2ª parte
Fundamentalmente hay poca diferencia entre pagos anticipados y activos tales como los inventarios, la planta y el equipo, la planta y el equipo y los tangibles: todos constituyen costos que no se han devengado y de los que se espera un beneficio futuro. Con frecuencia se supone que los pagos anticipados son menos rápidamente realizables que el inventario o el equipo, pero esto no ocurre siempre así: puede ser más fácil convertir en efectivo los derechos contractuales al cancelar una póliza de seguro, que si se tratara de una propiedad tangible construida a la orden y para un solo propósito.
La distinción entre pagos anticipados y cargos diferidos se basa en la diferencia entre circulante y no circulante, modificada por la costumbre y por la importancia (los seguros pagados por anticipado, por ejemplo, y muchos tipos de depósitos no expiran en períodos mayores de un año). Los gastos pagados poR adelantado, normalmente, no son importantes en los estados financieros y algunas veces se incluyen en ellos otras partidas no circulantes de poca importancia, simplemente por conveniencia. Si los costos diferidos son de importancia y expiran en el curso de varios años, se clasifican como cargos diferidos no circulantes. (Los casos más comunes suelen ser los gastos de preoperación diferidos).
DETERMINACIÓN DEL COSTO O GASTO INCURRIDO
El costo de la adquisición es “...la cantidad de efectivo desembolsado o el valor real de otros activos dados en pago...(o) el valor de las cantidades que habrán de pagarse” para adquirir un activo o un servicio (Véase “costo” anteriormente). En la mayoría de los casos se conoce ese importe al momento de efectuar la operación. Las compras de los bienes y servicios se facturan a precios específicos y en condiciones dadas y se pueden cotejar las facturas contra los pedidos u otros documentos comprobatorios. Los salarios sueldos, impuestos, rentas, regalías, intereses y costos similares se acumulan de acuerdo con los contratos, estatutos u otras especificaciones y pueden acumularse en los términos de tales documentos. Cuando se cubre una reclamación por un seguro o una garantía, se específica la cantidad y se llega a un acuerdo sobre ella.
Los problemas respecto al importe con que deben registrarse pueden surgir si el precio de factura no es igual al costo en que se incurrió, por descuentos o gastos adicionales como fletes o seguros sobre bienes comprados, o si por alguna razón se desconoce el precio y debe estimarse (como en el caso de siniestros por pagar por las compañías de seguros de daños); ambos tipos de problemas se comentan en lugar apropiado más adelante en ese capítulo. Las dudas más serias respecto a cuánto hay que registrar surgen si varios activos se adquieren en “paquete” o si no es posible determinar de inmediato el “valor razonable de otros activos dados en pago” que se presentan cuando se adquieren negocios; esto se aborda en detalle en el capítulo 17 al tratar sobre combinaciones de negocios.
IMPORTE DEL GASTO DEVENGADO
Contabilizar los costos que se devenguen en coto plazo es relativamente sencillo, puesto que el gato se registra cuando se incurre en el pasivo, o en el período corto y específico de tiempo; definir cuándo se devenga en los casos en que se interviene un plazo muy amplio, presenta alguno de los problemas más complicados y difíciles dentro de la contabilidad. La expiración del costo relacionado con estimaciones de costos futuros se cubre en este capítulo; las que se relacionan con los inventarios, activo fijo e impuestos sobre renta se cubren en capítulos subsecuentes.
PRINCIPIOS APLICABLES A PARTIDAS ESPECÍFICAS
Los principios de contabilidad hasta aquí descritos, son aplicables en lo general a un segmento amplio de costos. El resto de esta sección sobre principios de contabilidad describe los que afectan a las partidas más importantes de un segmento típico de compras.
COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR
Las compras de activos y servicios que se pagan en efectivo cuando se adquieren, causan pocos problemas contables: el importe del efectivo pagado fija el costo y la naturaleza del desembolso generalmente su clasificación como activo o como gasto.
Las compras hechas en cuenta abierta a los proveedores, también causan pocos problemas: el costo debe registrarse siempre neto sin descuentos mercantiles que son esencialmente recursos de negociación de precios y no deben registrarse en las cuentas. En principio los costos deben también registrarse netos de descuentos por pronto pago, estimando los que intente tomar; sin embargo, son generalmente de poca importancia y registrarlos sobre bases estimadas es problemático. A este respecto se usan dos prácticas comunes que son aplicables en general si se usan en forma consistente: 1) registrar los costos y las cuentas por pagar sin deducir los descuentos por pronto pago y registrar los descuentos que se tomen como un ingreso misceláneo, o 2) registrar el costo y la cuenta por pagar a su valor neto considerando los descuentos estimados y registrar los descuentos no tomados como un gasto misceláneo, la segunda es preferible.
