تعريف اطلاعات
اطلاعات، عبارت از داده‌هايي است كه در بافتي معنادار و مفيد جاي مي‌گيرد و دراختيار دريافت كننده قرار داده مي‌شود تا
از‌آنها براي تصميم‌گيري استفاده كند
اطلاعات، آگاهي و هوشياري مي‌دهد، شگفتي مي‌افريند، انگيزه ايجاد مي‌كند و از عدم اطمينان مي‌كاهد.
سيستم هاي اطلاعاتي
دو زمينه عمده كه سيستم‌هاي اطلاعاتي را تعريف مي‌كنند، عبارتند از اجزاي تشكيل دهندۀ سيستم‌هاي اطلاعاتي و نيروهاي طراح
اثر گذار بر اين اجزا.
اجزاي تشكيل دهنده، كه شامل شش جزء هستند: درون داد مدل‌ها ، برون داد ، فناوري ، پايگاه داده‌ها ، و كنترل‌ها .
نيروهاي طراحي – طراحان براي آنكه به موفقيت دست يابند، بايد مشخص سازند نيروهاي طراحي كدامند و چگونه بر طرح‌هاي
آنان اثر مي‌گذارند و آنگاه از اين نيرو‌ها پيروي كنند و در همين حال خلاقيت و نوآوري را در كار خود نمايان سازند.
طراحان سيستم‌هاي اطلاعاتي بايد ده نيروي طراحي را كه بركارشان مؤثرند، لحاظ كنند. اين ده نيرو عبارتند از:
- يكپارچگي
- تماس به كار برندگان با سيستم
- نيروهاي رقيب
- كيفيت قابليت كاربرد اطلاعات
- الزامات سيستم
- الزامات داده پردازي
- عوامل سازماني
- الزامات صرف جويي در هزينه توليد
- عوامل انساني
- الزامات مربوط به عملي بودن سيستم ( برچ و گردادنيتزكي، بي تا)
نقش نظام‌هاي اطلاعات مديريت در تغيير و جابه جايي عناصر فرهنگ سازماني در دانشگاه
بسياز از فرهنگ‌هاي سازماني ( مثل دانشگاه) يا به دليل توهمات بي‌اساس و بيمار گونه يا به دليل بيمي كه واقعاً از
سيستم‌هاي اطلاعاتي دارند، در مقابل آن جبهه مي‌گيرند.
بنابراين تمايل دارند همان روش‌هاي سنتي خود را حفظ كنند و در برابر تغييرات، مقاومت نشان دهند. مطمئناَ ريشه بسياري از
ترس‌هاي موجود در فرهنگ سازمان را در مورد سيستم‌هاي اطلاعاتي، بايد در رايانه‌ها، فناوري اطلاعاتي و تغييرات پيشنهادي در
سيستم اطلاعاتي جستجو كرد.
هر گونه تغييري در سيستم اطلاعاتي، كاركنان را مجبور خواهد ساخت رفتاري متفاوت و آشكارا مغاير با هنجارهاي فرهنگ سازمان در پيش گيرند.
از اين گذشته، سيستم اطلاعاتي جديد، شايد مستلزم آن باشد كه گروه‌هاي مختلف سازمان ( مثل اعضاي هيات علمي، كارمندان و
مسئولان دانشگاه) در اطلاعات شريك و سهيم شوند و احتمال دارد كه اين گروه‌ها اعتماد لازم را به يكديگر نداشته باشند، و در
اين صورت با شريك شدن در اطلاعات مخالفت خواهند نمود.
طراحان سيستم‌هاي اطلاعاتي نمي‌توانند تغييرات عمده‌اي در هنجارهاي فرهنگي يك سازمان ايجاد كنند؛ اما مي‌توانند اقداماتي به
عمل آورند كه سيستم اطلاعاتي را براي فرهنگ سازمان خوشايندتر سازند. بنابراين به نظر مي‌رسد براي پذيرش نظام اطلاعاتي
جديد، بايد كاركنان را مشاركت داد و انگيزه‌هاي لازم را در آنان ايجاد كرد.
طراحان سيستم‌هاي اطلاعاتي، بايد از فناوري فراتر بروند و جنبه‌هاي اجتماعي، روان‌شناختي، سياسي و انسان شناختي سازمان را
بررسي كنند و رابطه‌شان را با سيستم‌هاي اطلاعاتي مورد توجه قرار دهند.
عناصر در همه سازمان‌ها، از جمله دانشگاه، تشكيل دهنده فرهنگ سازماني هستند.
