L'ARCHIVIAZIONE OTTICA
Le ultime normative (Deliberazione CNIPA n.11/2004) aprono la strada alla creazione di archivi di immagini, che riproducono fedelmente l'archivio cartaceo e permettono di sostituire tale archivio digitale a quello originario. Ogni pratica può quindi essere scansionata e trasformata in un'immagine sempre disponibile e stampabile a richiesta. L'archivio può essere interamente contenuto in un cd o in un dvd o, se molto grande, in un hard disk.
VANTAGGI
- Enorme risparmio di spazio e di denaro per l'affitto di idonee sedi per la conservazione dell'archivio
- Enorme risparmio sulla carta: i documenti vengono archiviati digitalmente e stampati solo se necessario
- Ricerca dei documenti più veloce ed efficace
- Miglioramento dell'efficienza del personale: l'archivio può essere consultato senza muoversi dalla scrivania
- I documenti sono facilmente e rapidamente trasmissibili anche per posta elettronica certificata
- L'accesso all'archivio non è limitato per i disabili
LA NOSTRA PROPOSTA
La Tesauro propone ai propri clienti il seguente piano operativo:- Scansione dei documenti scelti per l'archiviazione ottica direttamente nella sede dell'archivio con:
- la creazione di un file .pdf di sola lettura, oppure di un modello digitale modificabile del documento scansionato
- l'apposizione della firma digitale del responsabile dell'archiviazione
- l'apposizione della marca temporale sul documento
- Backup dell'archivio su dischi scrivibili e/o riscrivibili, o su hard disk
- Creazione di un database contenente le informazioni relative alle scansioni, in modo da poterle rintracciare senza difficoltà
- Creazione di una proposta di scarto del materiale scansionato
