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Universidad de Yacambú Maestría: Gerencia de las Finanzas y de los Negocios |
Sistemas de
Información Gerencial
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Oswaldo
Zambrano |
Concepto. Tipos. Evolución.
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Introducción. A finales del siglo XX, los
Sistemas Informáticos se constituyeron en las herramientas más poderosas para
materializar uno de los conceptos más vitales y necesarios para cualquier
organización empresarial, los Sistemas de Información de la empresa. La evolución tecnológica hoy, está
subsumida en la gestión integral de la empresa, y por eso las normas y estándares
propiamente informáticos deben estar, por lo tanto, sometidos a los generales
de la misma. En consecuencia, las organizaciones informáticas forman parte de
lo que se ha denominado el "management" o gestión de la empresa.
Cabe aclarar que la tecnología no gestiona propiamente la empresa, ayuda a la
toma de decisiones, pero no decide por sí misma. Por ende, debido a su
importancia en el funcionamiento de una empresa, existe El término de Auditoria se ha
empleado incorrectamente con frecuencia ya que se ha considerado como una
evaluación cuyo único fin es detectar errores y señalar fallas. A causa de
esto, se ha tomado la frase "Tiene Auditoria" como sinónimo de que,
en dicha entidad, antes de realizarse la auditoria, ya se habían detectado
fallas. El concepto de auditoria es
mucho más que esto. La palabra auditoria proviene del latín auditorius,
y de esta proviene la palabra auditor, que se refiere a todo aquel que tiene
la virtud de oír. De todo esto sacamos como deducción que la auditoria es un
examen crítico pero no mecánico, que no implica la preexistencia de fallas en
la entidad auditada y que persigue el fin de evaluar y mejorar la eficacia y
eficiencia de una sección o de un organismo. Algunos
autores proporcionan otros conceptos pero todos coinciden en hacer énfasis en
la revisión, evaluación y elaboración de un informe para el ejecutivo
encaminado a un objetivo específico en el ambiente computacional y los
sistemas. A continuación se detallan algunos
conceptos recogidos de algunos expertos en la materia: Auditoria de Sistemas es: ·
La verificación
de controles en el procesamiento de la información, desarrollo de sistemas e
instalación con el objetivo de evaluar su efectividad y presentar
recomendaciones a ·
La actividad dirigida a verificar y juzgar
información. ·
El examen y evaluación de los procesos del
Área de Procesamiento automático de Datos (PAD) y de la utilización de los recursos que en ellos intervienen, para llegar
a establecer el grado de eficiencia, efectividad y economía de los sistemas
computarizados en una empresa y presentar conclusiones y recomendaciones
encaminadas a corregir las deficiencias existentes y mejorarlas. ·
Es el examen o revisión de carácter
objetivo (independiente), crítico(evidencia), sistemático (normas), selectivo
(muestras) de las políticas, normas, prácticas, funciones, procesos,
procedimientos e informes relacionados con los sistemas de información
computarizados, con el fin de emitir una opinión profesional (imparcial) con
respecto a: o
Eficiencia en el uso de los
recursos informáticos o
Validez de la información o
Efectividad de los controles
establecidos INFOGRAFÍA http://www.monografias.com/trabajos3/concepaudit/concepaudit.shtml
El
Ingeniero Alice Naranjo S., estudiante de http://www.histaintl.com/soluciones/configuracion.htm
En
esta página podrán ubicar todo lo referente a http://www.ccss.sa.cr/auditoria/aud012.htm
Este
espacio está dedicado al Congreso Interamericano de Contaduría Publica
"Reingeniería de http://html.rincondelvago.com/auditoria-de-los-sistemas-de-informacion.html# Sencillo
pero completo trabajo que habla acerca de Auditoría de Sistemas de
Información realizado por Margarita Lenz, en España. En él encontrarán las
definiciones básicas del tema. http://usuarios.lycos.es/imoyasevich/a_ing/temas/auditoria_informatica.htm
Para
comenzar a plantear la definición y los conceptos de http://www.auditoriasistemas.com/auditoria_de_sistemas.htm
El
objetivo de http://www.monografias.com/trabajos/maudisist/maudisist.shtml
Interesante
Trabajo donde se plantea cómo llevar a cabo el desarrollo de un Manual de
Auditoría de Sistemas. Explican que para hacer una adecuada planeación de la
auditoría en informática, hay que seguir una serie de pasos previos que
permitirán dimensionar el tamaño y características de área dentro del
organismo a auditar, sus sistemas, organización y equipo. http://www.oocities.org/lsialer/NotasInteresantes1.htm
Procedimientos
y Técnicas de auditoria: Se requieren varios pasos para realizar una
auditoría. El auditor de sistemas debe evaluar los riesgos globales y luego
desarrollar un programa de auditoría que consta de objetivos de control y
procedimientos de auditoría que deben satisfacer esos objetivos. El proceso
de auditoría exige que el auditor de sistemas reúna evidencia, evalúe
fortalezas y debilidades de los controles existentes basado en la evidencia
recopilada, y que prepare un informe de auditoría que presente esos temas en
forma objetiva a la gerencia. |
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Maryeli
Argüello |
Revisión de |
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La eficacia tiene que ver con
resultados, está relacionada con lograr los objetivos. La eficiencia, en cambio, se
enfoca a los recursos, a utilizarlos de la mejor manera posible. ¿Se puede ser
eficiente sin ser eficaz? ¿Qué tal ser eficaz
sin ser eficiente? La respuesta a ambas interrogantes
es afirmativa. En la medida que adecuemos al
máximo la relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados,
nuestra organización será más competitiva Lo ideal es ser eficiente y eficaz
para poder ser productivos: Eficiencia + Eficacia = Productividad Un ejemplo: Un piloto de avión con 10 años de
experiencia, vuela siempre desde Chicago, Illinois en los Estados Unidos
hacia Guadalajara, Jalisco, México, en un tiempo de 3 horas y 40 minutos.