Las facturas comúnmente muestran costos pormenorizados, con cargos globales por impuestos, fletes, seguros y otras partidas; en principio, estos cargos son parte del costo de adquisición de los bienes o servicio recibidos y deben prorratearse entre las partidas individuales dentro de la factura, pero tal distribución es generalmente complicada en la práctica y con frecuencia el costo adicional se registra separadamente, pudiendo registrare como gastos dentro del período de adquisición. Un procedimiento aceptable en la compra de materiales es aumentar al costo de todas las partidas un porcentaje fijo para costos “indirectos de compra” y conciliar periódicamente los cargos indirectos estimados contra los reales.
DOCUMENTOS POR PAGAR Y OTRAS EVIDENCIAS FORMALES DE ENDEUDAMIENTO
Se usa una gran variedad de documentación o evidencia formal al contraer deudas por las compras de bienes o servicios o por actos relacionados con ellas:
Algunas veces se expiden documentos por pagar a corto plazo a los proveedores o terceros, para financiar inventarios o cuentas por cobrar.
Con frecuencia se usan las letras de cambio para financiar compras locales por períodos cortos y pueden emitirse sobre facturas individuales o estados de cuentas mensuales. Las letras tienen fechas de vencimiento establecidas, pueden descontrolarlas el proveedor que las recibe y se presentan para pago por medio de bancos. De ordinario no presentan gravamen sobre los bienes adquiridos.
Las cartas de crédito comerciales se usan excesivamente para financiar importaciones. La carta de crédito es una garantía dada por el banco que extiende crédito a un comprador, en cumplimiento de las condiciones estipuladas, serán cubiertos cuando se presenten al cobro. Los giros que expide el vendedor contra una carta de crédito pueden ser a la vista o a plazo; los giros a la vista requieren que el pago a su presentación; los giros a plazo son, por costumbre, descontados por el vendedor de la mercancía en su propio banco, el cual envía los giros para la aceptación y pago a la fecha de su vencimiento al banco que expidió la carta de crédito. El banco del comprador paga los giros a la vista y acepta los giros a plazo sobre la base de los documentos de embarque que demuestran la recepción de la mercancía.
Las compras de bienes y servicios amparadas con documentación formal de endeudamiento siguen los mismos principios generales que las compras en cuenta abierta: se registran al costo - el precio de factura o la cantidad que se debe -.El costo excluye los intereses incluidos en los instrumentos que los contienen o en los documentos descontados.
Muchas de las operaciones documentadas con giros y letras de cambio pueden apartarse, en su registro de la práctica usual de registrar las compras y las cuentas por pagar cuando se reciben los bienes o servicios y es necesario regístralas en “mercancías en tránsito” y “giros o documentos por pagar”, para su control y para asegurar el registro oportuno de los costos y de los pasivos en que se haya incurrido.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE CONTROL INTERNO DEL CICLO DE COMPRAS.
Para efectos de este ciclo se han identificado 18 objetivos específicos de control interno, los cuales de acuerdo con los lineamentos establecidos en el boletín 3050 relativo al estudio y evaluación del control interno, han sido clasificados en cuatro clases como sigue:
· De autorización
· De procesamiento y clasificación de transacciones
· De verificación y evaluación
· De salvaguarda física
a) Objetivos de autorización
Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, estos objetivos para este ciclo son:
B) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Estos objetivos para el ciclo de compras son:
C) Objetivos de verificación y evaluación
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de compras son:
D) Objetivos de salvaguarda física
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son:
OBJETIVOS DE AUTORIZACIÓN
OBJETIVO 1:
Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración. En los criterios de selección de los proveedores que utilizan las empresas, éstos deben especificar estándares para los proveedores potenciales, respecto a asuntos tales como.
· Capacidad actual y potencial así como disponibilidad para proporcionar calidad y cantidad de las mercancías o servicios requeridos, entrega oportuna de éstas y servicio.
· Precios competitivos, descuento por volumen y condiciones de crédito.
· Restricciones legales.
· Las políticas que tenga la empresa acerca de las transacciones que se celebra con compañías afiliadas, conflictos de intereses, etc.
Ejemplos de las técnicas para lograr el objetivo 1.
