COMO UTILIZAR MEJOR EL TIEMPO
2ª parte
La selectividad como mecanismo de generación de tiempo
La mayor parte de los ejecutivos se quejan de falta de tiempo. Se pasan días y noches enteras realizando cosas que no les corresponden y que además no las hacen bien.
No es cierto que una persona que trabaje más tiempo y más intensamente, haga más cosas productivas. Lo más probable es que trabaje con menos efectividad ya que su juicio se debilita y su motivación se destruye.
Y lo más grave, es que algunos directivos que realizan grandes esfuerzos, son ineficaces porque efectúan tareas equivocadas, en momentos equivocados o que no alcanzan los resultados deseados.
Aunque realicen una tarea perfecta, no son efectivos porque no fueron capaces de elegir la tarea perfecta en el momento correcto.
Cuando esto ocurre el directivo debe pararse y responderse: ¿Estoy dando prioridad a lo importante? ¿Estoy realizando básicamente tareas rutinarias?
La respuesta a estas preguntas lleva al directivo a efectuar un cuidadoso análisis de su trabajo, determinando que hay trabajos que podrían eliminarse, que es posible establecer procedimientos que simplifiquen su trabajo, que hay actividades que no merecen su atención y que su tiempo sería mucho más productivo si lo consagrara a finalidades propias de dirección.
Este criterio de selectividad es básico en el comportamiento del directivo y para poder instrumentarlo es necesario que vea claramente cómo utiliza su tiempo.
Lo ideal es que dedique la mayor parte de su tiempo a funciones productivas, a costa de aspectos rutinarios o actividades que ocasionan un desperdicio del tiempo.
Para analizar objetivamente cómo utiliza el tiempo, es conveniente que durante un período mínimo de dos semanas, el directivo registre todas sus actividades, incluyendo los siete días de la semana:
(VER EL CASO DE ENRIQUE ROBLES Y ANALIZAR LOS CUADROS DE TIEMPO)
El caso de Enrique Robles
Enrique Robles empezó a trabajar a muy temprana edad y gracias a su gran capacidad de trabajo logró escalar altas posiciones, primero en empresas pequeñas y desde hace cuatro años en la más importante fábrica de lápices del país.
Hace unos meses, justo al cumplir los 48 años, Henry tuvo un infarto, del que ya está completamente recuperado. El médico le recomendó una vida sin agitaciones, lo que es difícil dada la posición que ocupa.
Henry es el Vicepresidente Ejecutivo de la fábrica y la persona de mayor confianza del propietario, Eduardo Blas. Este la fundó hace 33 años y la mantiene todavía como una empresa familiar. Eduardo acostumbra a intervenir directamente en todos los problemas diarios y tanto él como Enrique no tienen una función específica, a pesar de que en la empresa trabajan cerca de 2 000 personas.
Cada día se reúnen con los demás ejecutivos para ver los problemas que han presentado. La reunión no tiene un carácter formal y cada cual interviene para dar su opinión sobre cualquier aspecto que se discuta.
A las 9.20 de la mañana le llamó un colega para contarle un rumor sobre la disminución de los aranceles de lápices, lo que terminaría con esa ventaja para la fábrica. El problema es peligroso para su estabilidad, ya que sus precios son superiores a los del Japón.
La razón principal es la mala organización de la empresa y la falta de preocupación, tanto de Eduardo como de Enrique, por introducir innovaciones en sus productos. El surtido de lápices que venden es el mismo desde hace cinco años Su calidad es extraordinaria, pero no puede competir con los nuevos tipos que ha sacado la industria japonesa.
Hace algunos años supieron de estos productos, pero no les prestaron importancia, debido a que tenían asegurado el mercado en su país y su producción implicaría muchos cambios en la empresa. Además necesitaban estudiar su proceso de fabricación, lo que no hicieron.
A raíz de su infarto Enrique ha empezado a preocuparse por disminuir las tensiones de su trabajo. Un colega le aconsejó que llevara un Registro Diario de Actividades con objeto de introducir cambios que le permitieran un trabajo más controlado. Le sugirió también que llevara separadamente un registro con todas las interrupciones que tuviera durante su jornada de trabajo.