Siempre puntual, sabe que el tiempo y la seguridad de los usuarios de la línea
aérea para la cual trabaja, son más que esenciales, con ellos no se juega.
Sin embargo, una mañana amanece desvelado, cansado y llega tarde al trabajo.
Tiene la misma ruta: Chicago – Guadalajara, pero el avion que pilotea sale
con 30 minutos de retraso. Con sus años de experiencia, sabe todo acerca de
la nave que tripula, por lo tanto, decide incrementar la velocidad del avión
tratando de avanzar mas rápido y “recuperar” el tiempo de retraso. Al final
lo logra: su avión aterriza en el Aeropuerto Internacional Miguel Hidalgo de
Guadalajara 5 minutos después de la hora en que era esperado inicialmente. La
pregunta es: el piloto fue eficiente o eficaz? ¿El piloto? Ciertamente logró
llegar a tiempo a su destino (alcanzó su objetivo, por lo tanto fue eficaz) pero
no utilizó de la mejor manera posible los recursos con que disponía: tiempo,
avión, combustible (incrementó la velocidad del avión poniendo en riesgo a
todos los pasajeros (fue ineficiente). Otro ejemplo de estudio: http://www.cdf.sld.cu/laFE.htm Existen muchas organizaciones que
cuentan con una gran cantidad de recursos: humanos, financieros, tecnológicos,
de conocimientos, logísticos; sin embargo, por más que se esfuerzan no logran
alcanzar sus objetivos. Utilizan de la mejor manera posible sus recursos pero
fracasan en la consecución de sus objetivos. Otros derrochan lastimosamente
sus recursos y aún así logran llegar alcanzar su objetivo. Los menos, son los
que aprovechan al máximo los recursos con que cuentan y otros, aun con pocos
recursos, los aplican bien y logran resultados fabulosos, logran ser
productivos. Las normas. Cumplimiento de la normativa. Toda empresa debe comprometerse a
acatar la legislación y las normativas de los países, estados y municipios
también las internas en los que desarrolle sus producción o servicios. Asimismo, se compromete a tratar
exclusivamente con proveedores que cumplan con las condiciones laborales
sobre el empleo de menores conforme a las normativas locales. Según estipula
la normativa de la empresas, interrumpir cualquier relación comercial con los
proveedores o clientes que no cumplan las condiciones laborales sobre el
empleo de menores según las normativas locales y denunciará tales actividades
a las autoridades correspondientes. Mantener una estrecha colaboración
con las fuerzas y cuerpos de seguridad, a los que prestan toda la ayuda
posible en la lucha contra la corrupción. En caso de contradicción legal
entre las diferentes legislaciones nacionales, deberán consultar a las
autoridades que les competen. Tomar muy en serio el cumplimiento de la
legislación local es prioridad. Contar con los controles necesarios para
garantizar el cumplimiento eficaz de normativa por parte de los empleados. Normas Legales. Existen muchas razones por las que
una compañía requiere de una auditoria legal, como es un acontecimiento en particular,
como una imputación o sospecha de mala conducta de parte de los empleados o
la gerencia; cambios en la cúpula gerencial o de otro personal clave; una
propuesta de fusión o absorción de otra empresa; dación de una nueva
legislación que resulta significativa, o la aprobación de nuevos reglamentos
gubernamentales; inicio de una investigación o proceso por parte del
gobierno; una demanda en contra de la empresa; pérdida real o muy probable,
causada por un riesgo legal previamente no percibido, etc.. Sin embargo, la mayoría de las
auditorias legales, deben ser conducidas en el curso ordinario de los
negocios como parte de un programa efectivo de abogacía preventiva, cuyas
evaluaciones de rutina tienen por lo regular como objetivos entre otros, el
desarrollar o afinar normas legales para las operaciones de la compañía en el
país o en el extranjero, tomando en cuenta las leyes o reglamentos
aplicables, u otras consideraciones políticas, éticas, o económicas;
verificar tanto el cumplimiento de las normas legales aplicables, como el
cumplimiento de las políticas de la empresa; identificar las áreas en las
cuales la compañía esta expuesta a riesgos legales innecesarios, lo que
requiere de una evaluación cualitativa de la estructura, políticas,
procedimientos, contratos y demás documentación legal de la empresa.
Recomienda medidas correctivas para reducir o eliminar los riesgos. Normas Técnicas Venezolanas COVENIN de Obligatorio Cumplimiento. El
Ministerio de ”.
Es el organismo encargado de programar y coordinar las actividades de
normalización y calidad en el país. Para llevar a cabo el trabajo de
elaboración de normas,
es una adopción de . Asegura la
calidad en el Conjunto de actividades planificadas y
sistemáticas, aplicadas en un marco que se ha demostrado que son necesarias
para dar confianza adecuada de que una entidad cumplirá los requisitos para
la calidad. Normas sobre informe. Preparación, revisión y
tramitación de los informes y memorandos.
