CONCEPTO
Es en sí un flujo permanente de operaciones entrelazadas para formar un ciclo global que tiene un punto de partida, se actúa u opera, y se vuelve a llegar al mismo punto de partida: se cuenta con recursos financieros, se compra, se produce o transforma, se vende, se cobra; y se vuelve a contar con recursos financieros. Cada etapa de ese ciclo global es factible segregarla en ciclos individuales de operación para su mejor análisis y comprensión.
Cada ciclo individual de operación está constituido por varias funciones. Cada función es un conjunto de actividades que se realizan dentro de su propio ciclo para reconocer, autorizar, procesar, clasificar, controlar, verificar e informar las transacciones que suceden dentro de un proceso que las ordena de manera lógica y secuencial.
Se recomienda que la auditoria operacional se aplique a funciones; y si el tiempo y circunstancias lo permiten, o si se hace necesario, revisará las funciones que integren un ciclo.
“Es un examen amplio y constructivo de la organización de una compañía, una institución, o dependencia gubernamental o de cualquier componente de ellas, como una división o un departamento, de sus planes y objetivos, sus métodos de control, sus medios de operar y su utilización de recursos humanos y físicos.
La Auditoria Operacional es una herramienta que, a través del análisis de las funciones que lleva a cabo un área o departamento de una empresa, permite sugerir a la administración la forma de llevar a cabo las operaciones encomendadas a fin de incrementar la eficiencia operativa.
METODOLOGIA
Podemos considerar como metodología de la Auditoria Operacional a los diversos aspectos o trabajos de carácter general, que normalmente se efectúan en la auditoria operacional, y que de hecho constituyen las técnicas que emplea el auditor operacional para el mejor desempeño de su trabajo.
Según el Boletín No. 2 de la Comisión de Auditoria Operacional del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., la Metodología de la auditoria operacional se puede basar en un método científico, cuyos pasos son:
· Consideración de la información preliminar que sugiere el problema (familiarizaron).
· Formulación del problema (panorama general)
· Observación de Hechos pertinentes al problema (recolección de información).
· Uso de conocimientos anteriores (preparación especial y capacidad profesional).
· Formulación de hipótesis (recomendaciones tentativas alternativas).
· Deducción de las implicaciones de la hipótesis (análisis de la investigación).
· Conclusión que confirme o no la hipótesis (afirmación de los hallazgos y presentación del problema a los afectados).
Como puede observarse, el método científico sigue un ordenamiento cronológico de los pasos que en términos muy generales deben seguirse en el desarrollo de la auditoria operacional, al iniciar estos pasos con la obtención del conocimiento de la compañía, continuado con la captación de los problemas existentes en la misma, y por último concluyendo con la elaboración y presentación a la empresa, del informe correspondiente.
A este, respecto la Comisión de Auditoria Operacional del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, S.A., exponen el Botín antes mencionado, que un intento de metodología podía ser el siguiente:
*Familiarización:
Consiste en el conocimiento inicial, por parte del auditor, de los diversos aspectos de importancia en una empresa (objetivos, políticas, procedimientos, controles, etc.), como base para planear el desarrollo de un trabajo (esta impresión inicial la puede obtener a través de la lectura de las Actas de Asamblea de Accionistas, de las juntas del Consejo de Administración, de Estados Financieros, del Manual de Procedimientos, de alguna revista que publique la empresa, recorriendo sus oficinas, etc.).
Visita a la planta para apreciar objetivamente y tener un mejor conocimiento de las diversas características de la misma (su personal, naturaleza de las operaciones que efectúa, la forma en que se lleva a cabo la producción y/o almacenamiento de las existencias, tipo de maquinaria que se utiliza, condiciones de seguridad, del equipo y ambiente en general).
*Análisis Financiero y operacional.
Se debe realizar una evaluación de la función financiera, resultados y operaciones de una empresa para obtener un panorama general de la forma en que se a desarrollado (estudiando su solvencia, estabilidad, productividad, sus índices de rotación de personal, de inventarios, sus cuadros estadísticos, sus gráficas, etc..).
