Para la realización del presente, hemos seleccionado nuestro lugar de labor común, el cual se desarrolla dentro de una conocida universidad nacional a la que llamaremos “LA UNIVERSIDAD” en donde nos desempeñamos como docentes en una de sus facultades o escuelas. 

“LA UNIVERSIDAD” posee un organigrama funcional que se ilustra a continuación:

Este organigrama es de carácter oficial, es real  y como tal es la única referencia en cuanto al diseño y existencia de las principales dependencias  en las que se desarrollan los puestos de trabajo, entre los principales podemos distinguir:

 A) Consejo Universitario: Conformado por el rector, el vicerrector académico, el representante estudiantil al consejo, el Consultor jurídico y  el Secretario.

Constituye el máximo órgano colegiado de autoridad universitaria, sus funciones son determinar, verificar, proyectar e implementar las grandes directrices del funcionamiento de “LA UNIVERSIDAD”, así como normar la convivencia interna de la comunidad universitaria. Es el vínculo con la oficina de planificación del sector universitario (OPSU), el ministerio de educación superior y demás autoridades.

B) Rectorado: Es la dependencia desde donde despacha el rector. La función del rector es centralizar el proceso de supervisión administrativa y académica, es una dependencia de alzada y consulta natural para situaciones que no se hayan podido resolver en niveles inferiores, así como también recibe cuentas del Vicerrector académico, del Secretario, del Director del consejo de Estudios de postgrado y del Director de administración. Prepara junto con el Secretario, la agenda del consejo universitario, y es el encargado de convocarlo.

C) Secretario: El secretario tiene como principal función, ser el responsable del archivo físico de la institución, tiene bajo su mando las oficinas de Admisión, Control de Estudios, Traslados y Equivalencias y la Oficina de Grado, que son todas dependencias de soporte documental de las actividades realizadas por el alumnado desde su ingreso hasta su egreso final. Prepara junto con el Rector, la agenda del Consejo universitario, llevando las actas de esta instancia.

D) Consejo de Estudios de Postgrado: Es una dependencia que como su nombre lo indica se encarga de todo lo concerniente a los estudios de cuarto nivel, está a su vez constituido por un Director, y un Secretario, rinde cuentas al Rector.

E) Dirección Administrativa: Es el brazo operativo-administrativo de la universidad, allí se hacen todas las operaciones de soportes y asientos contables, se administra y mantiene la planta física y se hace el control administrativo del personal profesional, administrativo y obrero. Como dependencias adscritas a ella, se tienen: Oficina de planta Física, Oficina de Procesos contables y Oficina de Personal.

F) Vicerrector Académico:   Es el responsable del área académica de la universidad. Implementa las decisiones tomadas por el Consejo universitario, a través del Consejo Académico. Igualmente es el encargado de llevar los planteamientos de este último a las instancias superiores (Rectorado y Consejo Universitario). Se apoya en el Secretario cuando requiere el historial de un miembro de la comunidad, así como para el asiento de sus calificaciones y elementos de record. Da el visto bueno a la selección de personal docente propuesto por el Consejo Académico.

G) Consejo Académico: Es la conjunción de todos los Directores de Escuela, quienes reunidos en esta instancia, implementan las directrices emanadas por su superior el Vicerrector Académico, igualmente sugieren a este los cambios, ajustes y modificaciones que estos estimaren convenientes a los fines de adaptar la universidad a los nuevos requerimientos de la sociedad.

H) Escuelas (1,2,3,4) formadas por un director, profesores y alumnos. El director se encarga de seleccionar y someter a consideración de las instancias superiores, el ingreso de nuevo personal docente. Es su responsabilidad la correcta aplicación del pensum de estudio de cada asignatura, así como canalizar las inquietudes y necesidades de los profesores y alumnos adscritos a su escuela.

Observación de la situación real de la aplicación de las teorías de Análisis y Diseño de Puestos,
en “LA UNIVERSIDAD”

A pesar de la posible pertinencia y aplicabilidad de la estructura funcional del organigrama antes descrito,  podemos enumerar los siguientes elementos a fin de ilustrar las condiciones reales de funcionamiento de “LA UNIVERSIDAD” 

1)  Multiplicidad de cargos: El Director de Administración, es simultáneamente el Consultor jurídico. No determinándose con claridad en que momentos funje como uno o como el otro.

2)  Desaparición y concentración de cargos: La Oficina de Planta Física, Procesos contables y Personal, funcionan como una sola entidad.

3)  Aparición de relaciones de adscripción distintas a  las previstas en el organigrama: Es así como las oficinas mencionadas en el aparte N° 2 , rinden cuentas directamente al Rector y no al Director de Administración. Violando de esta forma el órgano regular establecido. Los directores de Escuela reportan directamente al Rector, sobrepasando al Vicerrector Académico.

4)  No observancia de los perfiles dispuestos para cada puesto: De esta manera se puede observar que la Oficina de Planta Física, Procesos contable y Personal, esta siendo atendida por un Técnico Superior Universitario mención administración de empresas Turísticas, El Rector (e) es un Maestro Normalista, El secretario es un Lic. en Administración. En líneas generales los profesores exhiben credenciales académicas mas profusas que los Directores de Escuela, debilitando su ascendencia sobre los profesores.  

5)  No se utiliza un sistema eficiente de información para la toma de decisiones en cuanto a la contratación de personal. No se revisan los manuales de aptitudes mínimas para cada cargo.

6)  En la actualidad no se cuentan con programas de reentrenamiento para personal antiguo o entrenamiento y selección para el nuevo.

7)  Se observa con cierta frecuencia la permuta de roles en el personal, siendo que personal de control de estudios, realiza actividades dentro del ámbito de las Escuelas.

8)  Inexistencia de escala única de valoración de personal, motivando que personas que están en un escalafón mas bajo, perciben mejores beneficios que otros que están en niveles superiores, desmotivando a quines perciben estas realidades.

9)  Carencia de políticas de ascensos, por antigüedad o por capacitación: encontrándose a personas que durante muchos años permanecen en el mismo cargo, ocasionando hastío, aburrimiento y baja productividad.

10) No existe identificación de metas por cada cargo: por lo que quien lo ostenta no sabe a ciencia como su rendimiento se compara con el estimado para ese cargo.

11) No existe un sistema de control de puestos: por lo que no hay un instrumento para cuantificar, corregir y superar deficiencias en el desempeño de los distintos cargos.

12) Si bien, constituye una practica frecuente en las organizaciones de corte familiar, también se puede observar la ocurrencia de innumerables vinculos afectivos y de consanguinidad entre el personal. Siendo que el Chofer es sobrino del Rector y a su vez se le encargan funciones gerenciales de mantenimiento, mientras los hijos del Rector ocupan importantes puestos en el organigrama. El consultor jurídico y su esposa encabezan dependencias importantes. El Vicerrector académico, es familiar del rector y otros casos mas. Las consideraciones que se hacen sobre este particular circundan la idea de que el vinculo familiar en muchos casos prevalece sobre las consideraciones meramente profesionales, pudiendo en mucho caso ser antagónicas y yuxtapuestas. En muchas empresas de prestigio se fijan los grados de consanguinidad aceptables, a fin de evitar el concierto de familiares en contra de interese de la Empresa así como el traslado de problemáticas familiares al sitio de trabajo.