AUDITORIA
GUBERNA
MENTAL
3ª parte
Cada dependencia cuenta con un manual de corresponsabilidad del gasto publico a fin de poder establecer claramente cual es su participación en la economía nacional, tanto ingresos generados (o servicios prestados), como gastos realizados, consta de una serie de lineamientos para cada dependencia utilice lo mejor posible su partida y este consciente del impacto que se ocasiona con gastos inútiles.
Con dicho manual se establece la forma en que cada entidad pública debe entregar sus informes relativos a gastos, los cuales deben ser justificados, se mencionan las formas de justificarlos y lo que procede cuando un gasto no se puede justificar.
Es importante mencionar la gran utilidad de estos manuales en el control de gastos, ya que describen la forma en que se deben realizar los gastos.
PERSPECTIVAS
Se recomienda al auditor gubernamental, en un futuro y para un mejor desempeño de su labor, tomar en cuenta los siguientes puntos:
¨ Prestar especial atención, el apego, seguimiento y cumplimiento al marco legal que soporta el ejercicio de esta disciplina.
¨ Reforzar la administración de este tipo de auditoria sobre la base de las instancias que inciden en ella, que requieren un control más de detalle por parte de los responsables de su ejercicio.
¨ Al igual que en el caso de la auditoria fiscal, se considera altamente recomendable que el auditor gubernamental ejerza su función apoyándose en un Manual de Auditoria Gubernamental que lo guíe y oriente en su ejercicio.
SECRETARIA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA FEDERACION.
La Secretaría de la Contraloría General de la Federación es el órgano interno de control del gobierno federal, a través del cual se busca mejorar el desempeño de la Administración Pública en general imprimiendo su actividad criterios de economía eficiencia y eficacia; y prevenir y combatir la corrupción en todas sus manifestaciones.
Aunque limitada por su propia naturaleza para ser el medio de enlace entre sociedad y gobierno, sí debe ser el medio para propiciar y facilitar el proceso de rendición de cuentas entre el titular del ejecutivo federal y los titulares de dependencias y entidades y a su vez entre éstos últimos y sus subalternos; promoviendo al mismo tiempo el desempeño eficiente y honesto de la Administración Pública.
PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL
La Secretaría de la Contraloría General de la Federación del gobierno mexicano, es un esfuerzo por estandarizar sus criterios de actuación en materia de auditoria gubernamental, en el mes de febrero en 1986 emitió el boletín “B” denominado “Normas Generales de Auditoria Interna Gubernamental” del que se transcriben los siguientes lineamientos:
NORMAS PERSONALES
1. Independencia:
El auditor interno gubernamental debe ser autónomo respecto a las actividades que audita, y mantener una actividad de independencia mental que garantice la imparcialidad de su juicio en la planeación y ejecución de la auditoria, en la rendición de sus informes y en los demás asuntos relacionados con su actuación profesional.
¨ Soberanía de juicio:
Durante el desarrollo de su trabajo el auditor interno gubernamental sostendrá en todo tiempo el señorío de su juicio profesional, guiándose exclusiva y libremente por su criterio en la planeación de sus revisiones, en la selección y aplicación de procedimientos, técnicas y pruebas de auditoria, en la definición de sus conclusiones y en la elaboración de su uniforme.
¨ Imparcialidad:
Todo auditor interno gubernamental está obligado a abstenerse de intervenir, con ese carácter en los casos en que existan hechos, situaciones o relaciones que la legislación vigente, el propio auditor, o terceros y interesados consideren o pudieran considerar como causales de conflictos de intereses que vulneren la absoluta imparcialidad de su criterio.
¨ Objetividad:
En el desarrollo de su trabajo el auditor interno gubernamental se apoyará en hechos y en evidencias que lo lleven al convencimiento razonable de la realidad o veracidad de los actos, documentos o situaciones examinados, y que le permitan conformar una base firme para la emisión de sus juicios y opiniones.
2. Conocimiento Técnico y Capacidad Profesional.
El personal encargado de realizar la auditoria interna gubernamental debe poseer en conjunto el conocimiento técnico, experiencia y capacidad suficientes en la auditoria, contabilidad, ciencias administrativas y demás disciplinas que sean necesarias para el cabal cumplimiento cabal de la auditoria.
¨ Conocimiento Técnico:
La variedad, complejidad y magnitud de las actividades encaminadas al logro de los fines que persigue el Estado, requiere que el personal encargado de dirigir y realizar permanentemente la función de auditoria, posea, en conjunto los conocimientos técnicos de las diversas disciplinas relacionadas con las actividades auditivas.
¨ Capacidad Profesional:
La capacidad profesional se obtiene de la aplicación práctica de los conocimientos técnicos. La suma de experiencia ante diversas situaciones contribuye a la maduración del juicio profesional facilitando el discernimiento de situaciones generales y particulares de las dependencias y entidades.
¨ Actualización de los Conocimientos Técnicos:
Los auditores internos gubernamentales deben mantener su competencia técnica, con la actualización en los adelantos en materia de normas, procedimientos y técnicas aplicables a la auditoria interna y en las demás disciplinas afinas a la situación.
3. Cuidado y Diligencia Profesionales:
El debido cuidado y diligencia profesionales en la realización de la auditoria y en la preparación del informe relativo, comprometen al auditor interno gubernamental a acatar las reglas de ética profesional, al buen juicio en sus acciones y recomendaciones al cumplimiento de las Normas Generales de Auditoria Interna Gubernamental, y al empleo de los procedimientos de auditoria y de aplicación general relativos al caso.
¨ Cuidado profesional:
En el desarrollo interno de su trabajo, el auditor interno gubernamental de mantener una actitud prudente, establecer el adecuado alcance de sus revisiones, y aplicar la metodología apropiada a la naturaleza y complejidad de cada intervención. Debe estar alerta ante la probabilidad de irregularidades.
¨ Diligencia Profesional:
El auditor deberá desempeñar su trabajo con minuciosidad y esmero, poniendo siempre toda su capacidad y habilidad profesionales, con buena fe e integridad debe procurar que el margen de falibilidad se reduzca al mínimo posible.
¨ Comportamiento Ético:
El auditor interno gubernamental deberá regir su conducta por los pronunciamientos de los Códigos de Ética expedidos por los organismos que rigen las actividades del Contador Público y por los auditores internos; queda obligado a guardar el debido secreto profesional respecto de la información obtenida, y a no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos ala organización auditada, aún después de concluida su intervención.
NORMAS SOBRE EJECUCIÓN DEL TRABAJO
4. Planeación de la auditoria.
Los auditores internos gubernamentales deberán realizar previamente a la ejecución de cada auditoria, una adecuada planeación de los objetivos, alcance, procedimientos y oportunidad de los trabajos a desarrollar.
¨ Investigación Previa:
Con objeto de obtener los elementos necesarios para planear adecuadamente la auditoria, el auditor interno gubernamental deberá practicar una investigación previa, respecto de la naturaleza y características de la naturaleza de las áreas, operaciones, programas o recursos sujetos a revisión. Dicha investigación deberá considerar principalmente: el estudio preliminar del control interno, el marco jurídico aplicable, la información relativa a las principales operaciones, los informes de auditoria anteriores y visitas a las áreas o instalaciones relacionadas con el examen.
¨ Formulación de los Programas de Revisión.
La formulación de adecuados programas de auditoria exige la determinación de los objetivos precisos del examen: la identificación del universo sujeto a revisión; el diseño y alcance de los procedimientos a utilizar; el establecimiento de técnicas apropiadas; la asignación de los recursos humanos idóneos para el trabajo en cuestión; la referencia al uso de guías de revisión preestablecidos u otras instrucciones específicas, así como el señalamiento del período de ejecución.
¨ Planeación Anual de Intervenciones.
Con el propósito de asegurar la adecuada cobertura de los aspectos prioritarios de la dependencia o entidad, prever oportunamente los recursos necesarios e informar a los niveles directivos o autoridades competentes con la debida anticipación acerca de los trabajos a realizar, es esencial la conformación de un programa anual de intervenciones.
5. Examen y Evaluación del Control Interno
Se debe efectuar un adecuado examen y evaluación de la suficiencia y efectividad del sistema de control interno contable, administrativo y operacional establecido en la dependencia o entidad.
¨ Suficiencia de los Sistemas de Control.
El auditor gubernamental debe efectuar un examen y evaluación respecto a la adecuación u suficiencia de los procedimientos, políticas y registros que conforman los sistemas de control, con objeto de verificar si estos proporcionan una razonable seguridad de que las operaciones se realizan de manera tal que permitan alcanzar las metas y objetivos en los términos óptimos de economía, eficiencia y eficacia.
¨ Efectividad del Funcionamiento de los Sistemas de Control.
El auditor debe realizar un examen de las transacciones que procesan los sistemas de control, con el propósito de verificar los procedimientos, políticas, mecanismos, registros, que los conforman, funcionan de acuerdo con lo previsto, y que los objetivos de control que persiguen los propios sistemas están siendo cumplidos.
