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AUDITORIAS A LAS DIFERENTES AREAS DE LA
E M P R E S A

C O M P R A S

CONCEPTO DE COMPRAS:

Conjunto de actividades que desarrolla una empresa con el fin de adquirir los recursos materiales necesarios para la realización de los objetivos institucionales.

OBJETIVO.-

· Abastecer de todos los insumos necesarios, a todos los departamentos y áreas de la organización con el fin de facilitar el logro eficaz de los objetivos institucionales.

· Estudiar y verificar las políticas de esta operación.

ACTIVIDADES DE OPERACIÓN DE COMPRAS.-

1. Elaborar manuales de organización donde se fijen objetivos políticas y actividades de la operación de compras a fin de vigilar su correcta aplicación.
2. Formular el plan general de compras y programas de acuerdo a la partida presupuestal autorizada en función de las necesidades de producción ventas, condición y ciclos de mercado.
3. Coordinar en forma eficiente los recursos humanos materiales y técnicos que integran la operación de compras y proponer los cambios pertinentes.
4. Recibir y rebizar de los diferentes departamentos las requisiciones de compras debidamente autorizado.

PASOS IMPORTANTES QUE DEBE LLEVAR UNA REQUISICIÓN DE COMPRAS:

· recibir requisición de compras

· revisión de requisición

· verificar partida presupuestal

· cotización de proveedores

· seleccionar el mejor proveedor

· elaborar orden de compra

· verificar que el departamento de recepción reciba lo comprado de acuerdo a la solicitud

· Informar al departamento solicitante de la recepción de su pedido.

· Presentar las reclamaciones y en su caso devoluciones de insumos en desacuerdo con lo pedido.

· Dar seguimiento en los departamentos solicitantes sobre la satisfacción de lo adquirido

· Participar en el establecimiento de las políticas relativas al pago de proveedores.

· Coordinar sus actividades con el área relacionada.

POLITICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS:

1. El departamento de compras deberá elaborar manuales de organización donde se fijen objetivos políticas y actividades de la operación de compras a fin de vigilar su correcta aplicación.

2. El departamento de compras deberá formular el plan general de compras y programas de acuerdo a la partida presupuestal autorizada en función de las necesidades de producción ventas condición y ciclos de mercado para el buen funcionamiento de esa arrea.

3. El departamento de compras deberá coordinar en forma eficiente los recursos humanos materiales y técnicos con el fin de que no se desperdicie nada y todo sea bien utilizado.

4. El departamento de compras deberá recibir y revisar las requisiciones que le hagan llegar los diferentes departamentos con el fin de que no se alteren o se dejen de surtir el producto por un mal erróneo. Esta revisión la deberá hacer en el momento de la entrega de la requisición.

V E N T A S

CONCEPTO:

Conjunto de actividades que realiza una empresa para satisfacer necesidades y deseos de sus clientes así como los económicos de la empresa.

OBJETIVO.-

· Satisfacer las necesidades de los clientes así como las economías de la empresa.

ACTIVIDADES DE OPERACIÓN DE VENTAS.-

1. Establecer un manual de operación y organización donde se establezcan objetivos y políticas, así como actividades necesarias para el logro de la operación de ventas.

2. Coordinar recursos materiales, técnicos y humanos y proponer cambios pertinentes.

3. Elaborar el plan general de ventas coordinándose con las demás operaciones de mercadotecnia.

4. Estudio del producto publicidad y promoción.

POLITICAS:

· El departamento de ventas deberá establecer un manual de operación y organización donde se establezcan objetivos y políticas así como actividades necesarias par el logro de los objetivos de la empresa.

· El departamento de ventas deberá coordinar todos los recursos para poder proponer cambios y sugerencias en los productos.
· El departamento de ventas deberá dar a conocer bien su producto, estudiar el mercado donde se desarrollara y ver las posibles competencias para vender su producto y satisfacer necesidades de los clientes.
· El departamento de ventas deberá hacer una muy buena introduccion del producto, para lo cual necesitar de un buen precio, promocion, publicidad y buena calidad de su producto.

Funciones a realizar en el departamento de ventas:
· realizar labor de prospectacion
· obtener datos de precontracto
· concertar citas
· realizar citas
· llevar acabo entrevistas de venta
· crear una curiosidad inicial en el prospecto
· obtener su atención
· adecuar la oferta a sus necesidades
· explicar claramente los puntos de venta
· hacer demostraciones y presentar pruebas
· reconocer las motivaciones del prospecto
· sugerir y crear deseo
· contestar preguntas y desvanecer objeciones
· explicar normas de la empresa
· facilitar al oportuno cierre

C O B R A N Z A

CONCEPTO:
Conjunto de actividades que realiza una empresa para la recuperación del crédito otorgado, para la adquisición de productos o servicios que fueron proporcionados a sus clientes.

