En el momento de fundar una institución u organización y antes de la creación de un departamento de personal, los gerentes de cada área tienen a su cargo todos los aspectos relativos al personal. Debido a su familiaridad con las funciones de las personas que están a su cargo, los gerentes de áreas específicas no requieren, por lo común, sistemas de información, al menos durante las primeras etapas del funcionamiento de una empresa.

A medida que aumenta el grado de complejidad de la organización, más funciones se delegan en el departamento de personal, el cual no suele poseer información detallada sobre los puestos de otros departamentos; esa información se debe obtener mediante el análisis de puestos, que consiste en la obtención, evaluación y organización de información sobre los puestos  de una organización. Quien lleva a cabo esta función es el analista de puestos.
Esta función tiene como meta el análisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que lo desempeñan.

Si carecen de un sistema adecuado de información, los responsables de la toma de decisiones no podrán, por ejemplo, encontrar candidatos que reúnan las características necesarias para un puesto, ni señalar niveles salariales de acuerdo con el mercado.

Las principales actividades gerenciales vinculadas con la información sobre el análisis de puestos son:

1. Indemnización equitativa y justa.
2. Ubicación del empleado en el puesto adecuado.
3. Determinación de niveles realistas de desempeño.
4. Creación de canales de capacitación y desarrollo.
5. Identificación de candidatos adecuados a las vacantes.
6. Planificación de las necesidades de capacitación de recursos humanos.
7. Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral.
8. Evaluar la manera en que los cambios en el entorno afectan el desempeño de los empleados.
9. Eliminar requisitos y demandas no indispensables.
10. Conocer las necesidades reales de recursos humanos de una empresa.

Un diagnóstico de la organización permite diseñar la estructura adecuada identificando los factores críticos de éxito. Esta tarea se complementa con aspectos relevantes que permiten conocer:  el potencial de la organización en términos de conocimientos y habilidades de la gente (mediante una evaluación de los recursos humanos), la estructura de roles (a través de un análisis y descripción de puestos), la brecha de formación que pudiera resultar de la confrontación de las habilidades versus los roles (mediante un diagnóstico de necesidades educativas) y finalmente la necesidad de incorporación de personal que pudiera surgir.

A partir del proceso de Análisis y Descripción de Puestos se realiza la confección de un Manual que permitirá a la organización la administración ordenada y la toma ágil de decisiones en materia de incorporación y reubicación de personal, así como requerimientos de capacitación o de cesantías.

Con la valoración de puestos se podrá establecer el valor relativo de cada cargo para la organización y distinguir las diferencias esenciales entre los cargos, ya sea cuantitativa o cualitativamente. Los resultados obtenidos de la valoración de cargos podrán servir como punto de partida, entre otras posibles aplicaciones, para establecer un sistema equitativo de salarios dentro de la organización.