¨ Examen de los Objetivos del Control.
El auditor interno gubernamental deberá cerciorarse de la existencia de propiedad delos procedimientos y mecanismos de salvaguardia de los recursos en general, así como el debido uso y funcionamiento de los mismos; deberá comprobar que los procedimientos establecidos aseguran razonablemente el cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas, políticas y otras disposiciones de observancia obligatoria.
¨ Prevención de errores e irregularidades.
Los sistemas de control establecidos por la administración de una dependencia o entidad, deben contener procedimientos, mecanismos y políticas que prevengan o minimicen la comisión de errores o de irregularidades. Un buen sistema de control reduce la probabilidad de cometer errores o irregularidades, aunque no pueda prevenirlos totalmente.
¨ Resultados de la Evaluación.
Como resultado del examen y evaluación del sistema de control, el auditor interno gubernamental deberá hacer las recomendaciones necesarias para mejorar el diseño y funcionamiento de los elementos de los sistemas de control.
6. Supervisión del Trabajo de Auditoria.
Todo el trabajo que ejecuta el personal durante el proceso de la auditoria, desde su planeación hasta la redención del informe y su seguimiento, deben ser cuidadosamente supervisado.
¨ Responsabilidad de Quien Dirige la Función:
El titular del órgano interno de control de una dependencia o entidad, no puede supervisar personalmente todas las labores que supone la ejecución de la auditoria: le es indispensable delegar parte de esa tarea en el rango de supervisores que dependen de él, pero, toda vez que le incumbe la responsabilidad de la totalidad del trabajo, tendrá que establecer mecanismos y procedimientos adecuados de supervisión, y vigilar de cerca la actuación de los supervisores.
¨ Intensidad de la Supervisión:
El grado de supervisión que se ejerza sobre el personal de auditoria, dependerá tanto de los conocimientos y capacidad profesionales de los ayudantes o personal subalterno, como del grado de dificultad que tenga la auditoria y de la probabilidad de errores, o irregularidades, en las actividades auditadas, cuidando siempre de no coartar la libertad y flexibilidad necesarias para que el personal subordinado pueda lograr su propio desarrollo.
¨ Campos de Supervisión.
La supervisión debe abarcar la verificación de la debida planeación de los trabajos; de la apropiada formulación de los papeles de trabajo; el necesario respaldo de las observaciones y conclusiones; el adecuado cumplimiento de los objetivos de la auditoria en cuanto a precisión, claridad y objetividad, y que se formulen en términos constructivos, convincentes e inteligibles.
7. Obtención de la Evidencia.
Atendiendo al objeto del trabajo, el auditor interno gubernamental deberá realizar con la amplitud que estime necesaria, las pruebas adecuadas para obtener evidencia de calidad que fundamente, objetiva y razonablemente, sus conclusiones y recomendaciones.
¨ Objeto de la Evidencia en Auditoria:
La finalidad de la evidencia en auditoria, es obtener suficientes elementos de juicio que permitan al auditor llega a un grado razonable de convencimiento acerca de la realidad de los hechos y situaciones observadas, la veracidad de la documentación revisada, y la confiabilidad de los sistemas y registros examinados, para fundamentar sólidamente su opinión.
¨ Calidad de la Evidencia.
Se considera que la evidencia es de calidad cuando reúne las características de suficiencia, competencia y pertinencia.
8. Tratamiento de Irregularidades.
El auditor en el curso de cualquier auditoria, deberá prestar atención a aquellas transacciones o situaciones que denoten indicios de irregularidades, aun cuando éstas sean ajenas a los objetivos de la revisión, y en cuanto tenga evidencia de ello, las hará del conocimiento de las autoridades competentes a la brevedad posible a fin de que tomen las medidas correctivas pertinentes.
¨ Detección de Errores e Irregularidades.
En el desarrollo de cualquier revisión los auditores internos gubernamentales deberán estar consientes de las posibilidades e indicios de la manifestación de errores e irregularidades, atendiendo las debilidades del sistema de control, los riesgos potenciales sobre los recursos potentados, las particularidades, en que se desarrolla las operaciones, las actitudes ante los controles por parte del personal, así como los comportamientos irregulares del mismo.
¨ Investigación de Irregularidades.
La investigación de irregularidades demanda del auditor interno gubernamental extremar su prudencia y profesionalismo, a fin de alcanzar con efectividad los objetivos propuestos para el caso.
