de Grenville Tryon Pera      

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Pagina 1

 

1 Generales   Temas generales que se deben concebir en todo sistema.
2 Logistica (Almacenes)   Manejo de almacenes (en desarrollo).
3 Contabilidad Proximamente. Pautas centrales del analisis.
4 Finanzas   Proximamente. Pautas centrales del analisis.
5 Personal   Proximamente. Pautas centrales del analisis.
6 Planillas   Proximamente. Pautas centrales del analisis.
7 Marketing   Proximamente. Pautas centrales del analisis.
8 Facturacion/Ventas   Proximamente. Pautas centrales del analisis.
9 Bases de datos de Marketing   Proximamente. Pautas centrales del analisis.
       

 

Generales
Separaremos lo que consideramos que debe ser general en todo sistema:
-Auditoria: El sistema tendra un campo adicional que permitira registrar informacion necesaria para una auditoria: tipo de movimiento, persona que lo realiza, fecha  y hora.
-Contabilidad: Todas las empresas centralizan sus actividades en la Contabilidad. De ese modo, es importante, al concebir un sistema, que este tarde o temprano debera leer y/o escribir informacion en sistemas Contables. Darle un enfoque contable a nuestros sistemas lo enriquecera. Crearemos campos que permitan almacenar la cuenta contable a la cual pertenezcan nuestros registros.
-Analisis y reprocesos: Importante en todo sistema: (Practicamente) todos los sistemas tienen como caracteristica fundamental el tener campos sumarizados, que resumen una serie de movimientos en uno solo. Por ejemplo, una factura tiene la sumatoria de los montos parciales de los productos. Eventualmente, la correlacion entre las cabeceras y detalles puede diferir, por fallas en los sistemas, y para ello se hace indispensable la capacidad de analisis, que no es otra cosa que revisar detalle por detalle si corresponden a la cabecera registrada. El sistema informara entonces de los casos en los que exista sospecha y/o evidencia de errores en las sumatorias. El reproceso nos permite realizar este proceso en forma automatica, re-escribiendo las sumatorias, en base al recalculo de las sumas de los detalles. Si bien este proceso puede parecer trivial (al inicio, cuando menos), cuando tengamos 100,000 registros, y el informe no correponda, esta opcion brindara un apoyo invalorable, que nuestros clientes sabran agradecer.
-Valorizacion: Todo aquello que sea administrado por un sistema, es mesurable (medible). Por supuesto, el cliente deseara valorizarlo. No es mala idea disenar un sistema pensando en dos tipos de monedas distintas: la nacional como la internacional. Esto implica almacenar dos campos de valor monetarios.
-Flexibilidad: Como resultado del archivo de configuracion.

 

 


 

LOGISTICA (ALMACENES)

Veamos, para iniciar el analisis de un sistema logistico de los rubros que seran necesarios de analizar (alcance del sistema):
-Manejo de productos: altas (ingresos a un almacen) y movimientos (movimientos entre almacenes)
-Manejo de paquetes: Una serie de productos pueden conformar un paquete. Por ejemplo: Disco duro+mainboard+monitor=Una computadora. Un paquete debera tener un codigo distinto al de un producto.
-Manejo de pedidos (ordenes de produccion, pedidos al almacen, cotizaciones, guias de remision/salida).
-Inventarios (Contabilizacion para comprobar/ajustar que la existencia fisica en el almacen sea la misma que se tiene en el sistema).
-Manejo de kardex (los productos deberan tener la posibilidad de tener un historial de movimientos)
-Manejo de almacenes (los almacenes se concebiran como 'virtuales': Existira un(os) almacen(es) fisico(s). Adicionalmente, existira un almacen de pedidos (productos que entraran en existencia en nuestros almacenes fisicos), otro almacen de transformaciones (cuando el almacen es de tipo industrial, los productos se transforman: la madera se convierte en virutas y muebles, por ejemplo). Un almacen de salidas (ventas), un almacen de bajas (productos en mal estado que se dan de baja en el inventario).
-Manejo individual de productos. Algunos productos, segun su relevancia, podran ser manejados uno a uno. Esto es importante para los casos en los que se necesite aplicar la tecnica FIFO (first in, first out, o primero en entrar, primero en salir). Por ejemplo, en productos perecibles (de vida corta).
-Manejo de personal: Los movimientos de los almacenes deberan tener un responsable, que sea quien pueda responder por un determinado movimiento del almacen.

Podemos determinar dos generos de almacenes: los industriales (que incluyen la transformacion de productos), y los comerciales (que solo involucran abastecimeinto, mas no produccion).

