"จะเริ่มงานพัฒนาฝึกอบรมในองค์กรอย่างไรจึงจะได้รับความร่วมมือ"
(1313)
เมื่อวันปลายเดือนพย.254...ได้ไปคุยกับเจ้าหน้าที่ฝึกอบรมคนหนึ่ง
โดยมีที่มาที่เธอเล่ามาก่อนที่จะขอร้องให้ไปคุยกันว่า เธอเข้ามาทำงานในบริษัทนี้
โดยผู้บริหารระดับกรรมการผู้จัดการกรรมการผู้ช่วยผู้จัดการเห็นความสำคัญของงานฝึกอบรม(พัฒนาบุคคล)
จึงรับเธอเข้ามาทำงานนี้ เมื่อถึงช่วงเวลานี้(ปลายปี) เธอก็เริ่มด้วยการโทรศัพท์ไปขอชื่อหลักสูตรจากสถาบันต่างๆ
รวมทั้งบริษัท BMS-Business Management Services (โทร. 02-2760732-5,
02-2764345-7) ซึ่งผม(อจ.ประสิทธิ์ จีนประชา) เป็นที่ปรึกษาอาวุโสอยู่ด้วย)
อาจเพราะกรรมการผู้จัดการของ BMS เป็นสุภาพสตรีด้วยกัน ก็คุยกับเธออย่างเข้าใจและเห็นใจ
เจ้าหน้าที่ผู้นั้นเธอบอกว่า เมื่อเธอได้หลักสูตรต่างๆ มาก็ถามไปยังฝ่ายต่างๆ
ว่าใครจะอบรมอะไรบ้าง (ซึ่งการทำอย่างนี้ก็ไม่ถูกต้องตามหลักการอยู่แล้ว)
ผู้บริหารก็บอกว่าต้องไม่ทำเช่นนั้น เธอต้องเข้าไปสอบถาม พูดคุย
หารือกับผู้จัดการฝ่ายต่างๆ เพื่อจะได้รับรู้ปัญหา... ปรากฏว่าฝ่ายต่างๆมองว่าเธอจะมาค้นหาความบกพร่อง
เธอก็กระเด็นออกมา(ไม่ถึงขั้นนั้นหรอกแต่จากน้ำเสียงที่ไปคุย)
เธอเลยไม่รู้จะเริ่มอย่างไร เพราะบริษัทนี้ก็ยังไม่มีการอบรมที่เป็น
Classroom Training มาก่อน ไม่รู้จะพึ่งใคร (คำพูดนี้แหละที่เราขับรถไป
2-3 ชม) เราก็ไปคุย โดยเธอขออนุญาตก่อนแล้วว่าจะเชิญวิทยากรมาคุยด้วย
แล้วเราก็พบว่าจริงอย่างที่เธอว่าคือไม่รู้จะเริ่มอย่างไร (หลายเหตุผล)
แต่ ก็เห็นว่าตรงกับที่หลายบริษัทที่เรามีประสบการณ์ไปดำเนินการให้
จึงเสนอให้เธอเสนอแนวทางนี้กับผู้บริหาร เรื่องนี้เพิ่งเกิดขึ้นจึงยังไม่ถึงตอนจบ
แล้วจะมาเล่าต่อครับ นี่คือจดหมายที่ได้เธอนำเสนอผู้บริหาร....นี่คือส่วนหนึ่งของ
จดหมายถึงผู้บริหาร
"
ตามที่ผู้บริหารต้องการที่จะให้มีแนวทางการพัฒนาบุคลากรทั้งองค์การ
และใช้การพัฒนาบุคคลมาเป็นหนทางหนึ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานในทุกจุดของบริษัทนั้น
ทางบีเอ็มเอสขอเรียนให้ทราบถึงแนวดำเนินการที่จะให้เกิดผลตามที่ท่านต้องการ
และได้รับความร่วมมืออย่างดียิ่งจากทุกหน่วยงาน ในขณะเดียวกันการทำงานระหว่างหน่วยงานจะเกิดเป็นทีมงาน
คือทุกหน่วยงาน "มุ่งทำงานของบริษัทให้สำเร็จ"ไม่ใช่ "มุ่งทำงานของหน่วยงานเราให้สำเร็จ"
และวิธีการที่จะกล่าวต่อไปนี้ ทางบีเอ็มเอสได้ดำเนินการมาให้กับองค์กรต่างๆมามาก
และทำให้องค์กรเหล่านั้นเห็นแนวทางการพัฒนาบุคลากรและพัฒนาการทำงานได้อย่างเป็นขั้นตอน
เป็นภาพรวม และเห็นว่าควรจะดำเนินการพัฒนาบุคลกรกลุ่มไหนก่อนหลัง
และพัฒนาในหัวข้ออะไร นั่นคือต้องเริ่มต้นด้วย
.
