Para llegar a un diagnóstico es indispensable conocer el contexto de un negocio tanto interno como externo esto nos lleva a que antes debemos de basarnos en una familiarización, realizada esta desde el punto de vista de un auditor operacional podemos añadir lo siguiente:
a) Fase creativa
En esta fase se precisara sí los problemas detectados con congruentes con la realidad de la empresa. Esta fase no representa, de ninguna manera la solución detallada de los problemas.
b) Reverificación de hallazgos
Es decir, que en este punto debemos de resaltar aquellos hallazgos significativos para seguir con la elaboración del diagnóstico.
c) Elaboración del informe
Se discute con los involucrados el borrador del informe, para asegurarse de que los hallazgos encontrados son reales y que los involucrados coinciden con su existencia precisamente en la forma en que se describe en el borrador, y el objetivo es el de convencer a estos mismos a fin de que hagan frente común con el auditor al presentar él diagnostico definitivo a la alta gerencia.
Partiendo desde un punto de vista financiero se puede decir que el diagnóstico es:
Un diagnóstico corporativo se realiza dictaminando el presente, infiriendo el futuro de un conjunto de eventos estratégicos cuyo comportamiento definen la situación del entorno externo, para esto es necesario analizar los factores básicos que influyen en su ocurrencia.
Para una mayor claridad, enseguida se describen y se analizan los efectos inherentes a la ocurrencia de esos eventos estratégicos:
¨ Baja en el precio del petróleo.
¨ Alza en el precio del petróleo.
¨ Revaluación de euromonedas.
¨ Devaluación de euromonedas.
¨ Alza en las tasas de interés dólares.
¨ Baja en las tasas de interés euromonedas.
¨ Crecimiento del circulante.
¨ Crecimiento de la liquidez internacional.
¨ Caída de la inversión real.
¨ Crecimiento de la inversión real.
¨ Aumento de la inflación internacional.
¨ Fortaleza del dólar.
¨ Reactivación económica nacional.
¨ Superávit comercial internacional.
Ahora se ejemplificara con un caso.
EVENTO
Alza tasa de interés en dólares
EFECTOS
Cotización Internacional del dólar SUBE
FUNDAMENTACION TECNICA
Se vuelve más activa la inversión en dólares
ESTUDIO DEL MEDIO AMBIENTE
En la actualidad, no es posible concebir a la empresa como un ente independiente y aislado. Existen una serie de factores que afectan el desarrollo de la empresa, tales como: técnicos, económicos, administrativos, orgánicos, comerciales, financieros, políticos y legales. El omitir uno de estos factores puede comprometer en un momento dado el futuro del Proyecto de Inversión y de la empresa misma.
Estos factores se pueden clasificar en:
Factores Geográficos y Demográficos:
Son los relacionados con las condiciones naturales que rigen en las distintas zonas del país, tales como el clima, los niveles de contaminación y desechos, las comunicaciones, índices de fertilidad, mortalidad infantil, crecimiento demográfico tanto interno como externo, población por distribución de edad, crecimiento demográfico por región, etc.
Factores Institucionales:
Son los relacionados con los planes y las estrategias de desarrollo y descentralización industrial.
Factores sociales:
Los relacionados con la adaptación del proyecto al ambiente y a la comunidad. Estos factores son poco atendidos, pero no menos importantes. Específicamente, se refieren al nivel general de los servicios sociales con que cuenta la comunidad, tales como escuelas, hospitales, centros recreativos, facilidades culturales y de capacitación de empleados. Demandas del consumidor, presiones del ambiente.
Factores Económicos:
Se refieren a los costos de los suministros e insumos, tales como la mano de obra, las materias primas, el agua, la energía eléctrica, los combustibles, la infraestructura disponible etc.
Así como el producto interno bruto, tasas de interés, la inflación, empleo, etc.
Factores Políticos:
Clima político local, estatal o federal, que influye dentro de nuestra sociedad o ente económico; presiones reglamentarias de gobierno, etc.
