¿VOLVER?
¿En que consiste esa Actividad?
La Actividad en la que soy Codueño consiste en la Asesoría, Suministro, Instalación y Adiestramiento al sector industrial de Equipos Eléctricos de Media - Baja Tensión e Instrumentación.
Esto implica una oferta al cliente previa asistencia técnica para el suministro y colocación de la orden de compra respectiva, tomando en consideración el seguimiento de las ofertas realizadas a los distintos clientes. Este seguimiento trae implícito una asesoría en sitio al cliente para alcanzar los beneficios y alto rendimiento en el mercado altamente competitivo.
¿Estructura? Organigrama de la actividad objeto de estudio.
Existe una estructura vertical y totalmente rígida: ver ORGANIGRAMA
¿Tecnología?
Para desarrollar el proceso nos apoyamos de equipos de tecnología actual: PC, Micros, Sistemas de Facturación (software) y de Apoyo Gráfico como: AUTOCAD LT 98, además, de los instrumentos personales tales como: Vehiculos entre otros.
Realmente pienso que estamos corto ya que no tenemos acceso total (todo el personal) a tecnologías como Internet, ya que esta es exclusiva para la gerencia.
¿La Gente?
Estamos conformados por un grupo de profesionales
con la siguiente estructura.
¿VOLVER?
¿Quienes son /Profesiones / Formación / Carácter?
Gte. General / Ing. Electricista / Universitaria / Variable
Gte. Administrativo / Lic. en Administración / Universitaria / Sumiso
Gte. Técnico / Ing, Electricista / Universitaria / Callado - Sumiso
Asistente Administrativo / Secretaria / Años de Experiencia / Fuerte - Explosivo
Secretaria / Sin Título / Años de Experiencia / Callado
Jefe de Ventas / TSU Mercadeo / Técnica / Variable - Impredecible
Vendedor Interno / Bachiller / Media / Variable
Vendedor Externo 1 / Ing. Electricista / Universitaria / Variable
Vendedor Externo 2 / Ing. Electricista / Universitaria / Variable
Asistente interno / Sin Título / Años de Experiencia / Sumiso.
¿Los Procesos?
El proceso se suscribe a ofertar y hacer seguimiento de ofertas a la industria de Equipos Eléctricos y Electrónicos.
Se pueden desarrollar varios procesos:
1.- Buscar la solicitud de la Oferta
2.- Hacer la Oferta
3.- Entregar la Oferta o Participar en el proceso de Licitación
4.- Realizar seguimiento a lo Ofertado
5.- Realimentar al Departamento de Ventas en reuniones periódicas
El proceso de encontrar la solicitud de la oferta.
.- Visitar al Cliente
.- Crear la necesidad en el Cliente
.-Suministrar asesoría técnica (entrega de manuales), charlas, demostraciones y exposiciones aclaratorias
.- Conocimientos de los equipos y proveedores de la competencia para conocer debilidades y fuerzas.
El proceso de hacer la oferta.
.-Recoger la data del proceso donde estará incluido los equipos a ofertar
.-Verificar los distintos equipos de la línea de distribución que cumplen con las necesidades a cubrir
.-Conocer el software que permitirá el levantamiento de la oferta
.-Introducir o alimentar la plataforma de los distintos sistemas que apoyan la oferta (software, diagramadores, etc.)
.-Revisar los calculos y factores internos de la empresa: Factores de nacionalización si el producto es importado, transporte y ganancia que de a lugar
.-Verificar y discutir con el cliente las condiciones de entrega y pago para una condición final.
El proceso de la entrega de la oferta.
.-Verificar las condiciones de la entrega de la oferta (técnica - economica)
.-Preparar la documentación que da a lugar según exigencias del cliente
.-Asistir o enviar la oferta
.-:Si es Entrega no presencial vía fax o E-mail verificar la recepción de los mismos.
.-Visitar el Cliente
.-Contactar con los proveedores del Cliente para ajustar tus fuerzas
.-Registrar los datos en bases de datos para actualizar
.-Realizar oferta (actualización) de ser necesaria una reoferta
El proceso de realimentar el Departamento de Ventas.
.-Asistir a las reuniones periódicas del departamento
.-Tener la data de las ofertas
- movimiento y actualización
.-Informar a los distintos personajes
del Dpto. de Ventas de los datos de las
ofertas las ordenes de compras recibidas y las ofertas perdidas (causa
y efecto)
Impulsos ¿Qué cosas mejoran la actividad?
Dentro de los cambios que se pueden desarrollar para
mejorar la actividad "Ofertar y hacer seguimiento de ofertas a la industria
de equipos eléctricos y electrónicos", se pueden mencionar:
Existen 5 procesos mencionados anteriormente, dentro
de ellos se pueden hacer mejoras individuales, arrojando una mejoría
al objetivo principal.
Dentro de la busqueda de la solicitud, se pueden
realizar encuentros entre las empresas y nuestra oficina con el fin de
descubrir necesidades y dar a conocer nuestras líneas de producción.
También, se pueden desarrollar visitas en
las diversas plantas por los especialistas de las líneas es decir:
Motores, Material de Control, Instrumentación, Automatización,
Tableros, etc. Con el fin de conocer a nuestros clientes y desarrollar
software y hardware acordes a las necesidades de la industria.
Dentro del desarrollo de la oferta como tal, también
podemos encontrar Impulsos ya que si conocemos y adaptamos a nuestra plataforma
de trabajo software con posibilidades de trabajo en red (Internet) aumentaríamos
nuestra eficiencia en el desarrollo de ofertas.
Incluso se podría ofertar en línea
a clientes que así lo requiriesen.
