AUDITORIA ADMINISTRA TIVA							AUDITORIA   ADMINISTRATIVA. A) ANTECEDENTES “En México, un antecedente sobre la auditoria administrativa lo tenemos en el libro “El Análisis Factorial”  elaborado por Nathan Grabinsky y Alfred W. Klein en 1959 William P. Leonard conforma un libro denominado la auditoria administrativa que es editado en 1962. Es a partir de este año en que los estudiosos investigadores de esta rama de especialización en esta teoría consideran como el del patrimonio formal y estructurado de la auditoria administrativa, La filosofía impresa por Leonardo se centra en que la estructura administrativa siempre habrá de estar en alerta permanente para percibir los cambios que se dan en los negocios, la economía, las políticas y disposiciones gubernamentales,  y en la sociedad en general, para adecuar la administración a ellos. Impacto que se captara por medio de un ordinario y riguroso proceso de evaluación, que incluya la medición de la calidad de las decisiones, denominados auditoria administrativa B) CONCEPTO Auditoria administrativa es el revisar y evaluar si los métodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con políticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en operación de los reportes, y asegurar que la organización los esta cumpliendo y respetando. Es el examen metódico y ordenado de los objetivos de una empresa de su estructura orgánica y de la utilización del elemento humano a fin de informar sobre los hechos investigados. C)  OBJETIVO Verifica, evaluar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo y lo que incide en ellos. Es su objetivo también el evaluar la calidad de la administración en su conjunto. D)  IMPORTANCIA La importancia de la auditoria administrativa radica en el hecho de que proporciona a loa directivos de una organización un panorama sobre la forma como esta siendo administrada por los diferentes niveles jerárquicos y operativos, señalando aciertos y desviaciones de aquellas áreas cuyos problemas administrativos detectados exigen una mayor o pronta atención. E)  PROPOSITO Por medio de la la auditoria administrativa la administración de una empresa podrá llevar a cabo entre otras laboras las siguientes: 1.-Eliminar perdidas y deficiencias 2.-Mejorar los sistemas y procedimientos de operación 3.-Mejorar los medios de control 4.-Desarrollas mejor al personal 5.-Utilizar mejores recursos de que se dispone, tanto humanos como físicos F)  DESARROLLO Cuando debe hacerse: Los propios síntomas indicativos de que algo anda mal serán los que señalaran cuando debe hacerse una auditoria administrativa. Esta presentara un diagnostico preventivo para precisar las causas y propondrá su eliminación a fin de que los males no se extiendan. Entre los síntomas que indican la presencia de males o deficiencias, encontramos los siguientes: 1.-Frecuentes disgustos entre el  personal 2.-Cargas excesivas de trabajo en un departamento 3.-Descenso en las ventas, totales o por línea de productos 4.-Excesiva rotación de personal 5.-Altos costos de producción 6.-Excesivo desperdicio de materias primas 7.-Marcadas variaciones en los presupuestos 8.-Perdidas económicas Como debe hacerse: Se lleva a cabo en fases perfectamente definidas que van desde una serie de trabajos preliminares que dan las bases  sobre el alcance de la auditoria su propósito, etc. Hasta el plan de reorganización que indica los cambios que se establecerán  y que conducirán a eliminar deficiencias, mejorar métodos, procedimientos y sistemas  en general para lograr eficiencias administrativas. Quien debe realizarlo: Es indudable que el contador publico es uno de los profesionales mas adecuados para desarrollas una auditoria administrativa este deberá complementar su experiencia y preparación académica con conocimientos necesarios tales como: 1.-Estudio y practica  en admón. general 2.-Practica de buenas relaciones humanas 3.-Estudios básicos de materias como economía, finanzas, mercadotecnia, matemáticas, ingeniería industrial y en general de todas aquellas técnicas de la admón. científica. EL PROCESO ADMINISTRATIVO A)  CONCEPTO El proceso administrativo es una corriente que estudia y sitúa a la Administración desagregándola a través de las fases o elementos que la componen siendo la postura mas generalmente aceptada la que los clasifica en planeación, organización, integración, dirección y control. B)  OBJETIVO Desagregar los componentes de la organización en pases o elementos para su estudio individual y la interacción concurrente entre las diferentes áreas con el propósito de alcanzar los objetivos de la propia organización. C)  ESPECIFICACION DE OBJETIVOS DE LAS FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Objetivo de la planeación: Es el llevar a cabo los estudios y toma de decisiones consecuentes relativos a que es los que quiere la entidad, divididos