หลักสูตร "เทคนิคการประชุมสำหรับผู้บังคับบัญชา" 0618

 

การฝึกอบรมภาคปฏิบัติหลักสูตร "เทคนิคการประชุมสำหรับผู้บริหาร"


การฝึกอบรมภาคปฏิบัติ
หลักสูตร "เทคนิคการประชุมสำหรับผู้บริหาร"
(MANAGEMENT MEETING CONDUCT TECHNIQUE)
(ดูเหมือนเราจะรู้กัน แต่ก็ยังเสียเวลาไปมากกับการประชุม)

ก. หลักการและเหตุผล

การประชุมเป็นเครื่องมือที่สำคัญมากประการหนึ่งของการบริหารงาน เพราะนักบริหาร ใช้การประชุมเป็นที่ระดมสมอง ปรึกษาหารือ ร่วมการตัดสินใจในเกือบทุกเรื่องของการทำงาน ทั้งในระหว่างผู้บังคับบัญชาระดับเดียวกัน และการประชุมกับผู้ใต้บังคับบัญชา ผู้บริหารจึงใช้ เวลาอย่างมากอยู่กับการประชุม ด้วยเหตุนี้จึงต้องทำให้การประชุมเกิดประสิทธิภาพสูงสุด นั่นหมายความว่าได้ผลดีที่สุดในเวลาที่เหมาะด้วยประสิทธิภาพของการประชุมขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ ตั้งแต่การเตรียมการประชุม การนำประชุมของประธาน บทบาทของสมาชิกในการประชุม วิธีการหารือ หรือการตัดสินใจ ในการประชุม การรักษาเวลา การสร้างบรรยากาศของการประชุมให้เป็นที่สร้างสรรค์ ฯลฯ เป็นต้น

ปัจจัยต่างๆเหล่านี้สามารถเรียนรู้และฝึกหัดกันได้จากการบรรยาย จากการฝึกปฏิบัติ และมีการวิเคราะห์วิจารณ์กัน ทำให้ทุกคนได้ตระหนักในความสำคัญและสามารถปฏิบัติ ได้อย่างถูกต้องในการประชุมในการทำงานจริงต่อไป

ข. วัตถุประสงค์

1. เพื่อให้ผู้ผ่านการสัมมนาได้มองเห็น"ภาพ"(VISION) ของการประชุมที่เรียกได้ว่ามี ประสิทธิภาพ อันจะทำให้ทุกคนมุ่งมั่นที่จะสร้างการประชุมที่บริษัทให้เกิด หรือเป็นสภาพเช่น ที่เห็นนั้น และได้เปรียบเทียบว่าปัจจุบันเรายังต้องแก้ไขปรับปรุงส่วนใดอยู่บ้างได้ด้วย

2. เพื่อให้ผู้ผ่านการสัมมนาได้เห็นชัดร่วมกันว่า"อุปสรรค"(CONTRADICTION) ที่มีอยู่ ในปัจจุบันนั้นมีอยู่ในองค์ประกอบ หรือในปัจจัยอะไรบ้าง และจะสามารถขจัดได้อย่างไร

3. เพื่อให้ผู้ผ่านการสัมมนาได้ผ่านการฝึกปฏิบัติจริงในบทบาทต่างๆ หลายๆครั้ง ทั้ง การนำประชุม การเป็นสมาชิกของการประชุม การร่วมกันหารือและการใช้หลักเกณฑ์ในการ ตัดสินใจในการประชุม

4. เพื่อให้ผู้ผ่านการสัมมนาเห็นได้ว่าการประชุมเป็นแนวทางหนึ่งที่จะเชื่อมไปสู่การ จูงใจผู้ใต้บังคับบัญชาตามหลักของการบริหารงานโดยมีส่วนร่วม(PARTICIPATIVE MANAGEMENT) การพัฒนาทีมงาน รวมทั้งการพัฒนาบุคคลในกระบวนการประชุมหารือด้วย

ค. โครงสร้างหลักสูตร

1. การประชุมในฐานะเครื่องมือทางการบริหาร และวิธีการนำไปใช้
2. "ภาพ"ของการประชุมที่เรียกได้ว่า"การประชุมที่มีประสิทธิภาพ"
3. ปัญหาหรือ"อุปสรรค"ของการประชุมที่เกิดจากผู้นำประชุม สมาชิกผู้เข้าประชุม จากผู้ เตรียมการประชุม และปัญหาที่เกิดขึ้นก่อนการประชุม ระหว่างการประชุมและหลังการ ประชุม
4. หน้าที่ที่สมบูรณ์ของผู้นำประชุม บทบาทของสมาชิก และหน้าที่ของผู้เตรียมการประชุม
5. วิธีการเตรียมการให้ผู้นำประชุม(เอกสารเตรียมการที่ผู้นำประชุมถือไว้ในมือ)
6. การกำหนดวาระการประชุม และวิธีการจดบันทึกการประชุม 7. สาเหตุที่ทำให้เกิดความยุ่งยาก/ลำบากในการตัดสินใจ / หาข้อยุติในที่ประชุม
8. ระเบียบและหลักการพูดในที่ประชุม

9. เทคนิคและการวางโครงสร้างของการนำเสนอความคิดเห็นในที่ประชุม
10. วิธีการหาข้อยุติในที่ประชุมที่เรียกว่าข้อยุติที่ ชนะและชนะ(WIN/WIN SOLUTION)
11. ประเด็นการประเมินผลความน่าพอใจในการประชุม
12. องค์ประกอบของการประชุมที่ประสบความสำเร็จ
13. หลักการวิเคราะห์ประเด็นที่ต้องแก้ไขพัฒนาเพิ่มเติมของการประชุม(ทุกองค์ประกอบ)
14. สรุปหลักการปฏิบัติเพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพ
15. กรณีศึกษาเพื่อสาธิตและเพื่อการฝึกหัด 3-4 ครั้ง

ง. แนวดำเนินการ

หลักสูตรนี้จะเน้นเทคนิคที่ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ คือ......
  • แก้ไขปรับปรุงปัญหาที่เกิดก่อนการประชุม ระหว่างการประชุม และหลังการประชุม
  • แก้ไขปัญหาที่เกิดจากผู้นำประชุม สมาชิกของการประชุม และจากผู้เตรียมการประชุม