AAmetod2

ALMACENES

CONCEPTO.-

Conjunto de actividades que desarrollan los gerentes de una empresa para asegurar las existencias de materias primas, materiales productos semielaborados y terminados así como las entradas y salidas para producción y/o venta en la cantidad, calidad y oportunidad necesaria.

OBJETIVO:

Será verificar por medio de inventarios que la cantidad de materiales y/o productos, concuerde con la que debe de haber, así como el aseguramiento de que los productos elaborados y semielaborados están bajo vigilancia tanto en las entradas como en las salidas.
Principales puntos: ventas, entradas salidas y custodia.

ACTIVIDADES.-

1. Elaborar el manual de operaciones del departamento de almacén incluyendo los objetivos estructura organizaciones, políticas, y procedimientos así como vigilar sus cumplimientos.
2. Asignar los recursos materiales y humanos necesarios para desarrollar las actividades de entrada, salida y custodia de los diferentes inventarios.
3. Planear oportunamente los requerimientos de materiales con base en los programas de producción y venta y a los presupuestos autorizados por la alta dirección.
4. Establecer los niveles adecuados que aseguren la existencia de materiales en la cantidad calidad y oportunidad necesaria.

5. Establecer y vigilar el sistema de almacenaje de existencias para la salvaguarda custodia, distribución acomodo y movimiento de materiales así como la optimas utilización de áreas de almacenaje.

6. Diseñar la documentación para controlar las entradas y salidas así como para definir el flujo de los movimientos de existencias.

7. Implantar sistemas de costos y métodos de evaluación coordionandose con contabilidad.

8. Elaborar los informes que permitan mantener la comunicación con los diferentes departamentos involucrados definiendo su forma, oportunidad, grado de detalle y su frecuencia.

9. Implantar procedimientos de control presupuestal para comparar con los resultados reales y detectar y corregir oportunamente las desviaciones.

10. Implantar sistemas de información que permitan ordenar y reponer y mantener los inventarios.

11. Establecer medios de control para identificar oportunamente inventarios de lento movimiento y obsoletos.

12. Coordinar las actividades con las áreas de compra producción, ventas, calidad, embarques y fianzas con el fin de vigilar e incrementar la productividad.

POLITICAS.-

· El departamento de almacén deberá recibir la mercancía y /o materiales a través de una requisición elaborada por el departamento de producción ó ventas.

· El departamento de almacén deberá registrar toda la entrada de material y productos terminado y semiterminado otorgándole un código y chocado con factura para el control efectivo.
· El jefe de almacén deberá elaborar notas de salida de mercancía requerida para alguna área registrando en la bitácora de mercancía de salida y especificando el departamento y el nombre de la persona que lo solicito.
· El departamento de almacén deberá contar con seguridad de extingidores y demás material para la seguridad de lo existente en almacén
· El departamento de almacén deberá tener un stock de 100 piezas mínimo y máximo 150 de cada producto para no caer en el sobreinventario y así poder hacer constantes inventarios.
· El departamento de almacén deberá elaborar un informe que le permita ordenar y reponer su material antes de que la mercancía se termine, este informe deberá ser mensual se deberá entregar los 30 de cada mes al área de compras de materiales.

SISTEMAS

CONCEPTO.-

Conjunto de actividades para producir información para la toma de decisiones y ejercer control sin todas las operaciones de la empresa mediante la utilización de uno o más computadoras.

OBJETIVO:

Optaren información, oportuna, veraz y completa para la toma de decisiones, esto para tener un mayor control dentro de la empresa mediante la utilización de un sistema y sin tanto personal.

ACTIVIDADES DE OPERACIÓN DE SISTEMAS:

1. Elaborar un manual de procedimientos fijando objetivos y políticas.
2. Coordinar y controlar los recursos humanos y materiales.
3. Recibir y controlar los documentos fuentes verificando que cumplan con los requisitos fiscales y administrativos (mesa de control)
4. El manejo de archivos y programas así como la documentación que ampara.
5. La conciliación de los datos incluidos en los documentos contra la de los documentos fuentes.
6. Custodia y control los archivos y programas así como la documentación que los ampara.