en etapas o periodos futuros. El objetivo total de la planeación parte desde los más altos niveles de decisión así como la determinación de las principales metas y objetivos desagregados, hasta las estrategias menores y políticas  de soporte;  mas aun, llega hasta el nivel de métodos y procedimientos para su implementaron e implantación operativa. Objetivo de la organización: El objetivo de la organización esta relacionado con la división del trabajo dentro de la entidad y como esta división, a su vez viene a conformarse como un todo para cumplir con los propósitos objetivos de la entidad. La organización le dice a cada individuo que tiene que hacer dentro de la entidad, como lo tiene que hacer y como lo puede dirigir y ayudar. Objetivo de la integración: Paralelamente a los objetivos de la planeación y la organización esta el proceso de  allegarse de todos los recursos necesarios, incluye procurarse del personal necesario e idóneo a las tareas y responsabilidades que se le van a asignar, y obviamente desarrollarlo, hacerse de los recursos naturales ( previos a los procesos de transformación) y materiales, como son: Planta, equipo y todo tipo de materiales y suministros y obviamente contar con el capital necesario  para operar. Objetivo de la dirección. El objetivo de la dirección aparece una vez que se  han dado efecto los anteriormente apuntados. Incluye tres diferentes tipos de acciones de soporte y que son básicas para la ejecución de las tareas asignadas. La primera de estas es la admón. que tiene como función primaria el emitir instrucciones y comunicarlas a los subordinados; la segunda es la coordinación que se refiere a proveer información necesaria a todos los trabajadores; y la tercera es el liderazgo que es, en esencia la motivación a los trabajadores por medio del ejemplo que proyectan los supervisores y niveles de alto mando y como estos, en calidad de lideres, trabajan con sus  subordinados.. Objetivo del control: El control es una fase del proceso administrativo que tiene como objetivo el coadyuvar en el logro de los objetivos de las otras cuatro fases o etapas de proceso administrativo. PLANEACION Al planear se están definiendo los objetivos determinando los medios necesarios para alcanzarlos, lo cual implica la formulación de pronósticos para definir el curso de la acción a seguir. REVISION DE PRONOSTICOS El punto de vista de la Auditoria Administrativa para su examen es llevar a cabo una revisión de los siguientes elementos que todo pronostico debe incluir en su formulación. 1. INFORMACION 2. PERIODO 3. UNIDADES 4. METODOS DE PRONOSTICO REVISION DE OBJETIVOS 1. Los objetivos generales de una empresa se derivan de los objetivos de las diferentes partes interesadas en la empresa: inversionistas, acreedores, clientes, personal.  En este sentido la empresa debe satisfacer los objetivos de cada grupo. 2. La administración de una empresa debe fijar en toda y cada una de sus funciones y actividades objetivos que sirvan de guía al propio personal. Clasifiquemos por su naturaleza a los diferentes objetivos que se fijen: 1. OBJETIVOS SOCIALES: producir para proteger los intereses personales y sociales del personal de la empresa, del gobierno y de la comunidad. 2. OBJETIVOS DE SERVICIO: satisfacer las necesidades del público consumidor proporcionando bienes y servicios en las mejores condiciones. 3. OBJETIVOS ECONOMICOS: cumplir con los intereses económicos de los inversionistas  de sus acreedores y de su personal. 4. OBJETIVOS TECNOLOGICOS: aplicar la moderna tecnología en todas aquellas áreas que lo justifiquen de manera que se beneficie el cumplimiento de los demás objetivos PRINCIPIOS DE LA FIJACION DE OBJETIVOS 1. Los objetivos deben ser claros y precisos, de manera que sean conocidos e interpretados fielmente por todos los hombres de la empresa 2. Fragmentarse en cada nivel 3. Formar parte del manual de organización 4. Expresarse de preferencia en forma cuantitativa. 5. No deben ser inmutables. 6. La fijación de los objetivos debe ser el resultado de la participación de quienes están involucrados en alcanzarlos REVISION DE POLITICAS Son guías de carácter general que establecen el marco en que deben tomarse las decisiones asegurando su uniformidad sin que ello signifique la eliminación  de la iniciativa de quienes decidan. CLASIFICACION 1. POR FUNCIONES: Cuando la política comprenda exclusivamente una función y sirva como guía para quienes forman parte de esa área funcional.  Así tendremos: · Políticas de producción · Políticas de ventas · Políticas de financiamiento · Políticas de compra · Políticas de personal 2. POR NIVELES JERARQUICOS: Cuando las políticas sirvan de guía para determinado nivel jerárquico en cuyo caso su influencia, alcance e importancia dependerán precisamente del nivel que abarquen. ORGANIZACIÓN CARACTERISTICA DE LA ORGANIZACIÓN Puede definirse como la agrupación de las actividades necesarias para llevar acabo los planes asignando la autoridad y responsabilidad a quienes tienen a su cargo la ejecución de dichas actividades. La organización define las relaciones que logran la cohesión entre todos los esfuerzos tendientes  al logro de los objetivos. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN Los principios fundamentales son los siguientes: UNIDAD DE MANDO.- Por este principio entendemos que la unificación de esfuerzos la consistencia de dirección y la efectividad de coordinación sólo se logran cuando un grupo tiene un solo jefe. TRAMO DE CONTROL.- Este principio señala que un jefe sólo debe tener el número de subordinados que pueda controlar eficientemente.  Las causas que debe tener presente el auditor con el fin de mejorar el tramo de control y determinar el número optimo de subordinados son los siguientes: 1. TIPO DE TRABAJO 2. CAPACIDAD DEL JEFE 3. CAPACIDAD DE LOS SUBORDINADOS 4. DEFINICION DE LOS OBJETIVOS Y LAS POLITICAS 5. ESTRUCTURA ORGANICA 6. NIVEL JERARQUICO DELEGACION DE LA AUTORIDAD.- La autoridad es el elemento clave de la administración ya que por medio de ella se esta dando la facultad para exigir a otros que actúen en el cumplimiento de los objetivos que se han fijado.  La delegación de autoridad es en cierta forma, una derivación del tramo de control.  Cuando éste ya está limitado en el número de subordinados, se tiene que recurrir a delegar autoridad con el consiguiente aumento de niveles jerárquicos. DIVISION DEL TRABAJO.- Este principio parte de que el trabajo de las obligaciones deben descomponerse para poder ser desempeñadas por varias personas y así aprovechar las ventajas de la especialización.  Debe diseñarse para cada empresa de acuerdo a sus características particulares y los recursos con que cuenta. REVISION DE FUNCIONES.- Una empresa sólo debe llevar a cabo aquellas funciones y actividades que positivamente sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos. FUNCIONES BASICAS.- Son aquéllas que son necesarias para que una empresa alcance sus objetivos.  Las funciones primarias son las que existen en todo tipo de empresas, estas funciones son: 1.Mercadotecnia. Todas las actividades de una empresa que tiende a mantener un flujo constante de bienes servicios del productor al consumidor. 2.Producción. Todo lo que incluya la creación de utilidad o aumente el poder de satisfacer las necesidades humanas. 3.Financiamiento. Obtener y usar eficientemente los fondos necesarios para operar una empresa. Las funciones secundarias son aquellas que complementan a las funciones primarias para la consecución eficaz de los pronósticos de una empresa, dependen del tipo de cada empresa en particular. Algunas funciones son: · Personal · Contabilidad · Investigación y desarrollo SUBFUNCIONES Clasificamos las funciones básicas en subfunciones las cuales son un conjunto de actividades que integran un grupo con características y fisonomías propias suficientes para integrar una unidad orgánica cuyos objetivos están subordinados a los objetivos de la función básica a la cual pertenecen. FUNCION  SUBFUNCION MERCADOTECNIA Publicidad,  ventas, investigación de mercados PRODUCCION  Ingeniería industrial, proceso A,B,C,N, mantenimiento FINANZAS Crédito, análisis financiero, contabilidad PERSONAL Nóminas, adiestramiento, contratación y selección ACTIVIDADES. Las subfunciones a su vez están integradas por grupos de actividades que podemos definir como un conjunto de labores o tareas específicas, generalmente llevadas a cabo por una persona o grupo pequeño con el propósito de cumplir con los objetivos de la subfunción en que están comprendida. DIRECCION LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y LA DIRECCION Un jefe debe tratar de que sus subordinados actúen no por imposición de él, sino mediante la colaboración espontánea de ellos.  Dicha colaboración se logra cuando se motiva a la gente. EVALUACION DE DIRIGENTES. Es en esta fase de revisión  donde tenemos la oportunidad de evaluar la propia calidad de los dirigentes, ya que como  son ellos los que generan, mediante sus decisiones administrativas toda la serie de operaciones tendientes a alcanzar las metas fijadas. En los que se refiere a evaluar las cualidades personales todavía no se ha logrado determinar que cualidades deben de reunir los buenos dirigentes en el sentido de afirmar  de quien reúna determinadas cualidades tendrá definitivamente un éxito como líder o que la falta de alguna signifique el fracaso para que una persona desempeñe labores directivas. Desde el punto de vista de la auditoria administrativa la evaluación de los objetivos debe de hacerse sobre la base de los resultados que ellos alcancen es decir los propios planes nos darán la pauta para medir su actuación ya que en la medida que logren los objetivos que se les han fijado así será su desempeño directivo. Para medir la ejecución de los dirigentes hay índices cuantitativos de ejecución tenemos los siguientes: · Quejas de los clientes · Costo de ventas · Costos de distribución · Niveles de inventarios · Porcentaje de espacio ocupado y su costo por metro cuadrado · Rotación de empleados · Número de accidentes · Porcentaje de errores cometidos en determinada labor CONTROL LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y EL CONTROL Es evidente que el ejercicio de control tiene como fundamento la Planeación, la Organización y la Dirección de las cuales dependerá la efectividad de los diferentes controles.  