1.
ทุกหน่วยงานย่อมมีงานที่อยากจะทำอยู่หลายประการ
ไม่ว่าจะทำเพื่อให้การทำงาน ประจำนั้นสำเร็จลุล่วงไปได้เร็วขึ้น
หรืออยากจะทำเพื่อให้การงานปัจจุบันดีขึ้น หรืออยากจะทำงาน บางอย่างเพิ่มขึ้น
ลองให้มีการรวบรวมงานที่อยู่ในใจเหล่านั้นออกมาดูก็จะพบว่าทุกหน่วยงาน
หรือ หัวหน้างานทุกคนมีความปรารถนาดีต่อองค์กรอยู่มากมาย ได้คิดจะทำอะไรต่างๆเพื่อองค์กรอยู่มาก
มาย แต่ไม่มีเวลาจะทำเสียที ให้ประมวลงานที่อยู่ในใจนั้น แล้วมาจัดลำดับความสำคัญดูว่าอะไรที่
สำคัญกว่ากัน แล้วจัดทำรายละเอียดของงานนั้นออกมาเป็นแผนงานเสียให้ได้
2. แน่นอนว่าการกำหนดเป็นแผนงานจะทำให้มีการคิดเกี่ยวกับงานนั้นละเอียดมากขึ้น
เพราะในแผนงานต้องระบุทั้งขั้นตอน ผลที่จะเกิดขึ้น ผู้รับผิดชอบในแต่ละงานย่อย
เป้าหมายที่วัดได้ ชัดเจน ฯลฯ และที่สำคัญก็คือการกำหนดเวลาว่าจะทำอะไรเมื่อไหร่
และจะให้แล้วเสร็จเมื่อไหร่ คน เรานั้นลงได้เอาตัวเองไปผูกพันกับเวลาให้แน่นอนแล้ว
ก็ย่อมที่จะได้ลงมือทำงานนั้นเสียที การคิดและการกำหนดเวลาของงานทั้งหมดที่จะทำ
รวมทั้งการคิดถึงปริมาณเวลา และระยะ เวลาที่แต่ละขั้นตอนก็แปลว่าได้คำนึงถึงปัจจัยต่างๆอย่างเพียงพอแล้วว่าคงทำได้
คงว่างที่ จะทำได้และคงมีเวลาพอที่จะทำได้ การวางแผนงานจึงเป็นเรื่องที่สร้างเงื่อนไขแห่งเวลาเพื่อให้
รับรู้และคิดคำนึงอยู่กับเวลาที่จะทำในแต่ละขั้นตอนนั้น ตัวอย่างเรื่องนี้เห็นได้ชัดๆว่า
ถ้าพูดว่า"พรุ่งนี้จะไปทำรายงานเรื่องนั้นเสียที" กับการกำหนดไว้ว่า"พรุ่งนี้สิบโมงเช้าจะเริ่มทำรายงานนั้น
แน่นอน และจะทำให้แล้วเสร็จอย่างช้าไม่เกินบ่ายสามโมง" อย่างนี้แล้วก็จะมีการปรับเปลี่ยน
อะไรต่ออะไรเพื่อให้สามารถทำรายงานนั้นได้ในเวลาดังกล่าว
3. การเปลี่ยนความต้องการที่จะทำมาเป็นแผนงานจะทำให้ได้คิดถึงอุปสรรคที่อาจจะเกิด
ขึ้นไว้ล่วงหน้าได้ก่อน
จากตัวอย่างข้างต้น เมื่อรู้ว่าการทำรายงานจะเริ่มตอนสามโมงเช้าและจะให้
เสร็จตอนบ่ายสามโมง ก็ย่อมจะคิดต่อไปอีกหลายเรื่องว่าจะต้องสับหลีกเวลาอย่างไร
ดังนั้นผู้ที่เป็น หัวหน้างานจะต้องพยายามให้ลูกน้องเปลี่ยนจากสิ่งที่บอกว่า"ผมคิดว่าต่อไปผมจะวางระบบการจัด
เก็บอุปกรณ์ต่างๆให้เรียบร้อยเสียที มาเป็น "แผนวางระบบการจัดเก็บวัสดุอุปกรณ์ในแผนก
..." อย่างนี้แล้ว งานนี้ก็ย่อมมีเวลาแล้วเสร็จ แน่นอน ท่านผู้บริหารท่านหนึ่งได้พูดว่า
"ผมไม่ห่วงว่า คุณจะใช้เวลาเท่าไหร่ในการทำงานชิ้นนี้ ผมรอได้
แต่ผมอยากรู้ว่าจะให้รอถึงเมื่อไหร่" นั่นแปลว่า การกำหนดเวลาในงานที่จะทำงานให้เสร็จนั้นมีความสำคัญมาก
ส่วนในรายละเอียดนั้นไม่เป็นไร เพราะเชื่อว่าโดยความรับผิดชอบในสายงานแล้ว
เขาย่อมทำได้ หัวหน้างานจึงควรให้ลูกน้องได้ระบุ ออกมาให้หมดว่ามีงานอะไรที่ยังรอการกระทำอยู่บ้าง
และจะให้แล้วเสร็จเมื่อไหร่ หากได้กำหนด เช่นนี้แล้ว อาจจะติดตามงานบ้างแต่ติดตามอย่างห่างๆ
สุดท้ายผลงานจะออกมาได้
4.