"การสัมมนาเพื่อวิเคราะห์องค์กรและวางแนวทางการพัฒนาบุคคล-พัฒนาประสิทธิภาพการทำงาน"
(ในทุกจุดรวมทั้งได้แนวทางการพัฒนาบุคลากรในทุกกลุ่มทุกระดับ และเรียงลำดับความจำเป็นก่อนหลัง)
1 แนวทางการดำเนินการ
- กลุ่มผู้เข้าอบรมคือระดับหัวหน้าแผนกขึ้นไปทุกคน
- ใช้เวลาในการสัมมนา 3 วัน จะติดต่อกันหรือ 2+1 คือวันเสาร์-อาทิตย์
และเว้นไป แล้วอีก 1 เสาร์ ถ้าใช้นอกสถานที่ก็ใช้เพียง 1 Weekend
คือเริ่มวันศุกร์เย็น-วันอาทิตย์เย็น โดยใช้เวลากลางคืนด้วย
2 หัวข้อการสัมมนา
1) บรรยายนำเรื่องการบริหารโดยมีส่วนร่วม,
การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน, ความเชื่อในการปรับปรุงงานที่ว่างานทุกอย่างสามารถทำให้ดีกว่านี้ได้,
เรื่องการบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์, และเรื่องความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชาในทุกหน่วยงาน
(ประมาณ 30-45 นาทีก่อน แล้วค่อยแทรกไปตามขั้นตอน)
2) อธิบายการทำงานภาคปฏิบัติ
/ ร่วมกันกำหนด "สภาวะของการทำงาน ผลงาน ฯลฯ ถ้าการทำงานในบริษัทมีประสิทธิภาพสูงสุด"
/ ประชุมกลุ่ม / แต่กลุ่มนำเสนอ (เจ้าหน้าที่จัดพิมพ์ออกมาเพื่อการทำงานในขั้นต่อไป)
(การแบ่งกลุ่มจะคละกัน 4-6 กลุ่มขึ้นอยู่กับจำนวนผู้เข้าสัมมนา)
3) ภาคปฏิบัติ /
ร่วมกันกำหนดอุปสรรคที่มาขวางกั้นทำให้เราไปไม่ถึงจุดนั้น (ในขั้นตอนนี้เราจะเห็นจุดอ่อนที่ต้องแก้ไขทั้งเรื่องของการทำงาน
ทั้งเรื่องของประสิทธิภาพของกลุ่มบุคลากร เรื่องระบบงานต่างๆ ทั้งในหน่วยงาน
Line และ Staff / ประชุมกลุ่ม / นำเสนอ (ใช้กลุ่มตาม ข้อ 2)
4) ภาคปฏิบัติ
/ การกำหนด"จุดสำเร็จของการทำงานของหน่วยงาน" (KSF-Key Success Factors
KPI-Key Performance Indicators และประเมินผลการทำงานของหน่วยงานของตน
(แบ่งกลุ่มแยก เป็นฝ่ายๆ) ให้แต่ละฝ่ายประชุม ประเมินผลตนอง / แล้วนำเสนอ
5) ฝ่ายต่างๆจะนำเอาข้อมูลจากข้อ 2-4 มาจัดทำเป็นแผนงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในฝ่ายของตนเอง
แผนงานเหล่านี้ไม่ใช่แผนการทำงานประจำ แต่เป็นแผนงานที่แต่ละฝ่ายจะทำเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของฝ่ายตนเอง
(วิทยากรจะให้วิธีการคิดแผนงาน แล้วแต่ละฝ่ายจะมี(แผน) งานที่ควรจะทำมานานแล้ว
แต่ยังไม่ได้ทำ ดูรายชื่อฝ่ายงานแล้ว พูดได้เลยว่า ถ้ารวมทุกฝ่ายจะมีแผนเพิ่มประสิทธิภาพ
100-150 แผนงาน แล้วเรามาเรียงลำดับความสำคัญตามตัว-เกณฑ์ที่วิทยากรจะบอก
แล้วทำเป็นแผนเพิ่มประสิทธิภาพของฝ่าย
ในปี 254......