Los controles tienen como elemento los puntos siguientes: 1. Definición de objetivos 2. Fijación de políticas adecuadas 3. Programas de acción precisos 4. Sistemas y procedimientos eficientes 5. Estructura orgánica adecuada 6. Buena práctica de relaciones humanas 7. Comunicación eficiente 8. Registros y formas adecuadas FASES DEL CONTROL Todo control se desarrolla por medio de fases perfectamente definidas.  Las fases de control son las siguientes: 1. Fijación de la norma: Para poder ejercerse eficientemente todo control requiere de una base o norma con la cual se hará la comparación de lo que se realiza a fin de llevar a cabo la evaluación.  La norma nos señala los resultados que razonablemente se esperan obtener. 2. Medición de lo realizado: El auditor debe revisar que los medios utilizados en la medición sean los adecuados.  Lo importante es que el medio utilizado informa oportunamente al responsable del  área que cubre el control sujeto a revisión de manera que le permita tomar las medidas preventivas necesarias y no incurrir en nuevas discrepancias en las normas establecidas. 3. Evaluación de resultados: El auditor debe hacer  un examen de los resultados a fin de comprobar si las normas están correctamente establecidas o si deben rectificarse. 4. Corrección de las desviaciones: El auditor administrativo debe comprobar que realmente se hayan realizado las correcciones necesarias que servirán para prevenir que no se incurrirá nuevamente en esas desviaciones.  Por otra parte el auditor estará también en posibilidad de comprobar que el control se lleve por excepción, es decir, que se informe a sus responsables sólo de las desviaciones que se presenten. CAMPOS DE CONTROL La otra área de revisión de los controles se refiere al campo de que cubre en vista de toda actividad puede controlarse  con respecto a uno o todos campos siguientes: 1. Cantidad 2. Calidad 3. Utilidad monetaria 4. Tiempos El auditor debe tener presente lo siguiente: 1. Todo control debe comprender al menos el campo que se refiere a  unidades monetarias. 2. Un control es más significativo y completo cuando incluye el de tiempo 3. Todo control que comprenda unidades monetarias debe estar coordinado y subordinado al sistema de control  presupuestal PRINCIPIOS DE CONTROL El auditor administrativo debe de asegurarse de que todas las actividades  o funciones que puedan considerarse criticas sean sujetas de control el cual debe llevarse a cabo en forma efectiva. TÉCNICAS DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO Entre las técnicas que por lo común se utilizan para realizar o auxiliar en el análisis de problemas administrativos, se encuentras las siguientes: Técnica Aplicación Organigramas Representar la estructura de un organismo social, se clasifican: contenido ámbito de aplicación-presentación. Cuadro de distribucióndel trabajo Estudiar la posibilidad de reestructurar la organización con el fin de lograr más fácilmente los objetivos. Gráficas de flujo Representar el flujo de las operaciones, por ejemplo: operaciones-formas-hombres-productos, etc. Gráficas de distribución Representar el bosquejo del área física de trabajo, puede ser para maquinaría-equipo-área trabajo. Gráficas estadísticas Resumir las relaciones numéricas y cronológicas. Gráficas deprogramación Planear y controlar un conjunto complejo de actividades-funciones y relaciones, por ejemplo: gráfica de Gantt, PERT-CPM. Árboles de decisiones Preparar una matriz de resultados con valores esperados. Implica la asignación de probabilidades a eventos en un futuro incierto. Muestreo Inferencias acerca de las características de población con grados específicos de uniformidad, se usa en: investigación de mercados-muestreo de trabajo-control inventarios auditoría. Números índice Medir con respecto a una base inicial  las fluctuaciones en volumen de operaciones, errores, costos, ausencias, y otras variables, en un periodo determinado, con fines de control de operaciones-auditoría administrativa, comprobar validez y confiabilidad de la información. Punto de equilibrio Proveer información que ayude al control de los costos y subraye la importancia del volumen de ventas.