Dentro de las tendencias en la competitividad
que se presenta día a día en el desarrollo de la economía, el conocimiento
forma parte fundamental en todo este movimiento. Las empresas estan comenzando a darse cuenta de la importancia de contar
con una estructura integrada, que trabaje como un todo y llevar a cabo el
objeto de la administración y gestión del conocimiento que le permita reuilizarlo y renovarlo constantemente y generar una
gestión más activamente del conocimiento dentro de la organización para
asegurar su competitividad y pueda permitir desde mejorar sus procesos actuales
hasta desarrollar nuevos productos basados en conocimiento.
El conocimiento es un aspecto del coeficiente intelectual, pero no equivale a la inteligencia, es una síntesis de informaciones, mientras que la inteligencia es lo que hace falta para generar conocimientos. La inteligencia encierra capacidades inherentes de aprender, transferir conocimientos, razonar, contemplar caminos posibles, encontrar nuevas formas de análisis, generar vías alternativas y tomar decisiones sabias. Para que una persona llegue al nivel del conocimiento debe pasar primero por los datos y la información.
El conocimiento
es un conjunto de datos sobre hechos, verdades o de información ganada a través
de la experiencia o del aprendizaje (a posteriori), o a través de introspección
(a priori). El conocimiento es una apreciación de la posesión de múltiples
datos interrelacionados que por si solos poseen menor valor cualitativo.
En el
artículo "Knowledge Management:
a Strategic Agenda", los autores presentan la
siguiente definición que permite comprender la relación entre estos tres
conceptos:
"La
información está compuesta de datos y hechos organizados, el conocimiento
consiste en verdades y creencias, perspectivas y conceptos, juicios y
expectativas, metodologías y 'know-how'".
David B. Harris, presenta otra definición que ayuda a comprender los
diferentes niveles en los que se encuentran los tres:
"El
nivel más bajo de los hechos conocidos son los datos. Los datos no tienen un
significado intrínseco. Deben ser ordenados, agrupados, analizados e
interpretados. Cuando los datos son procesados de esta manera, se convierten en
información. La información tiene una esencia y un propósito. Cuando la
información es utilizada y puesta en el contexto o marco de referencia de un persona, se transforma en conocimiento. El conocimiento
es la combinación de información contexto y experiencia."
No obstante,
con el fin de proponer una definición con un enfoque heurístico, el artículo
define la Gerencia del Conocimiento así:
"Gerencia
del Conocimiento es el proceso de administrar continuamente conocimiento de
todo tipo para satisfacer necesidades presentes y futuras, para identificar y
explotar recursos de conocimiento tanto existentes como adquiridos y para
desarrollar nuevas oportunidades."
Ann Macintosh, propone como definición la siguiente:
"La
Gerencia del Conocimiento envuelve la identificación y análisis del
conocimiento tanto disponible como el requerido, la planeación y control de
acciones para desarrollar activos de conocimiento con el fin de alcanzar los
objetivos organizacionales."
Las dos
definiciones anteriores reconocen en el conocimiento un recurso importante que
debe adquirirse, clasificarse, conservarse y explotarse para lograr los
objetivos de la organización y hallar nuevas oportunidades. También coinciden
en que la Gerencia del Conocimiento es un proceso, el cual debe formar parte de
las actividades cotidianas de una organización.
La información
tiene un valor distinto en cada organización y generalmente un precio en su
mercado de origen. Cuando a partir de una información, podemos obtener aspectos
favorables o desfavorables, ventajas o desventajas, costos o beneficios, pros o contras, posibilidad o
imposibilidad; decimos que tenemos visibilidad de consecuencias sobre esa
materia o contenido, eso es manejo del conocimiento, en un sentido productivo y
estratégico. Los siguientes niveles de la escalera son las decisiones y las
acciones. Una vez que disponemos de conocimiento, podemos evaluar opciones,
caminos, vías para ejecutar la acción, calculando los retornos y el valor
agregado que generaría cada acción. Con este análisis y evaluación llegamos al
nivel de decisiones. Luego la manera de tomar la acción se verá influenciada
por la conducta o actitud del decisor.
La principal
función de la gestión del conocimiento es que una empresa no tenga que pasar
dos veces por un mismo proceso para resolver de nuevo el mismo problema, sino
que ya sepa cómo abordarlo utilizando información guardada de otras ocasiones.
El conocimiento es un activo intangible, volátil y difícil de concretar y
retener. Existen muchos problemas asociados con encontrar los activos de
conocimientos requeridos y luego ser capaces de utilizarlos de una manera
eficiente y con una relación costo-beneficio apropiada.
