DEL
EXAMEN
DE LA INFORMACION FINANCIERA
2ª parte
PAPELES
DE
TRABAJO
DEL
AUDITOR
En el curso de su trabajo, el auditor necesitará examinar los libros y los documentos que amparan las operaciones registradas y deberá, además conservar constancia de la extensión en que practicó ese examen.
Al examinar el contenido de los libros de contabilidad, estos extractos serán, necesariamente, más elaborados, pues habrán de contener nombres, cifras, cálculos, descripción de comprobantes, referencia a autorizaciones y demás información que se juzgue de interés. Estos extractos, análisis, notas y demás constancias forman lo que en el lenguaje de auditoria, se conocen como cédulas y su conjunto, debidamente clasificado y ordenado forman los llamados papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo son para la profesión de auditoria tanto de herramienta, como la evidencia documental del trabajo del auditor.
La Comisión de Procedimientos de auditoria del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, al discutir las normas de auditoria generalmente aceptadas, señalan que el objetivo de los procedimientos de auditoria es de suministrar al auditor evidencia comprobatoria suficiente y competente, que le sirva como una base objetiva para emitir una opinión sobre los estados financieros que examine. Esta evidencia comprobatoria, la registra el auditor en los papeles de trabajo.
El libro de terminología del Contador dice:
Los papeles de trabajo son los estados, cédulas, relaciones, apuntes y demás papeles que el auditor haya preparado o utilizado en el curso de una auditoria y sobre las cuales basa su informe.
A través de estos documentos el auditor muestra la evidencia tangible de su habilidad como profesionista y exhibe su comprensión conceptual de los problemas, expone sus razonamientos y sus soluciones.
El término papeles de trabajo comprende la evidencia comprobatoria obtenida por el auditor y que incluye el trabajo de verificación que llevó a cabo, los métodos y procedimientos que siguió y las conclusiones a las que llegó.
El boletín No.2 de la Comisión de Procedimientos de auditoria del I.M.C.P. señala a los papeles de trabajo como “El conjunto de cédulas y documentos donde el auditor registra los datos e información obtenidos en el examen. Los resultados de la prueba realizada, y en caso necesario, la descripción de las mismas pruebas”.
Otro concepto es que “son la evidencia escrita de los procedimientos de auditoria desarrollados, sobre que se realizaron, con qué extensión y en qué oportunidad; son también la evidencia escrita de las observaciones encontradas y de las recomendaciones sugeridas; son de fundamento de las conclusiones a que se llegó para poder estar en posición de respaldar los hechos consignados en el acta y las conclusiones anotadas en el informe de auditoria”.
Un concepto más puede ser el que “los papeles de trabajo son un conjunto de documentos en los cuales el auditor durante su trabajo, asienta por escrito en forma clara y extensión adecuada, los medios de compilación y verificación que utilizó en su revisión, los hechos encontrados y la constancia de todas aquellas pruebas que respaldarán la calidad y alcance del trabajo realizado, y que servirán como evidencia de la opinión que emita”.
NECESIDAD E IMPORTANCIA
Desde el primer momento que el contador público entra en contacto con su futuro cliente empieza a trabajar y a delinear las características de la labor que va a ejecutar, las particularidades del negocio o empresa a la que va a proporcionar sus servicios profesionales y es indispensable que haga un acopio de todos los datos y elementos que le vayan siendo proporcionados o que vaya investigando a través de platicas preliminares previas a su contratación y de todo ello se requiere ir tomando nota para aprovecharlo en el momento que corresponda y el acopio de esa información preliminar, que se ve enormemente incrementada durante el desarrollo del trabajo, deberá quedar consignada en forma escrita basándose en apuntes, minutas o Papeles de Trabajo.
La necesidad de acumular los papeles de trabajo las diversas particularidades del negocio que se audita es a todas luces indiscutibles, no obstante que el auditor contara con una medida privilegiada, ya que pasado el tiempo, no sería factible que precisara las particularidades de una operación o de un hecho, o lo que es más común, que el auditor al requerir de los servicios de otras personas que lo auxilien en las diversas fases de trabajo, cuando este se concluya, la formulación de los estados financieros y de su correspondiente informe tendrá que hacerse en la presencia de quienes hubieran intervenido, cosa que desde luego no es imposible pero que si resulta tedios, por lo que se hace necesario el utilizar los papeles de trabajo para que cada uno de los empleados del auditor y el propio Contador vayan consignando en forma estricta lo que podrá resultar en cualquier momento y lo que facilitará la conclusión definitiva de la labor que se realice. Independientemente de la necesidad material para facilitar la formulación de los estados financieros y para hacer más sencillo el aspecto de relación del dictamen en muchas ocasiones los clientes insisten en que se les aclaren ciertos aspectos, o bien, otras veces se hará indispensable mostrar toda esa información para que el auditor pueda mostrar en forma fehaciente cual fue la naturaleza del trabajo que se efectuó y cuál fue el grado de utilidad del mismo, para ello pudiera cerciorarse la persona interesada, de que el auditor cumplió estrictamente con los preceptos técnicos relativos al asunto que le han sometido sin consideración. Este último aspecto es de tal importancia que en muchas ocasiones se requieren mostrar toda la serie de apuntes formulados por el auditor a los jueces que conocen de litigios seguidos por los clientes a los profesionales, cuando según su modo de interpretar las cosas, parece que el auditor no ha cumplido debidamente con su función.
