EL PROCESO ADMINISTRATIVO
INTRODUCCION Y PROPOSITO
Las dos funciones primordiales de los gerentes de una entidad son las operaciones de planificación y control (denominado también presupuestación administrativa).
Para nuestros propósitos el término planificación y control de utilidades se define como un enfoque sistemático y formalizado para el desempeño de fases importantes de las funciones administrativas de planificación y control, comprende:
- Desarrollo y aplicación de objetivos generales y de largo alcance para la empresa.
- Especificación de las metas de la empresa.
- Plan de utilidades de largo alcance desarrollado en términos generales.
- Plan de utilidades de corto plazo detallado por responsabilidades asignadas.
- Sistema de informes periódicos de desempeño detallados por responsabilidades asignadas.
- Procedimientos de seguimiento.
EL PAPEL DE LA ADMINISTRACION
Es un proceso de fijar las metas de la entidad y de implementar las actividades para alcanzar esas metas mediante el empleo eficiente de los recursos humanos los materiales y el capital.
Orientación Hacia Las Metas
En las organizaciones mercantiles, las orientaciones primordiales a las metas son:
- Rendimiento sobre la inversión.
- Contribución a la mejoría económica y social de un basto medio ambiente.
Las empresas no mercantiles tienen objetivos específicos, tales como el cumplimiento de una misión dada, dentro de limitaciones específicas de costos.
Las responsabilidades generales de la administración esencialmente se conforman con un patrón común, cualquiera que sea el tipo de empresa de que se trate.
Orientación a La Gente
El éxito de una empresa mercantil u otra organización depende de la gente relacionada con la misma incluyendo tanto a los administradores como a los demás empleados; desarrollar un personal eficaz, crear un ambiente autentico de trabajo, motivar positivamente a la gente determina el logro de los objetivos de la empresa.
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION Y PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANIFICACION
Es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso de acción para lograrlos, comprende:
- Establecer objetivos de la empresa.
- Desarrollar premisas acerca del medio ambiente las cuales han de cumplirse.
- Elegir un curso de acción para alcanzar los objetivos.
- Iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en acciones.
- Replanear sobre la marcha para corregir deficiencias existentes.
ORGANIZAR
Proceso en el que los empleados y sus labores se relaciones unos con los otros para cumplir los objetivos de la empresa, dividir el trabajo entre grupos e individuos y coordinar las actividades individuales del grupo.
Utilizar El Personal Y Administrar Los Recursos Humanos
La eficaz dotación de personal y administración de recursos humanos implica el establecimiento de un ambiente de trabajo en el que los empleados se sienten satisfechos.
Guiar Y La Influencia Interpersonal
Es el proceso de motivar a las personas o grupos de personas para ayudar voluntaria y armónicamente el logro de los objetivos de la empresa.
Controlar
Es el proceso de asegurar el desempeño eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa, implica establecer metas y normas de comparar desempeño medido contra las metas y normas establecidas, reforzar los aciertos y corregir las fallas.
ESENCIA DE LA PLANIFICACION DIRECTIVA
La planificación es la primera función de la administración, comprende 5 fases.
- Establecer objetivos y metas empresariales.
- Desarrollar premisas acerca del medio ambiente en el que opera la entidad.
- Tomar decisiones respecto a los cursos de acción.
- Emprender acciones que tiendan a activar los planes.
- Evaluar la retroalimentacion del desempeño para la replanificación.
La toma de decisiones en la administración implica un importante proceso de dirección empresarial.
Proceso De Toma De Decisiones
Los pasos que generalmente se incluyen en la toma de decisiones son:
Paso 1.
Reconocer un problema: existe un problema, necesita hacerse una elección o hay un obstáculo para alcanzar una meta empresarial.
Paso 2.
Identificar alternativas: se hace un esfuerzo sistemático para identificar las opciones disponibles, por lo general existe un número limitado de alternativas restringidas por el tiempo y los recursos necesarios.
Paso 3.
Especificar las fuentes de incertidumbre: se efectúa un análisis cuidadoso de los posibles sucesos que puedan ocurrir.
Paso 4.
Escoger un criterio: seguir el criterio, conforme al cual se evaluaran las alternativas; tales como la utilidad, el margen manual de contribución, la tasa de rendimiento.
Paso 5.
