CONCEPTOS DE COMPRA
En toda empresa comercial o industrial en que la fuente de ingresos la constituyen las mercancías, es indispensable tener información sobre su movimiento y existencias. Para el registro o control contable del movimiento de mercancías deben estudiarse los siguientes aspectos:
Capacidad económica de la empresa ( recursos propios o ajenos).
1. Forma de operar o de llevar a cabo sus operaciones.
2. Monto real o probable de operaciones ( desde el punto de vista de una empresa ya en funciones o que se inicie).
3. Número, valor y variedad de los artículos que se manejen.
4. Información deseada o necesaria para los dirigentes de la empresa.
Según Tomás López las compras son: Información respecto a la inversión en mercancías para determinar las necesidades económicas de la empresa y en relación con la importancia del consumo o del mercado, así como estar en posibilidad de determinar el abastecimiento de artículos en la forma más económica. ( Reducción de costos ).
Cuenta transitoria de activo movimiento y saldo deudor, el cual representa en todo momento la inversión hecha en mercancías durante el tiempo transcurrido del ejercicio a precio factura del proveedor.
Las compras, en el sentido contable, son solo aquellos artículos del inventario de mercancías que compra la empresa para volver a venderlos a los clientes en el curso normal.
Para aquellas áreas de procuración donde la responsabilidad ha sido asignada al Departamento de Compras, la función básica es igual a cualquier área de procuración, proveer buenos productos o servicios a buen precio, a buen tiempo y en un buen lugar. El término “buen” es usado aquí como sinónimo de “la mejor posible”, en todos los aspectos que se considere sean en beneficio de los intereses de la organización.
El interés primordial es que la función básica de compras debe existir a diferentes niveles, en los niveles bajos, es la eficiencia con que el personal auxiliar cumpla con la parte que lees corresponde en los procedimientos operacionales, en el nivel intermedio, existe interés en la efectividad con que las actividades individuales cubren los aspectos más importantes tales como la selección de proveedores y la negociación de precios, y en los altos niveles, hay preocupación por el grado en que se puedan percibir las oportunidades de lograr mejores compras para las demás funciones gerenciales.
CICLO NORMAL DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS
La función de compras puede ser vista como un ciclo que incluye una serie de pasos perfectamente definidos, como sigue:
1. Determinación de necesidades. En primer lugar habrá de determinarse la necesidad específica que requiere ser satisfecha a través de la acción de procuración, incluye la especificación, cantidades, requerimientos de entrega y otra información pertinente.
2. Autorización de la compra. Como segundo paso debe haber una autorización para proceder a la compra. Algo se necesita y hay que decidir cómo obtenerlo.
3. Efectuar la compra. El grupo de compras se ocupa ahora de localizar el proveedor que se crea puede proporcionar los artículos buscados sobre la base más ventajosa para la organización. La selección del proveedor debe decidirse en un acuerdo definitivo de compra.
4. Seguimiento. Hasta el límite que sea necesario debe haber una acción de seguimiento por parte del grupo de compras, de igual manera, asegurarse que la entrega de la mercancía que se requiere debe ser de tal forma que satisfaga las necesidades del requiriente.
5. Completar la entrega. La entrega se hace y en ese momento se debe determinar si se está cumpliendo con lo acordado o si se presenta algún cambio imprevisto susceptible de reclamo.
6. Liquidación. Finalmente, se liquida al proveedor sobre las bases acordadas y así, la transacción de compras queda concluida, obviamente, condicionada a las garantías ofrecidas por el proveedor.
CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS
a) Compras de contado. Estas adquisiciones motivan una disminución en el efectivo de la empresa, que puede representar una salida del efectivo de la caja o del banco.
b) Compras a crédito. Este tipo de adquisiciones origina un incremento en el pasivo de la empresa por la deuda contraída con los proveedores.
TRANSPORTACIÓN DE LAS COMPRAS
Los servicios de transportación están representados por un importante grupo de servicios que deben ser procurados por la organización puede elegir entre allegarse de estos servicios a través de sus propios recursos, como por ejemplo, contando con un equipo propio de transportación, o bien, obtener el servicio de terceras personas. Estas terceras personas incluyen principalmente ferrocarriles, barcos, lanchas, camiones, agencias, aerolíneas o el servicio postal federal.
La procuración de transporte debe estar asociada con la procuración de la mercancía comprada, con los embarques de la organización a sus clientes o con cualquier otro tipo de transferencia interna de materiales. Su importancia general depende del rango de operaciones de la organización ya que normalmente representa una parte sustancial del costo de operación. Este es un tipo de procuración que tiene complejidades muy especiales pero que al igual que cualquier otro tipo de actividad operativa representa oportunidades para aspirar a un efectivo control.