Los papeles de trabajo, elemento final de las bases comunes para el ejercicio de cualquier tipo de Auditoria revisten, probablemente, uno de los elementos más importantes a considerar por el auditor, toda vez que estos documentos:
O Constituyen la prueba del trabajo realizado por el auditor
O Fundamentan la opinión o informe que emite el auditor
O Constituyen una fuente de aclaraciones o ampliaciones de información y son la única prueba que tiene el auditor con respecto a la solidez y calidad profesional de su trabajo.
O Constituyen el eslabón que une los registros, operaciones y administración de la entidad auditada con el dictamen o informe final del auditor.
O Proveen la evidencia de la naturaleza y extensión en la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoria y la prueba del cuidado y diligencia que ejercitó el auditor en la conducción de su examen;
O Consignan los conocimientos del auditor respecto del área auditada, así como su habilidad para analizar problemas e identificar situaciones relevantes.
O Reflejan hábitos de orden, limpieza, imaginación, visión e ingenio del auditor por pretender hacer bien, regular o mal su trabajo.
O Constituyen el medio más importante a través del cual se lleva a cabo el proceso de supervisión de la auditoria en sus diferentes niveles.
O Sirven para calificar l a calidad de planeación de la auditoria y el avance entre tiempos estimados y tiempos reales de ejecución atendiendo a la calidad de los resultados.
O Constituyen una magnifica fuente de información para presentar y soportar, recomendaciones o sugerencias al responsable de la entidad auditada.
O Constituyen una fuente básica de información para la conformación, preparación y soporte del dictamen o informes de auditoria.
O Sirven para coordinar y organizar todas las fases del trabajo de auditoria.
O Constituyen un registro histórico permanente de la información examinada y de las técnicas, procedimientos y alcances de auditoria aplicados.
O Constituyen una útil guía y fuente de información para la planeación de auditorias subsecuentes.
PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La propiedad de los papeles de trabajo es absolutamente del Auditor que firma el dictamen aún que hayan sido sus auxiliares los que hayan intervenido en su formulación.
A continuación se señalara lo que aseveran y reglamentan algunas instituciones sobre la propiedad de los papeles de trabajo.
“Los papeles de trabajo del Auditor son indudablemente propiedad única profesional, pero con base en el deber ético de guardar el secreto profesional en caso de ser requerido el Contador Público por la Dirección de auditoria Fiscal Federal no podrá presentar sus papeles a dicha independencia ni a ninguna otra persona sin haber obtenido de su cliente dicha autorización” Boletín No. 2 de la Comisión de Procedimientos de auditoria del I.M.C.P.)
El folleto no. 6 del colegio de Contadores Públicos de México dice:
1. Los Papeles de Trabajo son propiedad del auditor.
2. Los Papeles de Trabajo son estrictamente confidenciales y el auditor no podrá mostrarlos a personas ajenas a su despacho.
3. Solamente podrá mostrar sus papeles de trabajo a terceras personas previa autorización de su cliente y siempre y cuando él o uno de sus representantes estén presentes para dar las explicaciones sobre el alcance de su labor y la documentación que le sirvió de base para hacer su auditoria; pero por ningún motivo deberá dejar sus papeles de trabajo en manos de personas extrañas a su despacho.
4. Los papeleas de trabajo constituyen la única prueba que tiene el contador público de la labor efectuada y son propiamente instrumentos de trabajo sin el cual en un momento determinado, no estaría el contador en posibilidad de responder a preguntas especificas de su cliente e inclusive de poder iniciar o continuar su auditoria, sobre todo en el caso de auditorias continuas”.
La D.A.F.F. en su instructivo 102 indica los procedimientos a seguir en la solicitud de entrega o exhibición de papeles de trabajo:
“ A fin de aclarar en forma definitiva los puntos relacionados con la entrega o exhibición de papeles de trabajo por parte del contador público que haya dictaminado de acuerdo al articulo 85 del C.F.F. sea considerado conveniente fijar los siguientes procedimientos:
1. Será optativo por parte del contador publico dejar sus papeles de trabajo en esta Dirección o bien exhibirlos y explicarlos.
2. La sección revisara de Dictámenes en el caso de contadores públicos domiciliados en el interior de la República procurará que se revise a la vez el mayor número de estados financieros que hayan sido dictaminados por cada contador público.
3. Con el fin de dar mayor rapidez a la revisión de dictámenes será necesario que la misma se realice teniendo en cuenta los puntos esenciales sobre los cuales base el dictamen. Al efecto, siguiendo esos lineamientos deberán solicitarse en principio la entrega o exhibición de4 los papeles de trabajo que aclaren dichos puntos.
4. No obstante lo indicado en el inciso anterior, cuando por la naturaleza o forma, en que se haya presentado el Dictamen respectivo, o cuando a juicio de esta dirección sea necesario, el Contador público deberá entregar o exhibir la totalidad de sus papeles de trabajo a fin de concluir lo necesario.
LA NATURALEZA CONFIDENCIAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Debido a la importancia que guardan los papeles de trabajo para el auditor de estados financiero, ya que en ellos descansan las bases de su opinión, es conveniente señalar que tales documentos son propiedad absoluta de este profesional condicionando su uso únicamente a los propósitos de su revisión y soporte de los resultados obtenidos; por lo que la información en ellos contenida debe quedar salvaguardada en términos de secreto profesional y responsabilidad moral hacia la entidad que se la confió.
Existen casos de excepción a la aseveración referida; y estos son cuando se tienen que satisfacer la demanda de estos documentos por parte de alguna autoridad legalmente constituida.
Cualquiera que sea el destino final de los papeles de trabajo, éstos, invariablemente, deberán quedar debida y adecuadamente resguardados y archivados en lugar seguro y con acceso limitado a determinadas personas, claramente identificadas ya que la pérdida, alteración o mal uso de estos documentos puede acarrear un sin fin de problemas en algunos casos impredecibles.
Los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen que el contador público rinde con relación a eso9s mismos balances y estados financieros.
Para llevar a cabo una auditoria satisfactoria debe darse a los auditores acceso irrestricto a toda la información acerca del negocio del cliente. Mucha de esa información es confidencial y es registrada por los auditores en sus papeles de trabajo, en consecuencia los papeles de trabajo son de naturaleza confidencial.
En virtud de que los papeles de trabajo son sumamente confidenciales, deben salvaguardarse en todo tiempo. La salvaguarda de los papeles de trabajo quiere decir que se conservan bajo llave todo el tiempo.
La política de estrecho control de los papeles de trabajo es también necesaria porque si los empleados buscaran ocultar un fraude o engañar a los auditores por alguna razón, podrían hacer alteraciones en los papeles.
Los papeles de trabajo en auditoria se preparan en los locales del cliente con base en los registros del cliente, y a costa del cliente, sin embargo estos papeles son de la propiedad exclusiva de los auditores.
El dictamen del Contador Público debe ser suficiente para los efectos de informar, por parte independiente, sobre la situación financiera de una empresa.
PROPOSITO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo de auditoria incluyen toda la evidencia reunida por los auditores y sirven para diversos propósitos importantes:
O Para organizar y coordinar todas las fases del trabajo de auditoria
O Para ayudar a los socios, gerentes y contadores jefes en la revisión del trabajo realizado por los miembros del personal de auditoria
O Para facilitar la preparación del informe de auditoria
O Para comprobar y explicar en detalle las opiniones y los hallazgos resumidos en el informe.
Los papeles de trabajo además suministran información para la preparación de las declaraciones del impuesto sobre la renta, y para el registro de documentos ante la SEC y otras dependencias gubernamentales, y también sirven como una guía útil en trabajos subsecuentes.
PRINCIPALES OBJETIVOS QUE DEBEN CUMPLIR
Facilitan la preparación del dictamen o informe del auditor. En la gran mayoría de los trabajos de auditoria llevados acabo, el producto terminado lo constituyen los estados financieros, dictaminados cuyos datos son extraídos del sistema de papeles de trabajo.
a) Contienen la evidencia de la extensión de los procedimientos de auditoria empleados y la prueba del cuidado y diligencia ejercidos. En consecuencia no sólo fundamentan y explican las aseveraciones contenidas en el dictamen o informen utilizada por los dirigentes de una firma de contadores públicos para cerciorarse de que el trabajo llevado acabo cumple con los más altos estándares de calidad profesional.
b) Constituyen la fuente básica de información para la preparación del informe largo y de cualesquiera otros informes sobre la situación financiera de la compañía o los resultados de sus operaciones.
c) Proporcionan información con respecto a posibles comentarios constructivos que se pudiesen presentar en beneficio del cliente. Cuando los papeles de trabajo han sido planeados y preparados con imaginación, visión e ingenio, frecuentemente proporcionan pistas con respecto a deficiencias de carácter financiero o administrativo o con respecto a mejoras potenciales en la eficiencia de operaciones.
d) Se utilizan para coordinar y organizar todas las fases del trabajo de auditoria. Por medio de una adecuada planeación y distribuyan de responsabilidades entre sus asistentes, el encargado responsable de una auditoria puede coordinar y organizar eficientemente los diferentes aspectos de su trabajo.
e) Constituyen un registro histórico permanente de la información contable examinada y de los procedimientos de auditoria utilizados. En la practica, no son remotos los casos en los que, varios años después de concluida una auditoria surgen dudas, consultas o requerimientos, de todo tipo de información. Los papeles de trabajo son, en estas circunstancias, indispensables.
f) Se utilizan como guía y fuente de información en auditorias subsecuentes. Lo anterior deriva de las siguientes consideraciones:
1.Se utiliza para orientar el curso de exámenes sucesivos.
2.Proporciona información que es de interés continuo o permanente.
3.Revelan ciertas peculiaridades de la empresa sujetas a examen.
4. Facilitan la preparación de los papeles de trabajo del presente
ejercicio.
5.Una revisión de los papeles de trabajo de años anteriores puede
conducir a una oportuna revelación de una inconsistencia en la
aplicación de dichas principios. Sin embargo el empleo de los papeles
de trabajo de años anteriores deberá estar sujeto a ciertas reservas. La
forma de los papeles de trabajo de años anteriores podrá utilizarse una
vez determinada su conveniencia a la luz de las actuales circunstancias.
CONTENIDO
El contenido de los papeles de trabajo no se puede estandarizar. Los papeles deben diseñarse según las circunstancias, las necesidades de cada auditor en particular, de cada auditoria, y del asunto que se esté examinando. La mayoría de los papeles de trabajo son relativamente directos y objetivos.
SAS No. 1
En el párrafo 338.5 del pronunciamiento sobre normas de auditoria (SAS) No. 1 se pone de manifiesta los lineamientos respecto al contenido de los papeles de trabajo:
Aun cuando la cantidad, la clase o tipo y el contenido de los papeles de trabajo pueden variar de acuerdo a las circunstancias, por lo general deberán incluir o mostrar:
a) Datos suficientes que demuestren que los estados financieros u otra información sobre la cual el auditor esté opinando, estaban de acuerdo con los registros del cliente.
b) Que el trabajo se ha planeado, por ejemplo, usando programas de trabajo, y que el trabajo de los ayudantes ha sido supervisado y revisado, haciéndose indicaciones de que se ha observado la primera norma de trabajo.
c) Que el sistema de control interino del cliente se revisó y evaluó para determinar el alcance de las pruebas a las que se circunscribieron los procedimientos de auditoria, indicándose que se observó la segunda norma de trabajo.
d) Los procedimientos de auditoria que se siguieron y las pruebas que se realizaron para obtener evidencia, indicando que se observó la tercera norma de trabajo. Estos registros puede4n adoptar varias formas incluyendo memoranda listas de recordatorio, programas de trabajo y cédulas.
e) Como se resolvieron o se trataron y en caso de y haberlas, las excepciones y los asuntos anormales revelados al aplicar los procedimientos de auditoria.
f) Comentarios apropiados del auditor en los cuales se indiquen las conclusiones a las que se llegó con relación a aspectos importantes de la auditoria.
REQUISITOS MINIMOS DE CALIDAD EN LOS PAPELES DE TRABAJO
Rasgos Esenciales De Los Buenos Papeles De Trabajo
Lo Que distingue a los auditores con experiencia es su capacidad para producir papeles que contengan toda la información esencial, sin incluir material superfluo.
Un informe de auditoria puede incluir adecuadamente tanto hechos como opiniones, los papeles de trabajo también deben identificar claramente las declaraciones de hechos y las cuestiones de criterio. A medida que el examen progresa, los auditores deberán prever los problemas de redacción del informe, e incluir en los papeles de trabajo comentarios y explicaciones que posteriormente pasen a ser parte del mismo. Si estos papeles de trabajo no tienen relación con la auditoria no deberán conservarse.
El propósito final de los papeles deberá ser el criterio que indique que material se incluye y cual otro se omite por innecesario.
INFORMACION BASICA QUE DEBEN CONTENER
Antes de dar inicio a la preparación y formulación de los papeles de trabajo, el auditor deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones:
O Determinar la necesidad de elaboración de tales papeles en función a los objetivos que se persiguen con la auditoria.
O Planear su diseño de acuerdo con la información a obtener y las pruebas a realizar. En esta etapa vale la pena recurrir a los papeles de trabajo de auditorias anteriores, en caso de que se tuvieren a la mano, a efecto de evaluar la utilidad de aquellos y adoptarlos o adoptarlos a la auditoria a practicar con el ánimo de eficientar el uso de estas herramientas.
O Determinar la eventualidad de que las pruebas de auditoria se lleven a cabo directamente en la información de la entidad auditada e indicar en el programa de auditoria, o en memorándum de auditoria (que hará las veces de papel de trabajo), la naturaleza y alcance del trabajo realizado.
O Evaluar la posibilidad de que la entidad auditada prepare la información a contener la cédula de auditoria (papel de trabajo), diseñada por el auditor, en aras del consiguiente ahorro de tiempo para el auditor.
O Identificar que documentación preparada en forma regular por la entidad auditada puede hacer las veces de papeles de trabajo, con las adaptaciones del caso.
O En caso de auditoria de estados financieros para efectos fiscal, considerar la revisión de este aspecto en el diseño de los papeles de trabajo a efecto de evitar duplicidad en la preparación de estos documentos.
O Tener una mente en el diseño de las cédulas la información que será transferida al archivo de referencia permanente.
O Determinar con una oportunidad la clave de identificación de los papeles de trabajo y las marcas de auditoria a ocupar, de manera que tales papeles se estructuran y crucen debidamente entre ellos y el programa de auditoria en turno y el programa de trabajo de la auditoria en su conjunto.
Se considera que los papeles de trabajo reúnen los requisitos mínimos de calidad cuando contienen la siguiente información:
a) El nombre de la compañía sujeta a examen, una descripción de la información presentada y la fecha de los estados financieros. En ocasiones, no es posible determinar la naturaleza de una cuenta por un simple titulo de la misma, en cuyo caso es conveniente incluir en el papel de trabajo correspondiente una breve descripción del manejo de dicha cuenta y de lo que el saldo de la misma representa.
b) La firma o inicial de la persona que lleva a cabo el trabajo correspondiente y las de quienes lleven a cabo el proceso de supervisión en sus diferentes niveles, así como las fechas correspondientes. La inclusión de firmas o iniciales no sólo constituye un medio para fijar responsabilidades, sino también facilita la supervisión.
c) La identificación completa de la fuente de información incluyendo el nombre y la jerarquía de los empleados entrevistados, así como la descripción de los registros y la documentación comprobatoria consultados. La importancia de este dato es, por varias razones, primordialmente: En primer término, la clara identificación de los empleados entrevistados(revelando el puesto que actualmente ocupan) y de la documentación y registros consultados, constituye una excelente guía de auditorias subsecuentes, puesto que el auditor podrá rápidamente orientar sus esfuerzos hacia el personal y la documentación indicados.
d) Un adecuado sistema de índices dentro del conjunto de papeles de trabajo. Los dos ejemplos más comunes, son los índices que relacionen a las cédulas o análisis que contienen los saldos de las cuentas con la balanza de comprobación, y los índices correspondientes a cifras que se relacionan entre sí en dos o más cédulas y análisis.
e) Los métodos de verificación empleados, que contendrán en detalle las notas y explicaciones acerca del trabajo de auditoria llevado a cabo, así como las razones que le asistieron al auditor para aplicar ciertos procedimientos de auditoria y para omitir otros. Para definir la naturaleza y alcance de los procedimientos aplicados en cada fase del examen, se puede utilizar programas formales de trabajo, o se pueden incluir comentarios y anotaciones en análisis, cédulas, memoranda, etc.
f) La extensión o alcance de los procedimientos de verificación. Cuando se lleven a cabo pruebas selectivas deberá mostrarse la extensión o alcance de las mismas.
g) Marcas o símbolos estandarizados que identifiquen determinados procedimientos de auditoria de carácter ordinario y recurrente, evitando así continuas explicaciones acerca de los mismos.
h) La conclusión o conclusiones a las que se hubiere llegado. Este es, quizá uno de los aspectos de importancia vital en los papeles de trabajo, y al igual que desgraciadamente no se le ha dado la atención que merece. Para ilustrar este aspecto que como se dijo, es de vital importancia, presentaremos a continuación ejemplos de conclusiones:
Cédula sumaria de efectivo.
Conclusiones:
“El efectivo en caja y bancos es de una disponibilidad inmediata, no estando sujeto a restricción alguna, consideramos que los saldos arriba indicados reflejan razonablemente el efectivo en caja y bancos en poder de la compañía al 31 de diciembre de 2000 - Conclusiones.- que a la luz de los requerimientos mensuales promedio, el saldo en bancos es excesivo para las necesidades de la compañía, pudiéndose efectuar inversiones temporales en valores de realización inmediata.
Cédula sumaria de cuentas por cobrar.
Conclusiones :
“A la luz del estudio llevado a cabo de los saldos por cobrar clasificados por antigüedad, de las discusiones con el jefe de crédito y cobranzas, así como el examen de confirmaciones, de cobros posteriores y correspondencia, consideramos que, después de haber incrementado en $200,000 la estimación para cuentas de cobro dudoso, dicha estimación es razonable para las necesidades de la compañía.”
Los papeles de trabajo, incluyen toda la evidencia reunida por los auditores para mostrar el trabajo que han hecho, los métodos y procedimientos que han seguido, y las conclusiones a que han llegado.
De esta manera se entiende por papeles de trabajo, el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contienen los datos e información obtenidos por el auditor en su examen, así como la descripción de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinión que emite al suscribir su informe.
Esta documentación sirve, por una parte, de base para el dictamen o el informe que el auditor rinde como resultado de su trabajo; y por otro lado constituye la evidencia del examen realizado, así como la extensión y profundidad de sus investigaciones. Los papeles de trabajo son el mejor argumento de que puede disponer el contador público para su defensa, en el caso de que se pudiera tachar de negligencia o incompetencia profesional.
Toda la actividad del auditor, desde la balanza de comprobación, que fue el origen del balance, hasta los informes y dictámenes que rinde como resultado de su trabajo, forman el, o los legajos que integran los papeles de trabajo relativos al ejercicio cuyo balance final se examina y dictamina.
CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo se clasifican en dos grandes grupos:
O Archivo de referencia permanente
O Legajo de auditoria
La naturaleza de los diversos datos que deberán consignarse en los papeles de trabajo obliga a pensar en una clasificación de los mismos para que en cada uno de ellos en especial se hagan las anotaciones que correspondan a ese asunto, pues con ello se obtiene una facilidad para poder acumular únicamente los datos conectados en cada punto en pertiguear y así llegar a ciertas conclusiones. Así mismo se requiere que los papeles de trabajo que sean clasificados, para que en el momento que se haga indispensable consultarlos, bien sea antes, o después de haber concluido el trabajo, dicho proceso también este revestido de una sencillez.
La idea de que los papeles de trabajo queden agrupados en una forma clasificada que rápidamente puedan ser localizados no solo por la persona que los elaboró, sino por cualquier otra.
La clasificación de los papeles de trabajo deben obedecer un orden y colocación especifica fácil y accesible, pues la misma naturaleza de la auditoría tiende a una sistematización ordenada y uniforme.
No existe un criterio uniforme ni en los tratadistas, ni en auditores respecto a una clasificación concreta de los papeles de trabajo, pues dicho aspecto puede abordarse de distintas maneras y llegar a conclusiones diversas. Para muchos contadores públicos la materialidad requieren de que estos se formulen en hojas de papel especializadas para el tipo de datos específicos que se están acumulando y usar hojas en blanco, hojas rayadas, cuadriculadas, de columnas, copias de los ejemplares de la hoja de trabajo formulada por los empresarios de la empresa, copias de las relaciones de las cuentas que figuran en los estados financieros también elaborados por el personal de la negociación estimando que mediante este sistema cada asunto debe quedar contenido en un tipo de papel especial.
La mayor parte de los contadores públicos se pronuncia por la idea de que los papeles de trabajo tengan una uniformidad de carácter exterior, es decir, que sean iguales de tamaño, bien sean sencillos o doblados, aunque por otro lado tampoco hay uniformidad para escoger hojas sencillas de 7 o 8 columnas o dobles de 14 o 16 columnas, ni tampoco existe una igualdad de opinión respecto al tamaño preciso de las hojas, ni al color de las mismas.
