การอบรม เรื่อง "เทคนิคการข้อสรุปในการประชุม" 00791

1 ปัญหาที่เกี่ยวกับข้อสรุปในที่ประชุม 2 สาเหตุและปัจจัยที่มีผลต่อการได้มาของข้อสรุปในที่ประชุม : วาระการประชุม,ประธานที่ประชุม,ผู้เข้าประชุม 3 เนื้อหาของการอบรม

1 ปัญหาเกี่ยวกับข้อสรุปในการประชุม การประชุมไม่ได้ข้อสรุปตามที่ต้องการ เพราะมีแต่พูดทั้งในเรื่องนอกเรื่องจนหมดเวลา ที่ประชุมได้ข้อสรุปไม่ครบตามที่ต้องการจากการประชุมครั้งนั้นๆ ที่ประชุมได้ข้อสรุปผิดแนวไปจากที่กำหนดไว้ เพราะปล่อยให้มีการเสนอทางเลือกใหม่เข้ามา ที่ประชุมได้ข้อสรุปที่ไม่ใช่ข้อสรุปที่แท้จริง ทำนองว่าได้ข้อสรุปว่าจะมีการประชุมเรื่องนี้อีกครั้ง ที่ประชุมได้ข้อสรุปที่ไม่เป็นเชิงปฏิบัติ เป็นข้อสรุปกว้างๆ แต่ละหน่วยงานไม่สามารถนำไปปฏิบัติได้ ที่ประชุมได้ข้อสรุปท่ามกลางข้อขัดแย้ง ยิ่งประชุมยิ่งเกิดความแตกแยก ที่ประชุมได้ข้อสรุปจากการลงมติเกือบทุกเรื่อง ซึ่งก็เกิดมติที่เป็น Win/Lose ในทุกเรื่อง ดังนั้นการยกมือลงมติเพียง 3-4 ครั้งก็จะเกิดการแพ้-ชนะกันทุกคน ที่ประชุมก็แตกแยกกันไปทุกคน ที่ประชุมได้ข้อสรุปแค่แนวทาง เช่นว่าได้ข้อยุติว่า "เรื่องนี้ทุกฝ่ายต้องช่วยกัน" แต่ไม่มีว่าจะให้ใครทำอะไร หวังผลที่เป็นรูปธรรมอย่างไร กำหนดแล้วเสร็จเมื่อได ดังนั้นข้อสรุปจึงไม่มีความหมายในเชิงการบริหาร ที่ประชุมได้ข้อสรุปจาก "การพูดเก่ง พูดดัง พูดด้วยอิทธิผลโดยตำแหน่งงาน หรือโดยอาวุโส" ไม่ได้เกิดจากการอภิปรายด้วยเหตุด้วยผล และได้ความคิดที่หลากหลายจากทุกคน ทำให้การประชุมเสมือนการมารับฟังข้อสรุป ไม่ใช่มาร่วมกันใช้ความคิดเพื่อการหาทางที่ดีกว่า

2 สาเหตุและปัจจัยที่มีผลต่อการได้มาซึ่งข้อสรุปที่ประชุม

1) วาระการประชุม ไม่มีวาระการประชุม ทำให้ทุกคนไม่ได้เตรียมข้อมูลอะไรมา ได้แต่เอาความคิดที่นึกได้ขณะนั้นออกมาพูด แบบกว้างๆ ไม่มีตัวเลข ข้อมูลเป็นชิ้นเป็นอัน มีวาระการประชุม แต่แจกให้ก่อนการประชุมอย่างกระชั้นชิด วาระการประชุมไม่ชัดเจน ไม่ระบุในเชิงของ Output แต่ระบุเป็นเชิง Process ประธานไม่มีเป้าหมาย(ในใจ)ที่ชัดเจนของแต่ละวาระ ทำให้การกำกับแนวทางการประชุมไม่ได้ (เมื่อไม่มีเป้าหมายก็ไม่มีแนวทาง) การกำหนดวาระการประชุมไม่ถูกตามหลักการประชุมที่เป็นสากล - ไม่ได้กำหนดให้ชัดเจนว่าในแต่ละวาระการประชุม ใครเป็นเจ้าของเรื่อง และเจ้าของเรื่องจะนำเสนอะไร หรือใครต้องเกี่ยวข้องบ้าง เกี่ยวข้องอย่างไร (ในการประชุมนอกจากทางผู้เตรียมการจงะส่งวาระการประชุมให้แก่ผู้เข้าร่วมประชุมแล้ว ยังต้องส่งแผนการประชุม (Meeting Planning Guide) ที่กำหนดรายละเอียดอย่างสมบูรณ์ที่จะทำให้การประชุมง่ายขึ้นมาก