· Políticas por escrito para la selección de proveedores.
· Bases de datos, como listas de proveedores aprobados o archivo maestro de datos.
· Procedimientos específicos para añadir cambiar o eliminar información de las bases de datos.
· Técnicas para probar la confiabilidad de las bases de datos como las siguientes.
A) Especificar que los cambios en archivos sean aprobados por escrito o por personal autorizado.
B) Uso de formas estándar prenumeradas para documentar los cambios a las bases de datos de los proveedores, controles físicos sobre el acceso a dichas formas y conciliación de las formas usadas con los cambios realmente efectuados.
C) Revisión y aprobación por personal autorizado de los informes de cambios a las bases de datos.
D) Verificación periódica por una persona independiente del proceso que los proveedores registrados en las bases de datos sean autorizados y se apeguen a las políticas de selección aprobadas por la administración.
E) Pruebas periódicas de los archivos por parte de auditoria interna.
F) En un medio P.E.D
· La revisión periódica de los cambios a las bases de datos se hicieron correctamente.
· Conciliación de las cifras de control con los registros del computador
· Limitación del acceso a la información contenida en las bases de datos
· Uso de dígitos de verificación sobre los números de los proveedores para el mantenimiento de los archivos
· Comparación de validez de datos importantes.
Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 1.
· Pueden efectuarse compras a proveedores no autorizados y asimismo puede pagarse a proveedor que no suministre mercancías o servicios.
· Pueden producirse problemas en la producción debido a embarques recibidos con demora, baja calidad de las mercancías o servicios a precios más altos de los autorizados.
· Pueden efectuarse compras a personas o empresas con las que exista conflicto de intereses sí el conocimiento de la administración.
· Pueden realizarse compras a proveedores cuyas prácticas de comercialización no sean éticas.
OBJETIVO 2:
El precio y condiciones de los bienes, mercancías y servicios que han de proporcionar los proveedores deben de autorizarse de acuerdo con las políticas adecuados establecidas por la administración.
Las políticas establecidas por la administración para fijar precios y condiciones de las mercancías y servicios que ofrecen los proveedores pueden especificar lo siguiente.
· Tipos de mercancía y servicios que han de comprarse, establecido, en su caso estándares de calidad de los mismos.
· Métodos a utilizar para establecer que se comprarán.
· Precios que han de pagarse.
· Condiciones aceptables
Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 2:
· Políticas por escrito donde se expongan claramente los criterios a este respecto, como pueden ser:
A) Solo ordenar materiales que aparezcan en las requisiciones previamente aprobados por el jefe de compras.
B) Las cantidades de materiales que se ordenen no deben de ocasionar inventarios que excedan los niveles establecidos.
C) Ordenar únicamente materiales que estén especificados en el plan de compras de materiales.
D) Las compras que excedan de ciertos importes deben ser aprobadas por funcionarios de alta jerarquía.
E) Solicitar varias cotizaciones de tal forma que la oferta sea aceptada, siempre y cuando el proveedor pueda satisfacer las condiciones y estándares de calidad especificados por la empresa.
F) Especificaciones de calidad e ingeniería que debe tener la mercancía ordenada.
· Bases de datos como activo maestro de precios y condiciones de proveedores aprobado y archivo de existencia en almacenes con puntos de reorden, plan maestro de materias a comprar, etc.
· Procedimientos establecidos para añadir, cambiar o eliminar o eliminar datos de las bases de datos como los siguientes ejemplos:
a) Comparaciones periódicas de las listas de precios de proveedores con el archivo maestro de precios.
b) Revisión periódica de la información contenida en archivos maestros de precios por personal autorizado de compras y de producción.
· Especificaciones de ingeniería y control de calidad.
· Políticas escritas establecidas a la revisión y aprobación de los contratos con los proveedores para suministro a largo plazo antes de que éstos sean formalizados.
· Comparación periódica de los precios que aparecen las órdenes de compra con las listas de precios autorizados por parte del personal independientemente de la función de compras.
· Comparación periódica de los precios pagados a un proveedor con los precios de mercado o con los precios pagados a otros proveedores por mercancía y servicios semejantes.
· Preparación y análisis de informes sobre variaciones en los precios de compra, así como informes relativos a excesos o falta de existencias en almacenes.
· Establecimiento de un departamento de compras centralizado que controle la emisión de todas las órdenes de compra a los proveedores, por mercancías o servicios.
Ejemplos de riesgos de no lograr el objetivo 2.