La transportación en un sentido básico es el movimiento de diferentes materiales, en la forma más eficiente posible, desde un lugar de origen hacia una localidad deseada. Por materiales se debe entender materia prima, material en proceso, partes, productos terminados o cualquier otro elemento tangible. Eficiencia significa combinación de precio, condiciones en que se pacto el servicio, tiempo y características físicas que puedan servir a los intereses de la organización. Vale hacer hincapié que este último punto se está refiriendo a los servicios de transportación obtenidos de terceras personas, ya que la empresa proveedora del servicio debe ser continuamente revisada para `propia seguridad. Tanto los gerentes en turno como los auditores internos están interesados en que las actividades de transportación sean llevadas a cabo de tal manera que den al mejor servicio en bien de los intereses de la organización.
Las funciones del grupo de transportación comúnmente se designan en la organización como departamento de tráfico y se pude dividir en dos grupos generales. El primero de estos grupos tiene más que ver con el desarrollo de políticas de transportación y se encarga de los correspondientes estudios e investigaciones para llegar a una mejor decisión como son: el medio de transporte que se deba utilizar en cada situación, cuáles son las mejores rutas, qué se puede hacer para encontrar nuevos mecanismos que reduzcan el costo de transportación. Por otro lado, el segundo grupo de actividades se refiere a las operaciones que se desarrollan conforme a las políticas y decisiones establecidas, o sea, son las actividades operacionales que tienen que ver con las relaciones diarias, embarques, seguimientos, etc., incluyendo el mantenimiento de archivos y registros. El último tipo de actividades tiende a la descentralización física de sus oficinas hasta otro nivel más bajo de los componentes operacionales de la organización.
Ciclo operativo básico es generalmente similar al que se vio en el caso de las compras.
1. Determinación de la necesidad.
2. Determinar las medidas específicas para obtener el servicio de transportación.
3. Notificar el servicio de transportación que va a ser usado,
4. Determinar cualquier seguimiento que sea necesario,
5. Liquidación financiera, y
6. Manejo de reclamaciones.
Estas etapas operativas y los objetivos particulares asociados con cada una de ellas, se constituyen en la base para localizar la estructura de control y los problemas de mayor relevancia relativos al mismo control.
DETERMINAR LA NECESIDAD DE LOS SERVICIOS DE TRANSPORTACIÓN.
Al igual que las compras, el punto de partida de problemas de transportación es identificar la necesidad. La primera cuestión es identificar si hay algún otro enfoque operativo que pueda modificar o eliminar la necesidad de transportación presentada, ¿ se puede por ejemplo, efectuar la entrega a una localidad más cercana? ¿ O se puede establecer un punto estratégico de almacenamiento para eliminar un gran número de embarques pequeños? Además, se presenta la cuestión de sí la necesidad ha sido correctamente definida y si la urgencia planteada es realista. En muchas de estas situaciones el representante de los servicios de transportación puede proporcionar un buen consejo ya que es necesario que él conozca la naturaleza exacta de la necesidad para así ayudar a satisfacerla de la manera más económica posible. Desde un punto de vista de control, existe interés en todo lo relacionado y que pueda introducir a llegar a una adecuada determinación. En tanto que la determinación de la necesidad es responsabilidad básica de otro personal de operación, el personal de transportación debe tener interés profesional en absorber una parte de esa responsabilidad.
DETERMINAR LAS MEDIDAS ESPECÍFICAS DE TRANSPORTACIÓN
El alma de la función de transportación está constituida por el estudio e investigadores en caminados a la determinación de las medidas específicas de transportación que satisfarán las necesidades previamente definidas. En este momento se requieren los servicios de expertos profesionales en el ramo de transportación. Las características típicas que son aplicables a la prestación de este servicio incluyen, entre otras, las siguientes:
1. Ahorros a lograr con el uso de una cuota correcta acorde al tipo de mercancía.
2. Decremento, por volumen, en costos de embarque en vagones y camiones.
3. Posibilidades de embarques múltiples con otros remitentes.
4. Escalas en tránsito o privilegios por viajes directos que se pueden obtener por un pequeño costo adicional.
5. Cédulas de entrega
6. Riesgos de daño o robo.
7. Servicios extras por cuotas adicionales.
8. Preferencia del cliente por algún tipo específico de embarque.
9. Reciprocidad.
10. Disponibilidad de equipo especial.
11. Costos relativos a diversos medios de transportación relacionados con las necesidades actuales de operación.
El departamento de transportación tomará en cuenta las anteriores consideraciones con objeto de llegar a una conclusión final, la cual se espera sea mejor, además que hasta donde sea necesario, deberá mantenerse una discusión continua con clientes, proveedores y otro personal de la organización. Para embarques repetitivos las mismas decisiones pueden ser aplicables, hasta que ya algún indicativo de que los elementos base para la evaluación han cambiado.