Cuando el asunto lo requiera, deberá obtener la participación de especialistas que apoyen el proceso; particularmente se hace necesaria la intervención de profesionales de la rama jurídica.
¨ Comunicación de Resultados:
Es responsabilidad del auditor interno gubernamental comunicar oportunamente por escrito, de acuerdo con las normas establecidas, los resultados preliminares y definitivos de sus investigaciones.
NORMAS SOBRE EL INFORME DE AUDITORIA Y SU SEGUIMIENTO
9. El Informe de Auditoria.
Al término de cada intervención, el auditor interno gubernamental presentará al titular de la dependencia o entidad, o a la autoridad que la haya ordenado, por escrito y con su firma, un informe acerca de la auditoria practicada.
¨ Características Generales de informe de Auditoria.
El informe de cada auditoria deberá hacer una clara mención de la naturaleza, objeto y alcance del trabajo desarrollado, señalando en su caso, las limitaciones que se hubieran enfrentando para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
La información que proporcione el reporte de auditoria acerca de los actos, hechos o situaciones observados, debe reunir principalmente los siguientes atributos de calidad: oportunidad, integridad, competencia, revelaría, objetividad, convicción, claridad y utilidad.
¨ Contenido del Informe de Auditoria.
El texto de la norma da los señalamientos generales para el contenido del informe que rinde el auditor, en el que debe manifestar expresamente su opinión acerca de:
a) La propiedad y debido funcionamiento de los sistemas de operación, registro, control e información de las operaciones.
b) El cumplimiento de las condiciones previstas en el presupuesto.
c) Sujeción de las Normas Generales de Auditoria Interna Gubernamental y a los procedimientos de auditoria de aplicación general.
¨ Observaciones, Conclusiones y Recomendaciones.
Las conclusiones a que llegue el auditor interno gubernamental deben concernir primordialmente a la confiabilidad de la información y a la especificación de los actos, hechos, y situaciones, favorables o cuestionables que haya observado con relación al objeto de su revisión.
¨ Discusión de las Conclusiones y Recomendaciones con los Responsables de las Áreas Auditivas.
El auditor interno discutirá su informe con los responsables de las áreas examinadas, antes de su presentación formal. En esa discusión podrá conseguir pruebas adicionales y elementos de juicio que no se le hayan aportado durante el desarrollo de su trabajo y lo lleven a modificar su opinión, y le permitirá asegurar la solidez de la evidencia obtenida, la validez de sus conclusiones, la pertinencia de las recomendaciones y la objetividad e imparcialidad de su informe.
¨ Reportes Específicos.
Los informes o reportes específicos que soliciten los titulares, los órganos de gobierno o la Secretaría de la Contraloría General de la Federación, deberán observar las características anunciadas por esta norma.
¨ Responsabilidad sobre la Opinión Vertida en el Informe.
El auditor gubernamentalmente es responsable de las conclusiones, juicios y recomendaciones vertidas en sus informes.
10. Seguimiento de las Recomendaciones.
El auditor interno gubernamental hará el seguimiento de las acciones correctivas adoptadas como resultado de las observaciones y recomendaciones obtenidas en el informe de auditoria.
¨ Objeto del Seguimiento.
Siendo el propósito fundamental de la auditoria interna gubernamental el coadyuvar a la mejora en general de la administración de las dependencias o entidades, la verificación de que las acciones correctivas y de mejora se lleven a la práctica constituye una de las principales responsabilidades de la función.
¨ Promoción de la toma de acciones.
Cuando no se hayan tomado las medidas sugeridas en asuntos que a juicio del auditor sean importantes, para el logro de los objetivos o la eficacia en las operaciones de las áreas auditadas, hará contar este hecho en los informes que presente posteriormente ante los niveles decisorios o autoridades competentes.
CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA.
Tiene como ámbito de acción el sector público en su totalidad y goza de una alto grado de independencia, lo que la constituye en una entidad fiscalizadora superior. Tiene a su cargo el despacho de los siguientes asuntos:
Estudiar y formular los proyectos de leyes y disposiciones impositivas y leyes de ingresos federales del Departamento del Distrito Federal; cobrar los impuestos, derechos, productos y aprovechamientos federales, como los del Distrito Federal en los términos de las leyes; dirigir los servicios aduanales y la Policía Fiscal de la Federación, proyectar y calcular los ingresos, tanto Federales como del Distrito Federal, mantener al corriente el avalúo de los bienes, mueble nacionales, revisar y determinar las normas y procedimientos de los inventarios de bienes muebles de otras dependencias; practicar inspecciones y reconocimientos de existencias en almacenes; intervenir en todas las operaciones en que se haga uso del crédito público; manejar la deuda pública de la federación y del Departamento del Distrito Federal; dirigir la política monetaria y crediticia; administrar las cajas de moneda y ensaye.