· Pueden ordenarse mercancías y servicios que no se necesiten.
· Pueden pagarse precios no autorizados por mercancías o servicios
· Puede comprarse mercancía con demasiada anticipación o muy tarde.
· Pueden comprarse mercancías que no cumplan con los estándares de calidad que requiere la empresa
· Pueden efectuarse compras a personas o empresas con las que exista conflicto de intereses o precios inaceptables por la administración.
OBJETIVO 3.
Las distribuciones de cuestas y los ajustes de desembolsos de efectivo y cuentas de los proveedores, cuentas de pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con las políticas adecuadas establecidas por la administración.
Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 3.
· Exposiciones claras de los criterios y políticas de la empresa relativas a la devolución de mercancías, pagos parciales, liquidación de partidas en disputa, descuentos por pronto pago.
· Uso y aprobación de formas prenumeradas estándar para llevar a cabo los ajustes
· Investigación de ajustes que excedan una cantidad predeterminada.
· Informes regulares y análisis periódicos de las tendencias en las cantidades y tipos de ajustes.
· Autorización específica de ajustes, cuando estos no coinciden con las políticas establecidas.
· En un ambiente P.E.D
A) Conciliación de las cifras manuales del control de los ajustes aprobados con los totales según informes de ajustes preparados por el computador.
B) Uso de contraseñas en las terminales, para limitar el acceso a los archivos de la computadora.
C) Comprobación de validez de los campos importantes y verificación de límites en cuanto a importes y numero de ajustes preparados.
D) Rutinas del computados para generar bonificaciones por volumen y calcular o comprobar descuentos por pronto pago.
· Revisión, por funcionario autorizado, de que se hayan tomado los descuentos relativos al preparar los cheques.
· Aprobación de los cargos a las cuentas de proveedores que no sean por pagos, por un ejecutivo independientemente al manejo y control de dichas cuentas.
Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 3.
· Las cuentas por pagar a proveedores y las cuentas conexas pueden presentarse incorrectamente, como consecuencia de ajustes o reclasificaciones incorrectas.
· Pueden aprobarse ajustes que no son aceptables para la administración
· Pueden emitirse notas de cargo o crédito no justificadas con el objeto de aumentar o disminuir las cantidades adecuadas a uno a más proveedores.
· Pueden efectuarse pagos duplicados.
· Pueden distraerse efectivo recibido de los proveedores.
OBJETIVO 4.
Todos los pagos por bienes mercancías y servicios recibidos deben de efectuarse de acuerdo a las políticas adecuadas por la administración.
Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 4:
- Conciliación del total de los cheques firmados (por lote, por día o por semana), con los totales autorizados.
- Uso de firmas mancomunadas.
- Segregación de las funciones de preparación y firma de cheques.
- Política para evitar la firma de cheques en banco o al portador.
- En el caso de uso de facsímil, conciliación de los cheques estimados durante un período con los totales que arroje el contador de dicho facsímil.
- Designación del personal autorizado para firmar, por parte del Consejo de Administración.
- Política que establezca que únicamente se autorizan cheques para pagos previamente aprobados y revisados por el funcionario autorizado.
- Utilización de cuentas bancarias de uso específico (Nóminas, proveedores, et.)
- En el caso de uso de facsímil, acceso restringido al mismo.
- Un ambiente de P.E.D., preparación simultánea de cheques por el computador, con base de solicitudes de cheques; o bien con base en la fecha planeada de pago.
Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 4:
- Pueden efectuarse desembolsos de efectivo por cantidades equivocadas o en forma fraudulenta.
- Pueden hacerse pagos duplicados.
- Pueden alterarse los cheques en forma fraudulenta.
- Pueden efectuarse desembolsos por bienes, mercancías o servicios no recibidos o bien antes de recibirlos.
- Pueden efectuarse desembolsos de efectivo sin el conocimiento de la administración
OBJETIVO 5:
Deben de establecerse y mantenerse procedimientos de proceso del ciclo de compras de acuerdo con las políticas adecuadas establecidas por la gerencia.
Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 5:
- Claras exposiciones de los procedimientos a través de:
· Manual de políticas y procesamiento.
· Requisitos de supervisión, y
· Documentación de sistemas y programas.
- Verificación periódica de las aprobaciones que se requieren para transferir responsabilidades, cambios en formas, cambios en los sistemas de archivo, etc.
- Estándares aprobados por el desarrollo de sistemas manuales o de P.E.D., incluyendo estándares de programación y documentación.
