CONCEPTO DE CEDULA
Cédulas de auditoria. Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeto a su examen.
Es una o varias hojas que constan cifras y conceptos sobre los que se aplicaron uno ovarios procedimientos de auditoría .
Clasificación de las cédulas.- Desde el punto de vista de grado de análisis con que las cédulas presentan sus datos, se clasifican en:
1.Hoja de auditoría o gran sumaria. Que constituye la base del control de los papeles de trabajo y en la que se destina una columna para cada cédula sumaria. Elaborándose sumaria por cada renglón de situación financiera y de resultados. Los saldos que aparecen por columna en esta cédula deben concordar con las cifras asentadas en los estados financieros.
2. Sumarias. Como su nombre lo indica en ella se resumen las cifras, los procedimientos, las conclusiones u objeciones correspondientes a un grupo de valores homogéneos que están sujetos a revisión y cuya columna de control deber concordar con la que aparece en la hoja de auditoría o gran sumaria. Su diseño por lo regular es uniforme contiene una columna para él numero que tiene la cuenta en la contabilidad, tres columnas para él numero y descripción de la cuenta; una columna para los saldos indicados en la contabilidad del cliente a la fecha de revisión y por ultimo tantas columnas como cuentas agrupen la sumaria para efectos de control.
3. De análisis o de detalle. En este tipo de cédulas es donde se desarrollan todos los procedimientos programados para la revisión de una cuenta su función consiste en respaldar las cédulas sumarias por lo que deben contener el mayor numero de datos útiles que sea posible, la cual nos ahorra tiempo en la supervisión y nos da una evidencia necesaria par afundar una opinión. Estas cédulas no tienen diseño uniforme pues se van elaborando a medida que se va avanzando en el trabajo y de acuerdo a las necesidades imperantes en cada coso en particular.
5. De subanalisis. Es la que contiene procedimientos adicionales hechos sobre una parte de las cifras o conceptos sobre los que se trabaja en la de análisis. Se debe tener en cuenta que cualquier error contenido en estas cédulas no se haya corregido, quedara comprendido o se pasara a las cédulas de análisis y de estos a las sumarias y a la gran sumaria y de estos al informe y el acta.
6. De ajuste y/o reclasificación. Estas cédulas se elaboran en un rayado semejante a un libro diario asentando todos los asientos de ajuste y reclasificación en forma progresiva y haciendo referencia expresa de las cuentas que las producen seguidos de una clara y concisa redacción para que el encargado de la contabilidad del cliente proceda a correr dichos asientos.
7. Observación. Estas cédulas se obtienen como resultado de las investigaciones llevadas a cabo tanto en el análisis de control interno como en el de las demás cuentas de la empresa y normalmente en una cédula determinada.
El auditor debe juzgar cada punto de estas cédulas para determinar si se incluyen en el informe final o solamente en la carta de sugerencias o si solo amerita una aclaración verbal.
En las cédulas únicamente deben asentarse: cifras, datos, hechos y conclusiones que consten efectivamente y no sospechas o simples consideraciones personales o subjetivas, cuando así sea debe indicarse claramente esa situación.
Las cédulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos: tradicionales y eventuales. Las tradicionales, también denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de éstas se encuentran las siguientes: Cédulas Sumarias; resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación; y Cédulas Analíticas: detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria.
El segundo tipo de cédula de auditoria –eventuales- no obedece a ningún patrón estándar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del propio auditor citándose, a manera de ejemplo, las cédulas de observaciones, el programa de trabajo de la auditoria, cédula de asientos de ajuste, etc.
PREPARACIÓN DE CÉDULAS DE AUDITORIA
a) Cédulas sumarias y analíticas
Cédula de auditoria.- Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeto a su examen.
Las cédulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos:
O Tradicionales.- También denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente conocida, dentro de estas se encuentran las siguientes:
Þ Cédulas Sumarias.- Resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.
Þ Cédulas Analíticas.- Detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria. En ellas es donde se consigna el trabajo efectuado por el auditor.
O Eventuales.- No obedece a ningún patrón estándar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del propio auditor citándose:
Þ Cédulas de observaciones
Þ Cédulas de asientos de ajuste
Þ Programa del trabajo de auditoria
Þ Cédulas de reclasificaciones
Þ Confirmaciones
Þ Cartas de salvaguarda,
Þ Cédulas de recomendaciones
Þ Control de tiempos de auditoria
Þ Asuntos pendientes
CEDULAS SUMARIAS Y DE ANALISIS
Se conocen como cédulas sumarias aquellas que reúnen toda la información relativa a determinada partida del balance, de manera que, partiendo de éste, puede llegarse hasta el último elemento que se incluye en la cuenta. Todas y cada una de las partidas del balance corresponden a una cédula sumaria, subdividida en tantas cédulas de análisis como fuere necesario según la naturaleza de cada partida.