ESTRUCTURA NORMAS DE AUDITORIA DE LA CONTADURIA MAYOR DE HACIENDA.
Normas Generales:
· Cualidades Profesionales.
· Independencia.
· Debido Cuidado Profesional.
· Control de Calidad.
Normas de Ejecución para auditorias Financieras:
· Declaración sobre normas de la SECOGEF y el IMCP.
· Declaración sobre normas de Auditoria.
· Informe acerca del cumplimiento.
· Informe sobre los controles internos.
· Información sobre auditorias relacionadas con fianzas.
Normas de Ejecución para auditorias de desempeño:
· Planeación.
· Supervisión.
· Requisitos legales y reglamentarios.
· Control Interno.
· Evidencia.
Normas de los Informes para Auditoria del Desempeño:
· Forma.
· Oportunidad.
· Contenido del Informe.
· Presentación del Informe.
· Distribución del Informe.
NECESIDAD DE GUÍAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL.
Al incrementar la facilidad de auditorias coordinadas crece la posibilidad de extenderse los auditores hacia otros departamentos; por consiguiente, se hace muy necesario contar con buenas guías de auditoria. En adición, el incremento en número y complejidad de los programas sociales requiere de una mayor atención por parte de los auditores, quienes conducirán mejor su trabajo si cuentan con las guías a que se ha hecho mención.
Las guías de auditoria sirven para:
· Aseguran que se identifiquen los objetivos de auditoria.
· Proveen una buena orientación en aspectos técnicos y en el cumplimiento de algunos asuntos importantes.
· Seleccionan los procedimientos de auditoria más apropiados.
· Optimizan el tiempo de los auditores.
Las guías de auditoria para programas gubernamentales usualmente se referirán a antecedentes, objetivos de la auditoria, programa de auditoria, forma de presentación del informe y detalles respecto al manejo de asuntos especiales o delicados. Cuando contemplan la necesidad de reportar los resultados de algún concepto específico, habrá que ilustrarlas con instrucciones detalladas relacionadas con el programa. Adicionalmente, la auditoria de resultado de programas, requiere información acerca de los objetivos del programa, indicadores de ejecución y estándares de ejecución.
La General Accounting Office (GAO), ha desarrollado tres paquetes de guías de auditoria para el mismo número de tipos de auditoria que son:
· Auditoria financiera y de cumplimiento.
· Auditoria de eficiencia y economía.
· Auditoria de resultado de programas.
Estas guías intentan orientar al auditor con lineamientos generales para la revisión de diversos tipos de programas.
Debido al reto que representan los cambios en los programas, las guías de auditoria que le sean aplicables deberán ser revisadas periódicamente. Una buena opción consiste en practicar revisiones menores o informales con objeto de que el auditor se vaya familiarizando con el programa. Todo tipo de revisión deberá ser definido lo más pronto posible y comunicado a los demás grupos de auditores dada la gran participación que estos tienen en los trabajos de revisión.
TENDENCIAS DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
La demanda de la auditoria gubernamental va paralela al incremento y crecimiento de la actividad pública y al énfasis, cada vez mayor, de alcanzar mayor eficiencia en el gasto. Esta tendencia se da en los tres niveles de gobierno: Federal, Estatal y Municipal. Paralelo al crecimiento es la exigencia porque se trabaje con mayor profesionalismo, en consecuencia, los auditores gubernamentales deben pugnar por la excelencia en su trabajo, estar atentos por sus conocimientos y habilidades, y conocer a fondo los lineamientos profesionales tanto de Organizaciones Públicas como Privadas. Al mismo tiempo, estos profesionales deben relacionar y aplicar técnicas y procedimientos de auditoria que les ayuden a resolver los problemas muy únicos de cada auditoria gubernamental a practicar.
