Y EVALUACION DEL
CONTROL INTERNO
DEL
CICLO
DE
INGRESOS
1ª parte
INTRODUCCION
La evaluación del control interno es la impresión que se fija en la mente del Auditor respecto de si el control interno es bueno o defectuoso, es decir, si permite la consecución plena de sus objetivos o no.
Las guías para el estudio y evaluación del control interno del ciclo de ingresos se encuentran contempladas en el boletín 6010 Guía para el estudio y evaluación del control interno del ciclo de ingresos de Normas y Procedimientos de auditoria del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, hemos acudido a dicha bibliografía para el estudio de este tema, y así podemos definir al ciclo de ingresos como aquel que se halla integrado por los sistemas para el control de las ventas de mercancías o servicios, la administración de la cartera y la recepción del efectivo y su depósito en cuentas bancarias.
Guía para el estudio y evaluación del control interno de ciclo de ingresos
El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo.
En virtud de que el ciclo de ingresos es el ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se venden, la determinación del costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclos de ingresos.
Sin embargo debe tomarse en cuentas que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve acabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables, formas y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso en particular :
Las Funciones típicas de un ciclo de ingresos podrían ser :
» Otorgamiento de crédito
» Toma de pedidos
» Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio
» Facturación
» Contabilización de comisiones
» Contabilización de garantías
» Cuentas por cobrar
» Cobranza
» Ingreso del efectivo
» Ajuste a facturas y/o notas de crédito
» Determinación del costo de ventas
Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes
» Ventas
» Costo de ventas
» Ingresos de caja
» Devoluciones y rebajas sobre ventas
» Descuentos por pronto pago
» Provisiones para cuentas de cobro dudoso
» Cancelación y recuperaciones de cuentas incobrables
» Gastos de comisiones
» Creación de pasivos por el impuesto a las ventas
» Provisiones para gastos de garantía
Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de ingresos podría ser :
» Pedidos de clientes
» Ordenes de ventas u embarque
» Conocimientos de embarque
» Facturas de venta
» Notas de crédito por devoluciones y rebajas sobre ventas
» Avisos de remesas de clientes
» Formas para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes
Bases usuales de datos :
Están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue :
a) Bases de referencia, representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones;
b) Bases dinámicas, representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente;
Las bases usuales de datos para el ciclo de ingresos podrían ser las siguientes :
Bases de referencia
» Listas y/o archivos maestros de clientes y de crédito
» Catálogos de productos y listados o archivos de precios.
Bases dinámicas
» Archivos de órdenes de clientes pendiente de surtir
» Auxiliares de clientes
» Estadísticas de ventas
» Diario de ventas
Dentro del ciclos de ingresos podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos :
» Ingresos de caja que se enlazan con el ciclo de tesorería
» Embarques de productos que se enlazan con el ciclo del producción
» Concentraciones de actividades ( pólizas de registros contable ) que se enlazan con el ciclo de informe financiero
objetivo
Para efectos del ciclo de ingresos se han identificado 21 objetivos específicos de control interno, los cuales de acuerdo con los lineamientos establecidos en el boletín E - 02, relativo al control interno por objetivos, han sido clasificados en cuatro clases como sigue :
» Objetivos de autorización :
Los objetivos de autorización tratan de aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración y que estos son adecuados. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son :
1. Los clientes deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración
2. el precio de las mercancías y servicios que han de proporcionarse a los clientes deben de autorizarse de acuerdo con las políticas adecuadas establecidas por la administración
3. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventas, gastos de venta y cuentas de clientes deben de autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración
4. Los procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben estar de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración
» Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones :
Estos pedidos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Estos objetivos son :
5. Solo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancías o servicios que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración
6. Debe requerirse una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancías o servicios
7. Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente
8. Todos y únicamente los embarque efectuados y los servicios prestados deben producir facturación
9. Las facturas deben prepararse correcta y oportunamente
10. Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepción, hasta su depósito
11. Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente
12. Los costos de las mercancías y servicios vendidos, así como los gastos relativos a las ventas deben clasificarse, concentrándose e informarse correcta y oportunamente
13. La información del efectivo recibido debe clasificarse concentrarse e informarse correcta y oportunamente