INDICE DE LAS CEDULAS
La localización de las cédulas, dentro del conjunto que forman los papeles de trabajo, se facilita por medio de un sistema de índices que las relacione entre sí y las conecte con los estados finales.
Indización.- Es el hecho de asignar índices o claves de identificación que permiten localizar y conocer el lugar exacto donde se encuentra una cédula dentro del expediente o archivo de referencia permanente y el legajo de auditoria. Los índices son notas con lápiz rojo en la parte superior derecha de la cédula de auditoria. La indización (también llamada indexación por algunos auditores) o asignación de índices conlleva, enunciativamente, las siguientes ventajas para el auditor:
O Simplifica la localización, dentro de los papeles de trabajo, de una cuenta, rubro, área u operación sujeta a auditoria o en proceso de auditarse.
O Simplifica la localización de evidencias que soportan el dictamen o informe de auditoria.
O Simplifica la revisión del avance de la auditoria, ya que constituyen un medio de ordenación de los papeles de trabajo.
O Ayuda al control de la auditoria, ya que al asignarse un lugar y clave específica para cada cédula se elimina el riesgo relativo de una eventual duplicidad de trabajo.
O Facilita la secuencia entre auditorias, ya que por lo general trabajos similares se localizarán con el mismo índice.
O Facilita la elaboración del dictamen o informe.
Los índices de auditoria pueden ser de las siguientes clases:
O Alfabéticos
O Numéricos
O Alfanuméricos
Existen variantes de utilización de mayúsculas, minúsculas o combinación de ambas. En fin, la diversidad puede ser tan grande como imaginación tenga el auditor; sin embargo, aun cuando aparentemente sea sencilla la decisión de los índices a utilizar, ésta debe ser definitiva puesto que no resulta nada fácil ni práctico cambiar los índices una vez que éstos han sido ya definidos y consignados en los papeles de trabajo.
Las cédulas sumarias relativas a las cuentas de activo se marcan con letras simples, y las de pasivo, con letras dobles, siguiendo, en ambos casos, el orden alfabético. Por lo que se refiere a la cuanta de pérdidas y ganancias, las cédulas que respaldan la verificación de las partidas individuales, se remuneran progresivamente con una letra clave.
La hoja de trabajo que detalla las cuentas del libro mayor, será marcada, en el renglón que se refiere a cada una de las mismas, con el índice que le haya correspondido a la cédula de análisis o verificación de la cuenta relativa. La hoja de trabajo y las cédulas que detallan los asientos de ajuste que, en su caso formule el auditor deben archivarse en el grupo de papeles relativos al balance bajo un índice convencional y un número consecutivo. Preferiblemente las letras asignadas deben ser dos, y para evitar confusiones, se deben basar en abreviaturas. Tanto la hoja de trabajo como las cédulas de asientos de ajuste deben archivare en primer término en el expediente de los papeles de trabajo relativos al balance general.
REGLAS PARA SU FORMULACION
Antes de su formulación.- Debe estudiarse si es necesario hacerlas; hay ocasiones en que se puede desarrollar unos procedimientos por conceptos y cifras que ya constaten otros papeles de trabajo o añadiendo columnas a los ya existentes.
Se deben aprovechar estados, relaciones y documentación proporcionada por el cliente. Es necesario formular cuadros númericos, relaciones de gastos o de cuentas personales, para sobre ellos aplicar procedimientos de auditoria.
Y por último se debe planear su diseño, es decir el orden en que se deberá ir vaciando los datos, cifras, conceptos y marcas en el cuerpo de la cédula. Debe tomarse en cuenta el orden en que los mismos datos cifras que constaran en los papeles de trabajo deberán quedar pasados en el acta, para que al formular ésta, tales datos se tomen directamente de los papeles de trabajo y en el borrador del acta solo se anote la clave de la cédula de donde se debe tomar. También deben tomarse en cuenta la naturaleza de las operaciones o conceptos que se van a examinar, los procedimientos que se van a aplicar y el objeto que se persigue al desarrollar los procedimientos.
Al formularlas.- Anotar todos los datos en forma de columna, cuando un concepto o una clase de cifras es probable que vaya a aparecer varias veces en una cédula, solo se anota una vez, como cabeza de columna y las cifras que corresponden a este concepto, se van anotando en el cuerpo de la columna. El cumplimiento de esta regla se traduce en: Ahorro de tiempo al formularla; facilidad para integrar las cédulas sumarias y facilidad para la formulación de actas e informe.
El que formula las cédulas tiene a la mano todos los elementos relativos a las cifras, datos y conceptos que esta auditando y que le sirven para hacer sus observaciones y llegar a conclusiones. Se debe utilizar una redacción clara y precisa, Después de escrito un concepto el que hizo la cédula debe reflexionar que quiso decir y sobre todo si esta escrito lo que quiso sino lo debe tachar y volver a hacer la redacción.