การให้ผู้ปฏิบัติงานไม่ว่าระดับใดกำหนดเวลาแล้วเสร็จของงานออกมานั้น
หัวหน้างานจะต้องตามอย่างต่อเนื่อง หมายความว่าถ้าผู้ทำงานบอกว่าอีก
3 เดือนจะแล้วเสร็จ หัวหน้างาน ก็อาจจะถามความคืบหน้า หรือกำหนดให้ผู้ทำงานมาบอกความคืบหน้าในทุก
15 วัน หรือในทุกเดือน การติดตามลักษณะนี้ ถ้าจะมองให้ดีจะมีผลดีในสองประการ
ประการแรกทำให้หัวหน้างาน เองได้แน่ใจว่างานนั้นได้รับการดำเนินการจริงๆ
งานคืบหน้าไปจริง และคงจะได้รับผล (ที่รอมานานแล้ว) จริง อีกประการหนึ่ง
ผู้ปฏิบัติงานเองก็อยากที่จะอวดว่าได้ทำอะไรไปแล้ว บ้าง หรือถ้างานนั้นมีปัญหา
เขาก็อยากที่จะได้รับการแนะนำจากหัวหน้าบ้าง
5. ในการติดตามงาน (หรือตอนนี้ต้องเรียกว่าการติดตามผลการปฏิบัติตามแผนงานแล้ว)
ก็ต้องให้ผู้ทำงานได้มีการใช้ความคิดตนเองให้มากก่อนที่จะเอ่ยให้คำแนะนำอะไร
เช่นว่าเมื่อลูกน้อง มาบอกว่าการทำงานคืบหน้าไปพอสมควรแต่ก็ไม่ได้ตามกำหนดเวลา
เพราะมีปัญหาอย่างนั้นอย่าง นี้ หัวหน้างานอย่างเพิ่งผลีผลามไปแนะนำ
เพราะผู้ทำงานเองจะไม่ได้ใช้ความคิด และดูเหมือนว่าจะ ไม่ต้องรับผิดชอบอะไรมากนัก
มีปัญหาก็มาบอกเจ้านาย เดี๋ยวเจ้านายก็แนะนำเอง ต่อไปนี้ท่านต้อง
ใช้คำถามทำนองว่า "งานมีปัญหาอะไรบ้าง...อ้อ แล้วคุณคิดว่าจะแก้ปัญหานั้นอย่างไร...อือ
ตั้ง สามวิธีเชี่ยวหรือ ไหนลองว่ามาให้ฟังแต่ละวิธีซิ... แล้วคุณคิดว่าวิธีไหนดีกว่าละ...ทำไมจึง
คิดอย่างนั้น...แน่ใจนะถ้าแก้ด้วยวิธีนั้นแล้ว จะสำเร็จได้... (สุดท้าย)
เอาละถ้าอย่างนั้นจะให้ ผมช่วยอะไรบ้างละ" เห็นไหมครับว่าการใช้คำถามทำให้ผู้ทำงานได้ใช้ความคิด
และเกิดความรับ ผิดชอบมากขึ้น เพราะรู้ว่าการไปรายงานถึงความ(ไม่)คืบหน้า
จะต้องทำการบ้านไปก่อน ดังนั้นก็ ควรจะทำงานให้เสร็จตามแต่ละช่วงระยะเวลาเสียดีกว่า
