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MUESTREO EN LA AUDITORIA.

Generalidades.

Las normas de auditoria relativas a la ejecución del trabajo establecen la obligación del auditor de obtener, mediante sus procedimientos de auditoria, evidencias comprobatorias suficientes y componentes para suministrar una base objetiva para su opinión.

Para obtener esta evidencia comprobatoria, el auditor no está obligado a examinar todas y cada una de las transacciones de la empresa o de las partidas que forman los saldos finales, ya que mediante la aplicación de sus procedimientos de auditoria a una muestra representativa de estas transacciones o partidas puede obtener la evidencia que requiere.

Todo esto esta estipulado por el Boletín 5020.

Concepto.

Es el proceso de selección de una muestra entre un grupo más grande de partidas (llamado población, campo, o universo), y que utiliza las características de la muestra para llegar a deducciones acerca de las características del campo completo de partidas.

La suposición subyacente es que la muestra es representativa de la población, significado que la muestra tendrá esencialmente las mismas características que la población.

Inherente en la técnica del muestreo está en riesgo del error en la muestra, la posibilidad de seleccionar una muestra que por pura casualidad, no sea representativa de la población.

Debido al riesgo siempre presente un margen de error en el muestreo, siempre hay algún grado de riesgo de que dicho muestreo lleve a conclusiones incorrectas respecto a la población.

Alcance.

En el Boletín antes mencionado ( 5020) se señalan los principales aspectos del muestreo en la auditoria de los estados financieros, aplicables tanto a los métodos de muestreo estadístico, como no estadístico, en los cuales se requiere que todas las partidas en el universo tengan la misma oportunidad de ser seleccionadas, lo que da como resultado el obtener una muestra representativa del mismo.

Objetivo del boletín.

El objetivo del presente boletín, es identificar los factores que el auditor debe de tomar en consideración al usar el muestreo en la auditoria, para diseñar y seleccionar la muestra y evaluar sus resultados.

Muestreo en la auditoria.

Consiste en la aplicación de un procedimiento de cumplimiento sustantivo a menos de la totalidad en las partidas que forman el saldo de una cuenta o clase de transacción (muestra), que permitan al auditor obtener y evaluar evidencias de alguna característica del saldo o la transacción y que permite llegar a una conclusión en relación con las características.

Como consecuencia de los anterior, se puede concluir que la técnica de selección para muestre en auditoria está basada en la selección al azar o aleatoria, que es la que asegura que todas las partidas dentro del universo o dentro del estrato tienen la mismas posibilidad de ser seleccionadas.

Al diseñar una muestra de auditoria, el auditor considerará los siguientes aspectos para definirla:

Los objetivos de la auditoria
El universo
El riesgo y la certidumbre
Error tolerable
Error esperado en el universo.

Objetivos en la auditoria.

El auditor debe considerar en primer término los objetivos específicos de auditoria que debe alcanzar, lo que permite determinar el procedimiento de auditoria o combinación de procedimientos más indicados para lograr los objetivos.

Además, cuando el muestreo de auditoria es apropiado, la naturaleza de la evidencia de auditoria buscada y las condiciones de error posible u otras características relativas a tal evidencia ayudarán al auditor a definir lo que constituye un error y el universo que deberá utilizarse para el muestreo.

Universo.

Se llama universo al cuerpo de datos de donde el auditor desea extraer muestras para llegar a una conclusión. El auditor deberá determinar que el universo de donde se extrae la muestra es apropiado para el objetivo especifico de la auditoria.

Las partidas individuales que componen el universo se conoce como las unidades de muestreo. El universo puede ser dividido en unidades de muestreo en diversas formas.

En la determinación del universo es recomendable la estratificación, que consiste en dividir el universo en subuniversos, es decir un grupo de unidades de muestreo con características similares ( frecuentemente valor monetario). Los estratos deben estar definidos explícitamente de manera que cada unidad de muestreo pueda permanecer únicamente a un solo estrato. Este procedimiento disminuye la variabilidad de las partidas dentro de cada estrato.

La estratificación permite al auditor dirigir sus esfuerzos hacia las partidas que él considere que contiene potencialmente el mayor error monetario.

Además la estratificación puede resultar en una muestra de tamaño menor. Es importante notar, sin embargo, que la conclusión a la que llegue al revisar la muestra sólo se referirá al subuniverso y no al universo total.

Riesgo y certidumbre.

Al programar la auditoria, el auditor utiliza su criterio profesional para determinar el nivel de riesgo de auditoria apropiado.

Los riesgos de auditoria incluyen:

£ El riesgo de que ocurrirán errores importantes ( riesgo inherente)
£ El riesgo de que el sistema de control interno contable del cliente no prevenga ni corrija tales errores ( riesgo de control), y
£ El riesgo de que cualquier otro error importante no sea detectado por el auditor ( riesgo de detección.)

Los riesgos inherentes y riesgos de control existen a pesar de los procedimientos de muestreo de auditoria. El auditor deberá considerar el riesgo de detección originado por las incertidumbres de muestreo ( riesgo de muestreo), así como aquellos provenientes de otros factores ( riesgo fuera del muestreo ).

