En este capítulo
de introducción, estudiaremos brevemente qué es una base de datos, así como
todos los elementos que la componen, y para finalizar tendremos nuestro primer
contacto con Access 2000.
¿Qué es una base de
datos?
Una Base de
datos es un conjunto de información relacionada, agrupada como un todo. Un
ejemplo típico de base de datos es una agenda telefónica.
Las bases de
datos están formadas por Campos, Registros y Archivos.
Podemos definir el concepto Campo como cada uno de los elementos que
componen un Registro, como por ejemplo: nombre, apellidos, domicilio,
población y teléfono.
Un Registro
es un conjunto de Campos relacionados entre sí, como es el caso de los
datos personales pertenecientes a un socio de un vídeo club.
Un Archivo
está formado por la unión de varios Registros. Siguiendo con el caso anterior,
el Archivo estaría formado por todas las fichas (registros) de los socios
pertenecientes al vídeo club.
¿Qué es una base de
datos relacional?
El uso de bases
de datos relacionales es útil cuando varios registros de una base de datos
tienen relación con un mismo Registro de otra base de datos. Veámoslo con un
ejemplo.
Tomemos el caso
de un hospital donde se rellena una ficha para cada enfermo que ha sido
ingresado, especificando todos los
datos personales del enfermo, además de la enfermedad.
Por otro lado
el hospital posee otra base de datos donde figuran todas las enfermedades
posibles, el nombre del médico especialista en dicha enfermedad y su código
personal.
De modo que
cuando se quiera saber el nombre del médico que trata a un enfermo determinado,
sólo será necesario introducir la enfermedad que padece dicho paciente, el código
del médico y automáticamente se nos dirá quién es el médico.
Sin duda alguna
estará pensando que no es necesario tener la segunda base de datos con las
enfermedades y los médicos, puesto que si en la primera base de datos figurase
el nombre del médico, todo estaría solucionado.
En parte es
verdad, pero imagínese que en el hospital hay 100 enfermos de hepatitis, 200 de
quemaduras, etc. Como comprenderá el nombre del médico aparecerá muchas veces
repetido, con lo cual se tardará más tiempo en rellenar la ficha de cada
paciente, y también la base de datos aumentará considerablemente su tamaño,
afectando posteriormente al tiempo de búsqueda de los datos, ya que a mayor número
de Registros y Campos mayor es el tiempo de búsqueda.
Una base de
datos relacional siempre está compuesta por varias tablas que se conectan entre
sí para compartir información. La principal razón que nos lleva a utilizar
bases de datos relacionales es la de no duplicar información entre ellas.
Con estos
breves conceptos, ya estará imaginando muchísimas utilidades que podrá darle
a una base de datos definida por usted mismo, a medida de sus requerimientos de
información, ya sea un profesional, un ejecutivo, o simplemente desea controlar
su extensa colección de CD de música, a la que tanto cariño le tiene.
