En este capítulo dedicado a las macros, veremos qué es una macro, cómo se crea, cómo se modifica, la manera de almacenarla y también cómo se ejecuta paso a paso.

¿Qué es una macro?

Podemos definir el concepto Macro como un conjunto de tareas. A cada una de las tareas se le denomina acción. Cada acción realiza algo en concreto (como por ejemplo abrir un formulario o imprimir un informe). Las macros se utilizan para automatizar tareas comunes, lo cual nos ayudará a trabajar mejor y ahorrar tiempo.

Si realiza tareas con Access que son repetitivas o rutinarias, es probable que pueda escribir una macro que las efectúe automáticamente.

Cuando se ejecuta una macro las acciones siguen el mismo orden en que han sido escritas, es decir, secuencialmente desde la primera a la última.

Las macros permiten:

a) Hacer que formularios e informes funcionen conjuntamente: por ejemplo podríamos utilizar un formulario para ver los datos personales de un médico y añadirle un botón de comando donde hubiese una macro que imprimiese un informe con todos los pacientes de ese médico.

b) Buscar y filtrar registros automáticamente: permiten acelerar el proceso de búsqueda de los registros que cumplan una determinada condición. Por ejemplo añadir en un formulario un botón con el que listar todos los pacientes del último mes.

c) Establecer valores en controles: permiten asignar al control de un formulario el valor resultante de un cálculo procedente de otra tabla o consulta, de forma que éste se actualice automáticamente al hacer cualquier cambio en la anterior tabla o consulta.

d) Asegurar la exactitud de los datos: son útiles para el manejo de datos y para la validación de los mismos. Por ejemplo podemos hacer que se ejecute una macro determinada cuando se introduzca un valor incorrecto.

e) Establecer propiedades de formularios, informes y controles: se puede usar una macro para ocultar un formulario, cuando no sea necesario visualizarlo en pantalla pero, en cambio, se utilicen los datos contenidos en él.

f) Automatizar transferencia de datos: es útil para importar o exportar automáticamente los datos a otros formatos de archivo.

g) Crear su propio entorno de trabajo personalizado: se puede crear una macro para abrir automáticamente un grupo de consultas, formularios o informes al abrir una base de datos. También permiten personalizar las barras de menús de los formularios.

En la figura que aparece a continuación podrá ver un pequeño esquema de un ejemplo de macro:  

Creación de una macro

En este primer ejemplo crearemos una macro muy sencilla, únicamente abrirá una tabla y emitirá un pitido una vez la haya abierto para decirnos que ha finalizado dicha tarea.

Pero en primer lugar lo que deberemos hacer es abrir la base de datos sobre la cual deseamos que funcione la macro. Para ello realice los siguientes pasos:

1. Seleccione del menú Archivo la opción Abrir base de datos.

2. Seleccione la base de datos CLÍNICA.

Seguidamente procederemos a crear la macro:

1. Haga clic con el mouse sobre el botón Macro.

2. Pulse sobre el botón Nuevo.

A continuación aparece la siguiente pantalla donde podemos distinguir diferentes partes:  

a) Acción: se utiliza para agregar acciones.

b) Comentario: se utiliza para poner un comentario sobre lo que realiza la acción que hay tecleada en la parte izquierda.

c) Argumentos de acción: proporcionan información adicional sobre cómo realizar una acción, como por ejemplo el nombre de la tabla sobre la que actúa la macro.

d) Descripción: describe la acción o el argumento de ésta.

Una vez hecha esta aclaración, comenzaremos a construir la macro.

1. Haga clic en la primera celda vacía de la columna Acción.

2. Haga clic en la flecha que aparece para seleccionar la acción deseada de la lista desplegable.

3. Efectúe un clic en la columna Comentario y escriba Abre la tabla Médicos.

4. Vuelva a hacer clic en el apartado Nombre de la tabla que figura en la sección Argumentos de acción.

5. Abra la lista desplegable y seleccione la tabla Médicos.

6. Haga clic en la primera celda vacía de la columna Acción.

7. Seleccione la acción Bip de la lista desplegable.

8. En la columna Comentario teclee Emite un pitido.

Bien, ya hemos construido nuestra primera macro. Antes de probarla la grabaremos.

1. Abra el menú Archivo y seleccione la opción Guardar.

2. Dejaremos el nombre que propone Access, por lo tanto pulse el botón Aceptar.

3. Ejecute la macro haciendo clic sobre el botón