Os passos a serem seguidos pela equipe de padronização, coordenada pelo respectivo líder, com o apoio técnico de um consultor e o suporte de um patrocinador da alta administração são ilustrados na figura abaixo.

As etapas e passos da metodologia são as seguintes:

Preparar a organização para a padronização

Compromisso com a padronização

A administração da empresa conhece o processo de padronização, suas vantagens e dificuldades. É feito um plano geral e a estrutura de suporte para o programa é montada.

Treinamento

As pessoas envolvidas na estrutura fazem o treinamento básico para poder liderar e executar o processo.

Planejar a padronização

Escolher o coordenador

Para dar início à padronização em um determinado setor é escolhido um líder. 

Definir o processo

O líder participa da definição dos processos críticos a serem padronizados.

Criar a equipe de padronização do processo

Selecionar os membros da equipe

Os membros da equipe responsável pela execução da padronização são escolhidos. É importante contar com pessoas que: tenham conhecimento do processo em suas várias fases, sejam responsáveis pela sua execução, detenham influência para facilitar a implementação dos padrões a serem desenvolvidos.

Combinar as normas de trabalho da equipe

Combinar horários, dedicação dos membros, carga de trabalho, duração do projeto, normas de convivência entre os membros, responsabilidades, problemas particulares, etc.

Adicionar valor ao processo

Fazer fluxograma

Identificar as várias etapas do processo, as condições para sua execução e seus resultados.

Identificar clientes e requisitos

Identificar os clientes do processo e quais as expectativas e necessidades desses clientes. Considerar clientes externos e internos. Considerar também regulamentações externas (por exemplo, normas ambientais, legislação trabalhista, proteção ao consumidor, etc.) aplicável ao processo. Usar diagrama em A, conforme figura abaixo, para resumir os requisitos e a maneira de atendê-los.

Controles do processo

Determinar os requisitos que o processo deverá atender para produzir regularmente com a qualidade necessária. Determinar as ações necessárias para assegurar que esses requisitos sejam cumpridos, representando através de um diagrama A.

Fornecedores e requisitos

Determinar os requisitos a serem cumpridos pelos fornecedores a as ações a serem tomadas para que isso aconteça, representando num diagrama A.

Fixar o conhecimento do processo

Ferramentas, equipamentos e materiais

Especificar tudo o que é necessário para executar o processo corretamente: ferramentas, equipamentos e materiais.

Passos do trabalho

Detalhar todos os passos a serem cumpridos para que o processo seja realizado corretamente.

Teste piloto

Fazer um teste piloto do procedimento padrão desenvolvido para ver se ele funciona como esperado e se as pessoas conseguem executá-lo com facilidade.

Revisar o padrão

Fazer as correções recomendáveis no procedimento padrão, em função dos resultados do teste.

Colocar o processo sob controle

Oficializar e assumir a responsabilidade

Emitir formalmente o procedimento, com as assinaturas dos responsáveis. Fazer a distribuição aos envolvidos. Assegurar que existam cópias visíveis ou de fácil acesso nos locais onde o trabalho é feito. Treinar as pessoas para executar as tarefas, assegurando que elas possuem as habilidades e conhecimentos necessárias. Assegurar que todos entendam a importância de observar o procedimento padrão.

Monitorar a utilização

Acompanhar a utilização do padrão. Fazer avaliações periódicas do processo. Observar os indicadores de desempenho para verificar se os efeitos esperados foram efetivamente obtidos. Indicar a necessidade de revisões.

Referências

A metodologia aqui apresentada baseia-se no livro: "Process Mastering", de Ray W. Wilson e Paul Harsin, publicado pela Quality Resources em 1998. Recomendo a leitura detalhada desse livro a quem estiver interessado em obter mais resultados da padronização.

Outras referências sobre padronização:

Takeshi Tachizawa e Oswaldo Scaico, Organização Flexível. Editora Atlas, 1997.