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UNIVERSIDAD YACAMBÚ
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO

Gestión de Cambio
Asignación II

Elaborado Por:
Maitane I. Fernández U.
Caracas, 13 de julio de 2001

Descripción en la actividad de la que son co-dueños:

1.¿ En qué consiste esa actividad?

Actualmente estoy trabajando en Cargill de Venezuela en el área de Ventas Industriales. Allí junto a dos compañeros más, ejerzco el cargo de Ejecutiva de Ventas Industriales. ¿Qué es lo que hago? Pues algo muy sencillo, soy el enlace entre la compañía y los clientes, pues no sólo realizo la función de vendedora, sino también ofrezco asesoría técnica, realizo seguimiento a las órdenes de compra y a los despachos. Los productos que vendemos a nivel industrial son: Aceites a granel de Míz, soya y girasoil, Mantecas, Harinas de panificación, Sémola a Granel, Aszúcar Blanca y Refinada y Sal. Estos productos son , son utilizados por nuestros clientes como materia prima en la elaboración de sus productos.

2. Estructura: El organigrama de Ventas Industriales está conformado por:

3.- Tecnología: Cada uno de los Ejecutivos de Venta, así como el Gerente, poseemos una computadora portátil con la cual podemos accesar de forma remota, cuando no estamos en la oficina, a la línea de Cargill, con la finalidad de poder entrar al correo interno, así como a diferentes programas. Uno de los programas principales, el "cubo" de la ORACLE, permite tener control de las ventas realizadas, mientras que otro programa denominadao Caribe Centralizado, brinda información de los estados de las cuentas de los clientes, de forma que podemos saber si un cliente posee deuda vencida o esta sobregirado, por lo que un despacho puede detenerse. Adicionalmente, el correo interno permite intercambiar información con los empleados de la compañía en especial, con las plantas, de las cuales dependemos día a día, para poder coordinar los despachos. Cargill está ubicada en varios países de latinoamérica; uno de ellos Argentina, donde todos los movimientos de ventas y cobranzas llegan allí para ser analizados, para luego regresar a Caracas.

4.-La Gente : El Gerente de Ventas Industriales, es un ingeniero en polímeros que lleva cuatro años trabajando en la compañía, aunque posee sólo tres meses ejerciendo el puesto. La secretaria del departamento, que algunas veces cumple la función de asistente, lleva más de 10 años en ese puesto, mientras que las asistentes, aunque poseen varios años trabajando en diferentes puestos, sólo tienen tres meses en sus respectivos puestos. En el cargo de Ejecutivas de Venta, mi compañera que se encuentra en Valencia y yo, ambas ingenieros químicos, tenemos sólo tres meses en la compañía, mientras que mi último compañero, un ingeniero en polímeros, posee sólo un mes con nosotros.

Aunque un asistente y un ejecutivo de ventas se encuentran en Valencia, todo el equipo se encuentra muy unido. Una vez al mes nos reunimos para tratar diferentes temas y semanalmente se realizan viajes de un ejecutivo de Caracas a Valencia o viceversa.

5- Los Procesos: Los procesos en los cuales participa el departamento de Ventas Industriales son:

* El proceso de Venta del Producto

* El proceso de planificación y despacho de las plantas

* El proceso de creación de un nuevo cliente o producto

* El proceso de cambiar los precios de los productos

*El proceso de realizar Notas de Crédito o Débito a los clientes.

6,. Impulsos: En estos momentos, el departamento de Ventas Industriales está encima de todo el proceso de venta, conociendo de antemano, la existencia o no de inventario de determinado producto o verificando la producción para la semana. Es importante tener está información a mano para garantizar al cliente, el despacho de su producto. Adicionalmente, el departamento de Ventas está verificando que le cliente reciba a tiempo y por completo su producto.

Otro cambio importante, es la puesta en marcha de un programa llamado ROMANAS, el cuál será controlado por nuestras asistentes. Este programa permitirá cargar en línea, las diversas órdenes de compra, recibir rápidamente la aprobación del departamento administrativo y generar la factura de forma automática, evitando que el facturador realice algún cambio y altere manualmente las facturas.

Otro aspecto importante, es incentivar a los clientes a que envíen sus programaciones con una semana de anticipación, a través de correo electrónico, con el cuál se tiene una mayor seguridad y confianza de que la información llega a tiempo y no se traspapela o pierde.

7. Frenos: El tiempo en que tarda el departamento de análisis y riesgo, para informar el hecho de que un despacho este aprobado o no, muchas veces es crucial para un cliente, pues este puede estar en peligro de parar una línea de producción o la planta entera, si no recibe el despacho a tiempo. Algunas veces este departamento es muy severo a la hora de aprobar los despachos, si el cliente posee muchas facturas vencidas o está sobregirado. En algunos casos la intervención del Ejecutivo de Ventas que posee conocimiento sobre lo que pasa con el cliente (aumento de consumo sin un ajuste a tiempo del límite de crédito, problemas en el mercado donde se desenvuelve el producto del cliente) puede ayudar a reanudar el despacho.

Otro freno importante, aparece cuando la Gerencia de Producción de las plantas, esperan hasta último minuto para informar si pueden o no cumplir con la producción o con los despachos, pues realizan cambios en la planificación de producción sin notificar a Vtas Industriales.

Por otro lado, la creación de un cliente o un nuevo producto, puede tomar varios días, por el papeleo y todas las actividades involucradas en ello.

Por último, otro aspecto importante a resaltar, es el hecho de que todos los Ejecutivos de Venta somos nuevos y algunas veces las órdenes que indicamos o la información que requerimos, no son cumplidas u otorgadas, lo que limita nuestro campo de acción y tenemos que recurrir al Gerente para que intervenga en la situación.

8- Intimidades: En ese sentido, la compañía es muy seria y delicada. Desde el primer día que entre a la empresa, conozco y práctico las políticas de ética, que deben ser cumplidas en todo momento.

9- Factores Externos: Uno de los factores que puede afectar el despacho de los clientes, es si estos se retrasan en los pagos de varias facturas vencidas, que aunque algunas veces el Ejecutivo logra que se realicen algunas excepciones según el tipo de cliente involucrado, en general se paran los despachos. Algunas veces los clientes no poseen los pagos y otras veces se quejan de que el cobrador no retira los cheques o los pagos.

Otro factor externo, puede ser las paradas de las plantas ya sean inesperadas (accidentes, fallas de un equipo) o programadas (fumigaciones, mantenimiento o auditorías de control de calidad), pues estas atrasan los despachos.

10.-Motor del Cambio:

* Crear más conciencia sobre la importancia del cliente, en todas las áreas de los distintos procesos que permanezcan en contacto de forma directa o indirecta: Vtas Industriales, Administración, Finanzas, Logística y Producción de Planta.

*Los Ejecutivos Industriales tienen como misión, crear una relación más estrecha con el cliente, para llegar a conocer bien sus preocupaciones y el mercado de su producto. Esto nos dará una idea general del negocio del cliente y sus necesidades, lo que se traducirá en un mejor servicio.

*Realizar reuniones periódicas donde se comuniquen las necesidades del cliente a las personas de los departamentos involucrados con el: Vtas Industriales, Administración, Finanzas, Logística y Producción de Planta.

* Mejorar el procesos de entrega del producto.

* Sugerir un mayor entrenamiento a los facturadores sobre los precios y las características de los productos para evitar errores en las facturas.

* En definitiva, involucrar a todos los entes que intervienen en la cadena del valor del producto, pues Planta, Planificación, Facturación, Venta y Administración, son todos responsables de la calidad del servicio que percibe el cliente.

http://www.cace.org.ar/informes7.asp

ARTICULO 1:

Este artículo demuestra un nuevo tipo de venta, muy común en la actualidad el e-commerce. Las diferentes etapas de un proceso de venta electrónico son:
1) Servicios Pre-venta: Los compradores analizan diferentes elementos que desean adquirir, comparan, obtienen opiniones de otros, ajustan los elementos disponibles a sus necesidades., pues diponen de la libertad del medio para realizarlo.
2) Selección y catálogo: Una vez que el cliente se decidió a comprar algún producto, comienza el proceso de venta , para lo cual la página web ofrece diferentes sistemas y servicios, tales como mecanismos de búsqueda, catálogos, índices temáticos, listados de ofertas, etc.
3) Recopilación de datos y Pago: En los sitios de venta al consumidor (business-to-consumer), la recepción y el procesamiento del pago es un aspecto importante y delicado, ya que el consumidor, posee el temor al robo de sus datos de tarjetas y los vendedores, al fraude.
4) Entrega: Todo el proceso de empaquetado, envío, seguimiento y control del producto, puede ser muy costoso si no se lo planifica con anticipación.
Algunos de los lugares de venta electrónica utilizan sus propios móviles para la entrega , por jeemplo, cadenas de distribuición. ”.
5)Seguimiento de la orden y Servicios Post-venta: Las páginas Web deben ofrecer medios para que el comprador impaciente pueda verificar en qué estado se encuentra su compra, Además debe existir un aservicio post-venta, donde el usuario pueda sentirse seguro de recibir cursos sobre cómo usar el producto, club ded compradores, erc.

http://windows2000.msoem.com/spanish/MODULE1/m1_w2k_snapshot.htm

ARTICULO 2:

Este artículo demuestra el tipo de Proceso de Venta utilizado para El Programa Windows 2000 Professional.
El Esquema de Venta es muy sencillo y consta de cuatro partes:
1) Conocer el perfil del cliente, es decir, conocer cuáles son las necesidades que se pueden satisfacer con la adquisión y uso del programa Windows 2000.
2) Exponer las ventajas: Conociendo las necesidades del cliente, es importante captar su atención hacia el producto, resaltando las características que lo diferencian del competidor. Las Ventajas del Windoes 2000 se fundamentan en: Mayor robustez y Mayor facilidad de uso y administración:.
3) Aclarar dudas: Es importante brindarle toda la información que requiera el cliente, pues así se demuesttra un profundo conocimiento del producto y a la vez, que se aclarn las posaibles dudas sobre la cuál puede apoyarse el cliente para no adquirir el producto.
4) Cerrar la venta: Confirmar que el cliente se ha decidido por el producto.