7. Identificar transacciones erróneas, corregirlas y darles seguimiento.

8. Establecer procedimientos de seguridad, control y protección para los equipos de computo.

9. Establecer mecanismos de control para procedimientos de respaldo y recuperación de la información.

10. El desarrollo de nuevos sistemas definiendo requerimientos y especificaciones técnicas, el diseño preparación y prueba de programas.

11. El establecimiento de sistemas y procedimientos incluyendo la prueba, conservación implementaron t desarrollo.

12. El mantenimiento a s sistemas y procedimientos así como programas.

13. El desarrollo establecimiento y documentación de procedimientos relacionados con las actividades de las áreas.

POLITICAS.-

· El departamento de sistemas deberá desarrollar un sistema actualizado para el desarrollo y buen funcionamiento de la empresa.

· El departamento de sistemas deberá implantar cada mes un servicio de mantenimiento a las maquinas para mantener al siempre en buen estado.

· El departamento de sistemas deberá siempre actualizar los archivos del sistema para estar siempre a la vanguardia.

· El departamento de sistemas deberá implementar un sistema nuevo cada año para ver el desarrollo del mismo y sus mejoras del mismo.

· El departamento de sistemas deberá tener previo control sobre la maquinaria y los utensilios de computo para mayor control dentro de cada área, la revisión será cada 6 meses
· El departamento de sistemas deberá verificar que el orden del procedimiento de fácil utilidad se manejen correctamente y verificar que lo hagan mensualmente.
·

FINANZAS

CONCEPTO.-

Conjunto de actividades encaminadas para optaren financiamientos adecuados para aplicarlos a proyectos de inversión específicos así como la administración financiera de los mismos.

OBJETIVO.-

Obtener recursos financieros positivos para la toma de decisiones acertadas y seguirles dando seguimiento para tener una administración de 10.

ACTIVIDADES QUE REALIZAN EN FINANZAS.-

1. Elaborar manuales de organización de las operaciones de contraloría y tesorería fijando los objetivos y las políticas correspondientes.

2. Coordinar recursos humanos y materiales.

3. Obtener información financiera oportuna útil y veraz para poder confiar mediante el registro contable correspondiente.

4. Elaborar los estados financieros y presentarlos a la alta dirección para que se tomen las decisiones. Que facilite él
Logro eficaz de los objetivos.

5. Elaborar los presupuestos de las diferentes áreas operativas coordinándose con los gerentes respectivos y optaren la autorización de la alta dirección.

6. Llevar un control presupuestal que permita detectar y analizar las desviaciones.

7. Preparar y efectuar el pago oportuno de los impuestos directos e indirectos a que está sujeta la empresa.

8. Preparar flujos de efectivo para que los excedentes se aprovechen de mejores inversiones.

9. Llevar el adecuado control de las cuentas para cumplir y pagar y evitar descapitalizacion de la empresa.

10. Coordinarse con las áreas de crédito y cobranza contabilidad, producción, almacenes, recursos humanos, compras y ventas.

POLITICAS.-

· El departamento de finanzas deberá realizar el pago oportuno de los impuestos directos e indirectos para tener un buen mejor de los recursos de la empresa.
· El departamento de finanzas deberá realizar un arqueo semanal para ver las cuentas que faltan por cobrar y si las que se cobraron se cobraron bien o hubo algún mal manejo.
· El departamento de finanzas deberá tener una buena comunicación con las diferentes áreas.
· El departamento de finanzas deberá coordinar recursos humanos y materiales.
· El departamento de finanzas deberá elaborar un informe mensual sobre los estados financieros de la empresa.
· El departamento de finanzas elaborar los presupuestos de cada departamento para gastos y/o productos que necesiten.
· El departamento de finanzas deberá preparar flujos de efectivos para que la empresa pueda invertir mejor.
· El departamento de finanzas deberá llevar un adecuado control de las cuentas por cobrar y pagar para evitar la descapitalizacion de la empresa.