Se debe anexar todas las tiras de las tabulaciones hechas y constar en los mismos papeles las demás operaciones aritméticas efectuadas a mano, las que nunca deberán hacerse en papeles sueltos.
Sobre su custodia y guarda.- Una vez formuladas nunca podrán ser destruidas y deben conservarse siempre bajo control directo del auditor.
MARCAS SÍMBOLOS Y TILDES DE AUDITORÍA
Durante el transcurso de la auditoría es necesario expresar el trabajo realizado y en los registros del cliente o en sus papeles de trabajo como constancia de que ya se revisó o con el fin de determinar el grado de adelanto de un determinado trabajo por medio del uso de marcas y símbolos; por ejemplo en el caso de que el auditor se quiera cerciorar de que las cantidades contadas por él durante la observación de un inventario físico se incluyeron en las listas finales del inventario, si se utilizó marcas en la ejecución del trabajo, le será fácil localizar las partidas confrontadas y las pendientes.
El uso de marcas y símbolos facilita en extremo el trabajo pues en algunas ocasiones se pueden expresar mediante notas a los papeles de trabajo procedidos de dichas marcas y símbolos.
Estas notas aclaratorias que se usan para explicar las situaciones que se sentaron en el cuerpo de la cédula ya sean ampliando la información mediante la aportación de nuevos datos o simplemente redactando de una manera más extensa lo anotado con anterioridad, cuando sea indispensable para su mejor comprensión, puede ser de dos clases:
a) Notas relativas al trabajo.
Notas relativas a recomendaciones para el control interno.
DEFICIENCIAS COMUNMENTE ENCONTRADAS.
Papeles de trabajo
` No dejar evidencia que el sistema de control interno existente fue revisada adecuadamente.
` Negligencia al indicar los procedimientos de auditoria que fueron seguidos.
` Omisión de los procedimientos para evaluar los activos fijos e inversiones.
` Carencia de confirmaciones necesatrias, referentes al pasivo y otros compromisos.
` No efectuar comparación entre el costo y el precio de venta y mercado respectivamente.
` Falta de datos de resultados finales en materia fiscal.
` No hacer referencia cruzada de los asientos de ajuste.
` El no incluir en los papeles de trabajo, aquellos que se refieren a operaciones efectuadas por la compañía, con posterioridad a la fecha de revisión.
` El que los datos obtenidos para la preparación del informe, sean incompletos.
Cédula de auditoría
` Falta indicar en algunas cédulas el ejercicio que se revisó,el nombre de la persona que las formulo y la fecha.
` Falta indicar el trabajo desarrollado, el alcance de la revisión conclusiones a que se llego y fundamento legal del rechazo.
` Cuando haya un hecho significativo que afecte varias hojas debe hacerse la explicación completa en la ultima de ellas pero en todas las demás deberá hacerse notar que en la ultima hoja se encuentran la explicación.
` Falta de cédulas resumen rechazados, debidamente cruzados.
` Falta de indices cruzados. Todas las cifras que sean correspondidas ya sean dentro de la misma cédula o en otra deben referirse usando lápiz rojo.
Dejan como papeles de trabajo hojas blancas.
REFERENCIAS A CUENTAS CORRELATIVAS (INDICES CRUZADOS)
Es necesario hacer referencia en ciertas cédulas a otras en las cuales aparece la misma información o cifras, relacionando así los dos aspectos de la operación. A estas referencias, hechas recíprocamente en dos o más cédulas, se llama índices cruzados.
La finalidad que se persigue con los índices cruzados, es la de lograr el mayor número posible de confirmaciones, siguiendo la pista de ciertas cifras dentro de los papeles de trabajo.
La revisión de los papeles de trabajo es tan importante que merece ser considerada como la clave de la auditoria y debe estar y ésta tan estrechamente relacionada con la revisión final de los estados financieros, que difícilmente pueden distinguirse estos dos pasos.
Se necesita un profesional con experiencia y sumamente conocedor para poder conjuntar todo lo relativo a la planeación de la auditoría, el trabajo realizado y lo registrado en los papeles de trabajo, y asegurarse así de que los procedimientos son los adecuados, que se han ejecutado con propiedad, que las conclusiones finales es objetivas y lógicas y que lo que exhiben los papeles de trabajo es base sólida para un dictamen perfectamente respaldado.
Un revisor debe juzgar si la auditoría está completa de acuerdo con el programa y a la luz del resultado de las pruebas realizadas, debe juzgar la calidad del trabajo de auditoria desarrollado, la naturaleza de los juicios y decisiones del cliente y la revisión que de ellos haya hecho el auditor y, finalmente, lo adecuado de lo s papeles de trabajo y del entendimiento que el auditor logra de las operaciones de la empresa, más aún, la naturaleza subjetiva de la mayoría de las auditorias, obliga a que cada parte de ellas sea revisada por otro profesional calificado para determinar si está completa y es lógica.