14. Los ajustes a los ingresos, costos de ventas, gastos de ventas y cuentas de clientes deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente
15. Las factura, cobros y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud a las cuentas aprobadas de cada cliente
16. En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para facturaciones, costos de mercancías y servicios vendidos, gastos relativos a las ventas, efectivo recibido y ajustes relativos
17. Los asientos contables del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con las políticas establecidas por la gerencia
18. La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de ingresos debe producirse correcta y oportunamente
» Objetivos de verificación y evaluación :
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos son :
19. Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos de las cuentas por cobrar y las transacciones relativas
» Objetivos de salvaguarda física :
Estos objetivos tratan de aquellos controle al acceso a los archivos, registro, formas importante, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son :
20. El acceso al efectivo recibido debe permitirse únicamente de acuerdo con controles adecuados establecidos por la gerencia hasta que se transfiera dicho control al ciclo de tesorería
21. El acceso a los registros de empaque, facturación, cobranza y cuentas por cobrar, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la gerencia
identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimiento
Una vez identificados los objetivos específicos del control interno para ciclo de ingresos, es necesario identificar qué técnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dichos objetivos, y el riesgo que existe si dichas técnicas no logran o logran parcialmente estos objetivos.
Lo anterior como se menciona en el Boletín F - 5 “ Metodología para el estudio y evaluación del control interno por ciclo de transacciones “, tiene como objetivo determinar la naturaleza, el alcance y oportunidad de las pruebas de auditoria que va a llevar acabo el auditor
µ Objetivos de autorización
Objetivo 1 Los clientes deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración
En los criterios de selección de clientes que utilizan las empresas, estas deben especificar estándares para los clientes potenciales respecto a asuntos.
Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 1
· Pueden efectuarse embarques a clientes no autorizados, lo cual podría resultar en posibles cuentas incobrables
· Pueden efectuarse ventas a personas o empresas con las que existía conflicto de intereses sin el conocimiento de la gerencia
Objetivo 2 El precio y condiciones de las mercancías y servicios que han de proporcionarse a los clientes deben de autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración
Las para fijar precios y condiciones de las mercancías y servicios ofrecidos por la empresa.
Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 2
· Pueden aceptarse pedidos de clientes a precios no autorizados y condiciones inaceptables para la gerencia
· Pueden aceptarse pedidos para productos y servicios con estándares de calidad que la empresa no pueda cumplir
· Pueden efectuarse entregas de mercancías L.A.B. destino sin haberse considerado los costos de entrega en los precios de venta
Objetivo 3 Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costos de ventas, gastos de venta y cuenta de clientes, deben de autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración
Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 3
· Las cuentas por cobrar a clientes y las cuentas conexas pueden presentarse incorrectamente como consecuencias de ajustes o clasificaciones incorrectas
· Pueden aprobarse ajustes que no son aceptables para la gerencia
· Pueden cancelarse debidamente cuentas de clientes que sí son cobrables
· Pueden manejarse con negligencia y registrarse incorrectamente la mercancía devuelta
Objetivo 4 Deben de establecerse y mantenerse procedimientos de procesos del ciclo de ingresos de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración
Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 4
· Pueden existir reorganizaciones y cambios en las asignaciones del personal o de los departamentos que originen se reduzca la segregación de funciones
· Pueden llevarse a la práctica procedimientos que nulifiquen las técnicas de control interno establecidas
· Pueden efectuarse modificaciones a los programas para nulificar controles, cambiar las políticas contables o reducir la salvaguarda física sobre activos Pueden efectuarse alteraciones en el flujo de la información para ocultar datos a las personas que han de recibirlos
· Pueden perderse datos cuando se lleva acabo conversiones a nuevos sistemas
· En algunos casos pueden no procesarse transacciones
· Las transacciones pueden procesarse incorrectamente por una persona a quien no corresponde dicho procesamiento
µ Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones
Objetivo 5 Solo deben aprobarse aquellos pedidos de cliente por mercancía o servicios que se ajusten a política adecuadas establecidas por la administración
Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 5
Los objetivos de no cumplimiento son los mismos de no lograr los objetivos 1 y 2
Objetivo 6 Debe requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancías o servicios
Objetivo 7 Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente
Los objetivos 6 y 7 están íntimamente relacionados entre sí y por lo tanto, los riesgos, si no se logran los objetivos, son iguales para los mismos.
Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 6 y 7
· Pueden embarcarse mercancías o prestarse servicios a quien no corresponde
· Pueden embarcarse mercancías o prestarse servicios equivocados o bien pueden embarcarse o prestarse una cantidad equivocada de mercancías o servicios
· Las mercancías pueden embarcarse muy pronto o muy tarde e igual podría pasar con los servicios prestados
· Pueden embarcarse mercancías o prestarse servicios a clientes que se han excedido en sus respectivos límites de crédito
· Pueden absorberse costos de embarque que debieron haber sido efectuados
Objetivo 8 Todos y únicamente los embarque efectuados y los servicios prestados deben producir facturación
Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 8
· Pueden embarcarse mercancías o prestarse servicios que nunca se facturen
· Pueden registrarse ingresos por mercancías no embarcadas o servicios prestados
Objetivo 9 Las facturas deben prepararse correcta y oportunamente
Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 9
· Riesgo básico que existe si no se logra este objetivo es que pudiera emitirse facturaciones incorrectas y/o extemporáneas
Objetivo 10 Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepción, hasta su depósito
Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 10
· Extravío y malversación de fondos
· Pudiera existir no informarse de ventas de mercancías al contado e ingresos misceláneos
Objetivo 11 Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente
Objetivo 12 Los costos de las mercancías y servicios vendidos, así como los gastos relativos a las ventas deben clasificarse, concentrándose e informarse correcta y oportunamente
Objetivo 13 La información del efectivo recibido debe clasificarse concentrarse e informarse correcta y oportunamente
Objetivo 14 Los ajustes a los ingresos, costos de ventas, gastos de ventas y cuentas de clientes deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente
Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 11 a 14
· Los asientos en las cuentas del mayor general pueden ser incompletos o inexactos ocasionando diferencias entre estos y los auxiliares respectivos
· Se pueden registrase operaciones no autorizadas, duplicables, o erróneas
· Pueden presentarse problemas de atrazo para obtención de información contable y preparación de estos estados financieros
· Los informes que preparan pueden ser incorrectos en cuanto a la clasificación de las transacciones o a los periodos en que ocurren
Objetivo 15 Las factura, cobros y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud a las cuentas aprobadas de cada cliente
Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 15
· Los movimientos pasados a las cuentas auxiliares pueden no concordar con los movimientos pasados al mayor general.
· Las operaciones con los clientes pudiera pasarse incorrectamente a sus auxiliares
· Pueden tomarse decisiones en base a información incompleta o inexacta que se encuentra en un auxiliar o registro de un cliente
Objetivo 16 En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para facturaciones, costos de mercancías y servicios vendidos, gastos relativos a las ventas, efectivo recibido
y ajustes relativos
Objetivo 17 Los asientos contables del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con las políticas establecidas por la gerencia
Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 16 y 17
· Los estados financieros podrían no ser preparados en forma oportuna
· Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente debido a uno o más de los siguientes factores :
· Omisión en el registro de transacciones
· Omisión en el registro de un asiento
· Codificaciones incorrectas
· Asientos contables duplicados
· Cortes impropios
· Puede debilitarse o anularse el control presupuestal sobre las operaciones
Objetivo 18 La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de ingresos debe producirse correcta y oportunamente
Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 18
· Usar datos erróneos en los cálculos de los impuesto
· Pagar multas y recargos
· Pagar impuestos en exceso
µ Objetivos de evaluación y verificación
Objetivo 19 Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos de las cuentas por cobrar y las transacciones relativas
Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 19
· Los informes preparados para la gerencia pudieran presentar información errónea
· Las decisiones cruciales que pudiera tomar la gerencia podrían basarse en información errónea
· Algunos errores y omisiones en la salvaguarda física, autorización y procesamientos de transacciones pudieran pasar inadvertidas y no ser corregidos