En todas las situaciones la importancia de está etapa, desde un punto de vista de control, es que la decisión tomada debe reflejar un alto grado de eficiencia y un buen juicio; además de la evidencia que la soporta han sido reconocida y adecuadamente evaluada.
EJECUCIÓN DE LOS ARREGLOS DE TRANSPORTACIÓN
La determinación de los arreglos de transportación debe ser simultáneamente notificada a todas las partes interesadas; en ciertos casos, la notificación debe ser manejada por separado. Las partes a ser notificadas pueden ser proveedores, clientes o el propio personal de la organización. En el caso de compras, la ruta seleccionada normalmente debe estar incluida en la orden de compra. En el caso de embarques hacia afuera, se deberá preparar la guía de embarque, o bien vigilar que los haga otro personal de la organización. En el objetivo de control es claro, notificar oportunamente las decisiones tomadas. En el caso de embarques repetitivos, se deberá implementar una rutina operativa que congela instrucciones estandarizadas.
SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIÓN DE LOS ARREGLOS DE TRANSPORTACIÓN
El alcance en el esfuerzo depende de la urgencia y necesidad de los materiales que van a ser transportados. En algunos casos se requiere monitorear la carga inicial del material o mercancía y vigilar el embarque hasta su lugar de destino. En otros casos el seguimiento se puede hacer cundo se presentan problemas de que el material no llegue oportunamente a su ligar de destino, o que definitivamente no llegue. El objetivo de control es que el esfuerzo de seguimiento deba ser el adecuado a las circunstancias.
LIQUIDACIÓN AL CONCLUIRSE LA TRANSPORTACIÓN
Dependiendo de cada caso, el costo de transportación puede ser pagado por el proveedor o por el cliente. En función a lo acordado, el costo será absorbido por uno de ellos, sin olvidar que el problema de la validez de la liquidación debe quedar condicionada o sujeta a cualquier reclamación que sea procedente presentar. En otras situaciones la base de la compra o la venta puede estipular que el costo de la transportación deba ser cubierto por la organización interesada y que en el ultimo de los casos deberá rembolsar ya sea al proveedor o al cliente ese costo que pago a cuenta. En tanto que estos costos sean cubiertos por medio del departamento de cuentas por pagar, o mediante notas de crédito expedidas a favor de clientes, la revisión y aprobación de estos cargos notablemente debe ser hecha por el departamento de tráfico. Una razón de está práctica es que el departamento de cuentas por pagar carece de la información completa relativa a la orden de compra; pero la razón más importante es que la revisión y aprobación de los costos por concepto de fletes debe ser hecha por un experto. Y en virtud de que en estas transacciones siempre hay mucho dinero en juego deberá adoptarse todas las medidas necesarias para garantizarle a la organización su correcto manejo.
Adicionalmente, es práctica normal para el departamento de transportación hacer una revisión general de las facturas antes de su pago, cubriendo los aspectos aritméticos y las bases más obvias de la facturación; de igual manera, proceder posteriormente a auditar las tarifas de fletes así como las bases más importantes del servicio. Esta segunda revisión en muchos casos es delgada a otro grupo especializado de trabajo.
MANEJO DE RECLAMACIONES
Las reclamaciones contra transportistas pueden ser de dos tipos: aquéllas que emanan de guías incorrectas, y aquéllas por daños a las mercancías mientras son transportadas. En ambos casos, es una práctica usual de manejar estas reclamaciones por el departamento de transportación. Los aspectos relativos de control son que el grupo de operación que originalmente identifica la reclamación la registre de inmediato y la transmita al departamento de transportación. Tales grupos de operación pueden ser departamentos de recepción, departamentos de inspección y actividades de cuentas por cobrar.
El departamento de transportación debe establecer controles adecuados sobre los archivos de estas reclamaciones y el subsiguiente seguimiento de las mismas. La clave en estos casos es que se deben mantener registros de reclamaciones a los que se dará adecuada atención y seguimiento. Desde un punto de vista de control interno, es deseable que las reclamaciones sean controladas integrándolas a la contabilidad.
