COMO OPTIMIZAR LAS JUNTAS
2ªparte
CASO : JUNTAS
Eduardo Blanco acostumbra a reunir a sus ejecutivos cada vez que tiene un problema y a veces los llama a más de una reunión el mismo día. Considera que en esa forma puede encontrar las mejores soluciones y, sobre todo, le permite pensar en voz alta. En muchos casos, tiene ya decidida una solución, pero efectúa la reunión porque considera que de esta manera levanta la moral de sus colaboradores.
Las reuniones las convoca mediante llamadas telefónicas y poco a poco van llegando los diferentes ejecutivos a su oficina. No empieza hasta que no hayan llegado todos y, para no ser trece personas, invita también a Horacio Perez, encargado de servicios generales. Horacio ocupa siempre el mismo lugar y jamás ha emitido una opinión en las discusiones.
Las reuniones se inician con una pequeña introducción de Eduardo sobre cualquier generalidad y luego ofrece la palabra. El primero en participar es Fernando Domínguez, quien habla con gran soltura, desarrolla casi siempre los mismos aspectos y todos lo escuchan con paciencia a la espera de la nota simpática que siempre incluye en sus intervenciones. Normalmente ocupa entre 20 y 30 minutos en su primera intervención. Después de Fernando casi siempre sigue Jaime Fernández con opiniones diametralmente opuestas a las expuestas por Fernando. Jaime es un excelente técnico, con una enorme erudición y experiencia, pero tiene la costumbre de encontrar mal todo lo que hacen y dicen los demás. También suele hablar largamente y mientras tanto se inician conversaciones entre los asistentes. ya que les aburre la forma de hablar de Jaime. Eduardo por su parte, también muestra su intranquilidad, pero no le gusta limitar a nadie en sus intervenciones. Cuando Jaime ha finalizado, Eduardo plantea otro problema, sin preocuparse de terminar el tratamiento del anterior. Propone su alternativa, que es rápidamente acogida por Enrique Robles, su hombre de confianza. Enrique siempre está de acuerdo con sus planteamientos, lo que Eduardo estima como una de las cosas más importantes en su organización. Por este motivo le distingue con una amistad personal que cultivan con sus familias hace mucho tiempo.
Jaime manifiesta su disconformidad y propone otra solución, que a pesar de ser muy lógica y razonable es ridiculizada en forma muy simpática por Fernando
El tiempo pasa y la reunión no parece llegar a nada concreto. Mientras tanto Eduardo ha debido salir en algunas ocasiones a responder llamadas telefónicas. Cuando regresa, Enrique le pone rápidamente al tanto de lo discutido y así sigue la reunión en su tercera hora. Llegado ese momento Eduardo se da cuenta de que algunas personas entran y salen de la sala y otros están demasiado inquietos, por lo que aplaza la reunión para la tarde o el día siguiente.
Después de la Junta se reúne con Enrique y comentan lo sucedido.
Esta es la conversación:
(Enrique) Estuviste magnífico, Ed, magnífico. Estoy totalmente de acuerdo con
tu solución y la pondremos de inmediato en ejecución.
(Eduardo) Gracias. Me dejó pensando ese pesado de Jaime y para serte franco
creo que algunas de sus criticas son razonables.
(Enrique) No le hagas caso, Ed. Ese es el tipo más negativo de la organización y
si no fuera porque es el único que domina la parte técnica, ya lo habría
despedido. Tu solución es magnifica v no debernos cambiarla por
la opinión en contra de un tipo pesado.
(Eduardo) Lo que pasa es que aparte de Fernando, que como siempre estuvo
simpatíquisímo, de ti y de Jaime, prácticamente nadie más dijo nada.
Realmente no se como hacerles reaccionar. Todos son buenos
colaboradores pero en las reuniones no dicen nada.
(Enrique ) Y 1o peor es que después salen protestando de que para qué se les cita
si después se hace siempre lo que tú propones, etc., todo esto.
(Eduardo) Lo grave es cuando por capricho retrasan la puesta en marcha de
mi solución y tengo que hablarles muy fuerte para que reaccionen.
(Enrique) Se justifican diciendo que no se acordaban del acuerdo, que ellos no
eran los responsables, que no sabían que era tan urgente; puras evasivas,
Ed, torpes y desleales.