· Aunque muestren con exactitud los hechos históricos, los saldos registrado en libros pueden no reflejar las evaluaciones reales de acuerdo con las condiciones existentes en una fecha de informe determinada
µ Objetivos de salvaguarda física
Objetivo 20 El acceso al efectivo recibido debe permitirse únicamente de acuerdo con controles adecuados establecidos por la gerencia hasta que se transfiera dicho control al ciclo de tesorería
Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 20
· El riesgo básico que existe si no se logra este objetivo es el de que el efectivo podría sustraerse definitiva o temporalmente, o bien perderse o destruirse
Objetivo 21 El acceso a los registros de empaque, facturación, cobranza y cuentas por cobrar, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la gerencia
Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 21
· Los registro pueden destruirse o perderse, lo cual pudiera resultar en :
· Imposibilidad para preparar estados financieros confiables
· Una incapacidad para realizar los valores de los activos
· Los registro pueden usarse en forma indebida por personal no autorizado en detrimento de la empresa o de sus clientes
· Los programas del computador pudieran alterarse por persona no autorizadas
· Las facultades de procesar, particularmente las de procesamiento con el computador, pudieran perderse, destruirse o alterarse por personas no autorizadas
Evaluación del control interno
Una vez que el auditor ha decidido estudiar y evaluar el control interno del ciclo de ingresos, deberá proceder a identificar las funciones que forman el ciclo, los objetivos de control interno aplicables a cada función y a prepararse la documentación de los procedimientos de proceso de cada función.
Una vez efectuado el trabajo anterior estará en posibilidades de determinar en su caso las técnicas de control interno que ésta usando la empresa en cada una de las funciones identificadas y si estas forman total, parcialmente o no logran los objetivos de control interno aplicables. La metodología sugerida por esta Comisión para el estudio y evaluación del control interno por ciclos de transacciones se describe claramente en el Boletín F - 05 emitido para tal efecto.
La forma antes mencionada consta de las siguientes partes :
1. Identificación de la Compañía cuyo control interno se está revisando
2. Fecha de la auditoria
3. Identificación del ciclo de transacciones que se esta estudiando y evaluando
4. Identificación de la función que se está estudiando y evaluando
5. identificación de los objetivos de control interno aplicables a dicha función (solos los objetivos 1, 2 y 5 son aplicables a la función identificada )
6. Diagramación del procesamiento de las transacciones en la función identificada, en este caso se esta utilizando un diagrama de flujo de operaciones, sin embargo en la practica esta documentación también podría hacerse a través de memorada descriptivas o la utilización de cuestionarios ) .
7. identificación de las técnicas de control interno que utiliza la empresa para los objetivos 1, 2 y 5
8. Una especial de evaluación donde el auditor evaluará las técnicas de control interno identificables para los objetivos 1, 2 y 5 para determinar si las mismas logran total, parcialmente o si no logran el objetivo de control interno
9. Una columna para la sección de evaluación donde se indica el paso de auditoría donde, de acuerdo a la evaluación efectuada, el auditor, se va a realizar la prueba de cumplimiento o sustantiva de auditoria, según el caso que responda a dicha evaluación. Se puede establecer una clara relación entre la evaluación del control interno y la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de auditoria.
Existen otras formas de documentar el estudio y evaluación del control interno, tales como el método descriptivo y el de cuestionario, sin embargo estos no son tan objetivos.
FLUJO DE TRANSACCIONES
En este resumen se pretende mostrar las técnicas de control interno que podría utilizar una empresa para lograr estos objetivos específicos ya mencionados así como los riesgos que existen en caso de no lograr o lograr parcial los mismos, se trata de que estos sirva como guía para el auditor para identificar aquellas técnicas de control que realmente estén operando en la misma.
BIBLIOGRAFIA
Auditoria II
Juan Ramón Santillana González
De. ECAFSA
Pagina 42
Normas y Procedimientos de Auditoria
Instituto Mexicano de Contadores Públicos
Paginas 65 - 97
Auditoria, Principios y Procedimientos
Holmes Arthur