CUENTAS COMPLEMENTARIAS
Rebajas sobre compras. Si bien es cierto que este renglón representa una disminución al costo de adquisición de las mercancías, no significa necesariamente un mayor margen de utilidad, pues como ya es sabida la rebaja tiene su origen en una mejor consideración en el precio, en la diferencia de calidad de los artículos o en el defecto o en el daño de los mismos. Algunas de estas circunstancias pueden constituir para el comprador un estancamiento en la venta o en la salida de los artículos, lo cual repercute tanto en la circulación o rotación del capital en el giro como en el monto de existencias. Por consiguiente una sobre inversión en la empresa se refleja directamente por el porcentaje que representan las utilidades con el capital con el capital de trabajo, es decir disminuye el grado de productividad de la empresa reduciendo en consecuencia, su valor comercial.
En ocasiones estas rebajas sirven de conocimientos respecto a la deficiencia o falta de seriedad de los proveedores, pues cuando los defectos originan las rebajas, son frecuentes en un proveedor, debe buscarse la solución al problema.
Rebajas sobre compras. Cuenta complementaria que se disminuye de la cuenta de compras, de movimiento y saldo acreedor y que presenta en todo momento la cantidad en que hay que disminuir el valor total de la mercancía adquirida. ( compras más gastos sobre compras )
Devoluciones sobre compras. Estas tienen su origen también en mercancías que se hayan recibido defectuosas o dañadas o de diferente calidad de la solicitada; así como falta de mercado para los artículos, lo cual puede ocasionar al comprador:
1. Falta de existencia del artículo solicitado, que se refleja en la falta de ventas, y en consecuencia en utilidades dejadas de ganar y en caso extremo, en la pérdida de la clientela.
2. Origina gastos innecesarios o muertos a la empresa, puesto que la revisión, empaque y devolución de la mercancía tiene un costo que reduce sus márgenes de utilidad.
Devoluciones sobre compras. Mismas características de la cuenta anterior. Según se puede observar, cada una de las cuentas anteriores proporciona aisladamente la información de cada uno de los cuatro aspectos que puedan incurrir en la compra de mercancías; sin embargo, estas cunetas deben tomarse en conjunto sumando o restando sus saldos, según sea el caso, para obtener el valor neto total de la inversión hecha en mercancías durante el transcurso del ejercicio.
RÉGIMEN FISCAL
La ley del importe sobre la renta en su artículo número 22 segundo párrafo nos dice:
ADQUISICIÓN DE LAS MATERIAS PRIMAS
Las adquisiciones de las mercancías, así como de materias primas, productos semiterminados que utilicen para prestar servicios, para fabricar bienes o para enajenarlos, disminuidas con las devoluciones, descuentos y bonificaciones sobre las mismas efectuadas inclusive en ejercicios posteriores.
No serán deducibles conforme a está fracción los activos fijos terrenos, las acciones, partes sociales, obligaciones y otros valores mobiliarios, así como los títulos valor que representen la propiedad de bienes, excepto certificados de depósito de bienes o mercancías; la moneda extranjera, así como las piezas de oro o de plata que hubieran tenido el carácter de moneda nacional o extranjera y las piezas denominadas onzas troy
Gastos de compra. Representan el precio de costo pagado por el traslado de la mercancía adquirida, incluyendo fletes, acarreos, maniobras de carga y descarga, impuestos derechos aduanales etcétera.
Estudiadas como activo representan un incremento en el precio de costo de las mercancías existentes en el almacén por lo que tendrán que cargar.
Consideradas como cuenta de resultados, los gastos representan un costo mismo que origina una disminución en el capital, razón por la que se deberá cargar.
De conformidad con el principio de valor histórico original, el precio de costo de una adquisición ( compra), se determina sumando al precio de factura los costos y gastos incurridos en la adquisición. Según la NIC 2, “Valuación y presentación de los inventarios es la suma de los costos históricos”, señala que el costo histórico de los inventarios es la suma de los costos en compra, costos de conversión y otros en los que se haya incurrido para que los inventarios sean puestos en su ubicación y condición actuales, y que los costos de compra comprenden el precio de compra incluyendo a los derechos de importación y otros impuestos de compras, costos de transporte, manejo y cualquier otros atribuibles directamente a los costos de adquisición deduciendo los descuentos mercantiles, rebajas y subsidios
“En la teoría, el costo de los bienes vendidos y el costo del inventario final deben incluir todos los cargos en los que s4e haya incurrido para transportar la mercancía hasta la ubicación y condición actuales. Estrictamente interpretada, la teoría contable requiere la aplicación de los costos de ordenamiento, recepción, inspección y almacenaje. En la práctica, muchos de estos costos no pueden identificarse ni seguirse. Por lo tanto, se tratan como gastos de periodo. El costo de aplicarlos excede el beneficio de una exactitud al beneficio de una exactitud incremental proveniente de su inclusión dentro de los costos inventariables”.