Tecnología:
Las nuevas tendencias a cuanto tecnología se refiere, y el impacto que tiene esta en las estructuras de los mercados y técnicas de producción.
Legal:
Responsabilidades legales, presentes, pasadas y futuras.
FACTIBILIDAD DE UBICACIÓN
La factibilidad de ubicación de un proyecto es la que contribuye en mayor medida a que se logre la mayor tasa de rentabilidad sobre el capital (criterio privado)u obtener el costo unitario mínimo (criterio social).
Su propósito es el de encontrar la ubicación más ventajosa para el proyecto, es decir, la opción que, cubriendo las exigencias o requerimientos del proyecto, contribuya a minimizar los costos de inversión y los costos y gastos durante el periodo productivo del proyecto.
La selección de alternativas se realiza en dos etapas. En la primera se analiza y decide la zona en la que se localizará la planta; y en la segunda, se analiza y elige el sitio, considerando factores como costos, topografía y situación de los terrenos propuestos. A la primera etapa se le define como estudio de macrolocalización o macroubicación y a la segunda de microlocalización o microubicación. En algunos proyectos la localización esta predeterminada, como en los casos de la silvicultura, la agricultura, la industria petrolera, las plantas hidroeléctricas, etc.
En otros proyectos, la localización se encuentra limitada por el requerimiento de alguna condición geográfica, o la existencia de un recurso abundante, en su mayoría la localización de los proyectos depende de los costos de transporte de las materias primas e insumos, así como el costo de transporte de producto terminado hacia los centros de consumo, rigiéndose por el criterio de que la localización óptima es aquella que maximiza el beneficio del proyecto o que logra el mínimo costo unitario. Posteriormente se someterán las alternativas de localización a la revisión de los aspectos comerciales, laborales, operacionales, económicos y sociales. De ahí que la determinación de la ubicación sea una solución inequivocada y científica.
En el orden siguiente es como se seleccionará el área donde se ubicará el proyecto:
a) El mercado y las fuentes de materias primas.
b) Disponibilidad de mano de obra.
c) Infraestructura.
Lo que se planee debe ser realizable, es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos sin tomar en cuenta los factores antes mencionados, ya que es importante saber las consecuencias de la actividad, según la naturaleza del negocio, su tamaño y su estrategia social, es decir su actitud ante los problemas que afectan la colectividad, así como ser demasiado optimista y no tomarlos en cuenta pensando en que dará resultado.
COMPETENCIA
Se considera a la rivalidad que existe entre las empresas que desean obtener mayor ganancia en un mismo mercado.
Se pueden mencionar dos clases de competencias:
1. Competencia Perfecta:
Reside en que el mercado es totalmente impersonal, no existe una rivalidad entre los productores del mercado, y los compradores no reconocen su competencia recíproca, la competencia se perfecta se describe por la ausencia de competencia directa entre los agentes económicos.
2. Competencia Imperfecta:
Se dice que existe un monopolio puro cuando hay un solo productor en el mercado. No hay competidores o rivales directos en el sentido popular, ni en el sentido técnico. Sin embargo la política de un monopolista puede estar limitada por la competencia indirecta de todos los bienes, por el ingreso del consumidor y los bienes que son sustituidos razonablemente adecuados, y por la amenaza de competencia personal potencial cuando es posible la entrada al mercado.
La localización, de la cual ya hablamos y la tecnología constituyen factores de competitividad, la tecnología da a las compañías y a los proyectos de inversión la habilidad de compensar o restar importancia a los insumos.
La producción especializada es un factor mas que otorga ventajas competitivas para ser dinámico y con capacidad de mejora a un proyecto de inversión, así como un exigente mercado y en donde se empuje a las compañías locales a mejor calidad.
Una inversión agresiva en el proyecto es el último punto para ser competitivos, ya que aunque el proyecto sea muy bueno pero no se cumplen todos los puntos necesarios para la puesta en marcha, su desarrollo y mejoramiento continuó, todos los esfuerzos anteriores son en vano.