Para tal efecto podrían emplearse los diversos procedimientos de análisis e interpretación de estados Financieros, los Presupuestos, etc. y aplicarlos a la situación actual pasada y de ser posible futura de la empresa tratando de compararla (aunque sea en términos generales), con empresas de su mismo ramo, volumen de operaciones y nivel económico.
*Selección de operaciones a examinar:
La selección de operaciones, como base para la evaluación de las mismas podrá efectuarse tomando en consideración el objetivo concreto de la auditoria (revisión de las operaciones del Departamento de Ventas o Compras, etc.), la relativa importancia y el riesgo probable que representan para la empresa estas mismas. Además de que también sean representativas de la situación sujeta a evaluación y tomar además muy en cuenta, los resultados obtenidos al efectuar los trabajos mencionados en los puntos anteriores.
*Ejecución:
La ejecución consiste propiamente en la revisión de las operaciones de la empresa (aunque no es el examen documental o la investigación de las mismas con los funcionarios correspondientes, técnicas que se mencionan posteriormente).
Para llevar a cabo la ejecución, podemos utilizar cuestionarios y/o gráficas de operación, estándares de calidad, manuales de operación de la empresa, así como también un programa de trabajo ya definido; también será muy conveniente la elaboración de cédulas o papeles de trabajo que permitan aclarar cualquier consulta sobre el particular, facilita la supervisión correspondiente y constituir también una base para futuras planeaciones, además de ser una evidencia, por si fuera necesario, del trabajo desarrollado.
*Examen de la documentación: Con el objeto de comprobar la forma en que se están llevando a cabo las operaciones de la empresa; será pertinente revisar los diversos registros, informes, formatos, archivos, comprobantes, etc. Que se utilizan en cada caso. El examen que efectúa el auditor operacional debe hacerlo con una mente abierta para apreciar situaciones que provoquen una ineficiencia, y para proponer la recomendación correspondiente. Será una medida adecuada para que además de pensar como auditor lo haga como hombre de empresa.
*Entrevistas o investigaciones:
Para ratificar las situaciones detectadas en la aplicación de las técnicas antes mencionadas, o bien, para ampliar el conocimiento de esas mismas situaciones, es conveniente entrevistar a las personas que efectúan las operaciones, o a los funcionarios que las controlan y/o dirigen. También resulta útil mantener un contacto frecuente con estos funcionarios, para efectos de exponerles aquellos aspectos en los cuales pueden colaborar, y con ello se facilite la revisión.
*Resumen de las observaciones y comentario inicial con los interesados:
Resulta muy útil, que de ser posible se vayan elaborando las observaciones y sugerencias correspondientes, en la medida en que se vayan detectando, para que resulte más oportuno efectuar su solución. A este respecto, antes de enviar por escrito a la empresa estas observaciones, es recomendable comentarlas con el personal que interviene en las operaciones, con los funcionarios menores, con objeto de confirmar nuestras apreciaciones y ver la posibilidad de implantar nuestras sugerencias o inclusive escuchar y tomar en cuenta los puntos de vista de estos funcionarios.
Al efectuarse estos comentarios, resulta adecuado enfatizar el aspecto constructivo de las sugerencias, con objeto de evitar cualquier mala interpretación o desconfianza sobre el propósito de nuestra intervención.
*Diagnostico o informe de la auditoria:
El diagnostico o informe constituye el producto terminado de la auditoria, es la forma de dar a conocer tanto al hombre de empresa como a los funcionarios y encargados de los departamentos operativos que se vean afectados, de todos los hechos o circunstancias importantes observadas en la revisión, así como también de exponerles las sugerencias de carácter general que permitan mejorar el desempeño de las mismas.
Al informe de auditoria operacional se le conoce también como diagnostico, por ser esta su verdadera naturaleza, es decir, la de una apreciación sobre la eficiencia con que se efectúan las operaciones de la empresa, que se acompaña de las recomendaciones que se estiman necesarias al caso, pero sin constituir, por lo menos actualmente, una opinión tipo dictamen de estados financieros, y en igual forma las sugerencias tampoco son de carácter especifico, como por ejemplo, en la consultoría en administración en la que se puede considerar como una opinión autorizada, sino mas bien son recomendaciones generales para los problemas detectados.