Sin embargo, el valuar el inventario, la mayoría de las empresas no toman en consideración los costos incidentales relacionados con la adquisición de la mercancía. Valúan los inventarios exclusivamente sobre la base de sus precios de factura y consideran los costos incidentales de compra de los artículos como gastos de período en que surgieron”.
Ahora bien, si al momento de adquirir mercancías, se conoce el importe de los gastos sobre compra originados por la adquisición y dadas las características de la empresa y sus necesidades de información, y ya sea la política o por falta de conocimiento, se determine incluir los gastos sobre compra dentro del costo unitario de adquisición, entonces deberá efectuar un prorrateo de tales gastos, ya sea entre el número de unidades adquiridas, su costo o alguna otra base de prorrateo y, con tal importe, registrar un cargo a la cuenta compras o almacén, según sea el tipo de procedimiento empleado para el registro de sus operaciones de mercancías.
MÉTODOS
Método del precio neto. Desde el punto de vista teórico, el precio neto es el precio o costo real del inventario, dicho de otra forma, la empresa adquiere el activo (mercancías), compra el activo físico por este monto llamado así “ precio de contado”, por lo que cualquier cantidad adicional que llegue a pagarse definitivamente se relaciona con la forma en que se financia la compra de mercancías. Si el precio bruto se paga al final, la cantidad adicional representa la multa por un pago fuera del plazo de descuento; o sea un cargo financiero y no un incremento en el precio de costo activo.
Es conveniente señalar que si la política establecida por la empresa es aprovechar todos los descuentos, éstos normalmente serán pagados dentro de la fecha de descuento establecida o pactada al momento de realizar la operación de compra con el proveedor. Ya que los descuentos que nos son aprovechados serán pocos, la contabilización por el método neto resulta sencilla.
Una de las desventajas de este método consiste en que los inventarios contabilizados en los registros auxiliares, mantendrán una diferencia contra los precios consignados en las facturas, amen de que si se trata, por ejemplo, de la compra de varios artículos con distintos precios, entonces se tendría que determinar para cada uno de ellos su precio neto, y así registrarlo en el auxiliar.
Debido a que casi todas las empresas las funciones relacionadas con la nómina son distintas de las funciones de compra, esta Comisión ha considerado demostrar separadamente dichas funciones de guías (6020 y 6040), para facilitar la revisión del control interno del ciclo de egresos.
El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que requieren llevar a cabo para:
· La adquisición de bienes, mercancías y servicios.
· El pago de las adquisiciones anteriores.
· Clasificar, resumir e informar lo que se adquirió y lo que se pagó.
El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de:
· Inventarios
· Activos fijos
· Servicios externos
· Suministros o abastecimientos
En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y resultados. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los recursos y el pago de los mismos, deben considerarse también como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisición de dichos recursos.
Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes etc., del ciclo de compras que se describen más adelante, son aquéllas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan sólo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables comunes formas y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso en particular.
FUNCIONES TÍPICAS
Las funciones típicas de compras podrían ser:
· Selección de proveedores
· Preparación de solicitudes de compra
· Función específica de compras
· Recepción de mercancías y suministros
· Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos
· Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados
· Desembolso de efectivo
ASIENTOS CONTABLES COMUNES
Dentro del ciclo de compras podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:
· Compras
· Desembolso de efectivo
· Pagos anticipados
· Acumulaciones de pasivos
· Ajustes de compras
FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES
Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de compras podrían ser:
· Requisiciones de compra
· Ordenes de compra y contratos
· Documentos de recepción de mercancías
· Facturas de proveedores
· Notas de cargo y de crédito
· Solicitudes de cheques
· Recibos de servicios
· Póliza cheque
BASES USUALES DE DATOS
Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue:
a) Bases de referencias. Representación por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.
B) Bases dinámicas. Re presentadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente.
Las bases usuales de datos para compras podrían ser las siguientes:
· Archivos de proveedores conteniendo nombre, dirección, productos que ofrece precios, etc.
· Archivos de cuentas por pagar que contenga las cuentas pendientes de pago (auxiliares) e historial de pagos efectuados.