Se establecerán procedimientos
para la preparación, revisión y tramitación de los informes de auditoria y de
estudios especiales de auditoria, así como de los memorandos que tengan que
dirigirse sobre la marcha a la entidad, órgano o unidad administrativa que
esté siendo objeto de examen. Requisitos del informe de
auditoria. Los informes de auditoria o
estudios especiales de auditoria contemplarán sólo aspectos significativos y
en su redacción se utilizará un lenguaje sencillo y claro. Memorandos. Durante el curso de una auditoria
o estudio especial de auditoria se prepararán y enviarán a la entidad, órgano
o unidad administrativa objeto de examen, memorandos con los comentarios y
recomendaciones que sean pertinentes, en relación con las deficiencias de
orden administrativo, contable, financiero, jurídico y presupuestario que se
hayan encontrado y que sean susceptibles de subsanarse sobre la marcha. Sólo en casos muy calificados esos
comentarios y recomendaciones se reservarán para informes parciales o para el
informe final. Informes parciales. Durante el curso de una auditoria
o estudio especial de auditoria se prepararán y tramitarán oportunamente los
informes parciales que fueren necesarios. Informe final. De toda auditoria o estudio
especial de auditoria se preparará oportunamente un informe final. En ese informe se consignará si el examen
se originó en el plan de trabajo o si obedeció a una solicitud expresa; se
señalará el período que cubre el examen; se indicará si se han cumplido las
normas de auditoria generalmente aceptadas aplicables, las normas técnicas de
auditoria dictadas por Verificación del cumplimiento de
recomendaciones. Con posterioridad a la
presentación de informes y memorandos se realizarán estudios tendientes a
verificar si las recomendaciones han sido puestas en práctica. Calidad y normas de ISO es una federación de alcance
mundial integrada por cuerpos de estandarización nacionales de 130 países,
uno por cada país, no gubernamental establecida en 1947. La misión de Las normas ISO aportan grandes
beneficios en el sistema de calidad a las empresas, pero aunque ella esta
diseñada para agregar valor en el sistema de calidad, no siempre se cumple el
objetivo, no por causa de la misma norma. El efecto negativo puede tener
origen en diferentes aspectos, el más común, es que no en todas las empresas
adoptan la norma como un sistema de calidad, la motivación hacia el ISO es
más un certificado necesario que otorga ventajas competitivas, alejándolos
del propósito inicial de la misma norma, por lo que el interés esta centrado
más que en el mejoramiento, en la certificación y lo que ello significa, y la
otra razón es que se inicia el proceso de implementación sin antes hacer un
debido proceso de sensibilización que la facilite, pues todas las empresas no
están en las condiciones ideales para iniciar un proceso de certificación en
la norma ISO. Implementar un sistema hacia la
calidad como ISO 9000 requiere más que educación en la norma, es necesario
hacer un proceso de sensibilización que involucre a todos los actores de la
empresa, entendiendo la sensibilización no como una fase académica del
proceso o como un marco conceptual, la sensibilización debe ser más que eso,
debe ser un proceso de facilitación y de concientización hacia el cambio, el
cual aportará elementos que creen un ambiente favorable para el nuevo sistema
de calidad en la empresa. ¿Cómo certificar una norma ISO 9000?
El propósito de ISO es promover
el desarrollo de la estandarización y actividades mundiales relativas a
facilitar el comercio internacional de bienes y servicios, así como
desarrollar la cooperación intelectual, científica y económica. Los
resultados del trabajo técnico de ISO son publicados como estándares
internacionales. En este sentido, Políticas de seguridad. el conjunto de requisitos
definidos por los responsables directos o indirectos de un sistema que indica
en términos generales qué está y qué no está permitido en el área de seguridad
durante la operación general de dicho sistema. Al tratarse de `términos
generales', aplicables a situaciones o recursos muy diversos, suele ser
necesario refinar los requisitos de la política para convertirlos en
indicaciones precisas de qué es lo permitido y lo denegado en cierta parte de
la operación del sistema, lo que se denomina política de aplicación
específica. Una política de seguridad puede
ser prohibitiva, si todo lo que no está expresamente permitido está
denegado, o permisiva, si todo lo que no está expresamente prohibido
está permitido. Evidentemente la primera aproximación es mucho mejor que la
segunda de cara a mantener la seguridad de un sistema; en este caso la
política contemplaría todas las actividades que se pueden realizar en los
sistemas, y el resto - las no contempladas - serían consideradas ilegales. Cualquier política ha de
contemplar seis elementos claves en la seguridad de un sistema informático:
Clasificación general de los controles. Controles Preventivos. Son aquellos que reducen la
frecuencia con que ocurren las causas del riesgo, permitiendo cierto margen
de violaciones o como un software de seguridad que impida los accesos no
autorizados al sistema. Controles detectivos. Son aquellos que no evitan que
ocurran las causas del riesgo sino que los detecta luego de ocurridos. Son
los mas importantes para el auditor. En cierta forma sirven para evaluar la
eficiencia de los controles preventivos. Controles Correctivos. Ayudan a la investigación y
corrección de las causas del riesgo. La corrección adecuada puede resultar
difícil e ineficiente, siendo necesaria la implantación de controles
detectivos sobre los controles correctivos, debido a que la corrección de
errores es en si una actividad altamente propensa a errores. INFOGRAFIA. http://aabbccddee.galeon.com/winpy.htm
http://es.tldp.org/Manuales-LuCAS/doc-unixsec/unixsec-html/node333.html http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/ger/49/iso.htm http://www.monografias.com/trabajos14/dificultades-iso/dificultades-iso.shtml http://www.monografias.com/trabajos6/nove/nove.shtml http://www.ccss.sa.cr/auditoria/aud006.htm#400 %20Normas%20sobre%20el%20informe http://www.sencamer.gob.ve/sencamer/documents/Lab_Dimens_COVENIN%202534-2000.ppt http://www.firmajuridica.com.mx/Corporativo.htm http://www.asiainspection.es/code-of-ethics-sp http://www.navactiva.com/web/es/acal/aseso/general/asesor6/2004/28407.jsp http://www.tuobra.unam.mx/publicadas/020829171632-EFICACIA.html |
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Anaíz
Rodríguez |
Controles
Administrativos en un Ambiente
Informático
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El
control es una actividad trivial, que forma parte de la vida cotidiana del ser
humano, consciente o inconscientemente. La finalidad básica del control es la
modificación del comportamiento de la persona u objeto que se controla. En el
caso del control administrativo, se mira básicamente el comportamiento
humano. Esto significa que el control es una función dinámica, no sólo porque
admite ajustes, sino también por estar presente en cada actividad humana,
renovándose ciclo tras ciclo. Función del Control: Su función es la de ayudar a los Funcionarios que tienen
responsabilidad Administrativa, Técnica y/u Operacional a que no incurran en
falta. Y es por ello que aquí el Control es Creativo, Inteligente, y
Constructivo de asesoramiento, oportuno a todas las Direcciones o Gerencias a
fin de que La máxima autoridad del Área de Informática de una empresa
o institución debe implantar los siguientes controles: Hacen referencia a procesos y actividades previas a la
adquisición e instalación de un equipo de computación y obviamente a la
automatización de los sistemas existentes. Objetivos:
Acciones a seguir: ·
Elaboración
de un informe técnico en el que se justifique la adquisición del equipo,
software y servicios de computación, incluyendo un estudio costo-beneficio. ·
Formación
de un comité que coordine y se responsabilice de todo el proceso de
adquisición e instalación. ·
Elaborar
un plan de instalación de equipo y software (fechas, actividades,
responsables), el mismo debe contar con la aprobación de los proveedores del
equipo. ·
Elaborar
un instructivo con procedimientos a seguir para la selección y adquisición de
equipos, programas y servicios computacionales. Este proceso debe enmarcarse
en normas y disposiciones legales. ·
Efectuar
las acciones necesarias para una mayor participación de proveedores. ·
Asegurar
respaldo de mantenimiento y asistencia técnica. CONTROLES DE ORGANIZACIÓN
Y PLANIFICACIÓN Se refiere a la definición clara de funciones, línea de
autoridad y responsabilidad de las diferentes unidades del área PAD, en
labores tales como:
Se debe evitar que una misma persona tenga el control de
toda una operación. Es importante la utilización óptima de recursos en el PAD
mediante la preparación de planes a ser evaluados continuamente. Acciones a seguir
·
Las
actividades del PAD deben obedecer a planificaciones a corto, mediano y largo
plazo sujetos a evaluación y ajustes periódicos "Plan Maestro de
Informática". ·
Debe
existir una participación efectiva de directivos, usuarios y personal del PAD
en la planificación y evaluación del cumplimiento del plan. ·
Las
instrucciones deben impartirse por escrito. CONTROLES DE SISTEMA
EN DESARROLLO Y PRODUCCIÓN Se debe justificar que los sistemas han sido la mejor opción
para la empresa, bajo una relación costo-beneficio que proporcionen oportuna
y efectiva información; que los sistemas se han desarrollado bajo un proceso
planificado y se encuentren debidamente documentados. Acciones a seguir:
·
El
sistema concluido será entregado al usuario previo entrenamiento y
elaboración de los manuales de operación respectivos Los controles de procesamiento se refieren al ciclo que sigue
la información; desde la entrada hasta la salida de la información, lo que
conlleva al establecimiento de una serie de seguridades para:
Acciones a seguir: ·
Validación
de datos de entrada, previo procesamiento, debe ser realizada en forma
automática: clave, dígito autoverificador, totales de lotes, etc. ·
Preparación
de datos de entrada debe ser responsabilidad de usuarios y consecuentemente
su corrección. ·
Recepción
de datos de entrada y distribución de información de salida debe obedecer a
un horario elaborado en coordinación con el usuario, realizando un debido
control de calidad. ·
Adoptar
acciones necesarias para correcciones de errores. ·
Analizar
conveniencia costo-beneficio de estandarización de formularios, fuente para
agilitar la captura de datos y minimizar errores. ·
Los
procesos interactivos deben garantizar una adecuada interrelación entre
usuario y sistema. ·
Planificar
el mantenimiento del hardware y software, tomando todas las seguridades para
garantizar la integridad de la información y el buen servicio a usuarios. Abarcan todo el ambiente de la operación del equipo
central de computación y dispositivos de almacenamiento, la administración de
la cintoteca y la operación de terminales y equipos de comunicación por parte
de los usuarios de sistemas on line. Objetivos
Acciones a seguir:
CONTROLES EN EL USO DEL MICROCOMPUTADOR Es la tarea más difícil, pues son equipos más vulnerables,
de fácil acceso, de fácil explotación, pero los controles que se implanten
ayudaran a garantizar la integridad y confidencialidad de la información. Acciones a seguir:
ANÁLISIS
DE CASOS DE CONTROLES ADMINISTRATIVOS A continuación se presentarán algunas situaciones
hipotéticas planteadas como problemáticas en distintas empresas, con la
finalidad de efectuar el análisis del caso e identificar las acciones que se
deberían implementar. Situación 1 Un empleado del grupo de control de datos obtuvo un
formulario para modificaciones al archivo maestro de proveedores (en blanco)
y lo completo con el código y nombre de un proveedor ficticio, asignándole
como domicilio el número de una casilla de correo que previamente había
abierto a su nombre. Su objetivo era que el sistema emitiera cheques a la orden
del referido proveedor, y fueran luego remitidos a la citada casilla de
correo. Cuando el listado de modificaciones al archivo maestro de
proveedores (impreso por esta única modificación procesada en la oportunidad)
le fue enviado para su verificación con los datos de entrada, procedió a
destruirlo. Alternativas de Solución
Situación 2 Al realizar una prueba de facturación los auditores
observaron que los precios facturados en algunos casos no coincidían con los
indicados en las listas de precios vigentes. Posteriormente se comprobó que
ciertos cambios en las listas de precios no habían sido procesados, razón por
la cual el archivo maestro de precios estaba desactualizado. Alternativas de Solución
Situación 3 El operador del turno de la noche, cuyos conocimientos de
programación eran mayores de los que los demás suponían, modifico (por
consola) al archivo maestro de remuneraciones a efectos de lograr que se
abonara a una remuneración más elevada a un operario del área de producción
con el cual estaba emparentado. El fraude fue descubierto accidentalmente
varios meses después. Alternativas de Solución
Situación 4 Un empleado del almacén de productos terminados, ingresó
al computador órdenes de despacho ficticias, como resultado de las cuales se
despacharon mercaderías a clientes inexistentes. Esta situación no fue descubierta hasta que los auditores
realizaron pruebas de cumplimientos y comprobaron que existían algunos
despachos no autorizados. Alternativas de Solución
Situación 5 Al realizar una prueba de facturación, los auditores
observaron que los precios facturados en algunos casos no coincidían con los indicados
en las listas de precios vigentes. Posteriormente se comprobó que ciertos
cambios en las listas de precios no habían sido procesados, razón por la cual
el archivo maestro de precios estaba desactualizado. Alternativas de Solución
CONTROL DE SISTEMAS E INFORMÁTICA Este control consiste en examinar los recursos, las
operaciones, los beneficios y los gastos de las producciones (servicios y/o
productos de los Sistemas Informáticos), de los organismos sujetos a control,
con la finalidad de evaluar la eficacia y eficiencia Administrativa Técnica
y/u Operacional de los organismos, en concordancia con los principios,
normas, técnicas y procedimientos normalmente aceptados. Asimismo de los
Sistemas (Planes, Programas y Presupuestos, Diseño, Software, Hardware,
Seguridad, Respaldos y otros) adoptados por Existe otra definición sobre el "control
técnico" en materia de Sistemas e Informática, y esta se orienta a la
revisión del diseño de los planes, diseños de los sistemas, la demostración
de su eficacia, la supervisión de rendimientos, pruebas de productividad de
la gestión - Demanda llamada "Pruebas intermedias", el análisis de
resultados, niveles y medios de seguridad, respaldo, y el almacenamiento. Así
mismo medición de la vida útil del Sistema Informático adoptado por Objetivos
CONTROL DE PROYECTOS Permite al usuario tener un control total de los
diferentes proyectos en los que está trabajando la empresa. Se activa a
partir de la aceptación de una oferta, momento en el que se transfiere a los
departamentos productivos implicados. Las áreas de trabajo que recoge son:
Teniendo
en cuenta que, dentro de las funciones del gerente de proyectos se encuentra
la de dirigir y controlar las operaciones de ejecución de tal modo que el
conjunto de acciones ejecutadas se ajusten (en tiempo, costo y calidad) a lo
especificado en el proyecto, es de vital importancia para el cabal desarrollo
de cualquier proyecto, que el gerente tenga la autoridad, capacidad (de
liderazgo, de adaptación), sentido de equilibrio, ingenio (improvisación) y
una gran facilidad de comunicación y rapidez para tomar decisiones y para
controlar las tareas, teniendo presente la dificultad que esto implica,
tratándose de proyectos. Tipos de Control de proyectos a) Control
direccional El
mecanismo de control actúa antes de que la actividad este totalmente
concluida. En este caso el control se realiza de modo continuo y no en puntos
determinados, de modo que cada elemento de la acción sea el resultado de la
rectificación casi instantánea de la acción anterior. En
proyectos, este tipo de control se puede realizar cuando se tiene
estructurado un sistema, que permita controlar los diferentes factores de
manera continua. b) Control
aprobado - reprobado En
este caso, el receptor del control se somete a un examen después de
concluidas determinadas actividades. En caso de aprobación se permite la
realización de la actividad siguiente. Si hubiera una rectificación, el
proceso se interrumpe definitivamente o hasta que se subsanen las
irregularidades. En
proyectos, si se realiza este control y, se detectan fallas en alguna de las
actividades, lo más recomendable es encaminarla(s) correctamente, para que no
se presenten problemas posteriores. c) Control
postoperacional El
mecanismo de control sólo se pone en funcionamiento después de concluida toda
la operación. La información para la acción correctiva en este tipo de
control, solo se utilizara en un periodo (proyecto) futuro cuando se inicie
la planificación para un nuevo ciclo de actividades. Este tipo de control se
utiliza también con la finalidad de dar premios e incentivos a los agentes
que participaron en la actividad. Estos
controles se pueden hacer al interior del proyecto (control por dentro) o por
intermedio de firmas, externas al proyecto, especializadas en control
(control por fuera).
Vale
la pena mencionar que estos tres tipos de control no son mutuamente
excluyentes, sino que más bien, deben ser complementarios. La decisión de
emplear un tipo aislado de control o una combinación de los tipos antes
mencionados, esta en función del carácter del sistema que se desea controlar
y del nivel de complejidad que se intenta introducir en los mecanismos de
control. En algunos casos, los
contratistas exigen que se haga un control externo al proyecto, para
asegurarse de la buena marcha del mismo. El Mecanismo de Control (Seguimiento) El
mecanismo de control se propone permitir el seguimiento de la ejecución del
Proyecto Integral y la introducción de las correcciones que resultarán de la
experiencia adquirida a lo largo del mismo. Comprende: control físico,
financiero, de tiempo, institucional, de objetivos. Para
la implementación, de un perfecto sistema de control, existen limitaciones,
tales como: a) Personal: Dificultad en disponer del personal entrenado,
lo que obliga muchas veces a evitar un mayor grado de sofisticación en el
sistema que se diseña. b) Instalaciones: No siempre se dispone de instalaciones adecuadas,
como, por ejemplo, una oficina de procesamiento de datos. c) Tiempo: Un sistema de control perfecto exige tiempo para
su implementación, lo cual no siempre se consigue. Se dispone, en general, de
muy poco tiempo para programar las diferentes fases de un proyecto. d) Costo: El costo del control es un factor limitante en
lo que refiere al sistema que se va a diseñar. El costo tiende a bajar en los
proyectos grandes y con el uso de programas cada vez más eficientes. Metodología El
Control Físico: El instrumento básico
del control físico es la técnica de redes.
Entre ellas tenemos:
Las
anteriores son sólo algunas de las herramientas utilizadas para el seguimiento
en los proyectos, actualmente, existen diferentes paquetes de software para
elaborar, controlar y manejar de una manera más eficiente los proyectos. El
Control Financiero: En él, se deben
tener en cuenta aspectos tales como: inversiones, presupuesto, pagos, etc. Es
importante tener un seguimiento detallado de las finanzas del proyecto, al
fin y al cabo el perjudicado directo si se presentan desviaciones
negativas, en la mayoría de los
casos, es el ejecutor de la obra. Control
Institucional: Para realizar el
seguimiento en términos institucionales, por lo general, se contrata una
empresa externa, para que dictamine objetivamente y no se presenten
evaluaciones subjetivas. El control institucional consiste fundamentalmente
en la formulación de medidas que permitan una coordinación eficiente y
operativa entre los diversos organismos, para la consecución del objetivo
final. Las principales medidas que se siguen son mejoramiento de los manuales
básicos de normas y procedimientos, operaciones, código de servicio, entre
otros. El Equilibrio Meta/Costo o
Tiempo/Costo: Para desarrollar
este control, se deben diseñar indicadores, que establezcan relaciones entre
los tiempos empleados en la consecución de una actividad (o las metas
alcanzadas) y los gastos realmente efectuados. El
Status Index es uno de los más
utilizados en este control, éste suministra información acerca de: relación
tiempo/costo para una fecha determinada, tiempo y costo para la terminación
del programa, áreas que presentan condiciones críticas, entre otras. El
hecho de realizar un buen control en los proyectos, conduce a una mejor
utilización y a un mayor aprovechamiento tanto de los recursos físicos, como
financieros, pasando por los humanos. Lo cual indica la importancia que debe
tener esta parte del management en cualquier tipo de proyecto, por lo cual se
debe procurar la implementación de una estructura orientada a mejorar el
seguimiento y control, con miras a optimizar recursos y minimizar pérdidas. INFOGRAFÍA 1. Conceptos de Página de Monografías.com, que contiene información
completa sobre http://www.monografias.com/trabajos3/concepaudit/concepaudit.shtml 2.
Controles administrativos en un ambiente de procesamiento de datos. La
máxima autoridad del Área de Informática de una empresa o institución debe
implantar los siguientes controles… En esta
página encontramos la
clasificación y descripción de cada uno de los controles administrativos
utilizados en un ambiente informático. http://www.galeon.com/anaranjo/contr_adm.htm 3. Auditoria de Sistemas. En este link se encuentra información sobre http://www.monografias.com/trabajos11/siste/siste.shtml 4.
Temas de Ingeniería Industrial. Auditoria y Control
de Sistemas e Informática. En esta página podrá encontrar un articulo desarrollado
por el Ing.
Ivan Dimitrie Moyasevich B, con información sobre http://perso.wanadoo.es/idmb/a_ing/temas/auditoria_informatica.htm 5.
Control de Proyectos. Página de Gestiopolis.com, que contiene información sobre
el control y seguimiento de proyectos. Se describen los tipos de controles de
proyectos, las limitaciones y metodología, entre otros aspectos. http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/ctrlpytos.htm 6. Planeación y Control de Proyectos con Pert. El objetivo de los sistemas tipo PERT consiste
en ayudar en la planeación y el control
de proyectos. Este paper contiene información completa sobre esta
técnica, se describen sus antecedentes, usos, planeación y control de
proyectos con PERT-CPM, entre otros aspectos. http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/pertjcsc.htm
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Hernán
León |
Control de Seguridad. Características del Auditor.
