Trabajo
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Gerencia
El
Cambio y su Gestión
Descripción de
¿En qué consiste esa Actividad?
Adiestramiento y Desarrollo
Consiste en supervisar las acciones de adiestramiento
(cursos, charlas, talleres) adecuadas al personal de la empresa, de acuerdo a
su posición en la organización.
El proceso se inicia el mes de Abril de cada año
cuando es solicitado a los Supervisores y Gerentes completar el formato de
Detección de Necesidades de Adiestramiento (DNA), este formato indica las
acciones de adiestramiento requeridas por cada empleado de acuerdo a la
proyección profesional que el supervisor señale para el año siguiente.
Una vez recibido el formato se procede a analizar y a
elaborar el Plan de Adiestramiento (este proceso es realizado por una analista
bajo mi supervisión); este plan es entregado al
INCE para su aceptación, a fin de optar en el plan de deducciones de
ley.
Una vez aceptado el plan, se procede a adaptar el
presupuesto del año en avance considerando gastos de logística, material,
salón, entre otros.
Trimestralmente, se da cumplimiento al plan de
adiestramiento del año en curso a través de la coordinación de las actividades,
reunión con las entidades didácticas y estableciendo estrecho seguimiento a las
necesidades puntuales del personal operacional.
Se emiten reportes trimestrales de cumplimiento de
adiestramiento y ejecución presupuestaria y son enviados a la gerencia de RRHH,
Finanzas para el seguimiento del control presupuestario y ahorros obtenidos
durante el periodo.
· Estructura: El
Organigrama formal (y/o el informal) de la actividad objeto de estudio.
· Tecnología:
Equipos, Sistemas, Mecanismos para el manejo manual; entre otros.
La tecnología utilizada es: Correo electrónico,
Sistemas de RRHH bajo Access, Oracle manejo del manual de procedimientos en forma
electrónica con revisiones anuales para modificar cualquier posible cambio en
el proceso dado por la incorporación de un nuevo lineamiento o nuevo sistema en
la organización.
·
El personal que labora en la sección de
Adiestramiento son profesionales del area de Recursos
humanos y Administración a nivel de licenciatura.
· Los Procesos: Pueden
Utilizar flujogramas, listados paso a paso, Gant, entre otros.
· Impulsos: ¿Qué
cosas hacen posible cambios para mejorar esa actividad? :-)
Nuevas experiencias dada por casos o situaciones
expuestas por el personal en el departamento o durante las acciones de
adiestramiento entonces se toman como mejoras y propuestas para cambios en el
servicio. Ejemplos :
·
Un dia solicitaron que
los servicios generales (Boletos, Taxi, Hotel y Alimentación) debian ser llevados por un asistente con experiencia en
Agencia de Viajes para garantizar el tiempo de entrega y no por un analista de
Recursos Humanos que debia compartir sus funciones
son el seguimiento de las reservaciones de boletos, hoteles y taxis; entonces se decidió contratar una asistente
nueva redistribuir las actividades, ahora las actividades en el departamento
fluyen y el analista de adiestramiento puede hacer mejor seguimiento sus funciones que demandan tiempo y dedicación.
·
Mientras se
desarrollaba un sesión del Curso Tecnologia de
Motores un participante solicito al instructor le copiara uno de los
procedimientos y tecnicas para obtener mayor
rendimiento del motor en un CD, ya que le permitiria
consultar en la planta y mostrar a sus compañeros en cualquier lugar sin
necesidad de cargar con una copia dura del manual, esto llevo al departamento a
incluir dentro de los cursos tecnicos CD para la
distribución a los participantes del curso.
·
Durante el curso de Formulas Escalatorias dictado en septiembre de 2004, uno de los participartes sugirio que el dia sabado se sirviera un
almuerzo ligero (sandwiches o pizzas) esto permitiria obtener mayor rendimiento en el tiempo del curso
y tiempo extra para compartir con sus familiares. Esta sugerencia se consideró
y ahora el personal culmina la sesión mas termprano
que de costumbre y aumento su entusiasmo de dar el mayor rendimiento en el
curso.