Entre mejor sean los conocimientos que tenga la empresa acerca de su competencia, más fácil será evitar sorpresas y mantenerse en ventaja con respecto a sus competidores. La empresa debería enfocar su atención sobre la competencia en la industria en general, y en competidores en particular.
NECESIDAD POTENCIAL
Necesidades a satisfacer (3):
¨ Verificar que existe un mercado potencial insatisfecho y que es viable, desde el punto de vista operativo, introducir en ese mercado el producto.
¨ Demostrar que tecnológicamente es posible producirlo, una vez que se verificó que no existe impedimento alguno en el abasto de todos los insumos necesarios para la producción.
¨ Demostrar que es económicamente rentable llevar a cabo su realización.
Para que la empresa sea fuerte y pueda afrontar cualquier tipo de problema debe de cubrir todas las necesidades existentes dentro de la empresa, que servirá para eficientizar las operaciones de la empresa, y utilizar de la mejor manera los recursos, técnicos, materiales, humanos y financieros para el logro de sus objetivos.
Los conceptos que principalmente intervienen en este desarrollo son referentes al tipo de bien el cual se va ha producir; estos son: que, como y para que se vaya ha producir, y se encamina principalmente a el estudio de la población en cualquier zona y capacidad económica.
Para todo esto es claro que las necesidades del cliente son lo primero y que debemos enfocarnos a satisfacerlas por ello nos podemos evaluar haciéndonos algunas de las siguientes preguntas:
1. ¿Quiénes son nuestros clientes?
2. ¿En que mercados encontramos a nuestra clientela?
3. ¿Cómo están distribuidos geográficamente nuestros clientes?
4. ¿Cómo están clasificados los clientes en términos de volumen?
5. ¿Cuántos clientes compran mas de una vez?
6. ¿Nuestro mercado esta empezando, creciendo, madurando o declinando?
7. ¿Cuál es el potencial del mercado para nuestros productos?
8. ¿Qué participación del mercado tenemos actualmente?
9. ¿Depende el mercado de temporadas o ciclos?
10. ¿Es la tecnología en el mercado dinámica o estática?
Por supuesto que las preguntas clave acerca de los clientes y mercados dependen de numerosas consideraciones, tales como si un productor fabrica componentes o productos finales, la frecuencia de compras por los clientes, si el precio del producto es alto, o bajo, el comportamiento de los clientes es estable o cambiante, y si el mercado esta creciendo o decreciendo.
CAPACIDAD DE ADQUISICION DE LA POBLACION
La capacidad de adquisición de la población se da de acuerdo al lugar en que se encuentra situada.
El incremento general de los precios o la disminución relativa del circulante hará que se contraigan el mercado de numerosos productos. Ante la constante pérdida del valor adquisitivo pueden presentarse compras de pánico a corto plazo, y una disminución en el nivel de ahorro de la población. Por lo cual se registra un incremento ficticio en el corto plazo para la economía en general.
Se consideran también los factores que se dan a través de las leyes de la oferta y la demanda, en ocasiones la población recurre a alternativas para la adquisición de bienes, es decir que el que produce el bien debe tomar en cuanta que lugar de la población puede adquirirlo.
El grado en que los bienes necesarios influyen de tal manera de que los bienes o artículos de primera necesidad tienen demanda más inelástica que los artículos de lujo, esto se debe a que el consumidor esta mas ligado a adquirir una cantidad determinada de los artículos de lujo puesto que por ello la mayoría de la población opta por los productos de primera necesidad ya que su capacidad de monetaria no es suficiente.
RESTRICCIONES O FACILIDADES LEGALES
En toda nación existe una constitución o su equivalente que rige los actos tanto del gobierno en el poder como de las instituciones y los individuos. A esa norma le siguen una serie de códigos de la más diversa índole, como el fiscal, el sanitario, el civil y el penal; y finalmente, existe una serie de reglamentaciones de carácter local o regional, casi siempre sobre los mismos aspectos.