Veamos el flujo de productos en el sistema:

INGRESO -> ALMACEN 1 -> ALMACEN 2 -> ALMACEN N -> SALIDA 1
-> SALIDA N



Ahora, pasemos a ver como sera nuestra estrucutra de tablas:

USUARIO

NOMBRE TIPO LONGITUD DECIMALES DEFINICION
Usuario c 6 0 Codigo del usuario
Nombre c 100 0 Nombre del usuario
Clave c 12 0 Clave del usuario
Accesos c 100 0 Accesos a los cuales esta permitido el usuario.
Auditoria c 30 0 Informacion de auditoria

 

ALMACEN

NOMBRE TIPO LONGITUD DECIMALES DEFINICION
Almacen c 6 0 Codigo del almacen
Nombre c 100 0 Nombre del almacen
AlmacenInicial c 1 0 Indicador si este es un almacen de ingresos externos
AlmacenFinal c 1 0 Indicador si este es un alamcen de salidas externas
Auditoria c 30 0 Informacion de auditoria

 

PRODUCTO

NOMBRE TIPO LONGITUD DECIMALES DEFINICION
Producto c 6 0 Codigo del producto
Nombre c 100 0 Nombre del producto
CodigoExterno c 20 0 Codigo con el cual se conoce al producto fuera de la empresa.
Auditoria c 30 0 Informacion de auditoria

 

PAQUETE

NOMBRE TIPO LONGITUD DECIMALES DEFINICION
Paquete c 6 0 Codigo del paquete
Nombre c 100 0 Nombre del producto
Fecha c 8 0 Fecha de creacion del paquete
Precio n 12 2 Precio unitario del paquete
Auditoria c 30 0 Informacion de auditoria

 

DETALLEPAQUETE

NOMBRE TIPO LONGITUD DECIMALES DEFINICION
Paquete c 6 0 Codigo del paquete
Producto c 6 0 Codigo del producto
Cantidad n 12 2 Cantidad del producto usado en el paquete
Auditoria c 30 0 Informacion de auditoria

 

PROVEEDOR

NOMBRE TIPO LONGITUD DECIMALES DEFINICION
Proveedor c 6 0 Codigo del proveedor
Nombre c 100 0 Nombre del proveedor
Telefono c 20 0 Numero de telefono del proveedor
Contacto c 100 0 Nombre de la persona a la cual contactar
Email c 100 0 Email del proveedor
Auditoria c 30 0 Informacion de auditoria

 

KARDEX(AAAAMM) (aņo/mes)

NOMBRE TIPO LONGITUD DECIMALES DEFINICION
AlmacenOrigen c 6 0 Codigo del almacen origen
Almacen c 6 0 Codigo del almacen destino
Producto c 100 0 Codigo del producto
Cantidad n 12 2 cantidad de productos
Fecha c 8 0 Fecha del movimiento del almacen (formato aaaammdd)
Glosa c 200 0 Glosa del movimiento (comentario)
Auditoria c 30 0 Informacion de auditoria

 

INGRESO

NOMBRE TIPO LONGITUD DECIMALES DEFINICION
Ingreso c 12 0 Numero de documento que acredita el ingreso
Proveedor c 6 0 Codigo del proveedor
Fecha c 8 0 Fecha del movimiento del almacen (formato aaaammdd)
Hora c 6 0 Hora del movimiento del almacen (formato hhmmss)
Auditoria c 30 0 Informacion de auditoria

 

DETALLEINGRESO

NOMBRE TIPO LONGITUD DECIMALES DEFINICION
Ingreso c 12 0 Numero de documento que acredita el ingreso
Producto c 6 0 Codigo del producto
Cantidad n 12 2 cantidad de productos
NumeroSerie c 20 0 Numero de serie del producto. Si se define, la cantidad sera 1.
PrecioLocal n 12 2 Precio unitario en moneda local.
PrecioExterno n 12 2 Precio unitario en moneda extranjera
Impuesto n 12 2 Porcentaje de Impuesto
Auditoria c 30 0 Informacion de auditoria

 

INVENTARIO

NOMBRE TIPO LONGITUD DECIMALES DEFINICION
Inventario c 6 0 Codigo del inventario
Almacen c 6 0 Codigo del almacen al cual se le efectua el inventario.
Fecha c 8 0 Fecha del movimiento del almacen (formato aaaammdd)
Glosa c 200 0 Glosa del movimiento (comentario)
Usuario c 6 0 Usario responsable del inventario
Cerrado c 1 0 Indicador de inventario concluido. Si lo esta, se anadio al almacen de Inventarios.
Auditoria c 30 0 Informacion de auditoria

 

DETALLEINVENTARIO

NOMBRE TIPO LONGITUD DECIMALES DEFINICION
Inventario c 6 0 Codigo del inventario
Producto c 6 0 Codigo del producto
Cantidad n 12 2 Cantidad que arroja el sistema para este producto.
CantidadReal n 12 2 Cantidad encontrada en el almacen.
Glosa c 200 0 Glosa del movimiento (comentario)
NumeroSerie c 20 0 Numero de serie del producto. Si se define, la cantidad sera 1.
Auditoria c 30 0 Informacion de auditoria

Importante: Las tablas y camps que aqui se muestran son los minimas requeridos para que un sistema de almacenes trabaje. Pueden ser anadidos tantos campos/tablas como se estimen necesarios para complementar el sistema (Por ejemplo: poniendo el campo ubicacion en el kardex, y creando una tabla de ubicaciones por almacen, se podra determinar la ubicacion del producto dentro del almacen) .