Opciones avanzadas

En este capítulo veremos cómo personalizar la hoja de datos cambiando aspectos como el tipo de letra que se utiliza, el tamaño de la misma o incluso cómo mover las columnas a una posición que nos facilite la lectura de los datos.

Para realizar los ejercicios de este capítulo utilizaremos la Base de datos Clínica y la Tabla Pacientes.

Modificar el ancho de una columna

Cuando trabajamos con una tabla, Access establece por defecto la anchura de la columna con un tamaño de 15,4111. Si el texto escrito en el campo no excede de ese tamaño, se visualiza el contenido íntegramente, en caso contrario nos tenemos que desplazar por el mismo para poder verlo.

Para subsanar este problema Access posee una herramienta específica.

1. Abra la Base de datos Clínica y a continuación la tabla Pacientes.

Fíjese que hay algunos campos en los que no se puede visualizar el contenido como es el caso de Domicilio, Apellidos del paciente, etc...

Para solucionar este problema existe una opción llamada Ancho de columna que está situada en el interior del menú Formato. Seguidamente vamos a realizar un ejercicio con la misma.

2. Seleccione el menú Formato y a continuación Anchura de la columna. Observe el recuadro que aparece: 

En el recuadro Ancho de columna vemos el tamaño que tiene asignado por defecto. Observe que aparece el símbolo de seleccionado en el interior de la opción Ancho estándar.

El botón Mejor ajuste asigna automáticamente el ancho necesario para que se pueda visualizar todo el contenido del campo. Si añadimos más datos al campo, de nuevo, se vuelve a modificar el ancho para que se pueda visualizar.

3. Pulse el botón Cancelar para anular la opción seleccionada.

A continuación vamos a cambiar la anchura del campo Número Seguridad Social. Efectúe los siguientes pasos:

4. Seleccione la columna Número Seguridad Social situando el puntero del mouse sobre el título del mismo y pulse seguidamente el botón izquierdo.

5. Elija el menú Formato y a continuación Ancho de la columna.

6. Pulse sobre el botón Ajuste Perfecto y observe el resultado.

Ahora el título del campo lo podemos visualizar completamente. A continuación vamos a modificar la anchura del resto de los campos pero en una sola operación.

7. Sitúe el puntero del mouse sobre el título del  campo Nombre del paciente.

8. Pulse el botón izquierdo del mouse y sin soltarlo desplace el mouse hacia la derecha hasta que se seleccionen todos los campos.

9. Elija el menú Formato y a continuación Ancho de la columna.

10. Pulse sobre el botón Ajuste Perfecto.

Ahora ya podemos visualizar el contenido de cada campo sin tener que utilizar las teclas de edición para ello, lo cual resulta más práctico y nos ahorra bastante tiempo cada vez que precisemos ver los datos de la hoja.

Para volver a dejar la anchura de las columnas como estaban inicialmente, tendremos que utilizar la opción Anchura estándar.

11. Sitúe el puntero del mouse sobre el título del campo Número Seguridad Social.

12. Pulse el botón izquierdo del mouse y sin soltarlo desplace el mouse hacia la derecha hasta que se seleccionen todos los campos.

13. Elija el menú Formato y a continuación Ancho de la columna.

14. Pulse sobre la opción Ancho estándar para activarla y a continuación el botón Aceptar

Cambiando el orden de las columnas

En la hoja de datos siempre aparecen los campos en el orden que los hemos introducido al crear la tabla. Puede ser que alguna vez queramos cambiar el orden de algún campo, por ejemplo para imprimir unos campos determinados juntos o simplemente para poder visualizar con mayor facilidad los campos más utilizados.

La forma de realizar esta operación es muy sencilla. Para ello vamos a mover el campo Número de Historial y lo vamos a situar a la derecha del campo Apellidos del paciente.

1. Sitúe el puntero del mouse sobre el título del campo Número de Historial.

2. Selecciónelo pulsando el botón izquierdo del mouse.

3. Vuelva a pulsar el botón izquierdo y sin soltarlo desplácese hacia la izquierda hasta que se sitúe a la derecha del campo Apellidos del paciente. Suelte el botón.

Antes de continuar con el siguiente apartado, vuelva a colocar el campo Número de Historial a su posición original.

4. Cambie de nuevo el campo Número de Historial entre los campos Teléfono y Fecha de nacimiento.

Ocultar y mostrar columnas

Si se fija en la hoja de datos Pacientes, no podemos ver algunos de los campos que están situados a la derecha de la misma. Para poder visualizarlos utilizamos las teclas de desplazamiento, pero en ese caso perdemos de vista los que están situados a la izquierda. Para solucionar este problema podemos ocultar los campos que no deseemos visualizar, lo cual hará que quepan en pantalla los campos que realmente nos interesen.

Para ver como afecta esta operación a la hoja de datos, vamos a ocultar los campos Domicilio, Población, Provincia, Código Postal, Sexo, Teléfono y Fecha de nacimiento.

1. Seleccione el campo Domicilio.

2. Active el menú Formato y a continuación la opción Ocultar columnas.

3. Repita los mismos pasos para los campos nombrados anteriormente para que su hoja de datos adopte este aspecto: