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Contenido

2.1 Análisis de la Metodología líder en procesos de RUMMLER - BRACHE

2.2 Identificación y planificación de los proyectos de mejora de procesos

2.3 Definición del proyecto. Equipos de mejora

2.5 Implementación.

2.1 Análisis de la Metodología líder en procesos de RUMMLER - BRACHE

Rummler - Brache es una metodología líder en la reingeniería y mejora de procesos, se basa en las siguiente fases:

A continuación se describe cada una de sus fases:

La fase 0
Planificación de la Mejora

Consiste en responder a la pregunta de
¿Sobre qué procesos debemos actuar?
...para entender bien cuales son los problemas más críticos de los procesos que más impacto tienen en el cliente y en los objetivos de negocio tanto operativos a corto como estratégicos.
El entregable final de esta fase es la definición y aprobación de un plan específico de mejora.

La fase 1
Definición del proyecto

Consiste en esencia en responder a las preguntas de
¿Qué y cómo se va a hacer?
¿Quién lo va a hacer, para cuándo y cuánto me cuesta?
¿Qué beneficios obtengo y cómo mido el éxito del cambio?
El entregable final de esta fase es la definición del proyecto: todos los participantes lo entienden, comprenden su papel y la dirección lo aprueba.

La fase 2
Análisis y Diseño

Consiste en entender bien y analizar del proceso actual tal y como funciona a día de hoy (“IS” ) y rediseñar el nuevo (“SHOULD”). Nos apoyaremos en los mapas de proceso como herramienta para pensar, analizar y crear nuevos conceptos, nuevas reglas. Hablaremos de Mapa IS, Mapa SHOULD.
El entregable final es un Mapa SHOULD, con sus medidas de proceso y una estrategia de implementación aprobada.

La fase 3
Implementación

Es sin duda la más dura: se trata de poner en práctica nuevos conceptos, nuevas maneras de hacer las cosas. Implica cambios con las personas: en sus hábitos, en sus oficios...
Es el momento de la verdad y cambia drásticamente el modus operandi: de diseño a ejecución. Pasar del papel al flujo de actividades reales en la cadena de valor de la empresa.
Un plan minucioso en torno a tres fases: transición – instalación – institucionalización, es el factor clave de éxito en la implementación.

Tras la implementación de los cambios en el proceso, hacemos la transición a través de lo que hemos llamado “institucionalización” hacia un modo de gestión habitual del proceso

Fase 4
Gestión de Procesos

El esquema nos muestra los pilares fundamentales que sustentan una gestión óptima de los procesos: produce los resultados deseados y a tiempo (eficacia) con el consumo optimizado de los recursos necesarios (eficiencia).

Fase 5: Gestión de la organización como un sistema de procesos.

Visión INTERNA e INTEGRADA de los procesos de la organización

+

Visión EXTERNA de la organización para ADAPTARSE adecuadamente al entorno.

2.2 Identificación y planificación de los proyectos de mejora de procesos

Medir es necesario pero no suficiente, a la larga, para estimular a las personas a que realicen cambios. El análisis de los defectos y de sus correspondientes valores dará una orientación acerca de cuáles son los procesos que tienen mayores potenciales de mejora; una vez hemos detectado donde están los potenciales de mejora hemos de poner en práctica los instrumentos y capacidades para mejorar estos procesos

La mejora de los procesos, significa optimizar la efectividad y la eficiencia, mejorando también los controles, reforzando los mecanismos internos para responder a las contingencias y las demandas de nuevos y futuros clientes. La mejora de procesos es un reto para toda empresa de estructura tradicional y para sistemas jerárquicos convencionales. Para mejorar los procesos, debemos de considerar:

1. - Análisis de los flujos de trabajo.
2. - Fijar objetivos de satisfacción del cliente, para conducir la ejecución de los procesos.
3. - Desarrollar las actividades de mejora entre los protagonistas del proceso.
4. - Responsabilidad e involucramiento de los actores del proceso.

La mejora de procesos significa que todos los integrantes de la organización deben esforzarse en HACER LAS COSAS BIEN SIEMPRE. Para conseguirlo, una empresa requiere responsables de los procesos, documentación, requisitos definidos del proveedor, requisitos y necesidades del clientes internos bien definidos, requisitos, expectativas y establecimiento del grado de satisfacción de los clientes externos, indicadores, criterios de medición y herramientas de mejora estadística.
Para establecer una metodología clara para la comprensión de la secuencia de actividades o pasos que debemos de aplicar para la Mejora Continua de los procesos, primero, el responsable del área debe saber que mejorar. Esta información se basa en el cumplimiento o incumplimiento de los objetivos locales de la organización. Por lo, si quisiéramos establecer una secuencia de pasos para la Mejora, estos serían:

1. - Definir el problema o la desviación detectada sobre los indicadores y objetivos.
2. - Establecer los mecanismos de medición más adecuados de acuerdo a la naturaleza del problema.
3.- Identificar las causas que originan el problema, determinando cual es la más relevante, estableciendo posibles soluciones y tomar la opción más adecuada, por medio del Análisis de los datos obtenidos.
4. - Establecer los planes de acción, e implementar la mejora.
5. - Controlar la mejora del proceso, efectuando los ajustes necesarios, por medio de un monitoreo constante.