· Los pedidos a proveedores pendientes a surtir.
ENLACE CON OTROS CICLOS
Podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:
· Desembolso de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería.
· Recepción de bienes, mercancías y servicios que se enlazan con el ciclo de producción.
· Resumen de actividad (pólizas de registro contable) que se enlazan con el ciclo de informe financiero.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
PRINCIPIOS GENERALES
Los mismos principios contables se aplican a todo el segmento de costos o gastos, aunque se les puede dar énfasis diferente según los problemas. Esta exposición constituye así el prefacio para todos los cuatro capítulos sobre costos y gastos, pero en cada uno se mencionarán principios adicionales. Dos convencionalismos contables importantes que tienen relevancia en los cuatro capítulos son: el convencionalismo de “compaginar costos con ingresos” y el de “reconocer pérdidas”.
COMPAGINACIÓN DE INGRESOS Y COSTOS
La determinación de los resultados en la contabilidad de hoy en día, es esencialmente un proceso de relacionar ingresos y costos por periodos contables. Normalmente, los ingresos se asignan primero al periodo utilizando los principios descritos en el capítulo 9 y a continuación se relacionan los costos ya sean dichos ingresos o con el periodo. Por ejemplo, el costo de los artículos vendidos se relaciona directamente con los productos o mercancías incluidos en las ventas del periodo, en contrate, los gastos de administración generalmente se asignan a un periodo y se deducen del ingreso cualquiera que haya sido asignado al mismo periodo.
COSTO
El costo es un precio o el sacrificio de un valor algo de calor de lo que se prescinde que hace generalmente para obtener alguna otra cosa de valor. En la literatura contable se tratan varios tipos de costos, siendo los más importantes el precio efectivamente pagado por un activo (costo de adquisición o costo histórico), el precio que debería pagarse actualmente para adquirir un activo que ya se tiene (costo de reposición o costo de reproducción) y el margen que deja de realizarse respecto de las alternativas que se descartan al decir un curso de acción, destino o uso de un equipo (costo de oportunidad o costo económico).
Los costos que se usan actualmente en contabilidad son predominantemente los costos históricos de adquisición. Un activo se registra, inicialmente, por el precio que se paga por adquirirlo y generalmente sólo se reconoce un ingreso cuando ese activo se vende, consecuentemente, los cambios en el valor de un activo entre la compra y la venta raramente se reconocen excepto para reducir o eliminar costos de activos que se presume se han usado o perdido. Ocasionalmente se usa el costo de reposición: por ejemplo, para aplicar la regla de “costo mercado, el menor”. E costo de oportunidad es un concepto económico y no se usa en la actualidad en la práctica contable.
La definición más autorizada del costo de adquisición se encuentra en la opinión núm. 16 del APB, párrafo 67 (AICPA prof. Sts., Vol. Párrafo 1091.67): “...la cantidad de efectivo que se desembolsa o el valor razonable de otros activos que se distribuyen...(o) el valor actual de la cantidad a pagar”, definición que concuerda con las definiciones comunes del costo. También, los contadores usan con frecuencia “costos” para indicar la base utilizada para expresar los activos en balance, extendiendo así su significado para cubrir valores de activos o servicios que se han recibido en donación.
COSTOS, GASTOS Y ACTIVOS
Los costos ya “devengados”. Es decir, los gastos son costos que se relacionan al ingreso presente para medir el resultado neto por el periodo actual. En contrate, muchos activos - pero no todos - son costos “no devengados”, que se relacionan con un ingreso futuro y que se mantienen como activos, se “difieren”, hasta el periodo en el cual se reconozca el ingreso relativo, es entonces cuando “expiran” o se devengan estos costos convirtiéndose en gastos de ese periodo. Dichos activos son costos que se supone beneficiarán a periodos futuros, los gastos son costos de activos o servicios consumidos o devengados que ya no producirán beneficio futuro tangible o determinable específicamente, ya que no tienen valor subsecuente.
Aun cuando existe una distinción técnica entre “costo” y “gasto”, los dos términos se usan con cierta liberalidad y aún en forma intercambiable: por ejemplo, algunos pueden referirse a “costo de mantenimiento”, este intercambio raramente cusa confusión, pero es conveniente mantener un uso firme uniforme en un contexto dado.