Considerar preferencias de riesgo: se toma en consideración el punto hasta cual la compañía esta dispuesta a elegir una alternativa riesgosa. Como la dirección considera la proporción entre el riesgo y el rendimiento.
Paso 6.
Evaluar las alternativas: a la luz del menú de opciones en el paso 2 como a las fuentes de incertidumbre identificadas en el paso 3, el criterios establecido en el paso 4 y las preferencias de riesgo especificadas en el paso 5, determina el resultado final asociado con cada alternativa.
Paso 7.
Elegir la mejor alternativa: la elección de la mejor alternativa en el paso 6 junto con la consideración de los objetivos y metas de la empresa, se elige una alternativa.
Paso 8.
Implantar el curso de acción seleccionada: se implantan las acciones aprobadas para iniciar las alternativas escogidas.
OPINIONES TEORICAS DEL PAPEL DE LA ADMINISTRACION
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TEORIA DEL MERCADO |
TEORIA DE LA PLANIFICACION Y EL CONTROL |
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1. la administración esta solo al capricho de las fuerzas económicas, sociales y políticas prevalecientes (medio ambiente). |
1. el destino futuro de la empresa puede ser manipulado; por consiguiente, puede ser planificado y controlado por la administración. |
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2. en consecuencia, la administración esencialmente desempeña un papel de pitonisa hechicera – que lee el medio ambiente. |
2. los buenos gerentes pueden hallar formas realistas de lograr los objetivos. |
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3. cuando se lee el medio ambiente, la administración toma decisiones reactivas. |
3. la administración puede manipular las variables controlables y planificar para las variables no controladas. |
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4. por lo tanto, la competencia (éxito) de la administración depende de una habilidad para leer el medio ambiente y un reaccionar prudente. |
4. por lo tanto, la calidad de las decisiones de planificación por la administración determina la competencia de esta. |
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Decisiones reactivas (a posteriori)
La administración lee los sucesos que están ocurriendo y entonces reacciona ante los mismos. |
Reacciones activas (a priori)
La administración prevé los futuros sucesos y planea enfrentarlos. |
La toma de decisiones por la dirección implica las tareas de:
- manipular las variables controlables pertinentes: son aquellas que pueden ser planificadas y controladas activamente por la administración.
- Aprovechar las ventajas de las variables no controlables pertinentes que puedan influir en el léxico operacional a largo plazo.
Organizar
- La actividad de la organización consiste en la subdivisión de una empresa en unidades de trabajo manejables.
- Asignación y delegación de actividades administrativas.
- Definición del lugar de las decisiones
Es importante que una estructura organizacional bien definida asigna autoridad y responsabilidades de desempeño en forma sistemática.
Los siguientes factores influyen en la estructura de la organización:
FACTORES INTERNOS
- Enfoque conceptual adoptado.
- Espacio de control.
- Diversidad de productos y clase de operación.
- Tamaño de la organización.
- Características de los empleados.
FACTORES EXTERNOS
- Tecnología.
- Características del mercado.
- Dependencia del medio ambiente.
ESENCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO
El control se ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de desempeño en informes especiales. Consta de las siguientes fases:
- Comparar desempeño (resultados reales) con las metas y normas planificados.
- Preparar un informe de desempeño que muestre los resultados reales, los resultados planificados o cualquier diferencia entre ambos.
- Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las causas subyacentes de las variaciones.
- Desarrollar cursos de acción opcionales para corregir cualquier deficiencia y aprender de los éxitos.
- Hacer una selección del menú de alternativas y ponerlo en practica.
- Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la corrección; continuar con la alimentación adelantada para efectos de replanificación.
ALGUNOS ASPECTOS DEL COMPORTAMIENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Se hace hincapié sobre las consecuencias positivas y negativas, poniendo el énfasis en el premio y no en el castigo, para modificar el comportamiento.
Programas De Administración Del Comportamiento
Su propósito es incrementar la productividad a través de la recompensacion y que busca crear una modificación positiva a través de recompensas y el castigo. Se centra en dos cosas: el comportamiento del trabajador y en las consecuencias de este comportamiento.
Manejo del Comportamiento A Través De Incentivos Económicos
En dicha teoría la organización se mira como un nexo de los contratos. Se motiva a los empleados hacia metas organizacionales a través de contratos explícitos e implícitos.