El riego fuera del muestreo se puede originar cuando el auditor utiliza el muestreo u otros procedimientos de auditoria.

El objetivo del auditor debería ser el reducir el riesgo fuera del muestreo a un nivel mínimo por medio de una planeación, dirección, supervisión y revisión adecuada.

El riego del muestreo, para pruebas de cumplimiento o sustantivas, surge de la posibilidad de que la conclusión del auditor, basada en una muestra, pudiera diferir de la conclusión a la que hubiera llegado si hubiera aplicado el mismo procedimiento de auditoria a todo el universo.

El riesgo anterior puede presentarse en dos sentidos: a) que la conclusión de la muestra sea negativa o sea que indique que no se puede confiar en los controles internos contables de la compañía ( pruebas de cumplimiento) o que el saldo está incorrecto ( pruebas sustantivas), pero que realmente, si se hubiera aplicado la prueba al total del universo, la conclusión hubiera sido positiva, y b) que la conclusión de la muestra sea positiva, pero que realmente si se hubiera aplicado la prueba al total del universo la conclusión hubiera sido negativa.

El tamaño de la muestra es efectuado por el grado de confianza que el auditor planea tener de los resultados de la misma. A mayor grado de confianza requerida por el auditor, será mayor el tamaño de la muestra. Al determinar la confianza requerida, el auditor se preocupará con el riesgo ( completo de seguridad) de que las conclusiones que obtendrá de sus procedimientos de auditoria pudieran carecer de validez.

Error tolerable.

El error tolerable es el error máximo en el universo que el auditor estaría dispuesto a aceptar y a pasar de eso concluir que el resultado del muestreo ha alcanzado su objetivo de auditoria. El error tolerable es considerado durante la etapa de planeación y se relaciona con el juicio preliminar del auditor respecto a importancia.

A menor grado de error tolerable, será mayor el tamaño de la muestra que requerirá el auditor.

En los procedimientos de cumplimiento, el error tolerable es el porcentaje máximo de desviación de un procedimiento de control prescrito que el auditor estaría dispuesto a aceptar sin alterar el grado de confianza que tenía planeado depositar en el control que está probando.

En el caso de los procedimientos sustantivos, el error tolerable es el error monetario máximo en el saldo de la cuenta o tipo de transacción que el auditor estaría dispuesto a aceptar de manera que al considerar los resultados de todos los procedimientos de auditoria, esté en posición de concluir con razonable seguridad, que la información financiera no contiene errores importantes.

Error esperado en el universo.

Si el auditor espera la presencia de error, normalmente tendrá que examinar una muestra mayor para concluir que el valor del universo está razonablemente presentado dentro del error tolerable estimado o que la confianza que se había planeado depositar en un control importante está justificada.

Las muestras de menor tamaño se justifican cuando se espera que el universo se encuentre libre de errores. Al determinar el error esperado en un universo, el auditor deberá considerar asuntos tales como niveles de error identificándolos en auditorias previas, cambios en los procedimientos de los clientes y evidencia disponible de su evaluación del sistema de control interno contable y de los resultados de procedimientos de revisión analítico.

Análisis de error en la muestra.

Al analizar los errores detectados en la muestra, el auditor deberá determinar que cada partida sobre la que se tenga duda sobre su corrección es de hecho un error.

Al diseñar la muestra el auditor tendrá definidas aquellas condiciones que constituyen un error por medio de referencia a los objetivos de la auditoria.

El auditor también deberá considerar los aspectos cualitativos de los errores. Esto incluyen la naturaleza y la causa del error y el posible impacto del error en otras fases de la auditoria. Al evaluar los errores detectados, el auditor puede llegar a la conclusión de que muchos de ellos tienen una característica en común.

Proyección de errores.

El auditor deberá proyectar los resultados de los errores localizados en la muestra, al universo de donde fue seleccionada dicha muestra.

Existen varios métodos aceptados para proyectar los resultados de error. In embargo, en todos los casos el método de proyección deberá ser consistente con el método usado para seleccionar la unidad de muestreo.

Evaluación de errores.

El auditor deberá tomar en consideración si los errores en el universo pudieran exceder el límite de error tolerable. Para tal efecto, el auditor deberá comparar el error proyectado en el universo con el error tolerable y después también comparar los resultados del muestreo con los de otros procedimientos de auditoria relevantes para así poder concluir sobre el saldo de una cuenta, tipo de transacción o control especifico.

El error proyectado del universo para esta comparación será neto de los ajustes hechos por el cliente.

Tratándose de procedimiento de cumplimiento, la evaluación de los errores puede traer como resultado que el auditor llegue a la conclusión de que los resultados de la muestra no apoyan el grado de confianza planeado para un procedimiento de control. En este caso, puede cerciorarse de que existe otro control apropiado en que puede depositar su confianza después de aplicar procedimientos apropiados de cumplimiento. Por otra parte, el auditor puede modificar la naturaleza, oportunidad y alcance de sus procedimientos sustantivos.