Dentro de la entrega de la oferta, muchos de los
problemas de la entrega de las ofertas radica en los documentos que soportan
y dan fe de la empresa, tales como: Solvencia de Impuesto y Seguro Social,
Solvencia con las diferentes Instituciones y organizaciones que den a lugar.
Ej: Colegios de Ingenieros, normas de PDVSA, etc. Si mejoramos la comunicación
con las instituciones que dan las solvencias para el momento de la licitación
habrían menos obtaculos, una forma de mejorar sería que a
través de Internet poder tener solvencias.
Dentro del seguimiento, también pueden haber
impulsos, ya que si mejoramos nuestra base de datos podemos tener conocimientos
de las ofertas perdidas y ganadas para realizar graficas y tener realimentación
positiva.
Frenos?
Manteniendo la línea anterior los frenos de
los diferentes procesos podemos verlos a través del NEGADO
de los Impulsos. Sin embargo, en general, en la organización existen
situaciones que no permiten mejorar, tales como: Gerentes Cerrados, que
no escuchan a sus empleados.
- Nivel de Instrucción,- basado en la experiencia
del ejecutor del cargo y no del nivel académico Ej: asistente administrativo,
vendedor Interno / asistente interno.
Comencemos por mencionar que la Empresa es del tipo
familiar donde la parte alta de la estructura (Gte. General, Gte. Administrativo,
Gte. Técnico) son familia (Hermanos) y se ha observado a través
del tiempo que en aquellas actividades donde se ha errado o no existe consenso
por parte de la gerencia es ocultada hacia la parte baja de la estructura.
Es oportuno mencionar que existe una relación
directa entre la Gerencia General y los Vendedores Externos y que los errores
que comete la Gerencia General afectan directamente a las líneas
inferiores (Inexperiencia en la gerencia) y si estos son ocultados por
los nexos familiares son intimidades que no se observan a simple vista
pero que traen sus consecuencias.
Factores Externos: Elementos al medio ambiente
internos o externos que afectan la actividad?
Existen cualquier cantidad de elementos que pueden
alterar la actividad desde los factores económicos del país
hasta los elementos naturales que pueden afectar la actividad desarrollada
tal es el caso de los problemas de terrorismo que se están viviendo
y que a pesar de no estar involucrados directamente no vemos afectados
ya que somos parte de un continente que no somos totalmente independiente.
Analisis sobre los artículos
ubicados en Internet del tema.
1.- Dentro
del desarrollo de la actividad en que soy Co-Dueño se establecen
varias variables tales como: Tecnología, La Gente, Impulso, Frenos,
Intimidades, Factores Externos, Motor del Cambio.
En nuestro primer articulo (Proceso Electoral
Incide en Ventas de Boletos Aéreos), se puede apreciar que los factores
externos a la organizació toman dominio e influyen en su rendimiento,
se comenta que un 5 a 8 por ciento en sus Volumenes de Ventas (Las Agencias
de Viajes) han disminuido a causa de varios factores tales como: El
Año electoral en Nicaragua, Recesión Mundial,etc.
Esto lleva a desarrollar y aplicar técnicas
de Mercadeo para superar los factores inicialmente mencionados, que reducen
el rendimiento final, tales técnicas, como: Tarifas Dependientes
de Temporadas, Ventas de Paquetes Especiales, Regirse por Asociaciones
Internacionales para obtener Respaldo Mundial.
Es de Destacar que en nuestro proceso a
pesar de no ser tan complejo se debe tomar en cuenta estos factores externos,
nos damos cuenta que hechos de fecha septiembre del 2001 pueden ser tomados
en cuenta ya que sino finalmente lo que se ve afectado es el resultado
final, disminución del rendimiento global.
2.- Otras de las alternativas en que se apoya el
proceso descrito en el que soy Co-Dueño es el Aspecto Técnico,
ya que conociendo más mi producto y el de la competencia puedo superar
mis debilidades y desarrollar las virtudes.
Se puede apreciar en el articulo que existe toda
una organización para desarrollar estos aspectos ya que se puede
vender bastante o con altos rendimientos pero el vendedor es algo más
que venta y rendimiento es imagen de la organización y por lo tanto
hay que cuidar esta figura.
Además, el mundo cambiante que vivimos tiene
muchos matices los cuales tenemos que prepararnos y NOVAGESTION
nos muestra una forma de enseñar a través de entrenamientos
y formación sin alejarse de la Misión de a Empresa y su Política.
http://www.novagestion.cl/html_nova/tecventas.html
Biblografia:
Tercera Edición
Investigación en internet
1.- Proceso electoral incide en ventas de boletos
aéreos.
Un descenso de entre el 5 y 8 por ciento
en sus volúmenes de ventas de boletos aéreos han sufrido
agencias de viajes en comparación con el año pasado, según
declaraciones de fuentes del sector.
http://www-ni.laprensa.com.ni/archivo/2001/septiembre/05/economia/economia-20010905-02.html
2.- Técnicas de Ventas
La necesidad actual de nuestro mercado;
de un asesor técnico preparado, promotor de una imagen de servicio
de excelencia, y administrador capacitado de los objetivos comerciales
de la empresa puede ser resuelto a través del entrenamiento y formación,
integrado a una administración y supervisión consistente
con el objetivo propuesto.
http://www.novagestion.cl/html_nova/tecventas.html
Otros de Interes:
Patron del proceso Venta y Distribución
de Stock
http://www.obarros.cl/paper2/paper2.htm
Técnicas de Comunicación para Vendedores
http://www.tec.com.mx/web/infocursosec/ad027/autentificacion.htm
Intimidades? Cosas que forman parte de la actividad
y no se observan a simple vista.
http://www-ni.laprensa.com.ni/archivo/2001/septiembre/05/economia/economia-20010905-02.html
ADMINISTRACION
James A.F. Stoner / Charles Wankel