OBJETIVO.-

Recuperar el crédito otorgado. Recuperar el precio de los productos y o servicios que fueron proporcionados a los clientes mediante el uso de sus créditos.

ACTIVIDADES DE OPERACIÓN DE COBRANZA.-

1. Elaborar el manual de organización del departamento fijando objetivos y políticas.
2. Coordinar recursos humanos y materiales.
3. Definir un procedimiento de cobro, formatos, archivos, control de cobradores y otros que requieran la operación, después llevarlos a practica y efectuar los cambios que lo actualicen y mejoren.
4. Controlar la documentación de las cuentas por cobrar excepto de los originales.
5. Tramitar el cobro, de acuerdo al procedimiento establecido (transferencias de fondos etc.
6. Llevar acabo la cobranza utilizando los medios que se consideren convenientes.
7. Registrar los resultados de la acción de cobro coordinándose con caja contabilidad ventas, etc.
8. Controlar y registrar las modificaciones deudas de intereses, moratorias, remesas, notas de crédito por rebajas devoluciones y reposiciones.
9. Optaren información de las cuentas por cobrar con relación a las ventas, su importancia zona geográfica, ciclos productivos, experiencia y costumbres de pago.

10. Informar oportunamente sobre la cobranza realizada.

11. Información sobre cuentas de venta cobranza, y cobro dudoso.

12. Proponer cancelaciones de cuentas incobrables.

13. Obtener para fines fiscales, la evidencia de la imposibilidad de cobro.

14. Proponer seguros y finanzas de crédito.

15. Coordinar actividades de cobranza, con los de crédito, embarques, caja y contabilidad.

16. Participar en la capacitación y selección de los cobradores.

POLITICAS.-

· El departamento de cobranza deberá realizar un manual de procedimientos de cobro para recuperar los bienes y servicios entregados para la satisfacción del cliente.
· El departamento de cobranza deberá realizar un control mensual para ver como se ha recuperado el crédito otorgado a los clientes durante el mes y poder detectar los clientes morosos mensualmente.
· El departamento de cobranza deberá definir procedimientos de cobro por medio de formatos, archivos control de cobradores y otros que requiera la operación con el fin de no atrasar las cuentas sin pagar.
· El departamento de cobranza deberá realizar un registro diario de las ventas a crédito y llevar un consecutivo por fecha de vencimiento para cobrarse puntualmente recuperar lo más rápido posible la cantidad de crédito otorgado.
· El departamento de cobranza deberá informar sobre las actividades de lenta recuperación y de cobro dudoso para presionar y usar medidas de alta solución de problemas.
· El departamento de cobranza deberá proponer la cancelación de cuentas incobrables por los fines contables y fiscales que estas cuentas puedan tener, esta cancelación se deberá hacer cada mes, para que no se junten las deudas.
· El departamento de cobranza deberá asegurarse con alguna afianzadora o finanzas de crédito por errores del personal.
· El departamento de cobranza deberá coordinar las actividades de cobranza con las de crédito, embarques caja y contabilidad para que las respuestas a interrogantes cumplan con su planificación dentro de la empresa.
· El departamento de cobranza deberá participar en la capacitación y selección de cobradores, deberían realizar un examen de rutina cada mes y hacer arqueo cada mes para que no nos lleven al baile.

C R E D I T O

CONCEPTO:

Conjunto de actividades que realiza una empresa para otorgar plazos en el pago de los productos y servicios que proporcionan a sus clientes, sujeto a ciertas condiciones y características que garantizan su recuperación.

OBJETIVO.-

El crédito es la otorgaron que se le da a un cliente.
Obtener mayores ventas dando plazos para liquidar, abarcar mas mercado, financiamiento por adquirir mercancías, servicios y o productos.

ACTIVIDADES DE OPERACIÓN DE CREDITO.-

1. Elaborar el manual de organización fijando objetivos y políticas de crédito.
2. Coordinar los recursos humanos y materiales.
3. Evaluar periódicamente las actividades crediticias con el presupuesto financiero de la empresa.
4. Tramitar las solicitudes de crédito de clientes potenciales obteniendo las referencias necesarias.
5. Establecer limites de crédito de acuerdo al estudio crediticio del cliente y revizarlo periódicamente.
6. Actualizar los pedidos de los clientes de acuerdo a las políticas de crédito.
7. Establecer y actualizar los archivos de clientes indicando capacidad, compras de pagos frecuencias de pagos, fechas de pedido, embarques descuentos por pronto pago.
8. Mantener información sobre las condiciones generales del mercado crediticio. (buró de crédito)
9. Conservar una estrecha comunicación entre crédito cobranza caja contabilidad ventas y embarques.
10. Informar oportunamente sobre niveles generales de crédito.

