UNIVERSIDAD DE YACAMBU

MAESTRÍA EN GERENCIA DE LAS FINANZAS Y LOS NEGOCIOS

SUB-PROYECTO: GERENCIA

Administración: En este departamento realizo las funciones de Pagos a proveedores, pago de nómina, trámites con los bancos: tales como solicitudes de chequeras, estados de cuenta, trámites con CADIVI, entre otros.

Contabilidad: como todo departamento contable mi trabajo consiste en resumir todas las transacciones que se realizan a diario, por ejemplo contabilizar los diarios de ingresos, gastos, compras de insumos y mercancia para la venta, además de la elaboración de los libros auxiliares de ventas y compras necesarios para la declaración del IVA, igualmente elaboro el auxiliar del libro de inventario como requisito exigido por el seniat, realizo las declaraciones de IVA, I.S.L.R., en el caso de esta última es necesario calcular previsamente el ajuste por inflación. Una vez terminado el mes debo imprimir los libros de contabilidad (Diario, Mayor y Balances). Trabajo con un sistema Administrativo - Contable denominado Data-Pro, de manera que debo mantener actualizado este sistema primeramente el administrativo para luego integrar el contable, una vez integrado el libro contable debo revisar que toda la información haya pasado bien, sin errores, es decir que los códigos contables estén bien asignados.

Auditoría: el propósito del departamento de Auditoría es hacer cumplir las normas de control interno, a tal fin, debo revisar los reportes (Abono y Cobranza) del sistema Data Pro con su respectivo soporte (facturas y tickets de abono), debo revisar que los gastos causados sean justos y necesarios, verificar que el dinero esté depositado en las cuentas respectivas , ya que por existir varias empresas pertenecientes a un mismo dueño, se maneja igualmente cuentas bancarias diferentes para cada empresa, chequear que no exista alteraciones en la facturación tales como controles alterados, Numeros de facturas que no están correlativos, entre otras actividades.

DESCRIPCION DE PROCESOS

Motivado a la gran diversidad de funciones que ejerzo, a continuación hago una breve descripción según el departamento.

Ver Procesos del Departamento de Administración

Ver Procesos del Departamento de Contabilidad

Ver Procesos del Departamento de Auditoria

 

ESTRUCTURA

De acuerdo a este organigrama yo me ubico en el Departameno de Administración, aun cuando el Organigrama es demasiado formal en realidad estoy directamente relacionado con el Gerente General, en la descripción de la "Gente" notarán que describo a casi todas las Áreas, sin embargo esto se debe a que mi trabajo depende en gran parte a la labor que ellos realizan, así como el trabajo que efectúo afecta a otras áreas o mejor dicho a personas, tal es el caso de la Administradora.

El Departamento de Auditoría aun no figura en este organigrama, sin embargo es una actividad que se lleva a cabo todos los días aun cuando muy pocas personas lo notan o lo perciben.

Cada área o departamento tiene un Gerente encargado que es la persona quien responde por todas las actividades que allí se deben llevar a cabo. Todos los Gerentes deben utilizar como mediador a la Administradora para llegar a la Gerencia a sin embargo todos en su mayoría prefieren acudir directamente al dueño o gerente, de manera que no se cumplen las líneas de mando como deberían cumplirse.

Las responsabilidades no son asumidas por los empleados como debería ser, muchos se escudan en otras personas incluso en el mismo gerente para evadir la omisión o comisión de su trabajo.

 

LA GENTE

El personal que integra a Liderfot es numeroso, entre las profesiones necesarias para el desempeño de las funciones que aquí se realizan están:

Área de Atención al Público: ésta Área laboran las cajeras, Recepcionadores, Fotográfos y facturadores, entre las profesiones de esta Área hay, T.S.U. en Administración, T.S.U.en manejo industrial, la mayoría de este personal no tienen un título universitario, tal es el caso de los recepcionadores y fotográfos. En cuanto a la formación todos recibieron un curso de inducción en donde se explica los procesos que deben realizar, en el caso de los fotográfos se exige experiencia previa y se le termina de pulir internamente hasta que logre cumplir con su propósito.