- En un ambiente de P.E.D.:
a) Verificación periódica de las aprobaciones requeridas por la administración y usuarios para:
- Nuevos sistemas y procedimientos, y
- Cambios en sistemas, procedimientos a los programas.
B) Verificación periódica de las pruebas, aprobaciones y documentación de los cambios a los programas.
C) Comparación periódica de los procedimientos reales de procesamiento con la documentación y la autorización respectiva.
D) Pruebas periódicas de razonabilidad que comparen los resultados del procesamiento con resultados calculados de antemano (ejemplo: comparación de los importes determinados mediante referencia a los precios promedio de la compra por unidad y la cantidad recibida).
E) Acceso restringido a las áreas de procesamiento, a los los programas y a la documentación de los mismos.
F) Segregación de funciones entre los operadores del computador y los programas de sistemas y de aplicaciones.
G) Procesamientos que requieren que los programas del computador y todos los cambios sean autorizados, revisados y aprobados por el gerente de P.E. y el jefe del departamento usuario.
H) Procedimientos de documentación y políticas obligatorias de las pruebas que deben efectuarse de los programas y los sistemas.
I) Sistemas programados en el computador que Limiten el acceso a los programas únicamente a personas autorizadas, y que registren e informen todos los cambios a los programas a una persona independiente de la que efectúa el cambio.
J) Revisión periódica de los nuevos sistemas y de los programas.
Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 5:
- Pueden existir reorganizaciones y cambios en las asignaciones del personal de los departamentos, que reduzcan la segregación de funciones.
- Pueden llevarse a la práctica procesamientos que nulifiquen las técnicas del control interno establecidas (ejemplo: pueden hacerse compras sin cumplir con el requisito de una orden de compra previa, aumentando con ello el registro de efectuar compras no autorizadas).
- Puede efectuarse modificaciones a los programas para nulificar controles, cambiar políticas contables o reducir la salvaguarda física sobre los activos.
- Pueden efectuarse alteraciones en el flujo de la información para ocultar datos a las personas que han de recibirlos o bien facilitar estos datos a personas que no deben recibirlos.
- Pueden perderse datos cuando se llevan a cabo conversiones a nuevos sistemas,
- Pueden en algunos casos no procesarse incorrectamente por una persona a quién no corresponde dicha función.
OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES
Sólo deben aprobarse aquellas órdenes de compra a proveedores por mercancías o servicios que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración.
Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 6:
- Procesamientos documentados para iniciar, revisar y aprobar órdenes de compra.
- Uso y control de formas prenumeradas (períodos por teléfono, órdenes de embarque, etc.)
- Archivo de firmas autorizadas para aprobar órdenes de compra.
- Inspección periódica de las formas usadas para ver que estén completas y autorizadas.
- Aprobación de funcionario autorizado para cada tipo de transacción.
- Designación, por parte de la administración o Consejo de Administración de aquellas personas que pueden firmar ciertos documentos a nombre de la empresa.
- Comparación de los detalles importantes de cada orden de compra que se emite, con las políticas establecidas por la administración.
Esta comparación puede hacerse manualmente o con técnicas de validación del computador, por ejemplo:
a) Comparación de órdenes de compra con el archivo maestro de proveedores.
B) Aprobación de las órdenes de compra, por el departamento de producción.
C) Aprobación de las órdenes de compra, en cuanto a precios y condiciones, por un empleado distinto al que las prepara.
D) Dígitos de verificación sobre los códigos de los proveedores.
E) Verificación de los detalles esenciales en las órdenes de compra (ejemplos: clave del producto, precios, cantidades y número de la cuenta del proveedor).
- Limitación del acceso a los archivos o datos de entrada de órdenes de compra manuales o basados en el computador.
- Informes por excepción de las órdenes de compra basadas en un plazo de requerimiento de materiales y un archivo maestro que lleva el registro de las existencias.
- Investigación de los rechazos de materiales por el control de calidad.
Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 6:
Los riesgos básicos de no lograr el objetivo 6 son los mismos de no lograr los objetivos 1y2 mencionados anteriormente.
OBJETIVO 7:
Sólo deben aceptarse mercancías y servicios que se hayan solicitado.
Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 7:
- Debe constarse con lugares centrales de recepción, estrictamente supervisados y separados de las funciones de embarque, compra y almacenamiento.
- Contar con órdenes de compra que tengan impreso de antemano el lugar de recepción, así como instruir al proveedor para efectuar la entrega sólo en ese lugar.