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Principales
Controles físicos y lógicos. Los controles
físicos dependen de las características de los insumos, equipos o Local.
Toman en cuenta tanto condiciones ambientales como de seguridad. Consideran
aspectos tales como: ·
Espacio físico ·
Áreas protegidas ·
Equipos para guardar los materiales ·
Equipos para manipular materiales ·
Áreas de circulación ·
Laboratorios para el análisis de calidad ·
Condición de ambiente ·
Condición y uso de los equipos Los
controles lógicos están directamente relacionados con su administración e
incluyen factores tales como: ·
Nivel de existencias ·
Registro de entradas y salidas ·
Puntos de orden ·
Tamaño de los lotes de pedido ·
Control de calidad ·
Antigüedad y obsolescencia ·
Control fiscal ·
Pólizas de seguros ·
Autenticidad ·
Exactitud de los datos ·
Redundancia ·
Privacidad ·
Efectividad ·
Eficiencia Controles
automáticos. El Control Automático de Procesos, se refiere usualmente
al manejo de procesos por computadores, El Proceso Electrónico de Datos
frecuentemente es relacionado con los sistemas de información, centros de computo,
etc. Sin embargo en la actualidad también se considera dentro de esto la
obtención, análisis y registros de datos a través de interfases y
computadores. La Automatización fija, es aquella asociada al empleo de
sistemas lógicos tales como: los sistemas de relevadores y compuertas
lógicas; sin embargo estos sistemas se han ido flexibilizando al introducir
algunos elementos de programación como en el caso de los (PLC’S) O
Controladores Lógicos Programables Un mayor nivel de flexibilidad lo poseen las máquinas de
control numérico computarizado. Este tipo de control se ha aplicado con éxito
a máquinas de herramientas de Control Numérico (MHCN). Entre las MHCN podemos
mencionar: Frezadoras CNC, Tornos CNC, Máquinas de Electro
erosionado, Máquinas de Corte por Hilo, etc. El mayor grado de flexibilidad
en cuanto a automatización se refiere es el de los Robots industriales que en
forma más genérica se les denomina como "Celdas
de Manufactura Flexible". Control de seguridad, los
problemas y su alcance. Se considera el problema de la
inseguridad como el lógico resultado de deficiencias administrativas, todavía
se considera que los accidentes son el resultado de descuidos, distracciones,
falta de atención al trabajo, negligencia del trabajador en fin, casi siempre
se califica al trabajador como irresponsable. La función del área de seguridad
es, asegurar a la organización en el desarrollo e implementación de una
cultura industrial, una cultura de seguridad, su actividad principal es de
staff, sin embargo, tiene actividades operativas y de línea. El departamento de seguridad debe
ser un soporte para la organización, un lugar donde obtener información,
soporte técnico, apoyo para la solución de problemas de seguridad, higiene,
etc., el profesional que oriente a la empresa en la forma más práctica,
efectiva y económica de resolver el manejo de los riesgos, quien advierta a
la organización sobre riesgos potenciales no advertidos o no evaluados
correctamente. Definitivamente es necesario dejar
atrás el concepto único de prevención de lesiones, debemos actuar más
ampliamente detectando y controlando todos los posibles riesgos que puedan
impactar a nuestra organización, esto no conduce al desarrollo de otras áreas
importantes de seguridad como son: prevención de accidentes, control de daños
materiales, higiene industrial, medicina del trabajo, protección y
vigilancia, protección contra incendio, protección ecológica, seguridad de
sustancias químicas, planeación de respuestas a emergencias, desarrollo de la
actitud organizacional, protección a la comunidad en proyectos, seguridad del
producto, seguridad radiológica, seguridad en proceso, etc. Todas y cada una de ellas son
disciplinas con una metodología y técnica de aplicación diferente y
característica que debemos de conocer y manejar correctamente para lograr que
nuestra empresa sea productiva y pueda controlar sus pérdidas ampliando así
su margen de utilidad y competitividad en el mercado. Desde este punto de vista la seguridad
está involucrada en todas y cada una de las actividades de la empresa
protegiendo integralmente sus recursos humanos, materiales y financieros,
incluyendo su imagen ante la comunidad, esto es la SEGURIDAD INTEGRAL. Conceptualizando: la SEGURIDAD
INTEGRAL pretende la protección de los recursos humanos, económicos,
tecnológicos, materiales y financieros de la organización ampliando su
cobertura hasta la protección a la comunidad y su interactuación con ella
para responder a situaciones que afecten a ambas. Recursos y Requerimientos El
Ejecutor debe poner a disposición de los auditores la información relacionada
con la operación, como sigue: ·
Documento del proyecto y sus anexos. ·
Contrato de préstamo y /o convenio de cooperación
técnica. ·
Documentos de licitaciones. ·
Originales de todos los comprobantes que evidencian
los pagos efectuados. ·
Documentos de recepción de los bienes y servicios
contratados. ·
Contratos de obras, de compras de bienes y
servicios. ·
Informe del sobre desembolsos de la operación (LMS
1). ·
Solicitudes de desembolsos presentadas al Banco. ·
Otros documentos requeridos por los auditores. ·
Los
diseños físicos y lógicos de los sistemas. ·
Debe
contar con sistemas de análisis tabular. ·
Computadores. Característica
del auditor. Las
cualidades profesionales que se requieren de un auditor independiente son las
de una persona con la educación y experiencia necesaria para actuar como tal.