6) ในด้านการการพัฒนาบุคลากรก็เช่นกัน จากข้อมูลในข้อ
2-4 ก็จะมีแผนงานในการพัฒนาบุคลากรทั้ง (1) แยกเป็นระดับ (2) แยกตามกลุ่มงาน
(3) แยกตามฝ่ายงาน ซึ่งตอนนี้ทุกฝ่ายจะเห็นด้วยและจะให้ความร่วมมือในการพัฒนาบุคลากรอย่างเต็มที่
เพราะทุกฝ่ายมองเห็นว่าการฝึกอบรมเป็นการช่วยเหลือเขา และต้องทำเพื่อองค์กรโดยส่วนรวม
บุคลากรในฝ่ายคุณจะไม่รู้อยู่ฝ่ายเดียวไม่ได้แล้ว เพราะองค์กรต้องการพัฒนาบุคคลกลุ่มนี้
(ทรัพยากรบุคคลเป็นของบริษัท ไม่ใช่ของฝ่าย องค์กรจะไปข้างหน้าได้เร็วขึ้น
บุคลากรในแต่ละระดับ แต่ละกลุ่มจะต้องเรียนรู้เท่ากัน พร้อมกัน เหมือนกัน
(สำหรับฝ่ายบุคคลธุระการ-แผนกฝึกอบรมนั้นวิทยากรจะเข้าไปเป็นพี่เลี้ยงในการคิดทำแผนพัฒนาบุคลากรของทั้งบริษัท)
7) ทุกฝ่ายเขียนแผนงานในแบบฟอร์มสากลของการทำแผน
เพื่อนำเสนอต่อที่ประชุม ในระหว่างการนำเสนอ เราถือว่า "ทุกแผนเป็นของทุกฝ่าย"
ดังนั้นทุกคนมีสิทธิ์ที่จะสอบถามเพิ่มเติม ให้ความคิดเห็น (ใหม่ๆ
อาจไม่ค่อยมีความเห็นจากฝ่ายอื่น แต่ต่อไปเมื่อมีการทำแผนพัฒนาประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง-โดยประสบการณ์
จะมีการให้ความเห็นกันมากมาย) และให้ผู้จัดการฝ่ายทุกท่านเป็นกรรมการพิจารณาแผนร่วมกัน
โดยวิธีการนี้จะเห็นได้ว่ากระบวนการทำงานเป็นการสร้างทีมตั้งแต่มากำหนดวิสัยทัศน์ร่วมกัน
มาหาอุปสรรคร่วมกัน มาช่วยกันดูแผนว่าเหมาะสมหรือไม่อย่างไร ดังนั้นมีการพูดกันว่าหลักสูตรนี้กระบวนการสัมมนาเป็นการสร้างทีม
และ Output คือแผนงาน (ในการกำหนดชื่อแผน การเขียนแผน การนำเสนอแผน
วิทยากรจะแนะนำไปทีละขั้นตอน ไม่ใช่ มาสอนเรื่องแผน แล้วกลับ ปล่อยให้ทุกคนทำเอง)
7 กำหนดการติดตามผลทั้งรายเดือนเป็นเอกสารง่ายๆสั้นๆ และประชุมติดตามแผนทุก
3 เดือน
3 ผลที่ได้รับจากการสัมมนา
1) ความรอบรู้ในหลักการบริหารต่างๆ
และทัศนคติที่เปิดกว้าง จากการเข้าใจ (Understanding Changes Attitude)
/ การเข้าใจในหลักการ 7 ข้อของ Seven Habits โดยเฉพาะข้อ1 และ 7
ที่ให้ทุกคนเป็น Proactive และ Sharpen you Saw (หมั่นลับคมเลื่อย)
/ การบริหารโดยมีส่วนร่วมที่ถือว่าทุกวันนี้ต้องเป็นอย่างนี้แล้ว
/ MBO ที่รับปากแล้วต้องทำให้ได้ไม่ว่าอะไรจะเกิดขึ้น ฯลฯ
2) ได้แผนงานเสร็จออกมาเลยจากห้องสัมมนา
เป็นแผนที่ทุกคนอยากจะทำเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพงานของตนเอง
เป็นการนำเสนอขึ้นมาเอง- โดยประสบการณ์พบว่าทุกฝ่ายพยายามที่จะ ขายแผนงานให้ได้
ทั้งๆที่ถ้าผู้บริหารรับหรือซื้อแผนการปรับปรุงประสิทธิภาพเหล่านั้น
ผู้เสนอแผนจะทำงานหนักขึ้น แต่ก็อยากเสนอ และแผนทั้งหมด กล่าวได้ว่าไม่มีค่าใช้จ่าย
เป็นเพียงเพิ่ม Effort เข้าไปเท่านั้น ดังนั้นกำหนดได้เลยว่าจะมีแผนที่จะทำในครั้งแรกนี้
ฝ่ายละ 5-10 แผนงานซึ่งก็แปลว่าจะมีการปรับปรุงงาน X ฝ่ายคูณด้วย
5-10 แผนงาน การให้ทุกฝ่ายได้เสนอที่จะปรับปรุงงารน แล้วต่อมาได้เล่าถึงความสำเร็จของเขา
จะเป็นความภูมิใจอย่างยิ่งของฝ่ายนั้นๆ และถือว่าเป็นวิธีการจูงใจที่ดีที่สุดเพราะทุกคนรู้สึกใน
Achievement ซึ่งเป็นขั้นสูงสุดของความต้องการของคนเรา
3) จะได้แผนงานโดยภาพรวมของการพัฒนาและฝึกอบรม
แผนงานแรกของแผนกฝึกอบรมก็อาจเป็น "แผนการจัดทำแผนการพัฒนาบุคลกรของบริษัท"
ซี่งก็จะออกมาว่าเราจะพัฒนาใครก่อนหลัง และเป็นหลักสูตรอะไร ไม่ใช่จัดไปเพราะดูชื่อหลักสูตรมันดี
แต่ถามว่าแล้วต่อไปจะจัดอะไรก็ตอบไม่ได้ อะไรทำนองนี้เป็นต้น
(ในแต่ละย่อหน้า ผมได้ตัดรายละเอียดออกไป เหลือไว้เฉพาะส่วนที่เป็นกลางๆ)