2.3 Definición del proyecto. Equipos de mejora

En esta fase se definen los métodos de trabajo a ser usados y quienes son los responsables de cada pieza del proceso, por ejemplo:

FASE 1 : INFORME INICIAL. RECOGIDA DE DATOS
OBJETIVO
• FOTOGRAFIAR LA SITUACIÓN DE PARTIDA
TÉCNICA
• BUSCAR Y RECOGER DATOS CUANTITATIVOS
• APORTAR ESTIMACIONES DE EXPERTOS
• ESCRIBIR SINTÉTICAMENTE

FASE 2 : ENTREVISTAS A CLIENTES. RECOGIDA DE DATOS
OBJETIVO
• CONOCER OPINIÓN USUARIOS.RECOGER IDEAS
• RECOGER Y VISUALIZAR DATOS CUALITATIVOS
TÉCNICA
• ENTREVISTAR A USUARIOS
• PREGUNTAR CLARAMENTE QUÉ DEBE MEJORAR :
* Tiempo total o parcial
* Nº de errores, precisión, seguridad
* Facilidad de uso
* Información al usuario
* Reutilización de recursos
• PREGUNTAR CLARAMENTE QUÉ FACTORES DEL
PROCESO

FASE 3 : DIBUJAR EL PROCESO
OBJETIVO
• VER DE UNA FORMA GRÁFICA EL PROCESO
TÉCNICA
• UTILIZAR SÍMBOLOS ESTÁNDAR
• USAR DIFERENTES COLUMNAS
• UTILIZAR “ZOOM” CUANDO SEA PRECISO
• INCLUIR INFORMACIÓN DE TIEMPOS RELATIVOS

FASE 4 : DESARROLLO DE SOLUCIONES
OBJETIVO
• DESTILAR MEJORAS
TÉCNICA
• VISUALIZAR TODOS LOS DATOS DISPONIBLES
* Los datos de las entrevistas : importancia, valoración,
ideas y lista de defectos de los usuarios
* Dibujo del proceso
* Diagramas de barras
* Datos de las entrevistas. Tendencias
• PENSAR COMO ATACAR LAS CAUSAS PARA :
* Disminuir tiempos/plazos
* Disminuir errores
* Hacer más fácil el proceso
* Informar más y/o mejor
* Reutilizar recursos
• UTILIZAR EL SENTIDO COMÚN
* Lluvia de ideas ( brainstorming )
* Ser creativo

FASE 5 : COMPARAR CON LÍDERES
OBJETIVO
• VER COMO SE REALIZA EL PROCESO EN SITIOS CON
PRESTIGIO RECONOCIDO
TÉCNICA
• IDENTIFICAR SITIO A VISITAR
• CONTACTAR.EXPLICAR.FIJAR FECHA
• ENVIAR LISTA TEMAS
• PREGUNTAR CLARAMENTE , ANOTAR, RECOPILAR,...

FASE 6 : INFORME FINAL
OBJETIVO
• RECOPILAR EL RESULTADO DEL TRABAJO
• ESCRIBIR LAS SOLUCIONES QUE SE PROPONEN
TÉCNICA / PRODUCTO A OBTENER
1.- Resultados de las entrevistas y toma de datos
2.- Dibujos del proceso : Anterior y propuesto
3.- Ideas obtenidas en las visitas de benchmarking
4.- Soluciones que se proponen :
* Breve explicación de las mismas
5.- Indicadores :
6.- Calendario de implantación :
QUIÉN hace QUÉ y CUANDO

2.4 Análisis y rediseño del proceso

En esta fase se realiza un arreglo de elementos para realizar un objetivo predefinido en el procesamiento de la Información.

Para el análisis y rediseño de procesos se debe tomar en cuenta algunos principios como:
* Debe presentarse y entenderse el dominio de la información de un problema
* Se debe representar el comportamiento del proceso en consecuencias de acontecimientos externos
*Se debe dividir en forma jerárquica los modelos que representan la información, funciones y comportamiento

El proceso debe partir desde la información esencial hasta el detalle de la Implementación

El rediseño de procesos permite lograr cambios significativos en la forma de operar el negocio, utilizando un enfoque integral formado por el análisis, diseño e implantación de: procesos, tecnología, estructura (de organización y físicas), gente (y su cultura de trabajo), productos, servicios, clientes y mercados.

El rediseño de procesos tiene como características:
* Enfocar la empresa por procesos y no por áreas o departamentos
* Alcanzar resultados sobresalientes
* Optimizar el valor accionario
* Derribar paradigmas

¿En qué casos se requiere del rediseño de procesos?

Beneficios del rediseño de procesos

• Incrementar el servicio y la satisfacción del cliente (interno y/o externo)
• Simplificar procesos eliminando actividades sin valor agregado
• Reducir tiempos de respuesta en los procesos
• Reducir costos de operación
• Incrementar utilidades
• Involucrar a la gente en la resolución de problemas
• Habilitar la mejora continua y modificaciones a los procesos
• Implantar una estructura organizacional eficiente

2.5 Implementación

En esta fase se activa la puesta en marcha del proyecto llevando a cabo los cambios implicados en la reestructuración de los procesos. Por lo general esta fase es la que lleva mas trabajo e implica aumentar el tiempo de dedicación al proyecto a un porcentaje mayor
Se puede estructurar de la siguiente forma:

Implantación de la estrategia.
Ajustes y puesta en marcha de la estrategia para lograr las metas.

Nueva Estructura
Plan y posterior puesta en marcha de la nueva estructura de la organización, los nuevos
grupos o departamentos y las nuevas herramientas de trabajo. La concepción hacia la
nueva estructura es evolutiva, no abrupta.

Actividades de grupo
Dinámicas de grupo que expliquen y eduquen a las nuevas personas como se cambia,
hacia donde se quiere ir y como hacerlo. Como modificar las herramientas de las que disponen a
los efectos de adaptarlas a las nuevas situaciones.

Reestructura de Procesos.
Nuevos procedimientos de trabajo.

Asistencia en tareas grupales/liderazgo
Actividades generadoras de una nueva cultura.
Identificación y uso de herramientas facilitadotas de cambio: recompensas, liderazgo

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