No incluyen las de una persona entrenada o calificada para actuar en el campo
de otra profesión u ocupación. Por ejemplo, cuando el auditor independiente
observa la toma física de inventarios, no pretende actuar como un tasador o
como un experto en materiales. Del mismo modo, aún cuando el auditor
independiente tiene conocimientos generales sobre temas de derecho comercial,
no tiene el propósito de actuar en calidad de abogado y puede apropiadamente
apoyarse en el consejo de abogados en todas las materias legales. Enumeración
y definición de las características de un auditor.
Normas
para el desarrollo de los principios relativos al sujeto auditor. La auditoria deberá ser realizada por personas con formación técnica y capacidad profesional adecuadas. Las normas que desarrollan el principio anterior deben contemplar tras aspectos básicos: Formación. Los
auditores deberán conocer: ·
Los métodos y técnicas empleados en auditoria. ·
Los principios y normas contables y presupuestarios. ·
El funcionamiento, organización y características
del Sector Público. Experiencia. Puesto que la capacidad profesional es el resultado de la conjunción de la formación y de la experiencia, la organización de auditoria fijará la experiencia que deberá poseer el personal auditor para el adecuado cumplimiento de sus funciones. Actualización. La
actualización permanente de conocimientos es requisito necesario para
mantener la capacidad profesional. La organización de auditoria será
responsable de establecer y ejecutar un programa que garantice el
conocimiento, entre otros, de los nuevos desarrollos en auditoria,
contabilidad, muestreo estadístico y evaluación y análisis de datos. Independencia.
Durante su actuación profesional, tanto los órganos de control como los
auditores mantendrán una actitud independiente y una posición de objetividad
total, especialmente frente a la propia estructura administrativa. Este
principio centra tanto en el auditor como en la organización de la auditoria
la responsabilidad de conservar su independencia, a través del cumplimiento
de las normas de: imparcialidad, apariencia de imparcialidad y ausencia de
incompatibilidades. Imparcialidad. Las opiniones, conclusiones y recomendaciones del auditor requieren la consideración objetiva de los hechos y su juicio imparcial. Apariencia
de imparcialidad. El auditor no sólo debe ser imparcial, sino que
debe evitar cualquier actitud o situación que permita a terceros dudar de su
independencia. Ausencia
de incompatibilidad. La independencia del auditor
puede estar disminuida por incompatibilidades de orden personal, de orden
externo y en sus relaciones con la estructura administrativa. En caso de
producirse alguna de tales limitaciones, el auditor deberá rehusar la
realización de la auditoria o explicar claramente su situación El auditor frente a la evolución tecnológica. La
Auditoria de TECNOLOGIAS DE INFORMACION (T.I.), o
(Auditoria informática o Auditoria de sistemas en nuestro medio), se ha consolidado en el mundo entero como
cuerpo de conocimientos cierto y consistente, respondiendo a la acelerada
evolución de la tecnología informática de los últimos 10 años. en la medida
en que la INFORMACION es considerada un activo tan o más
importante que cualquier otro en una organización. Existe pues, un cuerpo de
conocimientos, normas, técnicas y buenas practicas dedicadas a la evaluación
y aseguramiento de la calidad, seguridad, racionabilidad, y disponibilidad de
la INFORMACION tratada y almacenada a través del computador
y equipos afines, así como de la eficiencia, eficacia y economía con que la
administración de un ente están manejando dicha INFORMACION
y todos los recursos físicos y humanos asociados para su adquisición,
captura, procesamiento, transmisión, distribución, uso y almacenamiento. La responsabilidad del auditor. El
auditor independiente tiene una responsabilidad con su profesión, la
responsabilidad de cumplir con las normas aceptadas por sus colegas en el
ejercicio de la profesión. Hacer sugerencias sobre la forma o contenido de
los procedimiento auditad o preparar borrador de éstos, en forma total o
parcial, basado en información de los sistema de información. Sin embargo, la
responsabilidad del auditor se limita a expresar su opinión sobre ellos. Las obligaciones y
responsabilidades de la función de auditoria consiste en el análisis de cada
departamento operativo y en el ulterior informe a la administración sobre los
resultados de sus verificaciones. La función de auditoria le cabe la
responsabilidad de formular recomendaciones objetivas para corregir las
situaciones denunciadas. El auditor debe presentar: ·
Una
explicación de la Estructura del informe. ·
Los Objetivos de la revisión ·
Alcance de la revisión ·
Procedimientos de Revisión ·
El Informe
de Auditoria ·
recomendaciones de auditoria Similitudes
y diferencias con la auditoria tradicional. Similitudes.
Diferencias.
· El énfasis en la evaluación de los sistemas manuales esta en la evaluación de transacciones, mientras que el énfasis en los sistemas informáticos, está en la evaluación del control interno. INFOGRAFÍA. http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/auditcontxactual.htm http://html.rincondelvago.com/auditoria-de-los-sistemas-de-informacion.html http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/infaud.htm#fun http://www.contador.cl/1311/article-49579.html http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/ppiodnoraus.htm http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/cursoauditoriacalidad.htm http://www.stps.gob.mx/312/revista/2000_3/funciones.htm http://www.elprisma.com/apuntes/ingenieria_mecanica/controlnumericocnc/ http://www.ifes.es/Condiciones_Generales_Uso_IFES.htm http://www.solocursos.net/conceptos_de_la_auditoria_de_sistemas-slccurso315007.htm |
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En
administración y en negocios, existen 2 términos que en muchas ocasiones son
frecuentemente confundidos por la gente de negocios y por el público en
general: eficacia y eficiencia.