0054-หลักสูตร"การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน"

คู่มือการปฏิบัติงาน(OPERATING MANUAL)เป็นเครื่องมือที่สำคัญประการหนึ่งใน การทำงานทั้งกับตัวหัวหน้างานและผู้ปฏิบัติงานในหน่วยงานนั้นๆ คู่มือการปฏิบัติงานจะจัด ทำขึ้นไว้เป็นของแต่ละหน่วยงาน เป็นการจัดทำรายละเอียดของการทำงานในหน่วยงานนั้นๆ ออกมาเป็นระบบและครบถ้วนหัวหน้าหน่วยงานจะได้ประโยชน์จากการจัดทำคู่มือการปฏิบัติ งานทั้งในช่วงของการสัมมนาภาคปฏิบัติการและการนำเอาคู่มือที่สำเร็จแล้วไปใช้ในการบริหาร งานต่อไป

ประโยชน์ที่หัวหน้างานจะได้รับดังกล่าวข้างต้นก็คือ (1) ในระหว่างการจัดทำ หรือใน ช่วงของการสัมมนานั้น หัวหน้างานจะได้มีโอกาสวิเคราะห์ ทบทวนแก้ไข วิธีการ ทำงานและ หรือขั้นตอนการทำงานต่างๆที่ทำอยู่ในปัจจุบันให้เหมาะสมยิ่งขึ้น เพราะในแต่ละบทของคู่มือ และ/หรือแต่ละขั้นตอนของการจัดทำจะมีการให้ความรอบรู้ในหลักการต่างๆเกี่ยวกับเรื่องนั้นๆ แล้วหัวหน้างานก็ดำเนินการแก้ไขปรับปรุงก่อนที่จะเขียนออกมาเป็น คู่มือที่สมบูรณ์ออกมา และ (2) เมื่อจัดทำ/ได้คู่มือการปฏิบัติงานออกมาแล้ว หัวหน้างานสามารถนำไปใช้ประ- โยชน์ได้หลายประการเช่น การสอนงานการตรวจสอบการทำงานของพนักงานทุกคนให้ทำงาน ให้บรรลุ"จุดสำเร็จของงานในตำแหน่งงานนั้น" ใช้ในการควบคุมงานและการติดตามงาน การ ประเมินผลการปฏิบัติงาน หรือกล่าวโดยรวมก็คือหัวหน้างานสามารถนำไปดำเนินการให้งาน ของหน่วยงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นไปอีกได้

การสัมมนาเรื่องนี้เป็นภาคปฏิบัติดังนั้น จะเป็นการให้ความรู้ความเข้าใจกันไปทีละขั้นตอน แล้วหัวหน้างานแต่ละคน(กลุ่ม)ลงมือเขียนคู่มือการปฏิบัติงานของหน่วยงานของตน- เองออกมาโดยมีผู้บังคับบัญชาระดับเหนือเป็นพี่เลี้ยงอยู่อีกชั้นหนึ่ง เป็นอย่างนี้ไปแต่ละบทจนแล้วเสร็จ โดยวิทยากรจะคอยดูแลความถูกต้องสมบูรณ์ของวิธีการเขียนเนื้อหาในทุกบททุก ขั้นตอนนั้น

1.เพื่อให้หัวหน้าหน่วยงานได้มีโอกาสทบทวนภาระหน้าที่ของหน่วยงานของตนว่า ยังคงมุ่งต่อจุดสำเร็จขององค์การโดยสมบูรณ์อยู่หรือไม่ เพราะจากสภาพการเปลี่ยนแปลง ต่างๆที่เกิดขึ้นอาจทำให้หน่วยงานต้องให้ความสำคัญแก่ภาระบางอย่างมากยิ่งขึ้น

