"การจัดงานบนโต๊ะที่ไม่เป็นระบบ" 1324
ย่อยการบริหารฉบับนี้
"การจัดงานบนโต๊ะที่ไม่เป็นระบบ" หัวหน้างานมีวิธีการจัดการกับงานบนโต๊ะแตกต่างกันไป
บางท่านเห็นว่าการที่มีงาน วางอยู่บนโต๊ะมากมายนั้นแสดงให้เห็นได้ว่าเป็นผู้ที่มีงานมาก
มีความสำคัญในหน่วยงาน มาก จึงเห็นกองแฟ้ม และเอกสารวางอยู่เรียงราย
ใครผ่านไปมาก็จะเห็นว่ากำลัง"ทำงาน"อยู่ นั่นคือการเขียนบันทึก
หรือการโต้ตอบเอกสารที่เข้ามา การจัดการกับเอกสารหรือจัดการกับ
งานที่เข้ามานั้นท่านว่าในวิธีการต่อไปนี้ไม่ใช่ระบบการที่ดีคือ
:
1.
จัดการกับงานที่เข้ามาทีหลังก่อน (LIFO-LAST IN FIRST OUT)
ข้อนี้ก็คงพอรู้กันอยู่แต่ก็พลั้งเผลอจนได้ เหตุเพราะเอกสารที่เข้ามาหลังสุดนั้นวางอยู่บนสุดของกองเอกสาร
เมื่อนั่งลงก็คว้าเลย หยิบเอาเอกสารที่วางอยู่บนสุดนั่นแหละมาอ่านและจัดการกับมันอย่างไม่
รีรอ เพราะกลัวว่าจะไม่ทัน
2. จัดการกับเอกสารที่เข้ามาก่อนให้ออกไปก่อน
(FIFO-FIRST IN FIRST OUT) นั่นคือ พลิกเอาด้านล่างของกองเอกสารขึ้นมาก่อน
เอกสารที่วางอยู่ล่างสุดแน่ละก็เข้ามาก่อน สุด วิธีการนี้ถ้าเป็นการเรียกคนมาทำบัตรละก้ออาจใช้ได้
แต่ถ้าเป็นการบริหารแล้วก็น่าจะยังไม่ใช่ เป็นวิธีการที่ดี
3. ทำงานที่ง่ายที่สุดก่อน (EASY ONES FIRST)
หัวหน้างานอาจใช้วิธีนี้ก็เพราะนัยว่า จะได้มีกำลังใจว่าได้ทำงานไปบางส่วนแล้ว
เพราะงานง่ายๆทำได้เร็วและดูว่าทำงานได้เยอะ ส่วนงานที่ยากๆเดี๋ยวค่อยจัดการ
จะได้ทุ่มเวลาให้ได้เต็มที่ วิธีนี้ก็ยังไม่ถูกต้อง
4. ทำงานที่น่าสนใจก่อน(INTERESTING ONES
FIRST)เป็นธรรมดาที่เราอาจชอบงาน ใดงานหนึ่งมากกว่าอีกงานหนึ่ง
อาจจะเป็นเพราะเราสนใจ เรามีความรู้ เรามีพื้นหลังเกี่ยว กับเรื่องนั้นๆอยู่
พอเห็นงานแบบนั้นก็พุ่งเข้าใส่
5. ช่วยเพื่อนฝูงก่อน ในสายงานที่เกี่ยวข้องกันก็มีอยู่หลายฝ่าย
แต่ถ้าเป็นงานของผู้ ที่เราชอบพอขอความช่วยเหลือมา หรือส่งงานมา
เราก็ไปช่วยก่อน แบบนี้พอเห็นกันอยู่ในงาน ที่เกี่ยวกับงานให้บริการภายในหน่วยงาน
6. เลือกทำงานที่ต้องใช้เวลามากๆก่อน
การทำเช่นนั้นก็เพราะกลัวว่าจะทำงาน ที่ต้องใช้เวลานั้นไม่ทัน ส่วนงานที่ใช้เวลาไม่มากเดี๋ยวค่อยจัดการ
อย่างไรก็คงทันนะ
7. ทำงานที่ซับซ้อนมากๆก่อน (COMPLEX ONES
FIRST)ที่ทำงานกันอย่างนี้ก็เพราะ
คิดว่างานกลุ่มนี้มีความยุ่งยากซับซ้อน หากไม่ทำก่อนก็จะทำไม่ได้
หรือทำไม่ทัน การคิดกัน อย่างนี้ก็ไม่ถูกต้องนัก งานที่ซับซ้อนไม่ได้แปลว่าเป็นงานที่"ให้"(CONTRIBUTE)
กับองค์กรมาก กว่างานอื่น
8. ทำงานที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายงานของตนมากกว่าก่อน