La revisión de papeles de trabajo es tan compleja, se exige tanto de ella y su importancia es tan crítica, que muchas firmas de Contadores Públicos están constantemente buscando formas de ayudar al revisor, proporcionándole listas de puntos, procedimientos uniformes y boletines de políticas, cuidando que esta labor que requiere un alto grado de juicio individual no se realice como mera rutina. La calidad de la revisión y en consecuencia la de la auditoria, depende en gran parte de la diligencia profesional y sentido de responsabilidad del revisor y no hay forma de sustituir esas cualidades ni compensar su ausencia. Aunque se puede guiar al revisor proporcionándole instrumentos que lo ayuden en su labor, como los mencionados antes, y un claro entendimiento de la lógica de la auditoría, no se le puede revelar de la responsabilidad de entender todo lo que necesita entender para estar en posibilidad de dar una opinión sobre los estados financieros.
La revisión no es en la práctica tan fácil y tranquila como parece en teoría. La naturaleza exacta de lo que representa la revisión por un gerente o socio o responsables de la auditoria ha tenido, en la historia, varias interpretaciones: hace muchos años representaba una crítica académica tanto de los atributos del personal que los había preparado como del contenido de los papeles. En años más recientes, algunos auditores ponen más énfasis en la protección que pueden tener con sus papeles de trabajo en caso de juicios, otros los ven como un instrumento para definir responsabilidades y otros, finalmente, los ven como un apoyo para sus juicios.
Cuales quiera que sean los propósitos de la revisión, su objetivo primordial debe ser el de asegurarse que la lógica de la auditoria es completa y está adecuadamente documentada. La lógica, basada en la ecuación de la auditoria, requiere que los papeles de trabajo muestren evidencia de que se entendieron, comprobaron y evaluaron los sistemas fundamentales, de que el resultado de la evaluación se tradujo explícitamente en un programa de procedimientos de auditoría corroborados, de que el resultado de éstos corroboró la evidencia de las cuentas o condujo a explorar las diferencias; y de que el resultado de todo el trabajo apoya cada uno de los datos que se revelan en los estados financieros
La lógica debe ser revisada por un contador(el auditor encargado) quien debe asegurarse de que directa o indirectamente los papeles de trabajo en realidad apoyan las conclusiones de la auditoria, y debe investigar y explicar no eliminar aquellos papeles de trabajo que no cumplan con este objetivo. El auditor que revisa puede delegar una parte de su trabajo, siempre y cuando sea un sector o segmento bien definido dentro de la lógica de la auditoria; por ejemplo: la evidencia de que los inventarios físicos fueron adecuadamente tomados es parte de la lógica de la auditoria y el revisor de los apele debe cerciorares de que estos contienen la evidencia de la existencia de los inventarios; pero puede pedirle a orto auditor competente que les revise en detalle para asegurarse de que están completos en cuanto a las pruebas de recuento, a las pruebas de costo, y alas cifras de resumen.
Las buenas auditorias no se realizan por casualidad. , Cada auditoria es una complicada combinación de actividades que requieren coordinación y programación meticulosas y ni él mas experimentado auditor obtendrá los mejores resultados si no organiza bien a su personal y administra bien su auditoria.
Los papeles de trabajo constituye él más importante medio a través del cual se lleva a cabo el proceso de supervisión en sus diferentes niveles; cabe mencionar que estos no solo contribuyen a reunir los elementos de juicio necesarios para poder expresar una opinión acerca de los estados financieros tomados en su conjunto; frecuentemente, si dichos papeles no han sido planeados con imahinacion, visión e ingenio, darán lugar a la observación de una serie de deficiencias de carácter financiero o administrativo que a su vez originen comentarios de carácter constructivo presentados en beneficio del cliente.
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· COMISION DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PUBLICOS
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· AUDITORIA I
JUAN RAMON SANTILLANA GONZALEZ
EDITORIAL ECAFSA
· AUDITORIA IV
JUAN RAMON SANTILLANA GONZALEZ
EDITORIAL ECAFSA
Þ AUDITORÍA PRÁCTICA
LUIS RUIZ DE VELASCO
C.P. ALEJANDRO PRIETO
C.P. ANDRES VEGA
EDITORIAL BANCA Y COMERCIO
Þ CONOCE LAS AUDITORIAS
SANTILLANA GONZALEZ
ECAFSA
Þ PRINCIPIOS DE AUDITORIA
WALTER B. MEIGS
EL
EXAMEN
DE LA INFORMACION FINANCIERA
3ª parte