Hoy es el primer día que Enrique llena ambos registros y ha quedado sorprendido de la diversidad de cosas que realizó durante su jornada.
NOTA.- VER CUADROS
Me llaman la atención varias cosas. En primer lugar el cuadro presenta una jornada larguisima y ahora entiendo el infarto de Enrique. (ver el caso). ¿No les parece que desde las 6 de la mañana hasta las 12 de la noche, es demasiado tiempo para una persona que debe realizar actividades tan intensas?
El cuadro se colocó así con dos propósitos. Primero porque Enrique, como muchos ejecutivos, realiza esa misma jornada y aún así no le alcanza el tiempo.
Su colega le recomendó que hiciera en esa forma sus anotaciones para que Enrique registrara todas sus actividades, las analizara e introdujera los cambios que fueran necesarios.
El segundo propósito de incluir una jornada tan larga, es que el ejecutivo necesita disponer de más tiempo que el resto de sus semejantes si quiere mantenerse en la cima.
Peter F. Drucker dijo muy sabiamente: "Desde arriba hay sólo un camino fácil y es el que lleva hacia abajo. Requiere el doble trabajo permanecer en lo alto que ascender hasta allí".
Pueden rebatirte diciendo que dormir seis horas diarias significa pagar un precio muy alto por una simple posición jerárquica. Pero es importante que se sepa que casi todos los grandes hombres demostraron que no es necesario dormir más si la jornada la desarrollan sin tensiones.
Napoleón tenía una gran ventaja sobre sus contemporáneos al necesitar sólo cuatro horas de sueño. Mientras sus subordinados dormían, él dedicaba ese tranquilo tiempo a leer sobre los más variados temas, a estudiar nuevas estrategias, ordenar las actividades del día siguiente, etc. Su célebre frase "una hora dormida, una hora perdida", explica mucho de su extraordinario rendimiento.
Naturalmente que no todos pueden ser como Napoleón. Para algunos, si no descansan apropiadamente, su rendimiento es bajísimo.
Aunque todo es cuestión de práctica. Un antiguo pensamiento dice que un hombre sólo necesita dormir seis horas, una mujer ocho, un niño diez y un idiota doce.
Esto que parece tan duro se ha comprobado científicamente como cierto, sobre todo en la época de mayor creatividad en el hombre que es en la época de su madurez.
De manera que un ejecutivo debe esté en actividad durante 18 horas.
Obviamente que es un nivel óptimo al que debiera tenderse, si físicamente no le produce deterioros y si sabe combinar actividades de trabajo con otras que le produzcan relajamiento.
Esas actividades podrían ser la práctica de algún deporte, el desarrollo de algún hobby, la participación en cursos o seminarios, una vida social controlada, etc.
Muchos especialistas sostienen que un tren de vida de 18 horas de vigilia, mantiene al individuo mucho más sano, que el de una persona que duerme mas.
Sobre todo cuando está sometida a actividades diarias rutinarias, tensas y conflictivas, que irremediablemente deterioran su salud o lo empujan a excesos como el alcoholismo, los tranquilizantes, etc.
Me imagino que esto no es tan categórico y que depende del carácter de cada persona.
Lo que he querido destacar es el hecho que, en una primera etapa, el ejecutivo debe establecer un régimen de trabajo que le permita disponer de más tiempo que el normal de las personas para poder dedicarlo a actividades básicas que determinarán su progreso.
Eso significa que necesitará durante un período transitorio, horas extras para evaluar su trabajo, introducir nuevos sistemas, adquirir mayores conocimientos sobre sus funciones y, sobre todo, distinguir cuáles son las actividades que merecen su mayor atención y cuáles debieran eliminar o encargar a otras personas.
Para eso es de extrema utilidad el llenar un cuadro cómo el que se ejemplifica en forma apropiada y proceder a un análisis objetivo de su contenido. A mi en lo personal (Gilberto Hazas) me ha servido.
Enrique al analizar su jornada diaria apuntó una serie de cambios. Eso lo podemos ver en la columna de observaciones. Lo primero que advirtió, es que todos los días perdía casi dos horas, una por la mañana y otra por la noche, en desplazarse a su trabajo.