Es obvio que tanto las constituciones, como una gran parte de los códigos y reglamentos locales, regionales y nacionales, repercuten de alguna manera sobre un proyecto, y por tanto, deben ser tenidos en cuenta, ya que toda actividad empresarial y lucrativa se encuentra incorporada a determinado merco jurídico.
No hay que olvidar que un proyecto, por muy rentable que sea, antes de ponerse en marcha debe incorporarse y acatar las disposiciones jurídicas vigentes. Desde la primera actividad al ponerse en marcha un proyecto, que es la constitución legal de la empresa, la ley dicta los tipos de sociedad permitidos, su participación extranjera en la empresa. Por eso, la primera decisión jurídica que se adopta es el tipo de sociedad que va ha operar en la empresa y la forma de su administración. En segundo lugar, determinar la forma de participación extranjera en caso de que llegara a existir.
Aunque parezca que sólo en el aspecto mencionado es importante el conocimiento de las leyes, a continuación se mencionan aspectos relacionados con la empresa y se señala cómo repercute un conocimiento profundo del marco legal en el mejor aprovechamiento de los recursos con que ella cuenta:
A. Mercado:
1. Legislación sanitaria sobre los permisos que deben obtenerse, la forma de presentación del producto sobre todo en el caso de los alimentos.
2. Elaboración y funcionamiento de contratos con proveedores y clientes.
3. Permisos de vialidad y sanitarios para el transporte del producto.
B. Localización:
1. Estudios de posesión y vigencia de los títulos de bienes raíces.
2. Litigios, prohibiciones, contaminación ambiental, uso intensivo de agua en determinada zona.
3. Apoyos fiscales por medio de exención de impuestos, a cambio de ubicarse en determinada zona.
4. Gastos notariales, transferencias, inscripción en el Registro Publico de la Propiedad y el Comercio.
5. Determinación de los honorarios de los especialistas o profesionales que efectúen todos los trámites necesarios.
C. Estudio Técnico:
1. Transferencia de tecnología.
2. Compra de marcas y patentes.
3. Pago de regalías.
4. Aranceles y permisos necesarios en caso de que se importe alguna maquinaria o materia prima.
5. Leyes contractuales, en caso de que se requieran servicios externos.
D. Administración y organización.
1. Leyes que regulan la contratación del personal, sindicalizado y de confianza.
2. Pago de utilidades al finalizar el ejercicio.
3. Leyes sobre seguridad industrial mínima y obligaciones patronales en caso de accidentes de trabajo.
E. Aspecto financiero y contable.
1. La Ley del Impuesto Sobre la Renta rige toda lo concerniente a: Tratamiento fiscal sobre depreciación y amortización, método fiscal para valuación de inventarios, pérdidas o ganancias de operación, cuentas incobrables, impuestos por pagar, utilidades retenidas, gastos deducibles etc.
2. Si la empresa adquiere algún préstamo de una institución crediticia, es necesario conocer las leyes bancarias y de las instituciones de crédito, así como las obligaciones contractuales que de ello deriven.
Estos y algunos otros aspectos legales son importantes tanto para su conocimiento como para su buen manejo, a fin de que la empresa aplique óptimamente sus recursos y alcance las metas que se ha fijado.
Además de lo anterior, existen diversos registros, los cuales nos proporcionan información y apoyo de las condiciones actuales del mercado en el que nos desarrollamos:
¨ Cámara Nacional de la Industria de la Transformación.
¨ Secretaría de Comercio y Fomento Industrial.
¨ Padrón de Proveedores del Gobierno Federal.
Una vez satisfechos todos los trámites de estos permisos y licencias, que aproximadamente se llevan a cabo en el transcurso de un año, la empresa habrá cumplido con todas las disposiciones vigentes que se exigen en nuestro país y podrá comenzar sus operaciones, haciendo uso de libertades y derechos que nos rigen.