2. เพื่อให้หัวหน้าหน่วยงานจัดทำ-กำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงานหรือจุดสำเร็จของ การทำงานของแต่ละงานออกมาเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้การทำงานเกิดประโยชน์ต่อองค์- การโดยส่วนรวมสูงสุด และเพื่อใช้มาตรฐานการทำงาน/จุดสำเร็จของงานนี้เป็นเครื่องมือใน การประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานต่อไปด้วย

3. เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานได้ทราบความคาดหวังอย่างชัดแจ้งว่าการทำงานในจุดนั้นๆ ผู้บังคับบัญชาจะวัดความสำเร็จของการทำงานในเรื่องใดบ้างซึ่งย่อมทำให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถ ปรับวิธีการทำงานและเป้าหมายการทำงานให้ตรงตามที่หน่วยงานต้องการได้และส่งผลให้เกิด การยอมรับผลการประเมินฯมากยิ่งขึ้น เพราะทุกคนรู้ล่วงหน้าแล้วว่าทำงานอย่างไรจึงจะถือ ได้ว่ามีประสิทธิภาพ

4. เพื่อให้หัวหน้าหน่วยงานสามารถมองเห็นศักยะภาพของพนักงาน เนื่องจากการทำ- งานทุกหน้าที่มีจุดวัดความสำเร็จที่แน่นอนเด่นชัด หัวหน้างานจึงสามารถใช้ทรัพยากรบุคคล ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

1   การทบทวนและการเขียนภาระหน้าที่ของหน่วยงาน (Function Description)
2   การทบทวนและการเขียนความรับผิดชอบของหน่วยงาน (Function Responsibility)
3   การเขียนโครงสร้างหน่วยงาน โครงสร้างอัตรากำลัง ชื่อตำแหน่งงานและการประสานงาน

4   การเขียนขั้นตอนการทำงาน (เพื่อการทำงาน เพื่อการสอนงาน)
5   การเขียนทำเนียบหน้าที่การงาน(ยุคใหม่)ของทุกตำแหน่งงาน-มีการระบุ KPI และ Competency ด้วย
6   การจัดทำมาตรฐานการปฏิบัติงาน (Performance Standard) ของทุกงานในหน่วยงาน
7   การทบทวน การปรับปรุงรายงานและการเขียนรายงานที่ถูกต้องที่จะนำเสนอผู้บริหาร
     (Preparation of Reports for Management)
8   การทบทวนแบบฟอร์มต่างๆ เพื่อให้ Form simplifies Work ไม่ใช่แบบฟอร์มทำให้การทำ งานยุ่งยากมากขึ้น

เนื้อหาโดยสังเขปของแต่ละบท

• 1. การจัดทำภาระหน้าที่ของหน่วยงาน (Function Decsription)
  เป็นการทบทวนภาระหน้าที่ของแต่ละหน่วยงานให้สอดคล้องกับภาระกิจ Vision,Missionและเป้าหมายใหม่ๆของบริษัทเพื่อให้การทำงานทุกอย่างของทุกหน่วยงานมุ่ง
  สู่เป้าหมายหลักขององค์กรและนำมาเขียนไว้ให้ครบถ้วนถูกต้องเรียงตามลำดับความ
  สำคัญในภาระหน้าที่ต่างๆเหล่านั้นรวมทั้งกำหนด KPI ของหน่วยงานเหล่านั้นด้วย
  
• 2. การจัดทำความรับผิดชอบของหน่วยงาน (Function Responsibility)
  เป็นการกำหนดขอบเขตและเงื่อนไขในการทำงานของแต่ละภาระหน้าที่ และสร้าง Commitment
  ที่จะทำงานอย่างไรจึงจะสอดคล้องกับการทำงานของหน่วยงานอื่นๆในองค์กร
  