Como muchos ejecutivos, por satisfacer su ego, había trasladado su domicilio a un barrio exclusivo, pero esto le significaba invertir una hora para llegar a su oficina.
Ese tiempo, casi el 10 % de su jornada, era absolutamente desperdiciado y realmente no ganaba mucho con tener, prácticamente sólo un dormitorio en un área elegante, si cuando salía, su familia todavía estaba dormida y cuando regresaba por la noche, estaba tan cansado que lo único que quería era ir a dormir.
Por ese motivo Enrique decidió buscar un lugar a una distancia inferior y toda esa economía de tiempo pudo dedicarla a permanecer más con su familia, a llegar un poco antes a su oficina y de esta manera, estando solo, organizar su trabajo con tranquilidad.
En algunas ocasiones aprovechó la hora de almuerzo para ir a su casa, siguiendo el consejo de su médico, almorzar algo liviano, a veces hacer una pequeña siesta, refrescarse y regresar a sus actividades, pleno de vitalidad y entusiasmo.
Increíble los cambios que pudo hacer Enrique. Se dio cuenta además que tenía tiempo suficiente para desarrollar una serie de actividades que hacía mucho estaba postergando.
En lugar de ver aburridas series de televisión, y pasarse los fines de semana realizando actividades intrascendentes, ingresó a diferentes cursos e inició la práctica de deportes, que le relajaba en forma maravillosa y era conveniente para su salud.
Por otra parte se dio cuenta de que en su oficina la rutina diaria lo tenía dominado. Todos los días perdía el tiempo abordando una gran cantidad de papeleo, solucionando problemas de emergencia, haciendo frente a distintos problemas que se repetían periódicamente.
Eso lo llevó a realizar una profunda reflexión sobre su trabajo, mirándolo lo más objetivamente posible. Se dio cuenta de que estaba abarcando demasiadas cosas y que las venía haciendo igual desde hacía mucho tiempo.
La asistencia a cursos, seminarios y las lecturas que realizó, le permitieron ver su trabajo con otra perspectiva, pudiendo distinguir lo realmente importante en una gestión eficaz y aquellas actividades rutinarias que bien podía delegar en personas no calificadas o podían ser suprimidas.
Enrique aplicó entonces criterios de selectividad en su trabajo convirtiéndose en un verdadero ejecutivo. Pudo dedicar más tiempo a mejorar la calidad y cantidad de trabajo de su oficina, a meditar sobre las tendencias que se estaban dando en su sector, a elaborar nuevos proyectos para su empresa, a crear nuevos procedimientos de trabajo, nuevas líneas de acción, etc.
Eso significó un cambio radical en el uso del tiempo y después de unas semanas su cuadro de actividades era muy diferente, conteniendo un mayor porcentaje de tiempo productivo a costa del tiempo rutinario y del tiempo desperdiciado.
En otras palabras, el tiempo productivo sería entonces el que un directivo dedica a lograr éxito en las finalidades propias de la institución a que pertenece.
En el caso de Enrique cuando empezó a controlar su jornada diaria, se dio cuenta que de dieciocho horas potenciales de actividad, sólo dedicaba un 10 % a tiempo productivo, y lo peor es que terminaba el día agotadísimo.
Prácticamente no disponía de tiempo para incrementar la eficiencia de su trabajo, para aprovechar mejor la capacidad de sus subordinados, para desarrollar actividades extras que pudieran enriquecer su capacidad profesional y estimular su espíritu creador.
Esto le ocurría a Enrique Robles porque la mitad de su tiempo se le iba en tiempo rutinario que sería el que transcurre sin que estemos seguros de su justificación, en tareas que podrían simplificarse, delegarse o eliminarse y que en la mayor parte de los casos ocupa la mayor parte del tiempo de los ejecutivos y de sus subordinados.
Ejemplo típico de tiempo rutinario es el que se gasta en la preparación de informes que nadie necesita y que se hacen porque así está establecido en la organización.
Es también el tiempo que se gasta en mantener una rutina de trabajo, que podría ser simplificada con la introducción de nuevos sistemas o equipos.
Es el tiempo que se gasta en reuniones periódicas, no preparadas previamente, en las que se tratan toda clase de asuntos sin que se adopte ninguna decisión.
