Con la finalidad de que un profesional pueda actuar de  forma proactiva es necesaria la obtención de la información sobre los recursos humanos y las necesidades de su organización.

La función del departamento de recursos humanos se fundamenta en la información disponible respecto a puestos. Los puestos de trabajo constituyen la esencia misma de la productividad de toda organización.

El análisis y diseño del organigrama de la empresa y de los puestos de trabajo son una pieza muy importante en la gestión de recursos humanos y consiste en definir los diferentes niveles organizativos de la empresa así como las diferentes funciones, relaciones y responsabilidades entre los integrantes de la empresa.

Es claro que quienes carezcan de los requisitos físicos mínimos, intelectuales, sociales o morales para desempeñar un puesto o función, por sencillo que parezca, lo realizará mal, de ahí “El personal adecuado para el puesto adecuado”.