Como se ha indicado con anterioridad, la naturaleza de los datos que deben pasarse a los papeles de trabajo es de diversa índole y como se requiere formular hojas o cédulas especiales para cada asunto diferente surge la necesidad de clasificar los referidos papeles desde el punto de vista de los datos que se incorporan a los mismos.
Una de las clasificaciones más importantes es la que se refiere a dividir en dos grupos principales los referidos papeles de trabajo y tomando en cuenta el hecho de que la información vaciada a los mismos sea duradera o permanente y el otro grupo esta constituido por cédulas que única y exclusivamente proporcionan datos de carácter más momentáneo o transitorio que está referidos precisamente al trabajo en particular que se efectúa en un momento dado.
Con el propósito de hacer más explicativo la clasificación mencionada se va a indicar a título de ejemplo las diversas cédulas que tendrán que formularse y que forman parte del grupo que ha quedado definido como archivo permanente o expediente continuo de Auditoría.
Datos relacionados con la historia de la compañía:
1. Escritura Constitutiva de la Compañía: Deberán acumularse los datos referentes a la forma en que quedo suscrito y exhibido el capital de la sociedad, indicando si quedo formado por acciones comunes o por estas y por otro grupo de acciones preferentes y de que valor nominal son cada una de estas.
2. Escrituras de modificaciones a la Constitutiva: Frecuentemente las compañías toman ciertos acuerdos que implica el cambio de alguna o algunas de las bases anotadas en la escritura de constitución de la sociedad y esas modificaciones pueden ser de gran importancia por lo que será procedente hacer un resumen similar al descrito en el párrafo anterior; generalmente se trata de acuerdos para aumentar o disminuir el capital para convertir las acciones preferentes en comunes para combinar el régimen de administración, para fijar nuevas bases para la distribución de utilidades y otras muy similares a las citadas, que también tienen enorme importancia para conocer cual ha sido la historia de la empresa desde la fecha de su constitución hasta el momento en que se le están revisando sus cuentas.
3. Actas de Asambleas Generales de accionistas
Los acuerdos tomados por este órgano social tienen gran importancia y trascendencia en la forma en que deben manejarse ciertas cuentas y en ot5ras ocasiones se establecen las bases para las remuneraciones a los administradores, a los comisarios, directores o a los gerentes: de las compañías y por ello es conveniente tomar nota de todos los puntos conectados con este asunto y formar una cédula que nos permitirá tener siempre presente las normas aprobadas por la Asamblea en relación con algunos de los puntos descritos u otro de naturaleza similar.
4.Actas del Consejo de Administración.
Según la naturaleza de las facultades que haya conseguido la Asamblea al Consejo de Administración, es muy probable que en el seno del consejo pudieran tomarse acuerdos similares. En otras ocasiones el consejo de administración es la autoridad que acuerda o decide respecto a la forma o términos en que debe procederse para la realización de los negocios y dichos acuerdos tienen gran significación para cerciorarse si han sido o no llevados acabo en la forma prescrita que bien pueden referirse exclusivamente a la política en general del manejo o a datos concretos para la celebración de dichos contratos.
Organización contable. Datos relacionados con los sistemas de registro de las operaciones:
1. Catálogo de cuentas e instructivo para el manejo de la administración
2. Libro y registros.
3. Formas y su uso.
4. Documentos contabilizados.
5. Instructivo relacionado con la forma que debe procesarse al manejo de las cuentas de los libros y de los documentos con los cuales se van a registrar las operaciones.
6. Procedimientos para la determinación de los costos de producción.
7. Instructivo para el manejo de las operaciones en tramitación de las mismas, con lo cual se desea lograr un control interno.
Control interno:
1. Organigrama de la compañía.
2. personal de la compañía, su puesto y modelo de sus formas e iniciales indicando quienes firman cheques, autorizaciones de compra, etc.
3. Memorándums de control interno.
4. Cuestionarios de control interno y progresa de trabajo.-Dentro de esta clasificación deberán formar parte del archivo permanente el cuestionario de control interno que formulara el auditor junto con las contestaciones que le hubieran dado a dichos cuestionarios, indicando los nombres de las pesonas que hayan sido interrogadas y las consideraciones especiales que sobre el particular haya hecho directamente el auditor o el personal que de este dependen.
5. Objetivos del control interno.
Características de la compañía:
1. Tipo de empresa.
2. Clase de productos
3. Forma de operación.
Situación fiscal:
1.La lista de los diversos impuestos que gravitan sobre la compañía, tales como especiales o impuesto sobre la renta, impuesto sobre ingresos mercantiles, impuestos prediales, etc. Así como las exenciones de que goza.
2. Análisis y reservas para impuesto sobre la renta y remanentes por años.
4. Conciliaciones entre la utilidad contable y la fiscal por años.
5. Correspondencia con autoridades fiscales.
6. Declaraciones e I.S.R.
Informes y cartas de observaciones:
1. Estados financieros.
2. Cartas.
Auditoría:
1. Programa de trabajo
2. Memorándum de peculiaridades respecto a la auditoría
3. Modelas de cartas que envían cada año en la auditoría.
4. Comparación de tiempos reales y estimados.
Lista de papelee en desuso:
Cuadros y manuales de organización, evolución histórica de los mismos.
Manuales de procedimientos y de operación, evolución histórica de los mismos.
Sistemas de operación en uso,
Copia o extracto de los principales contratos con los que está obligada la entidad; como por ejemplo: arrendamiento, compras, o suministro de materiales, ventas, préstamos, servicios a prestar o a recibir, asistencia técnica, comisión, concesión.
Análisis de los principales indicadores financieros, estadísticas de rubros importantes (ventas, compras, inventarios, volumen de personal, volúmenes de operación) así como de cambios en las cuentas del capital contable.
Evolución de las cuentas de activos capitalizables y su correspondiente depreciación y/o amortización.
Copias de informes de auditorias anteriores y de cartas sobre el control interno de la entidad, respuestas de la entidad a los informes o cartas de auditoria.
Programa general de trabajo de la auditoria y evolución del mismo.
Obligaciones fiscales y legales a que está sujeta la entidad.
Copia del sistema de información gerencial en uso de la entidad y evolución del mismo.
Los grupos anteriores no deben considerarse como limitativos, sino con el carácter de enunciativos, pues seguramente en algunas empresas habrá peculiaridades que requieran de la incorporación de otro ú otros grupos ó bien que impliquen una subdivisión respecto a los que acaban de citarse.
Con el propósito de localizar fácilmente y en cualquier momento de los diferentes papeles de trabajo que se hayan formulado para formar parte del archivo permanente se requiere hacer una clasificación de los mismos, anotando en forma fácil de ver él simulo que identifique cada uno de ellos y así mismo agregando un índice en el que se muestren listos los diferentes capítulos que constituyen el archivo permanente y el símbolo que les corresponda.
Como su nombre lo indica, en el archivo permanente deben conservarse las cédulas que no sólo interesan para la auditoria del balance que se practica, sino también para las que en lo sucesivo se hagan. Contiene información de interés continuo que se extiende más allá de cualquier periodo de auditoria en particular. En la parte introductoria de este archivo se incorporará una cédula que hará las veces de índice contenido que indicará las distintas secciones que lo integran mismas, que a su vez se irán conformando en secuencia cronológica conforma se va recopilando información; en función a ello resulta indispensable planear con oportunidad la información a contener previendo así el crecimiento de este archivo. Por conveniencia práctica, es aconsejable agrupar sus notas y documentos por asuntos, marcándolos con letras claves que los identifiquen.
La actualización del archivo de referencia permanente se irá efectuando conforme avance la auditoria y se determine nueva información a incorporar. Resulta indispensable que al cierre de la auditoria se haga una revisión a este archivo para cerciorarse que se ha integrado a él toda la información que, a juicio del auditor, se considere conveniente mantener.
Legajo de Auditoria.
Es el conjunto de papeles de trabajo que soportan al resultado de la auditoria en proceso o de una auditoria concluida. También en este caso, en la parte introductoria del legajo se incorporará una cédula que hará las veces de índice o contenido que indicará las distintas secciones que lo integran. La organización de este legajo deberá ser en orden al índice referido.
TIPOS DE PAPELES DE TRABAJO.
Planes De auditoria, programas de auditoria, cuestionarios, cuadros de flujo y hojas de agenda.- La hija de agenda es poco más que una hoja de notas en la que se registran para aclaración los puntos dudosos, los comentarios sobre partidas que no se han terminado, y las cuestiones que tratar con el cliente. La hoja de agenda contendrá las iniciales de las personas que los investigaron, y unas explicaciones completas en cuanto a su aclaración o sus referencias cruzadas adecuadas con otros papeles de trabajo que presentan su tratamiento final.
Hoja de trabajo - Balanza de prueba.- Es una cédula en la que se listan los saldos de todas las cuentas del mayor general por el año actual y el anterior, con columnas para los ajustes y reclasificaciones de los auditores y para las cantidades finales que figuran en los estados financieros.
TIPOS DE HOJAS DE TRABAJO
Los estados financieros. Los papeles de trabajo en el estado financiero contienen la exposición formal por escrito que el auditor hace de los estados financieros del cliente, en la forma a la cual el auditor adjuntara a su dictamen. Estas hojas de trabajo son los originales de las copias remitidas al cliente.
El dictamen. La hoja de trabajo del dictamen contiene la opinión profesional del auditor sobre los estados financieros, emitida por escrito. Esta hoja es un resumen de sus hallazgos de auditoría.
El programa de auditoría. La hoja de trabajo del programa de auditoría enumera los pasos o etapas que componen auditoría. Puede ser elaborada por el socio encargado de la auditoría antes de que el personal se presente en las oficinas del cliente, o bien el personal puede irla elaborando sobre la marcha conforme va elaborándose la auditoría.
Su propósito es guiar al auditor en su examen de cumulo de datos pe4riodicos de contabilidad, de una manera que garantice:
1- que todas las pruebas exigidas sean debidamente examinadas
2. - que no se duplique ningún esfuerzo de auditoria
3. - que el refuerzo de auditoría se lleve a termino dentro de las limitaciones de profundidad y tiempo que el auditor juzgue conveniente.
El programa de auditoría es de utilidad para organizar los esfuerzos del equipo de auditoría en las auditorias efectuadas el equipo existe la posibilidad de que el socio emita un dictamen inadecuado debido a una de dos posibles razones ya sea por falta de supervisión por los miembros del personal por trabajo inaceptable de auditoria por algunas de los miembros del equipo, que de por resultado una deficiente comunicación de la evidencia de auditoría al socio encargado.