• 3. โครงสร้างของหน่วยงานและการประสานงาน (Function Relationship)
  - โครงสร้างตำแหน่งและอัตรากำลัง
  - การติดต่อประสานงานกับหน่วยงานภายในฝ่าย
  - การติดต่อประสานงานกับหน่วยงานภายนอกฝ่าย/นอกบริษัท
  เป็นการกำหนดสายการบังคับบัญชาให้ชัดเจน การกำหนดชื่อตำแหน่งงานให้ถูกต้องเป็นสากลและ
  เป็นการวางระบบการประสานงานว่าจะต้อง ส่งอะไร-ให้ใคร-เมื่อไหร่ และ
  ต้องได้รับอะไร-จากใคร-เมื่อไหร่ทำให้การทำงานของทุกหน่วยงานประสานกันได้โดยระบบ
  ที่ชัดเจนแน่นอน
  
• 4. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Work Process)
  เป็นการทบทวนกระบวนการทำงานโดยหลักของ Work Simplification คือการขจัด(Eliminate) การรวม(Combine) การทำให้ง่าย(Simplify) และการจัดขั้นตอนเสียใหม่ (Re-arrange) และวิเคราะห์งานเพื่อมาเขียนขั้นตอนของการทำงานของทุกงานชัดเจน กระชับ และถูกต้อง
  
  เรื่องสำคัญอีกประการหนึ่งที่จะเขียนไว้ในบทที่ 4 ก็คือเมื่อเรากำหนด ปรับปรุง ขั้นตอนการทำงานแล้ว ก็จะมีการให้เขียน “จุดสำคัญ” (Key Points) ของการทำงานในขั้นตอนนั้นๆ “จุดสำคัญ” ก็คือข้อบ่งชี้ว่าการทำงานนั้นๆ มี “จุดที่ต้องเอาใจใส่เป็นพิเศษ”  “จุดที่ต้องระวังเพราะเกิดความผิดพลาดได้ง่าย”  “จุดที่ต้องระวังอันตราย” “วิธีการที่ทำให้การทำงานง่ายขึ้น”  “ลักษณะงานที่บอกว่างานจะออกมาอย่างดี” หรือ” ลักษณะ – อาการที่บ่งบอกว่างานจะไม่สมบูรณ์หรือเกิดความผิดพลาด – ความสูญหาย” ฯลฯ ผู้ที่มีประสบการณ์จะรู้เรื่องเหล่านี้เป็นอย่างดี 
  
  
• 5. การจัดทำทำเนียบหน้าที่การงานของทุกตำแหน่งงาน(Job Description)
  การจัดทำทำเนียบหน้าที่การงานไม่ใช่เรื่องยาก แต่ยากที่จะทำให้สำเร็จ ในบทนี้จึงเป็นการบอกถึงวิธี
  การที่จะทำให้สำเร็จ และฝึกเขียนทำเนียบหน้าที่การงานตามเนื้อหาที่เป็นสากล ในปัจจุบันมีการเพิ่ม
  "ดัชนีชี้วัดผลงาน" (KPI) และ "สมรรถนะ" (Competency) ของตำแหน่งงานนั้นเพื่อให้ผู้ที่อยู่ในตำแหน่ง
  งานนั้นรู้ถึงความคาดหวังในผลงานของแต่ละงาน และเป็นประโยชน์ในการะพัฒนาบุคคล และประเมินผลการปฏิบัติงาน(Performance Appraisal) ที่มีตัวชี้วัดที่เป็นรูปธรรมว่าทำงานได้ดีเพียงใด
  
• 6. การกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน (Performance Standard) และจุดสำเร็จของการทำงาน
  คือการกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน ของทุกงานออกมาว่างานต้องสำเร็จออกมาอย่างไรทั้งในเรื่อง
  ของปริมาณ คุณภาพ เวลา ค่าใช้จ่าย อากัปกริยา ซึ่งจะทำให้ได้ผลงานตามที่องค์กรต้องการในคุณ-
  สมบัติเหล่านั้น (หรือเปลี่ยนบทนี้เป็น KPI ของหน่วยงาน)
  