<Eduardo) Paciencia, Enrique, y doy gracias de que en la organización tenga
una persona como tú, ya que sin tu ayuda me volvería loco.
_________________-
Veamos ahora la misma reunión en el caso de Luis Ruiz, Presidente Ejecutivo de una fábrica de lápices.
Luis Ruiz realiza una vez por semana una reunión con los ejecutivos de su organización. En ella se pasa revista a la marcha de la organización mediante la presentación de una serie de indicadores que reflejan el curso reciente y las perspectivas futuras. La segunda parte de la reunión la dedica a considerar algún problema que se presentó recientemente en la organización. Cuando se dio cuenta del problema llamó a Enrique, su hombre de confianza, pidiéndole reuniera toda la información disponible y que se la presentara al día siguiente, junto con su opinión sobre el problema y las diversas soluciones posibles. Luis Ruiz espera que en la reunión se presenten otras alternativas y le ayuden a seleccionar la que mejor solucione el problema.
Las reuniones las convocan con cinco días de anticipación mediante una citación escrita en la que incluye una detallada orden del día. Para que los asistentes se den cuenta de la importancia que asigna a cada punto Luis Ruiz en forma orientativa anota entre paréntesis el tiempo que pretende destinarle. La reunión se efectúa de 8 a 9 de la mañana. Junto con la citación Luis Ruiz acompaña cortos informes sobre cada punto, los indicadores últimos de la organización y las alternativas propuestas para la solución del problema.
La reunión empieza a las 8 en punto, habiendo citado a esa reunión sólo a cinco ejecutivos jefes y a Héctor Parra, un antiguo empleado que tiene una gran experiencia en el problema.
Luis Ruiz inicia la reunión desarrollando la agenda propuesta. Antes de pasar a la segunda parte ofrece la palabra. El primero en participar es Federico Díaz quien trató de comentar un aspecto fuera de agenda. Luis Ruiz le interrumpió cortésmente y le invitó a que presentara un informe escrito para la próxima reunión, en la que le destinarán especial atención, dada su importancia. Federico aceptó con agrado. Ofreció luego la palabra a Juan Farias, quien hizo comentarios fuertemente críticos sobre el informe de Luis Ruiz. Luego de algunos minutos y al ver que se volvía sobre lo mismo, le pidió que puntualizara sus críticas, de las que tomó nota.
Una vez que tuvo la lista completa de críticas, les pidió la opinión a todos los asistentes, quienes estuvieron de acuerdo con dos de ellas pero dieron buenos argumentos en contra de las demás. Luis Ruiz hizo una recapitulación de las intervenciones, pidiendo a los asistentes su conformidad, lo que todos aprobaron, incluyendo Juan Farias.
La segunda parte de la reunión estuvo a cargo de Enrique Rodríguez quien presentó las alternativas. Luis Ruiz pidió a cada uno de los asistentes que diera su opinión, lo que le permitió aclarar la situación y seleccionar una. Al hacer Luis Ruiz su defensa, Juan Farias estuvo en desacuerdo y dio algunas razones. Federico Díaz hizo comentarios simpáticos pero superficiales sobre la intervención de Juan Farias. Luis Ruiz le pidió que comentara cada una de las razones, lo que Fred no hizo. Luis pidió otras opiniones y después de una buena discusión, se adoptó la alternativa sugerida por Juan Farias.
La reunión se desarrolló sin ninguna interrupción. Luis Ruiz advirtió a su secretaria que nadie podía ser molestado durante esa hora. Luis Ruiz pidió a Enrique que hiciera el acta de la reunión. Instaló además una grabadora portátil. A las 8.55 y después de ofrecer la palabra a varios terminó la reunión.
Después de la reunión se reúne con Enrique y comentan lo transcurrido. Esta es la conversación.
(Enrique > ¿Qué te pareció la alternativa que se acordó?
(Luis Ruiz) Excelente, Enrique. La verdad es que no había pensado en ella. Fast es un hombre difícil, pero brillante.
(Enrique > Estamos de acuerdo, Bob. Si no hubiéramos tomado en cuenta su opinión habríamos cometido una tremenda equivocación. Fue muy bueno que hayas invitado a Héctor Parra quien vivió el mismo problema hace 15 años y confirmó la opinión de Fast.