Para manejar adecuadamente las dificultades asociadas al manejo y
administración del conocimiento. Las empresas necesitan:
· Tener un lenguaje
uniforme y estandarizado a lo largo de la empresa, que asegure que el
conocimiento se entiende correctamente.
· Ser capaces de
identificar, modelar y representar explícitamente su conocimiento.
· Compartir y reutilizar
su conocimiento entre diferentes aplicaciones por varios tipos de usuarios.
Esto implica ser capaz de compartir fuentes de conocimiento existentes y
también las que haya en el futuro.
La gestión del
conocimiento es verdaderamente importante en algunos sectores como el
sanitario, donde mediante el diálogo, los profesionales mas veteranos comparten
sus experiencias con los novatos, les explican cómo resolver un problema o caso
concreto. Esto puede considerarse una forma de gestionar el conocimiento. Este
método de trabajo permite que las personas aprendan, tengan criterio y
refuercen sus conocimientos.
Entonces la
solución está en transformar el conocimiento tácito en explícito, de manera que
este documentado y almacenado para que todo el mundo pueda hacer uso de el cuando le sea necesario. Para este fin se pueden
emplear nuevas herramientas como las bases de datos o intranet y otras más
clásicas (revistas, manuales y bibliotecas), que forman la llamada
"memoria organizacional" y permiten organizar el conocimiento
explicitado. Pero a pesar de todo esto los expertos recalcan que estas
herramientas no son una garantía de buena gestión del conocimiento.
En los últimos
años han ido emergiendo diferentes técnicas para representar y gestionar el
conocimiento codificado desde áreas diferentes: Inteligencia Artificial,
Sistemas de Gestión de BDs, Ingeniería del Software o
desde la perspectiva del estudio de los sistemas de información. Este
movimiento ha venido a denominarse “orientación al conocimiento”. Pero para
poder construir tecnologías efectivas que permitan la gestión del conocimiento,
es preciso comprender como los individuos, grupos y organizaciones lo utilizan.
En la
actualidad cada vez más información esta siendo codificada en formato digital,
para que resulte accesible desde las computadoras. Asimismo, se están
confeccionando herramientas que permiten buscar de forma efectiva en bases de
datos, ficheros, sitios Web, data warehouse,
repositorio,…, para poder extraer información de valor añadido, capturar su
significado, organizarlo, en definitiva hacerlo disponible y convertirlo en
conocimiento.
El éxito de un
proyecto depende altamente de cómo se maneje la comunicación entre los
involucrados. Es esencial que los equipos de proyectos trabajen juntos, en una
misma plataforma y que de manera colaborativa lleven los procesos de
planeación, seguimiento, dirección y reporte.
Los diferentes
recursos de un proyecto necesitan poder acceder rápidamente a la información
sobre sus tareas, estar enterados de los eventos y notificaciones que se
generen, trabajar en equipo en los entregables, compartir documentos, y
comunicar el progreso a los otros involucrados.
Los equipos de
proyectos necesitan poder organizar y acceder a la información de los proyectos
como son requerimientos, Project chartes,
especificaciones, contratos, estudios, etc. También necesitan poder manejar los
incidentes (issues) y riesgos, controlar los cambios
y la calidad en sus proyectos.
Las
organizaciones requieren una forma eficiente y confiable para tener la
información de sus proyectos centralizada, no solamente para compartir entre
los integrantes del equipo y los stakeholders, sino
también con proveedores, socios, clientes aprovechando las bondades del
ambiente WEB.
Objetivos de
El
conocimiento se ha convertido en el factor más importante de la vida económica.
Es el componente de todo lo que compramos y vendemos, la materia prima con la
cual trabajamos. Entre los bienes de la empresa- recursos naturales,
maquinaria, capital financiero, el que destaca entre todos es el capital
intelectual. La empresa de la actualidad, opera en una economía basada en el
conocimiento, por lo tanto el capital intelectual es la nueva riqueza de las
organizaciones, de allí que el incremento del valor del conocimiento se puede
conseguir con el desarrollo de la inteligencia. Pero, ¿qué significa
‘conocimiento’ para la empresa? ¿Cómo se puede convertir en beneficios?. El conocimiento, puede ser definido como información que
posee valor para la organización.
Para
incrementar el valor del conocimiento, se debe:
Crear una
organización que aprende de sí misma. La habilidad de aprender es una ventaja
distintiva que el conocimiento compartido genera. Con el aprendizaje se llega a
una mayor innovación y creatividad, más rápida toma de decisiones, mejor
orientación hacia el cliente y una mayor capacidad de respuesta a los nuevos
cambios del entorno comercial.