Área de Producción: está integrado por los copiadores convencionales, copiadores digitales, y diseñadores gráficos. Los copiadores convencionales no tienen formación académica, algunos traían experiencia en ese tipo de copiado, otros adquirieron los conocimientos necesarios dentro de la empresa; los copiadores digitales por ser lo último implementado en Liderfot recibieron instrucción con personal de caracas, es decir directamente del proveedor que nos vendió la maquinaria digital. Entre el personal que integra el Área Gráfica están los diseñadores Gráficos, entre ellos hay T.S.U. EN Diseño Gráfico y Lic. en Diseño Gráfico, la mayoría de ellos adquirieron la experiencia necesaria con personal que ocupó esos cargos anteriormente.

Departamento de Sistemas: Este departamento está ingrado por una sola persona, cuya profesión es Ing. en Sistemas, solo se requirió de él el conocimiento adquirido en la Universidad, ya que la experiencia y conocimiento que necesitaba fueron complementados internamente con el apoyo de otros Ingenieros e Informáticos.

Departamento Administrativo: entre el Staff que integra este departamento están, el Asistente Administrativo, Recepcionista, Asistente de Recursos Humanos, las profesiones son: Lic. en Administración, T.S.U. en Administración y T.S.U. en Administración de Personal respecivamente, todos fueron reclutados con experiencia previa en el área para la cual se desempeñan.

Departamento Contable: está integrado por dos Contadores uno interno y uno externo, y una Asistente Contable, entre las profesiones están Lic. en Contaduría y T.S.U. en Contabilidad, todos tenemos experiencia previa al empezar a trabajar en esta organización.

En cuanto a la motivación de todos nosotros se puede decir que es casi nula, según un estudio realizado por personal externo a la empresa una de las necesidades que requeríamos todos era precisamente la motivación, es por ello que el recurso humano es bastante rotativo, debido a que muchos se cansan de la monotonía, pierden el deseo de seguir trabajando y por ende, buscan otro empleo.

TECNOLOGÍA

Referente a la Tecnología, en Liderfot Laboratorio Fotográfico se emplean los siguientes Equipos y Maquinarias: Para el Copiado fotográfico se emplean Máquinas Copiadoras y Máquinas Reveladoras. Para el Trabajo de Atención al Público y Administrativo se utilizan equipos de Computación, todos conectados en red con el Sistema Data Pro, según el Área de trabajo cada persona tiene un acceso restringido solo a su función, por ejemplo las cajeras, recepcionadores y facturadores tienen acceso solo al modulo de Ventas y cuentas por cobrar, y así sucecivamente con los demás departamentos. Para el Área de Diseño Gráfico se emplean Equipos de computación mas avanzados, software como el photoshop, entre otros, así como también Ploters e impresoras para impresiones grandes como la epson, noritsu, etc.

IMPULSOS

El sistema es relativamente nuevo, anteriormente trabajamos con el SAINT y este cambio de sistema fue drástico para muchos, ya significó hacer el mismo trabajo pero de forma diferente, esto se debió en parte a que no fue suficiente el tiempo para el entrenamiento y adaptación del personal al nuevo sistema, es por ello que en la medida posible se trata de explicar a las personas ciertas funciones aplicables a su trabajo, de manera que se les pueda aliviar o mejorar la forma como hacen el trabajo actualmente. Por otra parte para todos es sabido que la Legislación tributaria está en una etapa de cambios y aplicación de normas que anteriormente no se ejecutaban, por ello en la medida que nos lo permita el tiempo y la Empresa procuramos hacer jornadas de actualización tributaria y laboral, y mas aún al servir como Contribuyentes Especiales al SENIAT. Los Fotográfos igualmente de forma eventual reciben un curso o taller que les permita mejorar sus tomas fotográficas.

FRENOS

El mayor freno con el que contamos es la centralización del poder, es decir como contadores y administradores tenemos una Autoridad restringida, no podemos tomar decisiones si no están previsamente consultadas con el Gerente o dueño, y el freno en si está constituido por la mala decisión que toma el Gerente, por hacer las cosas como él cree que se deben hacer y no como nosotros los profesionales consideramos que son correctas.

INTIMIDADES

En Liderfot no existe "intimidades" todo está a la luz, no existe nada oculto. Liderfot fue constituida como C.A. sin embargo quedó como unico accionista una persona, la cual es dueña de la empresa y es quien hace el papel de Gerente, igualmente se aperturaron otras empresas del mismo ramo cuyo dueño legal es el hijo del Gerente, pero solo en papel, porque este último es a quien realmente le pertenece la empresa.