- Preparación de un documento de recepción en el lugar de recepción para cada embarque recibido de proveedores.
- Comparación detallada de las mercancías recibidas contra una copia de la orden de compra.
- Revisión periódica de las órdenes de compra pendientes de surtir por los proveedores.
- Cancelación automática de compra pendientes de surtir por el proveedor después de las fechas de entrega especificadas,
- Supervisión del personal de recepción.
Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 7:
Cualquiera de las siguientes partidas puede recibirse y finalmente pagarse cada vez de devolverse o rechazarse:
- Mercancías o servicios no solicitados.
- Cantidades excesivas o partidas incorrectas.
- Ordenes de compra canceladas.
- Mercancías o servicios cuyas especificaciones no reúnan los requisitos de calidad solicitada.
- Prueban aceptarse mercancías o servicios que llegan demasiado pronto o demasiado tarde.
OBJETIVO 8:
Los bienes, mercancías y servicios recibidos, deben informarse con exactitud y en forma oportuna.
Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 8:
- Documentos de recepción y prenumerados y controlados.
- Mantenimiento de un registro cronológico de recepción en el que se anote por su orden cada documento de recepción.
- Información de los datos de recepción al área de cuentas por pagar y control de inventarios.
- Procedimientos documentados para los cortes en el área de recepción(diarios y fin de periodo)
- Totales de control e identificación de fechas, encabezadas, etc. en los informes.
- En un medio de P.E.D.:
a) Terminales en un sistema a base de la computadora que simultáneamente:
- Compare las mercancías recibidas con las ordenadas. Y
- Actualiza los archivos de cuentas por pagar e inventarios.
b) Limitación del acceso a la información contenida en las bases de datos del computador, mediante el uso de contraseñas o controles físicos sobre las terminales.
c) Uso de dígitos de verificación sobre los códigos de los proveedores, cantidades, importes, etc.
Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo:
- Pueden recibirse bienes, mercancías y servicios; y no informarse, informarse inexactamente o a destiempo.
- Pueden efectuarse anotaciones incorrectas en los registros de inventarios, ocasionando problemas de operación.
- Los cortes pueden manejarse incorrectamente, lo que pudiera resultar en pasivos no registrados o inexistentes.
- Las compras pueden no procesarse o procesarse incorrectamente.
OBJETIVO 9:
Los montos adecuados a proveedores por bienes, mercancías y servicios recibidos, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna.
Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 9:
- Verificación de las cantidades, precios y condiciones facturados, mediante referencia a la orden de compra, informe de recepción y verificación de la documentación.
- Verificación o validación de los datos contenidos en las facturas.
- Distribución contable previa, con la base en la copia de recepción a de cuentas por pagar.
- Conciliación de las formas utilizadas con las registradas.
- Uso de registros cronológicos de recepción, para determinar que cada recepción se reconoce dentro del periodo de tiempo apropiado.
- Procedimientos estándar para acumulaciones al final del periodo de facturas no procesadas, embarques recibidos sin factura, etc.
- Análisis de diferencias entre los inventarios físicos y los registros contables.
- Distribución de diarios de compras o gastos a los supervisores de departamentos para su revisión y análisis.
- Revisión de los estados de cuenta de los proveedores, para aclarar partidas atrasadas vencidas.
- Control y registro oportuno sobre mercancías en tránsito y anticipos a proveedores.
- En un medio de P.E.D.:
a) Uso de dígitos de verificación sobre los códigos de los proveedores y los números de las cuentas afectadas y de informes por excepción de las facturas procesadas que excedan de los límites establecidos.
B) Verificación por lotes y técnicas de registro cronológico para controlar las facturas con sus comprobantes a pagar.
C) Procedimientos establecidos, para añadir, cambiar o eliminar Información de las bases de datos y técnicas para proteger la información contenida en dichas bases de datos.
Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 9:
- Pueden registrarse pasivos por mercancías o servicios facturados pero no recibidos.
- Pueden registrarse pasivos por importes incorrectos.
- Pueden no registrarse pasivos por mercancías o servicios no recibidos.
- Clasificación contable de los pasivos, sus pagos y las contra cuentas respectivas puede efectuarse en forma incorrecta.
OBJETIVO 10:
Todos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.
Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 10:
- Uso de formas prenumeradas y controladas (ejemplos: solicitudes de cheque, cheques, etc.)
- Cancelación de la documentación original de los pagos efectuados para prevenir pagos duplicados.