USO DE TÉCNICAS AVANZADAS DE AUDITORÍA
El tamaño y naturaleza de las operaciones gubernamentales ha estimulado el desarrollo de técnicas avanzadas de auditoria avanzada. Los auditores gubernamentales han sido pioneros en la aplicación del muestreo estadístico para revisar grandes poblaciones o grupos de información; los hallazgos de auditoria proyectados bajo criterios estadísticos, han permitido ver los efectos en términos monetarios. Esta misma herramienta ha permitido a los auditores la revisión de grandes volúmenes de datos con un mínimo de recursos, tanto para la proyección de allegamiento de recursos como para calcular oportunidades o potenciales de ahorros en costos; por ejemplo, un grupo de auditoria aplicó un muestreo por estratos para proyectar las actividades todas de un Estado con base en los datos capturados en 38 ciudades (del mismo Estado) tomadas como muestra.
El uso de paquetes de auditoria a aplicar con el auxilio de la computadora ha venido a dar una nueva perspectiva de amplitud de los servicios del auditor gubernamental; por ejemplo, en una auditoria practicada a un hospital dependiente del gobierno se revisó la aceptabilidad de facturas pagadas en compra de medicamentos, por 1 año, usando un programa especial que comparó el volumen de servicios rendidos contra un estándar de costo por servicio, cabe aclarar que para efectos de esta prueba el auditor separó físicamente las notas de servicio con altos consumos de medicamentos para revisiones específicas.
RELACIÓN CON OTROS AUDITORES
Actualmente hay una gran tendencia a aceptar el trabajo de otros, especialmente cuando se colegian grupos de auditores para practicar una auditoria a cualquier unidad del gobierno. Esto ha ocasionado nuevas demandas de servicio para el grupo central de auditores al crearse la idea de que ahora ya cuenta con mayor tiempo, otro efecto también es que se le limitan los recursos; suelen presentarse quejas por parte de los auditados al tener que dar las mismas explicaciones a diferentes grupos de auditores. Por otro lado, cada vez hay una mayor aceptación y respeto hacia la capacidad de un grupo o de otro; por ejemplo, se está volviendo normal que los auditores gubernamentales se apoyen con auditores externos para practicar conjuntamente una auditoria a un programa de gobierno; otro caso se da cuando concurren auditores federales, gubernamentales y aún municipales, para efectuar una revisión conjunta.
Se han hecho estudios piloto para afinar estos esfuerzos de cooperación; en ocasiones la auditoria se practica por un solo grupo para estudiar los efectos y comportamiento de este y de los auditados y poder definir así la forma de participación de otros auditores. Se han desarrollado guías de auditorias para revisiones conjuntas en las que se consideran las capacidades de cada grupo y los mecanismos para dar el crédito que merece cada grupo que intervino. La tendencia general es que cada auditor, en lo personal, debe realizar su trabajo de manera altamente profesional, independientemente de quien sea su patrón.
ENTRENAMIENTO Y PROFESIONALISMO
La demanda, cada vez mayor, de servicios de los auditores gubernamentales crea la gran necesidad de que este grupo sea apoyado con el entrenamiento que le haga falta; esta actividad puede llevarse a cabo tanto internamente tanto por fuera del gobierno. En los Estados Unidos de Norteamérica, organizaciones como el Instituto de Auditores Internos, el Instituto Americano de Contadores Públicos y la Asociación de Auditores Gubernamentales han preparado cursos especiales sobre auditoria gubernamental. Estos cursos cubren una gran gama de temas, partiendo desde conceptos básicos en auditoria organizacional hasta el uso de técnicas avanzadas de auditoria o preparación de programas especiales de auditoria. Además, los auditores gubernamentales han logrado que se reconozca su valor y se incremente con más profesionales cada grupo de auditoria; cada vez es mayor el número de funcionarios públicos que reconocen el gran servicio que aportan los auditores gubernamentales.
CORRESPONSABILIDAD DEL GASTO PÚBLICO
Los contribuyentes al gasto público, constantemente se preguntan qué sucede en la actividad gubernamental en todos los niveles. En los últimos años ha habido una constante tendencia a rechazar toda propuesta de aumento de impuestos en virtud de que los beneficios no aparentan justificar los cada vez superiores costos del aparato gubernamental. Cada vez se da mayor énfasis a la contabilidad gubernamental y al rendimiento de la cuenta pública. A partir de la década de los setenta, el volumen de ingresos y gastos se ha multiplicado notablemente así como el rango de sus actividades.
En los últimos años los contribuyentes, en diversas formas de manifestación, han presionado para que se reduzca el gasto gubernamental. En el ámbito federal ha habido serios intentos por balancear el presupuesto por medio de la reducción de gastos vía cancelación de programas, y venta de empresas públicas. No hay que pasar por alto que ese han tomado decisiones sin un suficiente análisis de prioridades y justificación, ocasionando con ello reducción de servicios sin que se cree una fuente que los sustituya.