อาจเพราะคิดว่าฝ่ายของ เราต้องมาก่อน ที่จริงทุกคนก็รู้อยู่ว่างานของบริษัทต้องมาก่อน
ดังนั้นสิ่งที่ควรรีบร้อนก็อาจจะ ไม่ใช่งานที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายเรามากๆก็ได้
แต่พูดก็พูดเถอะเรื่องนี้ยังเห็นได้ทั่วไปว่าทำกันเช่นนี้
9. ทำงานที่ได้รับการโวยก่อน ก็แน่ละทำงานของเขาช้า
เขาก็โวยมา หรือบางฝ่าย ก็ค่อยข้างช่างโวยวาย ดังนั้นก็รีบทำไปก่อนเดี๋ยวจะโวยมาอีก
ส่วนงานของบางฝ่ายที่เขาไม่ ใช่นักโวยวาย หรือค่อนข้างเรียบร้อยก็รอไปก่อนแล้วกัน
ก็ไม่มีอะไรต้องกลัวนี่ไม่ใช่หรือ
10 งานที่มาทางโทรศัพท์ก่อน เรื่องนี้เห็นได้ทั่วไป
ท่านเองเคยเจอไหม เราไปนั่ง อยู่ตรงหน้าแท้ๆ แต่พอมีโทรศัพท์มาทั้งๆที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญอะไรนัก
หรือไม่สำคัญเท่ากับงาน ที่เราไปขอหารือด้วยซ้ำ กลับพูดคุยหารือกันอยู่ได้เป็นนานสองนาน
บางที่รอๆจนไม่ได้หารือ เสียที เพราะโทรศัพท์เข้ามาตลอดเวลา (เรื่องนี้มีคนเคยพบเหตุการณ์เช่นนี้และแก้ไขได้โดยขอลากลับ
เมื่อออกไปอยู่นอกห้อง แล้วโทรศัพท์เข้ามาก็ได้พูดเลย แถมขอโทษขอโพยที่เมื่อสักครู่ไม่ได้คุยด้วย)
วิธีการทำงานตามที่ว่านี้ท่านว่าเป็นวิธีที่ไม่ถูกต้องทั้ง
วิธีการทั้ง 10 ประการนั่นแหละครับคือการจัดการกับงานบนโต๊ะต้องว่ากันตามความสำคัญ
ความสำคัญของงานอาจ
เห็นได้จากตัวเกณฑ์ต่อไปนี้
ก. ความร้ายแรงถ้าปล่อยไว้ทิ้งไว้
(SERIOUSNESS)
เราเห็นกันได้ว่างานบางงาน นั้นถ้าไม่ทำจะเกิดความเสียหายได้ร้ายแรงหรือรุนแรงมาก
แต่งานบางงานแม้ไม่ทำตอนนี้ก็ไม่ มีผลอะไรมากนัก (แต่อย่างไรก็ทำนั่นแหละ
แต่ไม่ใช่มาอันดับแรก)
ข. ความรีบด่วน (URGENCY)
ถ้าถือตามที่ว่านี้แล้ว คำพูดที่ว่างานบางงาน
"สำคัญ แต่ไม่รีบด่วน" น่าจะไม่มีเพราะคำว่า"สำคัญ"ได้รวมเอาความรีบด่วนไว้แล้ว
งานรีบด่วนแปล ว่างานนั้นถ้าไม่ทำหรือไม่แก้ไขเสียเดี๋ยวนี้จะแก้ไขไม่ได้
เพราะมีเรื่องของเวลาเข้ามาเกี่ยวข้อง
ค. ผลกระทบต่อเนื่อง
(ADVERSE CONSEQUENCE) งานบางงานถ้าไม่ทำจะส่งผล
ไปกระทบหลายชั้นหลายละลอก
ง. ผลกระทบกับคนมากหรือน้อย
(MASS OR INDIVIDUAL) งานบางงานจะไปเกี่ยว
ข้องกับคนจำนวนมากกว่าอีกบางงาน
จ. แนวโน้มหรือการขยายตัวหากปล่อยไว้ทิ้งไว้
(GROWTH)
งานบางงานหรือบางปัญหาหากไม่จัดการก็ดูจะขยายออกไปมากขึ้นทุกที
ทั้งหมดนี้เมื่อพิจารณารวมกันแล้วทั้งหมด
นั่นแหละคือความสำคัญที่ต้องดำเนินการ ก่อน แต่ทั้งนี้ก็ให้ท่านพิจารณาดูว่าควรจะใช้ครบทุกตัวเกณฑ์หรือไม่
อย่างไรก็ตามการจัดการกับ งานบนโต๊ะก็คงต้องมีหลักเกณฑ์ที่พอจะยึดได้
และหลักเกณฑ์ดังกล่าวก็ฟังขึ้นใช่ไหมครับ