*ESPECIFICACION DE OBJETIVOS CON BASE EN LOS CICLOS DE OPERACIÓN
1. Compras: La función básica de compras es el proveer buenos productos y servicios a buen precio, a buen tiempo y en buen lugar.
2. Recepción: Es una continuación del ciclo operacional que se inicio en la actividad de procurarse materiales y servicios. Da inicio en el momento en que el transportista hace su entrega a la organización o en algún otro sitio estipulado previamente; es aquí donde la mercancía es recibida en las cantidades, especificaciones y condiciones pactadas en la orden de compra.
3. Inventarios y Almacenes: Los materiales recibidos pueden ir directamente hacia los procesos productivos, o bien pasan a formar parte de un inventario en espera de ser utilizado. Estos inventarios son comúnmente conocidos como almacenes.
4. Producción y Mantenimiento: Es aplicado a toda situación donde los materiales son cambiados o modificados de una manera significativa por la gente de una organización a través del uso de adecuadas instalaciones y equipo. El ciclo de producción cubre un amplio rango de objetivos, atendiendo a las diversas clases de manufacturas y el gran numero de tipos diferentes de productos y servicios que produce y presta una organización. Los objetivos del ciclo de producción son útiles para la administración como una parte del problema directivo total de una organización. Introducirse el auditor interno en esta área, es particularmente interesante debido a la gran necesidad de controles efectivos sobre el total de las operaciones de producción.
5.- Instalaciones, Maquinaria y Equipo: Un importante grupo de actividades operacionales esta afectado por estas. Tienen que ver con las decisiones administrativas que cubren los compromisos de allegarse de capital para ello (alto nivel). Un nivel bajo, involucra el cuidado diario y la utilización de piezas individuales de equipo. Los objetivos relativos a este ciclo combinan consideraciones de tipo físico y financiero con enfoque interrelacionado.
6.- Mercadotecnia: El ciclo de mercadotecnia y su impacto en las ventas a surgido en los años recientes con una nueva y amplia cobertura que va creciendo en importancia. El auditor interno, en su oportunidad ha orientado su interés a través de intervenir en aspectos de control financiero de gran servicio para esta área.
7.- Tesorería: Se conceptual izan y utilizan de manera sinónima las funciones de administración financiera y la de tesorería. Aun cuando ambas están íntimamente relacionadas en la tarea de allegarse y administrar los recursos financieros de una organización, en la filosofía y en la practica cabe establecer una diferenciación a efecto de intentar precisar los objetivos y actividades que competen a cada función. La administración financiera es la función que se encarga de aspectos financieros en su conjunto una organización; su objetivo es el dictar y establecer políticas en materia de pronosticar y planear la obtención de recursos monetarios, proponer y llevar a cabo programas de financiamiento requerido e inversión de excedentes. El ciclo de tesorería da captación de recursos, su manejo y custodia, y el programa de egresos. Etc. entre otras.
CONCLUSIÒN
Da mayor cambio de actitud del auditor operacional, Porque ya no solo se trata de revisar y examinar cifras de los Estados Financieros ni de evaluar el comportamiento y desempeño de la administración la, Auditoria operacional ahora se trata de la vida misma de la entidad a la que presta sus servicios.
Un Auditor operacional no buscara respuestas satisfactorias que justifiquen el buen o el mal resultado de la entidad el enfoque del auditor será el de hacer preguntas inteligentes en vez de buscar respuestas inteligentes. Para el Contador la capacidad y la calidad serán fundamentos importantes para el reto que se propongan, deberá introducirse al estudio, al conocimiento de otras disciplinas: como mercadotecnia, relaciones industriales, etc. En general su voluntad será superarse para poder brindar un mejor servicio.
BIBLIOGRAFIA.
· Elementos de Auditoria Financiera y Operacional.
C.P: Rene Amador
Capitulo III
· Auditoria Operacional
Tapia Ayala
ECASA
· Conoce las Auditorias
Santillana González
ECASA