• 7. การจัดทำรายงานของแต่ละงานและ/หรือรายงานของหน่วยงาน (Report Preparation)
  เป็นการให้ความรู้เรื่องการจัดทำรายงานในประเด็นที่สำคัญๆ แล้วมาวิเคราะห์รายงานที่มีอยู่ในหน่วย-
  งานว่าควรจะตัด-เพิ่ม-รวม-ปรับปรุงรายงานอะไรบ้าง แล้วรวบรวมรายชื่อรายงานเหล่านั้นมาไว้ใน
  คู่มือการปฏิบัติงาน (มีการอบรมเรื่อง "การจัดทำรายงานเพื่อผู้บริหาร" ด้วย)
  
• 8. แบบฟอร์มที่ใช้ในหน่วยงาน (Form Design and Control)
  เป็นการให้ความรู้เกี่ยวกับการออกแบบฟอร์มของหน่วยงาน (Form Design & Control) เพื่อวิเคราะห์
  ความจำเป็นของแบบฟอร์มต่างๆ ทั้งเนื้อหา รูปแบบ ความเหมาะสม-สะดวกในการใช้ แล้วนำมา
  รวบรวมไว้ในคู่มือเล่มนี้

ง. แนวดำเนินการ
ก่อนการลงมือเขียนคู่มือในแต่ละบทจะเป็นการให้ความรู้ในเรื่องนั้นๆ ดังนั้นผู้เข้า ร่วมสัมมนาจะได้เพิ่มพูนความรู้เกี่ยวกับการใช้ข้อมูลในการบริหาร((MIS)การทำ Job Breakdown จากภาระหน้าที่ของแผนกงานออกมา เป็นภาระหน้าที่ของแต่ละหน่วย วิธีการเขียน โครงสร้าง การเรียกชื่อตำแหน่ง การกำหนดปริมาณคนในแต่ละตำแหน่งงาน การเขียนขั้นตอน การทำงานที่รัดกุม/ถูกต้อง ความรู้เรื่องมาตรฐานการปฏิบัติงาน (PERFORMANCE STANDARD) และวิธีการเขียนมาตรฐานฯ การเขียนจุดสำเร็จของการทำงาน ความรู้เรื่องทำเนียบ หน้าที่การงาน (JOB DESCRIPTION) และวิธีการเขียนที่สมบูรณ์ต่อไปอาจจะนำไปใช้ในการ ประเมินค่างาน (JOB EVALUATION) เทคนิคการทำรายงานเสนอผู้บริหาร (PREPARA TION OF REPORT FOR MANAGEMENT)เทคนิคการออกแบบฟอร์มและการควบคุม แบบฟอร์ม

ประโยชน์ของการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน (จากการระดมสมองของผู้เรียน)
ก. ประโยชน์ของการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานต่อองค์กรและผู้บังคับบัญชา

1. เพื่อการกำหนดและการตรวจสอบผลงานและความสำเร็จของหน่วยงาน
2. เป็นข้อมูลในการประเมินค่างานและจัดชั้นตำแหน่งงาน
3. เป็นคู่มือในการสอนงาน
4. เพื่อให้การกำหนดหน้าที่การงานชัดเจนไม่ซ้ำซ้อน
5. เพื่อประโยชน์ในการควบคุมงานและการติดตามการปฏิบัติงาน
6. เป็นคู่มือในการประเมินผลการปฏิบัติงาน
7. เพื่อใช้วิเคราะห์งานและปรับปรุงงาน
8. เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานศึกษางานและสามารถทำงานทดแทนกันได้
9. เพื่อการงานแผนการทำงาน และวางแผนกำลังคน
10. ผู้บังคับบัญชาได้ทราบขั้นตอนและสายงานทำให้บริหารงานได้ง่ายขึ้น
11. สามารถแยกแยะลำดับความสำคัญของงาน เพื่อกำหนดระยะเวลาทำงานได้
12. สามารถกำหนดคุณสมบัติของพนักงานใหม่ที่จะรับได้ง่ายขึ้นและตรงมากขึ้น
13. ทำให้บริษัทสามารถปรับปรุงระเบียบแบบแผนการทำงานให้เหมาะสมยิ่งขั้นได้
14. ยุติความขัดแย้งและเสริมสร้างความสัมพันธ์ในการประสานระหว่างหน่วยงาน
15. สามารถกำหนดงบประมาณและทิศทางการทำงานของหน่วยงานได้
16. เป็นข้อมูลในการสร้างฐานข้อมูลของบริษัทต่อไปได้
17. เพื่อการศึกษาและเตรียมการในการขยายงานต่อไปได้
18. เพื่อการวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายกับผลงานและปริมาณกำลังคนของหน่วยงานได้
19. ผู้บังคับบัญชาได้ง่ายขึ้น สดวก และรวดเร็วขึ้น
20. เพื่อประโยชน์ในการบริหารงานโดยส่วนรวมสำหรับผู้บังคับบัญชาคนใหม่