Cuando los resultados son positivos el auditor puede expresar una opinión satisfactoria acerca del universo muestreado, sin embargo cuando el resultado es negativo será necesario realizar otros procedimientos para cerciorarse de la razonabilidad del universo.

Evidencia en papeles de trabajo.

Para cumplir con el procedimiento que se refiere a dejar constancia de la evidencia del trabajo; el auditor al aplicar el muestreo, deberá señalar en papeles de trabajo lo siguiente de manera que, en cualquier momento pueda reconstruiste el proceso seguido y se puedan justificar las conclusiones obtenidas:

a) La descripción del sistema de muestreo elegido.
b) La descripción del sistema seguido para seleccionar las partidas individuales que integran la muestra.
c) La descripción de los procedimientos de auditoria aplicados a las partidas que integran la muestra.
d) Los resultados obtenidos de la aplicación de los procedimientos de auditoria, los cuales incluirán cuando menos:

¨ La clasificación del tipo de errores encontrados.
¨ El número de errores de cada tipo localizado.

e) La proyección de los resultados obtenidos de la muestra.
f) Las fórmulas y cálculos empleados para la estimación de esos resultados.
g) La interpretación de dichos resultados con base en los datos anteriores.

Vigencia.

Este boletín entra en vigor a partir del 1 de Noviembre de 1978 fecha de su aprobación por el Consejo Nacional Directivo del Instituto Mexicano de Contadores Publico, A.C.

Entra en forma obligatoria a partir del 1º. De Junio de 1984, fecha de su aprobación por el Comité Ejecutivo Nacional del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C.
Muestreo estadístico

Las técnicas de selección de muestras de auditoría basadas en el muestreo estadístico, se puede considerar a aquellas que permiten extraer conclusiones sobre cierta información basándose solamente en el examen de una parte de esa población, y que exige como requisito fundamental que en está selección, números al azar dén inicio a la aplicación de la técnica y que de todas las partidas que integran la población tengan la misma oportunidad de seleccionadas.

En el orden de ocurrencia, las aplicaciones de muestreo estadístico involucran tres secuencias fundamentales:

a) Diseño de la muestra.- Consiste , básicamente, en la determinación del tamaño apropiado de la muestra a ser seleccionada para extraer conclusiones sobre la información.

b) Selección de la muestra.- Consiste en la identificación de las partidas a ser examinadas.

c) Evaluación de muestra.- Es la formación de conclusiones acerca de la información, basada en el examen de las partidas muestreadas.

Abundando en la evaluación de la muestra; para que ésta sea válida, hay que destacar las siguientes condicionantes;

1. Las conclusiones basadas sobre muestras seleccionadas por muestreo estadístico, son solamente aplicables a las poblaciones desde las cuales las muestras son seleccionadas y no puede ser extendidas a ninguna otra partida que no estuvo disponible para la selección.

2. Dado a las conclusiones son solamente aplicables a las poblaciones desde las cuales son seleccionadas las muestras, se desprende que las conclusiones estadísticas no son aplicables a partidas individuales que son omitidas de las poblaciones y consiguientemente no están disponibles para ser seleccionadas.

3. Una evaluación estadística es valida, cuando emanó de una selección estadística, porque tales métodos son necesarios para satisfacer una condición que es una parte integral de los conceptos matemáticos subyacentes en el muestreo estadístico. Esa condición es que cada partida de la población debe tener una probabilidad de ser seleccionada por cualquier procedimiento que se trate.

Cabe destacar, que el muestreo estadístico aplicado a la auditoria no es un substituto del criterio profesional. Entre otras cosas las decisiones acerca de la materialidad, la evaluación del control, interno y los aspectos cualitativos de los errores son materia de criterio del auditor.

La función del muestreo estadístico, es proveer un medio para expresar los criterios de seguridad estadística ( combinación entre precisión y confiabilidad, en términos estadísticos están interrelacionados inseparablemente ) deseados en términos de objetivos y para medir la suficiencia de las pruebas selectivas de auditoria sobre tales bases.

El uso del muestreo estadístico conlleva, tentativamente, las siguientes ventajas.

§ Su aplicación permite conocer anticipadamente el tamaño máximo de muestras necesarias.

§ Los resultados de la muestra pueden ser justificados con mayor grado de seguridad.

§ Las muestras seleccionadas reúnen mayores características de que sean representativas de la población.

§ Es más generalizable el criterio de selección para todas las poblaciones sujetas a revisión.

§ Proporcionan un elemento matemático – estadístico de poder proyectar los errores sobre bases más confiables.

§ En ciertos tipos de muestreo estadísticos, el grado de error es especificado con un límite superior máximo.

En el grupo de técnicas de selección de muestras de auditoría basadas en el muestreo estadístico tenemos:

ü Muestreo estadístico sobre importes acumulados

ü Muestreo estadístico sobre importes acumulados por medio de un computador electrónico.

ü Muestreo estadístico numérico.

ü Muestreo de atributos.

ü Muestreo de variables.