Pero lo anterior no significa que hasta no haber cumplido con todos los requisitos, podamos empezar con las operaciones de la empresa, es suficiente contar con el Acta Constitutiva, el Registro de la SHCP, y el de la Tesorería General de la Federación, para iniciar las operaciones de la empresa, siempre y cuando se tenga y se pueda demostrar que todos los demás permisos se encuentran en tramite.
Estas características aplicadas a las empresas se dan a través del conocimiento de las diversas leyes mencionadas con anterioridad y que ya se encuentran previamente establecidas, se dan características sobre la formación de las empresas como son: su capital, socios, actividades, utilidades, productos, y de estas se desprenden todas las leyes y reglamentos que las van a conducir en cuanto a pagos, deducciones, impuestos, intereses, y lograr con esto que sean empresas activamente económicas dentro del país al que pertenecen acrecentando así la economía misma del país.
ACCESO A FUENTES DE FINANCIAMIENTO
Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente.
1. FINANCIAMIENTO INTERNO:
Se realiza especialmente cuando la propia empresa cuenta con los recursos necesarios para mantenerse dentro de la competencia existente en el mercado, y es capaz de mantenerse sin la necesidad de obtener financiamientos de otras fuentes. Para ello es necesario que la empresa cubra por si sola todos los costos a la que ha sido sometida y aún así obtener utilidades.
2. FINANCIAMIENTO EXTERNO:
Las fuentes externas de financiamiento ayudan a las empresas en ocasiones a recuperar su mercado por medio de terceras personas, empresas, instituciones bancarias y de crédito, las cuales obtienen intereses por el préstamo del recurso utilizado, etc., el cual sin ninguna de esta forma de financiamiento pudieran haber perdido y por consecuencia generar una situación grave que afecte a la economía del país en general.
3. FINANCIAMIENTO A PLAZOS:
De acuerdo con ciertos convenios y proyectos de financiamiento, como lo son la creación de fondos para el pago de hipotecas y préstamos, el fondo de pensiones y otros casos en que se deben efectuar aportaciones iguales anuales así mismo como para la creación de una nueva empresa.
La banca de desarrollo otorga a proyectos de inversión el acceso a las siguientes fuentes de financiamiento:
A) SECOFI (FILANFI, BANOBRAS)
B) BANCOMEXT
C) NAFIN (PROMIN)
IMAGEN PROYECTADA
Este se da de acuerdo al tamaño y eficacia de la empresa, ya que se puede dar el caso de una pequeña empresa pero con productos de buena calidad lo cual la hace verse de una manera distinta frente a la población en general, una empresa se puede proyectar de diferentes formas, entre esas formas podría mencionar los servicios que presta, la venta de sus productos, el valor agregado que le da a sus productos para sobresalir de las demás empresas, ganando así mayor parte del mercado, y por consiguiente aumentar sus utilidad, y la mejor aceptación dentro del público consumidor.
Todo esto se basa en la buena administración de los recursos logrando la mayor eficacia y eficiencia.
POSIBILIDADES TECNICAS
Las posibilidades técnicas se refieren a la capacidad que tendría una empresa en determinado momento de adquirir una nueva maquinaria, adoptar nuevos sistemas de producción solicitar personal capacitado para cubrir ciertas necesidades para el mejor funcionamiento de una empresa o para el logro de sus objetivos.
Al tener la posibilidad de hacer cambios en la empresa se da también la posibilidad de crecer aún más, y obtener mejores rendimientos en la acertada administración de sus recursos. Se debe considerar que estas posibilidades técnicas van ha traer consecuencias que afecten otras áreas de la misma organización y se deberán de prever los posibles gastos y costos en que se incurra al implantar nuevas técnicas en la administración general de cualquier empresa.
El tiempo es importante ya que se deberá planear adecuadamente la posible adaptación de estos cambios, así como determinar todo el tiempo requerido para cada una de las actividades que se van a desarrollar, y tomar en cuenta los posibles problemas que podrían surgir dentro de la misma empresa.