Las organizaciones gubernamentales, a diferentes niveles, llevan a cabo muchas, complejas y diversas funciones. Los programas sociales son administrados a nivel federal a través de varias secretarías.
En el ámbito estatal se encuentra la gubernatura, legislatura, poder judicial, y otras grandes áreas de carácter operativo. En el ámbito municipal y de ciudad, también hay entidades operativas que desarrollen sus funciones al ámbito de su localidad. En adición puede haber distritos especiales, como es el caso de distritos escolares, sanitarios, electorales, etcétera, que llevan a cabo funciones específicas.
Debido al número y complejidad de los programas, y al presupuesto que se les asigna, la auditoria gubernamental representa un gran reto para la profesión de auditor: así, el auditor interno se encuentra en una expansión constante hacia todos los niveles enunciados de la administración pública, cuyos funcionarios reconocen la necesidad de revisiones periódicas a su gestión. Los conceptos sobre auditoria interna vertidos son igualmente aplicables a las revisiones a efectuar la administración pública; sin embargo, hay diferencias que representan problemas muy especiales para el auditor interno.
Últimamente han sido más cuestionables, por los contribuyentes, las actividades gubernamentales; mas que de los accionistas de una empresa privada. No existen cuentas de accionistas en el gobierno, sólo cuentas de resultados o su equivalente representados por la diferencia entre activos, pasivos, y reservas. Son constantes las presiones hacia la administración pública por parte de varios grupos interesados: como consecuencia, las políticas adoptadas por cada lado pueden o no ser las mejores para el contribuyente individual.
Las organizaciones públicas por lo regular no tienen los elementos de medición con que cuentan las empresas del sector privado. También las organizaciones privadas pueden tener muchos objetivos no relacionados directamente con las utilidades, como es el caso del bienestar de la comunidad; sin embargo, su objetivo básico es ganar dinero; una organización con buenos rendimientos financieros, por lo general es considerada como bien administrada. El no poder contar con claros elementos para medir la gestión pública, ocasiona concomitantemente, que no haya una clara definición de los objetivos de sus programas. La forma de medir el logro de objetivos y de servicios rendidos, con frecuencia suele ser muy difícil.
Las entidades gubernamentales operan con base en presupuestos, con la limitante de que este es asignado en función a los fondos de que se puedan disponer durante un año fiscal o periodo determinado. Si una entidad se ha gastado todos los fondos que se le asignaron, y aún no termina el periodo, y no hay posibilidades de fondos complementarios, se tendrá que recurrir a transferencias, créditos u otras opciones disponibles. Si por el contrario, gasta menos de los que se le asignó, procederá a la devolución de los fondos sobrantes. Casi siempre existe la tendencia a gastar todos los fondos asignados, aunque sea al final del año. Puede haber también restricciones para usar los fondos de acuerdo a su clasificación, por ejemplo, los fondos presupuestados para sueldos no pueden ser transferidos para gastos de viaje.
En las organizaciones gubernamentales se hace más énfasis hacia informes relacionados con el uso de fondos, que hacia la preparación de balance y estado de resultados en las organizaciones privadas. En el caso de donativos y contratos recibidos de gobierno o de recursos privados, se requiere suministrar reportes de gastos para efecto de rendición de cuentas o reposición de fondos.
Las organizaciones gubernamentales deben ser auditadas anualmente, bianualmente o por algún otro periodo, dependiendo de las circunstancias; además, las auditorias en organizaciones del sector público suelen ser de naturaleza financiera y operacional; las auditorias a entidades gubernamentales llegan a ser más especializadas en función a las características financieras del área a auditar, y se enfocan también hacia la revisión de cumplimientos, eficiencia y economía y resultado de programas.
Con frecuencia los programas y acciones gubernamentales están prescritos legalmente. A través de reglamentos se controlan donativos, contratos, y otros tipos de acciones similares, incluyendo requerimientos para elección de servicios y derrama de costos.
ALCANCE DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL
En la discusión de los objetivos de la auditoria interna se hizo énfasis en la importancia de decidir de cobertura de cada auditoria. Debido a la diversidad de objetivos de cada tipo de auditoria, la profesión ha dado especial atención a la definición de responsabilidades del encargado del grupo de auditoria gubernamental, creando estándares para el efecto.