POLITICAS:

· El departamento de crédito deberá elaborar un manual de organización fijando objetivos y políticas de crédito y renovarlo cada 6 meses para el buen funcionamiento de la empresa.
· El departamento de crédito deberá coordinar todos los recursos para poder discernir cual será su próximo paso a seguir.
· El departamento de crédito deberá evaluar los procedimientos con los que cuenta para poder llevar excelentemente la empresa sobre un camino financiero integro.
· El departamento de crédito deberá tramitar soluciones posibles de crédito a sus clientes potenciales para obtener así referencias necesarias para la implementaron de varios sistemas.
· El departamento de crédito deberá actualizar los pedidos de acuerdo a las políticas de crédito de cada departamento con el fin de respetar posibles inconformidades.
· El departamento de crédito se deba hacer responsables de un buen estudio al cliente que se le otorga este financiamiento ya que de lo contrario si llegase haber algún imprevisto este pueda responder y no sé complicado encontrarlo.
· El departamento de crédito deberá actualizar mensualmente su catalogo de clientes archivos, y compras de pago frecuente para otorgar algún descuento notas de crédito por algún error de entrega en su pedido.
· El departamento de crédito deberá mantener una estrecha comunicación con los demás departamentos con el fin de tener todo bajo control y recibir ayuda de sus compañeros.

HUMANOS RECURSOS

CONCEPTO:

Es el conjunto de actividades encaminadas a administración, el recurso humano donde reclutar al personal necesario tanto su salida de la empresa bajo el principio de colocar al hombre adecuado en el puesto idóneo.

OBJETIVO.

Administrar el recurso humano para colocar al hombre adecuado en el puesto idóneo para el logro de los objetivos de la empresa.

ACTIVIDADES DE OPERACIÓN DE RECURSOS HUMANOS.

1. Elaborar los manuales de organización del área fijando los objetivos y políticas correspondientes.
Coordinándose con las diferentes áreas departamentales con la finalidad de adecuar y actualizar los perfiles de cada puesto.

2. Contratación y despido de personal incluyendo las separaciones de reclutamiento, selección, inducción, capacitación, salud seguridad e higiene.

3. La administración de sueldos y salarios clasificando a empresas y obreros conforme a su experiencia y fijar los sueldos correspondientes a cada categoría. (tabulador)

4. Establecer procedimientos de evaluación así como incentivos y compensaciones adicionales señalando las regalas para su otorgamiento.

5. Las relaciones industriales para el mejoramiento de la comunicación entre el personal y de este con la dirección de la empresa, la negociación de los contratos colectivos y otras relaciones con el sindicato, cuidado y promoción de la disciplina ya la continua investigación para implantar instrumentos que mejoren la eficiencia del personal.

6. La organización, la capacitación, y el desarrollo de la descripción de puestos coordinándose con la alta gerencia. Determinar las necesidades de capacitación y necesidad del personal; Establecer y vigilar programas para que el personal pueda asumir mayores responsabilidades así como dar el entrenamiento necesario para fortalecer su capacitación técnica.

7. El servicio a empleados que involucra servicios médicos facilidades de trabajo, instalaciones, métodos adecuados de protección y seguridad industrial así como servicios de esparcimiento y activadades recreativas.

8. Vigilar el régimen legal para el cumplimiento de las disposiciones fiscales y laborales relacionadas tanto con las percepciones con derechos y obligaciones.

POLITICAS:

· La empresa deberá otorgar a los empleados el uniforme para el cumplimiento de las horas laborales que es de 8:00AM A 15:00PM
· El departamento de recursos humanos deberá seleccionar al trabajador con forme a sus experiencias y habilidad profesional para ocupar el puesto adecuado.
· Se deberá dar vigilancia y seguro medico a los trabajadores las 24hrs del día. Siendo esto cuando el trabajador se dirija a la empresa y cuando el mismo se dirija a su casa.

· El departamento de recursos humanos deberá proporcionar incentivos y compensaciones señaladas como la ley para activar y motivar el desempeño de cada trabajador, esto siendo cada quincena cuando se les liquide su nomina.
· El departamento de recursos humanos deberá fijar el sueldo a los trabajadores de acuerdo a su capacidad y su nivel jerárquico dentro de las empresas y de acuerdo a los tabuladores establecidos.
· El departamento de recursos humanos deberá proporcionar al trabajador una inducción o familiarizacion con la estructura de la empresa instalaciones y el área.
· El departamento de recursos humanos deberá hacer una evaluación periódica de desempeño cada mes para los trabajadores y para ver su coeficiente de trabajo dentro de la empresa, y verificar si cuenta con las expectativas del puesto otorgado.

continua....