· Frenos: ¿Qué
cosas dificultan los cambios para mejorar esa actividad? Frenos son las
situaciones en una organización que nos impiden progresar (gestionar un cambio,
gerenciar, administrar).
En
ocasiones la visión de los gerentes y directores frenan los cambios bien sea
por impacto financiero o por desconocer la importancia de la actividad que se
desarrolla y la cantidad de subprocesos involucrados que en la mayoria de los casos requieren mayor analisis
y por los riesgos asociados a la operación en Venezuela.
· Intimidades: ¿Qué cosas forman parte de esa actividad y no se
observan a simple vista?
En el area de
adiestramiento y desarrollo se presentan problemas con el departamento de
Cuentas por pagar a la hora de solicitar una transferencia o cheque para la
cancelación de cualquier servicio emanado del proceso debido a que el personal
de ese departamento le da prioridad a las solicitudes realizadas por personal
masculino ya que les levantan la autoestima.
· Factores Externos: Elementos al medio
ambiente (interno y externo a la organización) que afectan la actividad.
Dentro de los elementos que
interfieren las actividades cabe mencionar:
Los cambios de tarifas en los
servicios, esto afecta el presupuesto y obliga a proponer cambios o ajustes y
en algunos casos trabajo adicional para ubicar otros proveedores.
La creación o modificación de
las disposiciones de los entes gubernamentales, generan estres
en el personal, mayor control y seguimiento e incremento en las actividades
debido al gran numero de formularios adicionales y archivos y nacimiento de
nuevos procesos en la antiguedad eran controlados por
estos entes y ahora transfieren las funciones a las empresas, este el caso del
INCE con el proceso de Deducciones de Ley
y Formación de Aprendices en
Motor del Cambio: Conjunto
de Estrategias recomendadas para gestionar un cambio en el proceso.
Las estrategias para gestionar el cambio
es necesario:
·
Perseverancia
·
Informar al
grupo y solicitar ideas para la mejora del proceso
·
Estudias
alternativas de ahorro e incentivar la colaboración y trabajo en equipo
·
Comunicar a la
gerencia de forma clara y precisa el cambio que se pretente
realizar, indicar el impacto economico y las mejoras
que se obtendran a partir de la propuesta.
Analisis Articulos de
Internet
http://www.burcet.net/jbl/lleixa/gestion_cambio.htm
Este articulo habla de la gestion
del cambio, que es, cual es el ambito de aplicación,
señalando en este caso dos areas como principales, la
primera referida a la manera de gestionar el cambio según existan necesidades de Restructuración, Cambio a nuevas tecnologias,
Asimilación de funciones, entre otras; y la segunda a como potenciar el cambio
en las organizaciones para los casos de prestar apoyo a los procesos
de transformación para lograr la potenciación de la flexibilidad de la
organización y con ello conseguir la capacidad de respuesta rapida
a nuevas situaciones.
Esta pagina tambien ofrece direcciones
donde se pueden consultar Mapa del Potencial de Cambio de una Organización,
este es un curso ofrecido por
, muy práctico y objetivo. Los tipos de cambio y sus
beneficios.
http://www.gestiondelconocimiento.com/documentos2/nekane/GCcam.PDF
http://www.improven-consultores.com/paginas/documentos_gratuitos/gest_cambio.php
Esta pagina ofrece
un visión clara del proceso del cambio desde el punto de vista de los
directivos, explicando las situaciones que generan cambios constantes en las
organizaciones, asi como el porcentaje de inversión
para este proceso, señalando como
necesario un invertir 65% en la forma de gestionar el cambio y un 35% en la
implementación del plan. Habla ademas del miedo como
elemento principal que impide el proceso y lo asocia a factores como: Falta de planificación estrategica
y de definicion de objetivos en el proceso de cambio
Falta de metodología en el proceso Estructura inadecuada Falta de recursos
Pobre comunicación interna No haber pensado correctamente en qué va a ganar
cada empleado con el cambio. Tambien indica las fases
para gestionar un cambio estas son: Definición, Diagnostico, Desarrollo y
Seguimiento.
Rosalinda Dominguez
C.I. 11.448.178
Gerencia
Sección "B"