La balanza de Comprobación.- El auditor toma los datos de contabilidad que constituyen los estados financieros del cliente y los asienta en una hoja de trabajo en forma de balanza de comprobación. Esta hoja de trabajo se convierte en columna vertebral de los papeles o cédulas de trabajo de la auditoria, ya que en forma sintética resume todos los hallazgos de auditoria de la siguiente manera: 1) todos los ajustes de auditoria aparecen en las columnas de ajuste de esta hoja de trabajo y 2) cada cuenta resumida en balanza de comprobación se pasa a las columnas de los estados financieros, pero sólo después de haber sido total y satisfactoriamente sometida a auditoria. Muchos auditores acostumbran asentar también en esta hoja de trabajo las cifras de comprobación correspondientes al periodo anterior.La comparación de ambos periodos brinda al auditor una perspectiva adicional desde la cual juzgar la razonabilidad de las balanzas a la sazón sujetas a auditoria.
Los ajustes de auditoria.- Unservicial complemento a la hoja de trabajo de la balanza de comprobación es una lista o relación de ajustes de auditoría, enumerados en hoja aparte. Esta hoja de pormenoriza y explica cada uno de los asientos consignados por el auditor en la balanza de comprobación.
Evaluación del control interno.- El auditor prepara además, en una hoja de trabajo, una evaluación del sistema de control interno de contabilidad de su cliente. Emplea esa evaluación para determinar la cantidad de prueba de auditoria a que necesitará someter los registros de contabilidad de dicho cliente.
Para efecto se utilizan formas de evaluación. La forma narrativa consiste describe el equipo y personal de contabilidad en funciones, así como los sistemas y procedimientos en uso.
La segunda forma de evaluación es el cuestionario sobre el control interno en contabilidad. Por lo general exige respuestas afirmativas o negativas a cierto numero de preguntas relacionadas con el control contable interno.
El control interno en la contabilidad también puede evaluarse en forma gráfica por medio de un diagrama de recorrido. Esta modalidad de evaluación traza en forma gráfica el recorrido que la información y los documentos siguen entre aparatos y personas.
Otras hojas de Trabajo.- Los papeles de trabajo de auditoria contienen hojas o cédulas de trabajo que describan el ambiente contable de la empresa cliente. Entre los ejemplos típicos de esas hojas de trabajo figuran sin tesis o selecciones de los procedimientos y principios de contabilidad observados en la compañía. Los datos obtenidos ala examinar las pruebas de contabilidad del cliente también se sintetizan en cédulas de trabajo sumarias.
El cliente proporciona a los auditores una hoja de balanza de prueba después de que todos los asientos normales de fin de año se han registrado. Antes de aceptar la balanza de prueba para sus papeles de trabajo los auditores deberán localizar las cantidades en el libro mayor general, como evidencia de que se han incluido todas las cuentas de mayor en la balanza de prueba preparada por el cliente.
Hojas de agrupamiento.- Son papeles de trabajo con encabezados de columnas similares a los de la hoja de balanza de prueba. Se disponen hojas de agrupamiento por separado (que también se llaman cédulas guía o cédulas de resumen) para combinar cunetas similares.
Todas las columnas de las hojas de agrupamiento se totalizan, después los totales de las columnas se recapitulan en una hoja de trabajo-balanza o en una hoja de trabajo para cuentas de resultados según sea conveniente. Estas dos hojas de trabajo también tienen encabezados columnares idénticos a los de la hoja de balanza de prueba. La hoja de trabajo que resume todas las hojas de agrupamiento para el activo, el pasivo y el capital contable de los propietarios, y la hoja de trabajo para las cuentas de resultados, que resume todas las hojas de agrupamiento para las cuentas de productos y gastos, constituyen los papeles de trabajo básicos que apoyan al balance general y al estado de rendimientos que figuran en el informe de auditoria.
Papeles de trabajo para cálculos.- Es otro tipo de papel de trabajo de apoyo. En enfoque de los auditores a la comprobación de ciertos tipos de cuentas y otras cifras consiste en hacer un cálculo independiente, y comparar sus resultados con las cantidades que muestran los registros del cliente.
Copias de las actas, y los registros y documentos.- Durante el curso de una auditoria los auditores pueden reunir mucho material puramente explicativo para justificar su informe.
Cartas de salvaguarda proporcionadas por los clientes.- Los auditores tienen la costumbre de recibir cartas de salvaguarda de los clientes respecto a cuentas y documentos por cobrar, inventarios y otras cuestiones. Generalmente estas toman la forma de cartas dirigidas a la firma de auditores, firmadas por funcionarios de la compañía cliente, y que contienen declaraciones en cuanto a la corrección y autenticidad de las cantidades y precios de inventario, lo completo y lo correcto de las obligaciones registradas en el balance general, y cualquier otra cuestión respecto a la cual los auditores consideran adecuado obtener esas salvaguardas.
Cartas de los abogados.- Las cartas de los asesores legales del cliente dirigidas a los auditores son un tipo de papel de trabajo cada vez más importante. Los funcionarios del cliente deberán solicitar de los asesores legales de la compañía que proporcionen a los auditores una descripción y
evaluación de los litigios pendientes o que amenacen, que impliquen a la compañía, y de las reclamaciones no definidas e indemnizaciones contra la compañía y de las reclamaciones no definidas e indemnizaciones contra la compañía que los funcionarios del cliente consideren que pueden aseverarse y que razonablemente pueden tener un resultado desfavorable para la compañía.
