enteras corran el riesgo de frenar su crecimiento e inclusive desaparecer. Lo mismo ocurre en el campo personal, ya que la variable tiempo es determinante en el proceso de toma de decisiones. También es importante el tiempo que dedicamos para recabar información para decidir,
1. Hay que ver, pero no alcanza; luego hay que destinar tiempo a observar.
2. Hay que pensar, pero no alcanza; luego hay que destinar tiempo a razonar.
3. Hay que darse cuenta de lo que es necesario hacer, pero eso no alcanza; luego hay que destinar tiempo a entender "cómo y por qué" y las consecuencias.
4. También hay que planear bien las acciones, pero eso no alcanza; luego hay que destinar tiempo a implementar, y quizás adaptar, los planes.
5. Ahora hay que comunicarle lo que se ha hecho, pero eso no alcanza; luego hay que destinar tiempo a interpretar lo logrado, su significado y consecuencias, para que otros también puedan ver.
Como hemos visto el tiempo, en sus diferentes maneras: a futuro, tiempo para decidir, tiempo para revisar la información para poder tomar una decisión, es determinante en la toma de decisiones.
Infografía
http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/59/decytiempo.htm
http://www.unr.edu.ar/accion-social-gremial/downloads/TomaDecisionPDF.pdf
http://www.uned.es/dpto-organizacion-de-empresas/decempres/primparte.doc.
http://home.ubalt.edu/ntsbarsh/stat-data/Forecasts.htm#rasofm
http://www.buscarportal.com/articulos/iso_9001_enfoque_objetivo_hacia_toma_decisiones.html
http://www.revistainterforum.com/espanol/articulos/041502artprin.html
http://www.monografias.com/trabajos14/toma-costos/toma-costos.shtml
http://www.oocities.org/siedvenezuela/publicacion2.html
http://bachilleratoccea.org/documentos2/TI_SIRH_TD.htm
http://home.ubalt.edu/ntsbarsh/opre640S/Spanish.htm