2) ประธานที่ประชุม ไม่ชำนาญ ไม่มีหลักการในการนำประชุม-ใช้คำถามไม่ถูกตามรูปแบบของการถามในที่ประชุม ไม่สรุปทั้งๆที่การพูดของทุกคนได้ข้อสรุปอยู่ในตัวแล้ว ไม่สามารถคุมการพูดในที่ประชุม-ทั้งเรื่องที่พูด คนที่พูด เวลา(ปริมาณ)ที่พูด จังหวะที่จะให้พูด เพราะไม่มีกติกาในการประชุม ไม่กำกับที่จะให้ "พูดทีละคน พูดทีละเรื่อง" ทำให้มีประเด็นเพิ่มเข้ามามากขึ้น จนหลงประเด็น หรือแย่งกันพูดจนผู้พูดต้องรีบเร่งทำให้ไม่ครบประเด็น หรือในทางตรงกันข้ามไม่รู้จักการกระตุ้นให้บางคนที่พูดน้อยได้พูดมากขึ้น (เมื่อไม่ได้พูดในที่ประชุมก็มาพูดนอกห้อง) ไม่มีเป้าหมายของการประชุมแต่ละวาระ (ดังที่พูดแล้ว) จึงเกิดทางเลือกใหม่ ประเด็นใหม่แทรกเข้ามาได้เรื่อยๆ ไม่ควบคุมให้ผู้ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับผู้ให้ความเห็นพูดในเวลาที่เหมาะสม และปริมาณเวลาที่เหมาะสม ประธานไม่ได้กำหนดให้อภิปรายกันที่หลักเกณฑ์ในการหาข้อยุติ แต่ไปลงลึกถึงว่าจะสรุปว่าอย่างไร ทำให้ไม่มีหลักเกณฑ์ (Criteria) ในการหาข้อสรุป ผลสรุปจึงออกมาไม่ดี ไม่เหมาะ หรือไม่ถูกต้องตามที่ควรจะเป็น ประธานขาดการยืดหยุ่นในการนำประชุมที่บางครั้งต้องเด็ดขาด ตัดบท หรือบางครั้งก็ปล่อยให้พูดกันไปตามสบาย รวมทั้งการแสดงออกถึงการมีอารมณ์ขันออกมาบ้างในจังหวะที่เหมาะสม เพื่อคลี่คลายบรรยากาศ ประธานไม่รู้ได้คุมให้ทุกคนเดินทางไปทางเดียวกัน ดังนั้นจะมีการแวะข้างทางบ่อย ประธานไม่ได้กำหนดความสำคัญของแต่ละวาระการประชุมเพื่อแบ่งเวลาให้เหมาะสมกับความสำคัญของวาระนั้นๆ ทำให้บางครั้งวาระที่ไม่สำคัญ แต่ที่ประชุมพูดกันนานเกินควร(เพราะทุกคนพอรู้) [ตัวอย่างว่าการซื้อที่เข้าเล่มหนังสือราคา 20,000.- แต่พูดกันเป็นชั่วโมง เพราะทุกคนรู้จักมันดี ที่แต่ละคนชอบไปคนละอย่าง แต่พอประชุมเรื่องการซื้อ คอมพิวเตอร์ราคา 5 ล้าน ใช้เวลา 10 นาทีให้ฝ่ายคอมพิวเตอร์เสนอ ก็ผ่านได้]

3) ผู้เข้าร่วมประชุม ไม่เคารพกติกาของการประชุม (ถ้ามี) ไม่มีมารยาทในการประชุม ไม่ควบคุมอารมณ์ ไม่รู้จักใช้คำพูดในการหักล้าง กลายเป็นการพูดแบบเอาแพ้เอาชนะแทนที่จะเป็นการให้ข้อมูล แพ้ในที่ประชุม แต่นอกห้องประชุมไม่แพ้ มาประชุมแบบมือเปล่า (มาอาศัยอิงคำพูดของผู้อื่นแล้วเสริมเข้าไปแบบข้างๆคูๆ) พยายามให้ที่ประชุมใช้การลงมติเพื่อจะได้ยุติการประชุมในแต่ละวาระ (การประชุมที่ดีที่สุดนั้น ทุกข้อสรุปจะได้จากการให้ความเห็นเป็นเอกฉันท์ -Win/Win Solution) ปัจจัยอื่นๆก็มีผลต่อการได้มาซึ่งข้อสรุปการประชุมที่ดี เช่นเวลาประชุม เลขาฯของการประชุม การเตรียมการประชุม ฯลฯ

3. เนื้อหาการอบรม 1-2 วัน 1) หลักการประชุมที่พูดมาทั้งหมดที่เป็นปัญหาต่อการได้มาซึ่งข้อสรุปที่ดี (ใช้การบรรยายอภิปราย) 2) วิธีการหาข้อสรุปในที่ประชุมอย่างมีหลักเกณฑ์ 3) สาธิตให้เห็นว่าผลที่มีคุณภาพต่างกันอย่างไร (ภาคปฏิบัติการประชุมสั้นๆ ครั้งละประมาณ 30 นาที - รวม 3 รอบ) 3) บทบาทของผู้นำประชุมเพื่อนำไปสู่ข้อสรุปที่ดี (บรรยาย) 4) บทบาทของสมาชิกการประชุมเพื่อให้ได้ข้อสรุปที่ดี (บรรยาย) 5) บทบาทของผู้เตรียมการประชุมซึ่งมีส่วนที่ทำให้ได้ข้อสรุปที่ดี (บรรยาย) 6) หลักการวิเคราะห์ประสิทธิภาพของการประชุมเพื่อให้ได้ข้อสรุปที่ดี

กลับไปหน้าแรกของ web site กลับ Menu 7