FACTORES EXTERNOS

La competencia desleal es algo que nos lleva a estar en constantes cambios, como por ejemplo: precios, oferta de servicios, nuevos productos, nuevos proveedores, entre otros.

Al ser Contribuyentes especiales estamos obligados a cumplir con ciertas normas que en realidad se traduce en trabajo no para liderfot sino para el Gobierno, tal es el caso de ser Agentes de Retención de IVA.

Con respecto a los Proveedores no existe una relación equilibrada en cuanto al tiempo que nos dan de crédito y el que nosotros le otorgamos a los clientes, Por otra parte algunos proveedores nos dan un descuento por pronto pago pero no emiten la nota de crédito al momento requerido para la retención y declaración del IVA, de manera que en algunas oportunidades perdemos cierta cantidad de dinero por motivo de retención de las notas de crédito.

El Área de Profesionales está integrado por exclusivamente Fotográfos profesionales, estos por tener tiempo de relación comercial con Liderfot están acostumbrados a ciertos vicios que el gerente permite, esto viene a constituir violaciones de normas establecidas que no permiten un control efectivo de los controles internos implementados.

MOTOR DEL CAMBIO

Las Sugerencias para mejorar los procesos en mi opinión són: Mayor descentralización en la toma de decisiones, Constante Actualización en la Legislación Tributaria y laboral, Mayor entrenamiento para el manejo del Data Pro, Actualizaciones, cursos y talleres para el personal encargado de atención al público y quienes son los primeros en ser filtros de la información que llega al departamento administrativo, incrementar y mejorar la motivación al personal con el objetivo de que la gente trabaje mejor y así evitar la inducción constante a nuevos empleados, y por último llegar a convenios con los proveedores a fin de contar con el soporte de los descuentos en el momento requerido para disminuir las pérdidas de retención de IVA.

ANALISIS DE LOS ARTICULOS DE INTERNET

Esta página está basada eminentemente en trabajo investigativo, sin embargo en ella se esboza las funciones,propósitos, y herramientas que puede aplicar una persona al realizar una auditoría, a tal fin a continuación les doy un análisi de lo que trata esta página.

La Auditoría Interna es un departamento que se establece en cualquier organización por decisión de la Gerencia, esta a diferencia de la Auditoria externa se realiza con personal que labora dentro de la misma y con materiales propios, su objetivo está constituído básicamente por la confirmación de los controles internos.

Una de las ventajas que presenta este tipo de Auditoría es que se puede realizar periodicamente como parte de las actividades normales de la empresa, de esa manera existe una disminución considerable de comisión de errores por parte de las personas.

Entre las herramientas que se pueden emplear están los cuestionarios, reportes generados por sistemas, arqueos sorpresivos, entre otros.

URL http://www.monografias.com/trabajos/auditoinfo/auditoinfo.shtml

Enlace Local

En del departamento de contabilidad se especifica el proceso de pago de IVA, la página del SENIAT, llamada también "portal del Seniat" es una herramienta de constante consulta, debido a que este constituye un medio por el cual el Servicio Nacional Integrado de Administración Tributaria nos da a conocer o mejor dicho nos aclara ciertas dudas respecto al pago de algunos tributos, a tal fin la página especificada al final de este párrafo, responde algunas preguntas en cuanto a la forma de pago de tributos, cuando se trata de Contribuyentes Ordinarios las empresas pueden pagar con cheques a nombre de la Tesorería Nacional, siempre y cuando el pago sea en el mismo banco emisor del cheque, por otra parte especifica también las multas y sanciones de que son objeto las empresas cuando no enteran los tributos en la fecha correspondiente. La Legislación tributaria es un fenómeno que afecta a todas las empresas, de manera que a fin de evitar problemas con el mismo es recomendable mantenernos actualizados en esta materia, y ya como lo dice el código orgánico tributario es función obligatoria del organismo tributario mantener informado a los contribuyentes, de manera que el conocimiento o no ya depende de nosotros los Contadores como asesores tributarios de las empresas.

URL http://www.seniat.gov.ve/seniat/images/Textos_Home/preguntas_declaracion_pago.htm

Enalce Local