Crear una
empresa con disposición de aprender de su propia gestión, para así aprovechar
la información y su valor humano, quien deberá aprender desde una perspectiva
práctica, las distintas facetas de información, tecnología, procesos
empresariales y planteamientos estratégicos. Para lo cual el ‘valor humano’,
debe desarrollar su inteligencia emocional por medio de:
· Conocerse a sí mismo,
es decir tener una idea cabal de sus habilidades y una marcada confianza en sí
mismo.
· Autorregulación, es
decir manejar las emociones de modo que fácilmente pueda manejar y recuperarse
de sus emociones.
· Motivación. Es decir
utilizar las preferencias para orientarse y avanzar hacia los objetivos
propuestos, para tomar iniciativas frente a contratiempos y posibles
frustraciones.
· Empatía, es decir
percibir lo que sienten los demás y cultivar la afinidad con una amplia
diversidad de personas .
· Habilidades sociales,
es decir interactuar con facilidad, empleando habilidades para persuadir y
dirigir, negociar y trabajar en equipo.
Además, las
organizaciones tienen que aprender y adoptar nuevos avances tecnológicos, para
lo que se requieren sistemas de información (transferencia de la información)
es decir absorción del conocimiento.
Basados en la
definición de la gerencia del conocimiento como un proceso que debe apoyar a la
empresa en la búsqueda de una posición competitiva y nuevas oportunidades, se
proponen una serie de objetivos que se deben cumplir dentro de la gerencia del
conocimiento de una empresa:
· Formular una estrategia
de alcance organizacional, para el desarrollo, adquisición y aplicación del
conocimiento.
· Promover la mejora
continua de los procesos de negociación, haciendo énfasis en la generación y
empleo del conocimiento.
· Monitorear y evaluar
los logros obtenidos como consecuencia de la aplicación del conocimiento.
· Reducir los tiempos
necesarios para el desarrollo de nuevos productos, mejoras de los ya existentes
y del tiempo necesario para la solución de problemas.
· Reducir los costos
relacionados con la repetición de errores.
· Implementar
estrategias orientadas al conocimiento buscando el apoyo de los estamentos
influyentes de la empresa.
Actividades de
· Divulgación del
conocimiento (por ejemplo, lecciones aprendidas, mejores prácticas, etc.) para
que todos los miembros de la organización puedan utilizar el conocimiento en el
contexto de sus actividades diarias.
· Asegurarse que el
conocimiento está disponible en el sitio donde es más útil para la toma de
decisiones.
· Asegurarse que el
conocimiento está disponible donde lo necesitan los procesos del negocio.
· Facilitar la efectiva
y eficiente generación de nuevo conocimiento (por ejemplo, actividades de
investigación y desarrollo, aprendizaje a partir de casos históricos etc.).
· Apoyar la adquisición
de conocimiento de fuentes externas y desarrollar la capacidad de asimilarlo y utilizarlo.
· Asegurarse que el
nuevo conocimiento está disponible para aquellas personas en la organización
que realizan actividades basadas en ese nuevo conocimiento (por ejemplo,
distribución de las lecciones aprendidas).
· Asegurarse que toda
persona en la organización sabe dónde se encuentra disponible el conocimiento
en la empresa.
Las
actividades propuestas tienen influencia sobre diferentes niveles y funciones
organizacionales. Para que la gerencia del conocimiento tenga éxito, se deben
combinar estas acciones con otras llevadas a cabo en diferentes partes de la
organización y deben guardar coherencia entre sí. Los autores mencionados
recalcan la necesidad de armonizar las acciones de la gerencia del conocimiento
con los siguientes componentes de la organización:
Estructura y
cultura organizacional: debe promoverse la creación de estructuras que
faciliten el crecimiento de "comunidades con intereses afines", por
ejemplo, grupos de profesionales que se relacionen informalmente debido a que
se enfrentan a problemas comunes para los cuales buscan solución,
constituyéndose a sí mismos en una fuente y depósito de conocimiento.
Administración
de personal: se requiere sincronizar programas de entrenamiento, desarrollo,
selección y reclutamiento, retención, ubicación, diseño de funciones, cambio
cultural y motivación hacia la participación y creatividad, y la administración
de todos los tipos de contratos de trabajo.
Procesos del
negocio: es necesario generar proyectos de innovación de procesos y
reingeniería tanto para hacer cambios radicales como para mantener el
mejoramiento continuo.
Aplicación de
tecnología: se debe tener a disposición herramientas que permitan realizar
mapas de conceptos, bases de datos orientadas a objetos y con características multimediales, inteligencia artificial orientada a la
adquisición de conocimiento, a la representación del mismo, al soporte en toma
de decisiones, a la minería de datos y a la difusión del conocimiento.