نقش MIS در تغيير و يا جا به جايي عناصر فرهنگ سازماني
- خلاقيت و خطر پذيري- به نظر مي‌رسد نقش MIS برروي اين عنصر بدين شكل باشد كه ميزان خطرپذيري كاركنان دانشگاه با
ورود نظام اطلاعاتي، كاهش يابد و از طرفي انگيزه لازم در آنان براي افزايش خلاقيت و نوآوري بيشتر شود؛ چرا كه بدين صورت با
فراهم آمدن اطلاعات دقيق، به هنگام و ذي‌ربط ميزان خلاقيت آنان افزايش خواهد يافت.
- توجه به جزئيات – دومين عنصر فرهنگ سازماني است كه با ورودMIS كاركنان و اعضاي هيات علمي بهتر مي‌توانند مسائل را
تجزيه و تحليل كنند و به صورت دقيق‌تري به انجام دادن امور بپردازند.
- توجه به نتيجه – با ورود MIS اين عنصر احتمالاً تبديل به عنصر توجه به روش‌ها مي‌شود؛ چرا كه كاركنان، با توجه به
افزايش اطلاعات در سازمان، بايد به روش‌هاي جديدي دست يابند و سريع‌تر و مطلوب‌تر به اهداف خود برسند.
- به افراد- به علت حضور نظام‌هاي اطلاعاتي، مديران دانشگاه احتمالاً كاركنان و اعضاي هيات علمي را بيشتر در
تصميم‌گيرهاي سازمان و دانشگاه دخالت خواهند داد. همچنين از ديده‌گاه‌هاي تخصصي استادان به شكل جامع‌تري استفاده خواهند كرد.
- 5- تشكيل گروه (تيم) – اگر اطلاعات در دانشگاه به شكل بهتري مبادله شود و شبكه‌هاي ارتباطي همه جانبه باشد، كارها به
صورت تيمي – و نه به شكل فردي- انجام خواهد شد.
- تحول – يعني ميزاني كه افراد داراي روح پرخاشگري، تحول و يا حتي جسارت هستند. با ورود MIS احتمالاً ميزان تغيير و تحول
و روحيه جسارت در افراد داخل سازمان بيشتر خواهد شد.
- ثبات يا پايداري – اين عنصر از جمله عناصري است كه با ورود MIS دچار تغيير خواهد شد؛ چرا که با فشارهاي اطلاعاتي
بر دانشگاه، ميزان ثبات و حفظ وضع موجود به شدت كاهش خواهد يافت و دانشگاه به يك سازمان بالنده، زنده و پويا تبديل خواهد شد.
- هدايت – با آمدن MIS به سازمان، ميزان انتظارات و توقعات مديران دانشگاه از كاركنان افزايش خواهد يافت و
بنابراين، كاركنان در هر لحظه بايد خود را به روز (up to date) نگاه دارند.
- ميزان ترغيب واحدها به عمل براساس روشي هماهنگ در درون سازمان – تأثير MIS بر روي اين عنصر، به شكلي است كه
استفاده از روش‌هاي هماهنگ و عملكرد يكپارچه در دانشگاه افزايش خواهد يافت.
- حمايت مديريت – اين عنصر با ورود MIS احتمالا دچار تغيير خواهد گرديد؛ بدين معنا كه به واسطه اينكه اطلاعات، در
دسترس همه كاركنان قرار دارد، لذا پشتيباني مديريت از آنان كمتر از قبل خواهد بود. البته اين كاهش حمايت، در زمينه اطلاع¬رساني
است، نه در ساير جنبه‌ها.
- 11- نظارت – اين عامل نيز همانند عنصر شماره 10 دچار تغيير مي‌شود؛ چرا كه از ميزان نظارت و كنترل مستقيم مديران
بركاركنان كاسته خواهد شد و اين به خاطر آن است كه كاركنان، مسلح به اطلاعات مختلف شده‌اند و به دليل اينكه خودشان به
اينكه هويت‌هاي فردي تحت تأثير هويت حرفه‌اي قرار خواهند گرفت و كمرنگ‌تر از گذشته خواهند شد.
- هويت – يعني درجه‌اي كه برحسب آن افراد پيش از آنكه با گروه كاري خاص يا زمينه تخصص حرفه‌اي خود شناسايي شوند، با
سازمان – به عنوان يك مجموعه – مورد شناسايي قرار مي‌گيرند. اين عنصر به نظر مي‌رسد كه با ورود MIS دچار لطمه گردد؛ يعني
اينكه هويت‌هاي فردي تحت تأثير هويت حرفه‌اي قرار خواهند گرفت و كمرنگ‌تر از گذشته خواهند شد.