En el año de 1981, la Oficina de Contabilidad Gubernamental, definió los estándares para organizaciones, programas, actividades y funciones de la auditoria gubernamental, estableciendo en ellos que los elementos para la práctica de éste tipo de auditoria:
1. Aspectos financieros y de cumplimiento. Determinar: si los estados financieros o información financiera de la entidad auditado, presentan razonablemente la posición financiera y los resultados de operación de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados, y si la entidad ha cumplido con las leyes y reglamentos que le son aplicables y que puedan tener un efecto material en los estados o información financiera.
2. Economía y eficiencia. Determinar si la entidad está administrando y utilizando sus recursos de manera económica y eficiente; causas de ineficiencia o prácticas antieconómicas; y si la entidad ha cumplido con las leyes y reglamentos relativos a economía y eficiencia.
3. Resultado de programas. Determinar: si se han alcanzado los resultados y beneficios establecidos por la ley u otro grupo autorizado y si la entidad ha considerado alternativas para alcanzar las metas establecidas a un menor costo.
Requerimientos similares, sobre cobertura de auditoria se incluyeron en los estándares para la práctica profesional de la auditoria interna publicados por el Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos.
Los auditores internos deben revisar la confiabilidad e integridad de la información financiera y operacional y los medios utilizados para identifica, medir, clasificar y reportar esa información.
Los auditores internos deben realizar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento con políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en las operaciones y en los reportes y debe determinar si la organización los está cumpliendo.
Los auditores internos deben revisar los medios de salvaguarda de activos y verificar la existencia de tales activos.
Los auditores internos deben evaluar la economía y eficiencia con que están siendo utilizados los recursos.
Los auditores internos deben revisar las operaciones o programas para asegurarse que los resultados son consistentes con los objetivos y metas establecidos y que las operaciones o programas estén siendo llevados a cabo según lo planeado.
CONCLUSIONES
Es indispensable que se realicen auditorias en las empresas, ya que esto permite evaluar el desempeño de las mismas y sobre todo proponer medidas correctivas para lograr una mayor eficiencia y eficacia de los recursos con los que cuenta la organización.
Lo que difiere la auditoria gubernamental de los otros tipos de auditorias es que en ésta se aplica una revisión general, tanto operacional, financiera y administrativa pero se aplica en oficinas gubernamentales, organismos e instituciones públicas.
Cabe destacar que el control y evaluación gubernamental será el que promueva una mejor y más eficiente prestación de bienes y servicios; propicie la modernización de la administración pública y logre incrementar la confianza de la sociedad en su gobierno e instituciones y garantice el manejo honesto, racional, transparente y eficiente de los recursos públicos.
Una auditoria en el sector público se diferencia de aquellas practicadas en el sector privado por diversas razones. Algunas de las más importantes son:
* El impacto en el interés público.
* La falta de elementos para medir la gestión pública.
* Los requerimientos legales y reglamentarios.
La auditoria gubernamental se basa en dos principios fundamentales de la administración pública:
* Los negocios públicos deben de ser conducidos de tal manera que se haga el mejor uso posible de los fondos públicos.
* Las personas que tienen a su cargo los negocios públicos deben de rendir cuentas sobre la manera en que manejaron los recursos confiados en ellos.
La auditoria gubernamental es un examen que brinda una evaluación objetiva y constructiva del grado en que:
* Los recursos son manejados con la debida economía, eficiencia y eficacia.
* Las relaciones de rendición de cuentas son razonablemente cumplidas.
Yo pienso que todas las organizaciones públicas entiéndase gubernamentales cuentan siempre con un sentido contable, es decir, desde los cuerpos de policía cuentan el número de elementos para proporcionar servicio a un número determinado de habitantes; los departamentos de obras públicas determinan sus requerimientos de inversión y gasto corriente en función al número de habitantes de lugar determinado; los funcionarios y empleados que trabajan en el gobierno, también son contabilizados: las organizaciones públicas también son contabilizadas a las entidades centralizadoras o coordinadoras sectoriales en función al sector de población a entender; y si así me siguiera con la lista no terminaría, porque todo tipo de trabajo tiene una cierta contabilización, llámese gobierno, sector privado, empresas pequeñas, grandes, etcétera, por consiguiente todo debe de tener una correcta auditoria o revisión que permita una información transparente hacia sus respectivas autoridades así como las empresas privadas rinden cuentas a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, el Gobierno también tiene que rendir sus cuentas que de eso se trata precisamente esta investigación.
El gobierno está consiente de que debe tener la situación financiera en completa transparencia con el pueblo, de esto la investigación habla de que existen diferentes tipos de auditorias, así que cada actividad gubernamental tiene su propia auditoria, adecuada debe ser, y por más eficiente y eficaz.
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