- Procedimiento establecido para anular cheques.
- Uso de máquina protectora de cheques.
- Comprobación del importe del cheque contra cuenta por pagar.
- Verificar el importe del cheque coincida con la documentación consistente entre sí.
- En un medio de P.E.D., establecimiento de un programa de computador diseñado para informar, sin imprimir, cheques cuyos montos excedan de una cifra determinada.
Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 10:
- Pueden efectuarse desembolsos de efectivo por cantidades equivocadas o en forma fraudulenta.
- Pueden hacerse pagos duplicados.
- Pueden alterarse los cheques en forma fraudulenta.
- Pueden efectuarse desembolsos de efectivo por bienes, mercancías o servicios no recibidos o bien antes de recibirlos.
OBJETIVO 11:
Los importes adeudados a proveedores y acreedores deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
OBJETIVO 12:
Los pagos y ajustes relativos a compras deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
Los objetivos 11 y 12 están íntimamente relacionados entre sí y por lo tanto, las técnicas y los riesgos si no se logran los objetivos, son similares.
Ejemplos de técnicas para lograr los objetivos 11 y 12:
- Procedimientos documentados del proceso, corte y cierre de fin de análisis de las variaciones.
- Comparación de resultados de las interrupciones en la secuencia numérica de formas prenumeradas.
- Investigación de las interrupciones en la secuencia numérica de formas prenumeradas.
- Arqueos periódicos de formas prenumeradas y su conciliación con los controles establecidos para tal efecto.
- Revisión y seguimiento de los informes de recepción sin comprobantes y órdenes de compra pendientes de surtir por los proveedores.
- Conciliación periódica y oportuna de los saldos de bancos en libros con los estados de cuenta bancarios.
- Investigación de cheques antiguos que figuran en la conciliación como no cobrados, o bien de cheques pendientes de entrega no recogidos.
- En un ambiente de P.E.D.:
a) Sistemas de escritura simultánea o sistemas comparables basados en el computador, en que se preparan al mismo tiempo, una forma (ejemplo: un comprobante), el correspondiente riesgo de los auxiliares y mayores de las cuentas por pagar.
B) Totalizar por lotes y registrar los documentos de entrada (número de documentos e importes) y conciliación de los totales de lotes con el total de archivo actualizado.
C) Conciliación de las formas utilizadas con las anotadas en los registros.
D) División y seguimiento de los archivos de cuentas en suspenso que controlan los datos rechazados hasta que estos se subsanan y se les da nueva entrada.
E) Fechas predeterminadas para controlar la oportunidad de los cortes del procesamiento y producción de informes periódicos en el computador.
F) Dígitos de comprobación en los códigos de las cuentas de los proveedores.
G) Conciliación de los totales de lotes de comprobantes y totales de desembolsos de efectivo con los cambios en los saldos del archivo maestro de cuentas por pagar.
Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos 11 y 12:
- Pueden no procesarse intencionalmente o como resultado de errores, comprobantes pendientes de pago o desembolsos de efectivo.
- Pueden cometerse errores en los asientos contables.
- Puede duplicarse la contabilización de comprobantes.
- Pueden ocasionarse serios problemas para cerrar oportunamente un periodo de operaciones.
- Pueden existir errores en la clasificación contable de los comprobantes a pagar desembolsos de efectivo o bien no registrar los mismos en el periodo correspondiente.
OBJETIVO 13:
Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada proveedor y acreedor.
Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 13:
- Conciliación en forma regular y periódica de los saldos de auxiliares de proveedores y acreedores, contra los saldos de l mayor general u otros totales de control.
- Revisión de la aplicación correcta de los códigos en los documentos fuente.
- Revisión de la aplicación contable a las cuentas correctas de proveedores y acreedores.
- Rotar las labores del personal de contabilidad.
- En un ambiente de P.E.D.:
A) Pruebas de validación para comprobar los asientos contables que afecten cuentas a proveedores.
B) Formar lotes y conciliar los totales de entrada (ejemplo: Los importes de las facturas de los proveedores y los desembolsos de efectivo) con los totales de procesamiento y los nuevos saldos acumulados.
C) Establecer controles en los programas para prevenir o detectar duplicidad en el procesamiento de las transacciones aceptadas.
D) Limitar el acceso a los archivos en línea, mediante el uso de contraseñas.
E) Revisión de los informes de “era y es” de la situación de la cuenta.
F) Rechazo de registro de pagos sin el correspondiente pasivo creado.
Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 13:
- Los movimientos pasados a las cuentas auxiliares pueden no concordar con los movimientos pasados al mayor general.
- las operaciones con proveedores y acreedores pudieran pasarse incorrectamente en sus auxiliares correspondientes.
- Pueden tomarse decisiones sobre la base de información incompleta o inexacta que se encuentre en un auxiliar o registro de un proveedor o un acreedor.
OBJETIVO 14:
Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas a proveedores y acreedores, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable.
OBJETIVO 15:
Los asientos contables de las compras deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con las políticas adecuadas establecidas por la administración.
Los objetivos 14 y 15 están íntimamente relacionados entre sí y por lo tanto, las técnicas y los riesgos, si no se logran los objetivos, son similares.
Ejemplos de técnicas para lograr los objetivos 14 y 15:
- Preparación de un catalogo de cuentas conteniendo una descripción de cada cuenta, así como instrucciones de que conceptos deben afectar las mismas.
- Procedimientos escritos para solicitar y aprobar cambios en la clasificación de cuentas.
- Presupuestar e informar de acuerdo con la misma clasificación de cuentas y analizar las variaciones importantes entre saldos reales y los presupuestados.
- Procedimientos escritos de corte y cierre de periodo, expresando, por función, las fuentes que han de usarse para preparar los asientos contables, cortes a efectuar, acumulaciones que deban hacerse y quien es responsable de hacer cada cosa.
- Comparaciones de periodo a periodo de los montos de asientos contables recurrentes.
- Revisión y aprobación de cada asiento contable por personal supervisor que no tenga participación activa en su preparación.
- Registro de asientos contables uniformes y otro control que pueda proporcionar certeza razonable de que se prepararon todos los asientos contables requeridos.
- Formas prenumeradas de asientos contables y la verificación correspondiente de que todos los asientos fueron registrados en el periodo.
- En un ambiente de P.E.D.:
A) Conciliación de los registros cronológicos manuales con los asientos contables producidos por el computador (ejemplo: comparación de los totales de pagos mensuales, según el departamento de egresos, con los cargos aplicados por el computador a las cuentas de proveedores).
B) Comparación de los números de cuentas en cada asiento contable, con el archivo maestro basado en el computador y rechazo e informe de los errores.
C) Comprobación mediante el computador de las partidas duplicadas.
D) Preparación automática de los asientos contables por un sistema basado en el computador.
E) Comprobación de la validez y verificación de los campos de datos de cada asiento contable.
Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos 14 y 15:
- Los estados financieros podrían no ser preparados en forma oportuna.
- Estados financieros pueden presentarse incorrectamente debido a uno o más de los siguientes factores:
a) Omisión en el registro de transacciones (ejemplo: el registro de cheques de un día) ó en las concentraciones para respaldar los asientos contables.
B) Omisión en el registro de un asiento contable.
C) Codificaciones incorrectas.
D) Asientos contables duplicados.
E) Cortes impropios.
- Puede debilitarse o anularse el control presupuestal sobre las operaciones.
OBJETIVO 16:
La información para determinar bases de impuestos derivada de la actividad de compras o egresos debe producirse correcta y oportunamente.
Como ejemplos de la información que pudiera de este objetivo se incluye la siguiente:
- Las bases sirven para el control y pago del impuesto al valor agregado.
- Las bases que sirven para el pago del impuesto sobre la renta por concepto de pagos acreedores extranjeros (intereses, regalías, etc.).
- Gastos que por su naturaleza son no deducibles o que bien deben capitalizarse para efectos del impuesto sobre la renta.
- Desembolsos de efectivo que se difieran o capitalizan para efectos contables, pero que son deducibles para efectos del impuesto sobre la renta en un periodo diferente (por ejemplo: Diferencias cambiarias).
Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 16:
- La existencia de procedimientos documentados para preparar concentrar y reportar la información de impuestos requerida.
- Revisión de las transacciones importantes por el personal conocedor de los requisitos fiscales (ejemplos: contadores, abogados, y especialistas en impuestos).
- Clasificación de cuentas, un plan de codificación y otros criterios para facilitar la clasificación, concentración y obtención automática de la información de impuestos requerida.
- Políticas por escrito relativas a documentación requerida fiscalmente para justificar los gastos.
- Revisiones por parte de auditores internos.
Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 16:
- Usan datos erróneos en los cálculos de los impuestos.
- Pagar multas y recargos,
- Pagar impuestos en exceso.