En otras palabras, estamos en presencia de una típica inercia institucional que es la causante de que el tiempo rutinario consuma tantos talentos, esfuerzos y energías.
Volviendo otra vez al Registro de Actividades de Enrique, pueden observar que de 9 a 9:50 consagraba su tiempo a la lectura del diario y de la correspondencia. Que de 10 a 11:55 participó en una larguisima reunión de la cual se aprovecharon realmente los primeros 20 minutos.
Después se desvió la discusión a tópicos absolutamente intrascendentes por falta de información básica para adoptar una decisión apropiada ya que todo estaba basado en un rumor.
Lo mismo ocurrió en una reunión con la gente de finanzas a la cual Enrique llegó sin los datos necesarios, lo que implicó que en ese momento tuvieran que dedicar su tiempo y el de otros ejecutivos a completar la información.
Lo peor sucedió cuando le llamó el gran jefe, justo cuando terminaba la jornada oficial, para pedir la colaboración de todos los ejecutivos para la preparación de un informe que debía tener para el Consejo, a primera hora del día siguiente y donde tenía que presentar alternativas para hacer frente a la crisis en que se encontraban.
Lo peor es que este día no difería mucho de los días anteriores, ni de los que transcurrieron después, hasta que Enrique tomó conciencia de que el tiempo rutinario podía disminuir considerablemente si, por ejemplo, encargaba a sus subordinados que mantuvieran al día determinados datos.
Por otra parte pidió que le prepararan respuestas de cierto tipo de cartas y sobre todo si lograba que en las reuniones se abordaran aspectos prioritarios, debidamente respaldados por informaciones confiables, dedicando la reunión a la toma de decisiones.
Con ello logró que las reuniones se redujeran a la cuarta parte y que no fuera necesario que tuvieran que reunirse durante el almuerzo y después de horas de oficina para seguir discutiendo.
En el caso de emergencias el hecho que haya encargado a los subordinados que mantuvieran al día la información básica, facilitó enormemente la preparación de informes para el Consejo, sin que los ejecutivos, tuvieran que ayudar a última hora a buscar y ordenar los datos.
Parece todo tan lógico, que cuesta creer que no lo hayan hecho siempre de esa manera.-
Lamentablemente, sin darse cuenta Enrique y su jefe estaban la mayor parte del tiempo en situaciones de emergencia, apagando incendios simbólicos en diferentes partes de la empresa. El transformar parte del tiempo rutinario en productivo, les permitió anticiparse a los problemas y efectuar un trabajo más tranquilo y efectivo.
Hasta aquí hemos explicado lo referente a tiempo productivo y a tiempo rutinario, que según recuerdo era el 10 % y el 50 % de la jornada diaria de Enrique, respectivamente.
Expliquemos ahora qué pasaba con el resto del tiempo.
Si se fijan otra vez en el cuadro, pueden ver que un 40 % de la jornada consistía en tiempo desperdiciado, que es aquel que se gasta sin ningún beneficio ni para el ejecutivo ni para su organización.
Tiempo desperdiciado sería aquel que se pierde atendiendo a visitas inesperadas. en viajes innecesarios, en reuniones injustificadas, en espera por falta de decisiones, en espera por falta de planificación, de materiales, etc.
Enrique tuvo que ponerse muy firme para disminuir el tiempo de espera e iniciar, por ejemplo, las reuniones a la hora. En lo personal abordó el problema de cambio de domicilio para disminuir el tiempo
gastado en desplazamientos.
Mientras eso ocurría adquirió varios cursos mediante cassette que escuchaba en las dos horas diarias que pasaba en el automóvil.
Esto es una estupenda idea, es increíble la cantidad de cursos que se ofrecen y lo agradable que es aprender cosas nuevas, en períodos que antes constituían una verdadera tensión por llegar antes al trabajo o a la casa.
El criterio de selectividad implica una actitud tendente a transformar los tiempos rutinarios y tiempos desperdiciados en tiempo productivo, que sería al que debiera dedicarse en forma preferente un directivo.
La disponibilidad de tiempo de un ejecutivo depende básicamente de su habilidad para delegar responsabilidades en sus subordinados y evitar interrupciones en el desarrollo de su jornada de trabajo.
CASO
PRACTICO