(Luis Ruiz) En realidad la discusión fue muy buena y traté de que todos intervinieran.
(Enrique) Me di cuenta, me di cuenta. Hay personas que si tú no les pides la opinión, no participan, a pesar de que cuando lo hacen, da gusto oírlos.
(Luis Ruiz) Te ruego que me rengas la lista de acuerdos, con las personas responsables y plazos de entrega para la tarde, ya que quiero que les llegue hoy mismo y se aproveche el entusiasmo que había esta mañana para poner la solución en marcha inmediatamente.
(Enrique) No te preocupes. Incluiré también cl acuerdo sobre el informe que debe presentar Fred Dobson, quien por hacerse el simpático tendrá que trabajar fuerte esta semana, ya que el problema no es fácil.
( Luis Ruiz) Federico es una persona inteligente y no le será difícil elaborar ese informe Bueno> gracias Enrique, y te espero con el acta a las 2:30.
RESUMEN
Hemos terminado los casos. Revísenlos y vean lo qué corresponde a cada ejecutivo.
La primera pregunta, ¿cómo se realizan las reuniones? Luis Ruiz: en forma planificada.
La otra en forma improvisada
¿Con qué frecuencia? Luis Ruiz: Una vez por semana. La otra: Cada vez que se le ocurre.
¿Cuánto dura? Luis Ruiz: De 8 a 9 de la mañana. La otra: El tiempo que sea necesario. Entre 2 y 4 horas.
¿Quiénes asisten? Luis Ruiz; Los ejecutivos, jefes y personas relacionadas con la agenda, máximo 8 personas. La otra: Todos los mandos de la organización, catorce personas.
¿Cómo se prepara? Luis Ruiz: Citación con cinco días de anticipación con envío de agenda y documentación. Le pide a Henry que elabore alternativas respecto al problema. Asigna tiempo aproximado a cada punto en relación con su importancia. La otra' Ninguna preparación. Cita por teléfono.
¿A qué hora se inicia? Luis Ruiz: A la hora en ponto. La otra: Con más de media hora de atraso.
¿Cómo dirige la reunión? Luis Ruiz: Se atiene estrictamente a la agenda. La otra: Permite que cada cual diga lo que quiera.
¿Cómo trata al charlatán? Luis Ruiz: Lo interrumpe cortésmente para que se atenga a la agenda. Le solicita información escrita para la próxima reunión. La otra: Le deja que diga lo que se le ocurre, durante el tiempo que quiera.
¿Cómo trata al crítico?: Le pide puntualice las críticas y estimula la opinión de los demás asistentes. La otra.. Permite que lo ridiculicen y se pierda su aportación.
¿Cómo trata a la gente tímida? Luis Ruiz: Les pide la opinión en forma expresa. La otra: los ignora.
: ¿Cómo trata al incondicional? Luis Ruiz: Le asigna tareas concretas y le exige su cumplimiento. La otra: No le exige nada. Le reconoce su servilismo.
¿Cómo reacciona ante las criticas? Luis Ruiz: Las acepta si son válidas. La otra: Las ignora.
. ¿Es útil la reunión? Luis Ruiz: Le permite elegir la mejor solución y lograr el apoyo del personal. La otra: No cumple ningún objetivo ya que su opinión no cambia, lo que disgusta al personal.
¿Cómo reacciona ante las interrupciones? Luis Ruiz: No las permite. La otra: Permite que se interrumpa por cualquier motivo y que la gente entre y salga.
¿Tiene apoyo administrativo? Luis Ruiz: Encarga la toma de actas. Graba la reunión. Exige la lista de acuerdos, responsables, plazos, etc., el mismo día. La otra: No se toman actas.
¿Qué seguimiento hace? Luis Ruiz: FI mismo día envía los acuerdos por escrito con las obligaciones de cada cual. La otra: No hace nada.
¿Qué evaluación realiza? Luis Ruiz: Evalúa el cumplimiento de las obligaciones. Evalúa la forma cómo se realiza la reunión. La otra: Ninguna.
¿Cómo reacciona el personal? Luis Ruiz: En forma óptima. La otra: Pérdida de tiempo.
¿Qué resultados se logran? Luis Ruiz: Excelente aprovechamiento. La otra: Pésimos resultados.
CASO PRACTICO