ข. ประโยชน์ของคู่มือการปฏิบัติงานที่มีต่อผู้ปฏิบัติงาน
1. ได้รับทราบภาระหน้าที่ของตนเองชัดเจนยิ่งขึ้น
2. ได้เรียนรู้งานเร็วขึ้นทั้งตอนที่เข้ามาทำงานใหม่ / หรือตอนที่จะย้ายงานใหม่
3. ได้ทราบความคาดหวัง(Expectation)ของผู้บังคับบัญชาที่มีต่อตนเองชัดเจน
4. ได้รับรู้ว่าผู้บังคับบัญชาจะใช้อะไรมาเป็นตัวประเมินผลการปฏิบัติงาน
5. ได้เข้าใจระบบงานไปในทิศทางเดียวกันทั้งหน่วยงาน
6. สามารถช่วยเหลืองานซึ่งกันและกันได้
7. เข้าใจหัวหน้างานมากขึ้น ทำงานด้วยความสบายใจ
8. ไม่เกี่ยงงานกัน รู้หน้าที่ของกันและกันทำให้เกิดความเข้าใจที่ดีต่อกัน
9. ได้ทราบจุดบกพร่องของงานแต่ละขั้นตอน เพื่อนำมาปรับปรุงงานได้
10. ได้เรียนรู้งานของหน่วยงานได้ทั้งหมด ทำให้สามารถพัฒนางานของตนเองได้
11. มีขั้นตอนในการทำงานที่แน่นอน ทำให้การทำงานได้ง่ายขึ้น
12. รู้จักวางแผนการทำงานเพื่อให้ผลงานออกมาตามเป้าหมาย
13. สามารถใช้เป็นแนวทางเพื่อการวิเคราะห์งานให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา
14. สามารถแบ่งเวลาให้กับงานต่างๆได้อย่างถูกต้องเหมาะสม
15. รู้ขอบเขตสายการบังคับบัญชาทำงานให้การประสานงานง่ายขึ้น
16. ได้เห็นภาพรวมของหน่วยงานต่างๆในฝ่ายงานเดียวกัน เข้าใจงานมากขึ้น
17. สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพราะมีสิ่งที่อ้างอิง
18. ได้รับรู้ว่าตนเองต้องมีการพัฒนาอะไรบ้างเพื่อให้ได้ตามคุณสมบัติที่ต้องการ
19. ได้เรียนรู้และรับทราบว่าเพื่อนร่วมงานทำอะไร เข้าใจกันและกันมากขึ้น
20. ได้รับรู้ว่างานที่ตนเองทำอยู่นั้นสำคัญต่อหน่วยงานอย่างไร เกิดความภูมิใจ
เนื้อหาอาจปรับ - เพิ่ม - เปลี่ยนแปลง - ตามความต้องการของบริษัท
หลักสูตรนี้ได้จัดอบรมให้กับบริษัทต่างๆมากว่า 15 ปี เนื้อหาในรายละเอียดได้ปรับปรุงมาโดยตลอด

กลับไปหน้าแรก Menu 5
กลับไปหน้าแรกของ Web site