GASTOS, ACTIVOS Y PASIVOS
En principio, la mayoría de los gastos surgen en la forma descrita: los costos no devengados (activos) terminan y llegan a convertirse en gastos del periodo en que se expiren. Las compañías compran activos, no gastos, de tal suerte que la secuencia teórica de las etapas de un costo típico de una empresa es: a) la empresa compra un activo (costo no devengado) pagando por él en efectivo o incurriendo en un pasivo que más tarde se cubre pagándolo con dinero, b) el costo se convierte en gasto del periodo en el que se reconoce el ingreso o se devenga por otras razones.
Sin embargo, prácticamente no vale la pena hacer el intento de considerar primero como activos todos los gastos, el tiempo transcurrido desde su adquisición hasta que se gasta, varía desde un momento, para algunos costos, hasta varios años para otros. Normalmente, los costos incurridos y que explican dentro del mismo periodo contable se reconoce como gastos al incurrirse, a menos que por alguna razón resulte más conveniente o con un significado mayor reconocerlos como activo. Solamente aquellos costos que no se devenguen en el periodo en que se incurren tienen que registrarse como activos a fin de “compaginarlos” correctamente con el ingreso.
Los que siguen son ejemplos de partidas que, aunque algunas veces pueden registrarse primero como activos, usualmente se registran directamente como gastos, ya sea cuando pagan en efectivo o al constituirse el pasivo correspondiente.
Costos del personal, que incluyen no sólo salarios y sueldos, sino también un gran número de costos relacionados - impuestos, pensiones, seguros, vacaciones y pagos por enfermedades, gratificaciones y algunas veces beneficios para educación, capacitación y servicio médico.
Respiración y mantenimiento de planta y equipo, las que deben conservarse en un nivel de operación eficiente y repararse cuándo se descompongan.
Impuestos, incluyendo tanto impuesto sobre la renta como otros impuestos establecidos por diversas autoridades: federales, estatales, locales y extranjeras.
RECONOCIMIENTO DE PÉRDIDAS
Un antiguo dogma de contabilidad es que el principio básico de “compaginar costos e ingresos” se supera cuando es necesario, por el otro principio de “reconocer pérdidas” usando en estos términos, esto significa que “la extinción” de los valores se reconocen cuando ocurre, aun cuando pueda deberse a accidentes o hechos fuera de control de empresa.
De cuando en el pasado, se han presentado problemas y confusión acerca de la cuantificación y determinación de las pérdidas que debieron reconocerse y los críticos han denunciado a algunas compañías por anticipar o reconocer pérdidas en exceso, en un año malo, para liberar a los años subsecuentes de gastos originados por la amortización de activo. Como resultado de la Opinión Núm. 30 del APB (AICPA Prof. Sts., Vol. 3, sección 2012 y el pronunciamiento Núm.5 del FASB (sección 4311), el principio ahora aparece claramente establecido en el sentido de que es adecuado reconocer pasivos y pérdidas de valor en los activos que resulten de acontecimientos ocurridos hasta la fecha del balance siempre que pueda estimarse razonablemente su importe, pero no es apropiado reconocer pérdidas que ocurrirán con motivo de acontecimientos futuros aun cuando pudieran estar relacionados. En principio se presenta con mayor detalle con relación a tipos específicos de pérdidas anticipadas en los capítulos 11 y 12.
Una excepción - aunque limitada - a esta regla tan importante de reconocer las perdidas cuando se conocen, es la práctica en la contabilidad de servicios públicos - donde el proceso de determinar tarifas se reconoce como un factor de control (véase “empresas de servicios públicos” en el capitulo 13 y “compañías reguladas” en el capítulo 19)- de diferir y amortizar algunos tipos de pérdidas (y aun utilidades) con la aprobación de las comisiones reguladoras.
REGISTRO DE LOS COSTOS
Los principios de contabilidad para los costos incurridos y devengados y para los activos relacionados, giran alrededor de dos cuestiones básicas. Esencialmente son las mismas dos cuestiones que se expusieron en el capitulo 9 para los ingresos y las cuentas por cobrar relativas, cada una puede aplicarse separadamente a los dos lados más importantes de un segmento típico de costo y gasto:
¿Cuándo registrarse un costo incurrido - generalmente una obligación por pagar - y cuándo debe registrarse un pasivo un costo devengado?
¿Por cuándo debería registrarse un pasivo, un costo o un gasto?