ANALISIS DE LOS FACTORES ECONOMETRICOS Y OTROS
Este tipo de análisis es basado en el entorno interno del proyecto con respecto al externo, esto es, las fuerzas serán todas posibilidades de competencia que tenga la empresa o proyecto de inversión para hacer frente a las exigencias del mercado. En el caso de debilidades están comprendidas todas aquellas desventajas competitivas internas del proyecto como el tamaño insuficiente de la planta productiva, recuperación de la inversión a un largo plazo etc.
Factores de la demanda:
El grado de necesidad; se debe al tipo de necesidad que se cubre en determinado momento, ya que toda persona cubre en gran parte las necesidades por medio de la satisfacción de algunos productos como la alimentación, vestido, sustento diario, es decir como ya se menciono a lo largo del trabajo las necesidades de primera instancia que muchas veces son sustituidas por las de lujo que la mayoría de las personas no pueden adquirir y si adquieren solo son pocas, al satisfacer las necesidades de la población esto se ve como una cadena ya que si la persona se encuentra bien consigo misma y con lo que tiene puede realizar de una forma óptima todas sus actividades y viceversa.
Factores Productivos:
Se dice que se tiene producción económica siempre que se aumenta la utilidad de los bienes que existen mediante la labor coordinada de los factores de producción y no solo es actividad productiva aquella actividad productiva orientada a incrementar mediante transformaciones materiales la utilidad que tiene los bienes materiales sino también todo lo que facilita la utilización de un bien económico como puede ser el transporte a través del espacio o del tiempo así como la actividad que directamente satisface una necesidad humana.
El empresario necesita, para producir un bien o servicio, de la aportación de los factores productivos a los elementos adquiridos por el empresario para colaborar en el proceso de producción del bien. Desde el punto de vista para una empresa, se consideran factores productivos: edificio, maquinaria, energía eléctrica consumida, materia prima, mano de obra y empleados en general, etc.
TOMA DE DECISIONES
Para problemas distintos se requiere diferentes tipos de toma de decisiones. Para algunos casos sencillos y rutinarios las decisiones ya están establecidas en el procedimiento y se les denomina programadas. Las decisiones no programadas son aquellas que se ocupan de problemas no habituales o excepcionales y dan soluciones específicas creadas por medio de un proceso no estructurado, para tomar decisiones debemos analizar alternativas, las cuales implican sucesos futuros que resultan difíciles de prever. Donde existe certeza, certidumbre, riesgo, probabilidad, incertidumbre y finalmente turbulencia.
Los pasos a seguir son:
1. Investigar la situación.
2. Desarrollo de alternativas.
3. Evaluación de alternativas y selección de la mejor de ellas.
4. Implantación y seguimiento de la decisión.
Los criterios para evaluar la eficacia potencial de una decisión son: El primero es la calidad objetiva de la decisión y el segundo es la aceptación por parte de quienes deberán ejecutarla. La calidad objetiva se determina por la eficacia con la cual se lleva a cabo el proceso formal de la toma de decisiones; su aceptación está determinada por su naturaleza y por la persona que lo realiza, para poder tomar decisiones efectivas debemos superar las barreras que nos impiden conocer y atacar los problemas que se presentan dentro de una empresa.
Las barreras contra la solución son problemas se mencionan a continuación:
1. Negligencia.
2. Cambio Relajado.
3. Negligencia Ofensiva.
4. Pánico.
PRESENTACION DE LA INFORMACION
Para poder presentar la información desde el punto de vista del auditor operacional, es necesario destacar todos los puntos vistos con anterioridad, es decir darle una estructura bien organizada, anotar todas las sugerencias pertinentes al respecto y por supuesto en el orden de importancia.
Al presentar la información se da por hecho que todos los temas analizados con anterioridad se llevaron a cabo y que la empresa cumple con todo esto, es importante señalar si existe alguna deficiencia para que en el momento del preinforme se comente y se aclare o se lleguen a sugerencias que logren los objetivos y metas planteados con anterioridad.
