Una de las opciones que más utilizaremos cuando trabajemos con Access, será la de imprimir una tabla, un informe, etc. Hay que tener en cuenta que Access al ser un programa que trabaja bajo el control de Windows, imprimirá siempre utilizando la impresora que esté seleccionada por dicho programa.

Impresión de una tabla

Las prácticas que realizaremos a continuación para ver cómo funciona la impresión de Access, se harán utilizando la tabla que tenemos en la base de datos Clínica denominada Pacientes.

Podemos realizar la impresión desde la ventana de la base de datos o también cuando está abierta la tabla. En los dos casos el botón que realiza la operación es el mismo y se trata de: Imprimir.

Utilizando el menú Archivo también podemos seleccionar la opción Imprimir o pulsar simultáneamente la combinación de teclas "Ctrl+P".

Una opción muy interesante es Presentación preliminar que nos muestra el documento de la forma que quedará cuando se imprima.

Realizando los siguientes ejercicios vamos a ver cómo funciona esta opción:

1. Abra la base de datos Clínica y seleccione la tabla Pacientes.

2. Pulse el botón Presentación preliminar.

Observe como en su pantalla aparece representada una hoja con la tabla Pacientes. Fíjese que al principio de la misma hay un título y al final de ella hay otro indicando la palabra Página y el número de la misma. Detalles como estos son los que aparecen en la impresora, y sólo los podemos verificar utilizando la opción Presentación preliminar. Esta opción también existe en el interior del menú Archivo.

Fíjese que también existe una barra de botones específica para esta opción:  

Si en su pantalla no aparece esta barra es porque en el menú Ver y en concreto la opción Barra de herramientas no está seleccionada.

Para seleccionarla efectúe los siguientes pasos:

1. Seleccione el menú Ver y de su interior elija la opción Barra de herramientas.

2. Seleccione Presentación preliminar de la lista.

3. Active esta opción haciendo clic en el recuadro que hay situado a su izquierda.

4. Cierre la ventana.

Los botones que posee la barra de herramientas Presentación preliminar realizan las siguientes operaciones:

 Imprime la hoja de datos, el informe, formulario o el módulo activo seleccionado.  

 Alterna entre ver página completa y zoom. Cuando el puntero tiene forma de lupa, también es posible hacer clic en una parte de la página completa para hacer zoom en esa parte y hacer clic otra vez para volver a ver la página completa.

 Muestra una página.

 Muestra dos páginas

 Muestra varias páginas

 Controla el porcentaje de zoom en Presentación preliminar. Para cambiar el porcentaje de zoom, haga clic en la flecha y seleccione uno de los porcentajes de la lista.

 Cierra la ventana que está activa.

 Inicia el asistente para combinación de correo Microsoft Word, el cual combina datos de Microsoft Access con un documento de Word.

 Muestra la ventana de la base de datos.

 Permite crear un nuevo objeto de la base de datos (informe, formulario).

 Ofrece ayuda sobre el próximo elemento en el que haga clic con el mouse. Al efectuar un clic sobre este botón, el puntero adopta la forma de un interrogante (?). Una vez obtenida la ayuda el puntero vuelve a su forma original.