CUÁNDO RECONOCER UN PASIVO, UN ACTIVO O UN GASTO
Se incurre en un costo en el momento en que se desembolsa el efectivo o cuando se origina una obligación legal para pagar; devenga o expira y surge un gasto en el momento en que los activos se venden, se consumen o se pierden sin que produzca otro activo identificable. Generalmente un costo se incurre o se devenga en momentos diferentes, pero ambos hechos se consideran como si fueran uno solo si suceden en el mismo período contable. Los costos incurridos generalmente se registran por medio de la aplicación consistente de procedimientos uniformes y prácticos, más que por una estricta interpretación legalista de su forma. El tiempo o momento en que se devenga un costo dictan: 1) la necesidad de “compaginar” costos con ingresos y, 2)el requerimiento dominante de que se reconozcan las pérdidas.
CUÁNDO REGISTRAR LOS COSTOS INCURRIDOS
El hecho de incurrir en un costo y en el pasivo correspondiente, normalmente no se registra sino hasta después de que nace la obligación legal, simplemente porque toma tiempo procesar el registro de una operación. Generalmente el momento más conveniente para iniciar el registro de un costo es cuando los bienes o servicios reciben, independientemente de que sea técnicamente antes o después de que se transfiera el título de propiedad, de hecho este registro se hace generalmente unos cuantos días después de la recepción - los artículos recibidos deben ser inspeccionados, la recepción debe quedar documentada y aparejarse con la factura del vendedor, los documentos deben aprobarse y procesarse, etc. - si las reglas se siguen uniformemente, ese lapso no ocasiona problema alguno excepto cerca del fin del período contable, cuando la fijación del tiempo preciso puede ser crítica, pues es importante hacer un corte de operaciones correcto y uniforme y debe establecerse una rutina periódica para localizar y registrar pasivos y costos no registrados que ya existieran al fin del periodo.
CUANDO REGISTRAR LOS COSTOS DEVENGADOS
La época en que se devenga un costo se determina ya sea por la relación, que se supone que tiene con ingreso reconocido o, en ausencia de tal relación, por la que tenga con el período de su consumo [Pronunciamiento Núm. 4 del APB (AICPA Normas profesionales, Vol. 3, párrafos 1026, 19 al .25):
Algunos costos, por ejemplo, los costos de artículos vendidos y las comisiones sobre ventas, se asocian directamente con el ingreso proveniente de las ventas y se reconocen como gastos del período en el cual los artículos se venden.
Algunos costos, tales como la depreciación y los seguros, se presupone que se relacionan indirectamente al ingreso del período y se asignan a este por medio de fórmulas o por algún otro medio “racional o sistemático” (los costos relacionados con el período por estos medios se reconocen ya sea como gastos del período o como costos de los artículos producidos durante dicho período).
Se da por descontento que todos los otros costos son costos del período en el cual se incurren, ya sea porque se relacionan a ese período o porque no hay presunción razonable de que se relacionen a algún otro período futuro.
Los costos de los dos primeros grupos se registran con frecuencia como activo porque se asocian con propiedades tangibles y se supone, al incurrirlos, que se relacionan a ingresos futuros específicos o a períodos futuros determinables. Pueden cargarse a gastos antes de la fecha de su expiración, cuando ya no provean beneficio futuro.
ACUMULACIONES Y PAGOS ANTICIPADOS
Debe registrarse un activo o un pasivo cuando se reconoce un gasto en un período distinto a aquel en que se efectúa. Resulta un gasto anticipado si se paga (o se reconoce un pasivo) antes de que se devengue; a la inversa, el reconocer que no se ha pagado, resulta en una acumulación de pasivo. Por ejemplo, si el impuesto sobre la propiedad se paga en septiembre (como sucede en muchas jurisdicciones), los estados mensuales de enero a agosto deben incluir este gasto, y un pasivo que se va incrementando por el impuesto acumulado. Los estados de septiembre a diciembre, después de que el impuesto se ha pagado, deben incluir también un gasto por este impuesto, pero el pasivo debe sustituirse por un activo por el impuesto pagado por adelantado, que va decreciendo al devengarse.
La necesidad de determinar el resultado neto con frecuencia da lugar al reconocimiento de gastos y pasivos antes de que exista la obligación legal a pagarlo; por ejemplo. El costo de reparar automóviles o equipos eléctricos vendidos bajo garantía, se relaciona claramente al ingreso por ventas de estos productos, pero puede que se incurra hasta que transcurran uno o más períodos contables subsecuentes; un gasto o un pasivo estimado en consecuencia, puede acumularse para determinar correctamente el resultado que corresponde el período de venta, aun cuando no exista obligación legal sino hasta después de algunas de las unidades vendidas que se hayan descompuesto. El concepto contable del pasivo es así mucho más amplio que muchas de las definiciones legales de una obligación.
DEL CICLO DE
COMPRAS
1ª parte
