"เอาอีกแล้วหรือ"
หรือ "ประชุมกันเสียจริง"
หรือคำบ่นอื่นๆอีกมากมายเกี่ยวกับการ ประชุม
คนทำงานต้องมีการประชุมกันเสมอ มากบ้างน้อยบ้างตามแต่ภาระหน้าที่
บางคน มีอาชีพเข้าประชุมเป็นหลัก คือทุกวันเอาแต่ประชุมกันนั่นแหละ
แล้วคำบ่นละมาจากไหน ก็ ตอบได้ว่ามาจากผู้ที่ต้องเข้าร่วมประชุมนั่นแหละ
เหตุที่มีการบ่นกันนั้นน่าจะไม่ใช่มีการประชุม บ่อย เพราะทุกคนก็รู้ว่าการประชุมเป็นสิ่งจำเป็น
แต่ที่บ่นก็เพราะเบื่อกับการประชุมที่น่าเบื่อ ซึ่งก็เป็นจริงว่าการประชุมในหลายแห่ง
หรือหลายครั้งการประชุมเป็นไปอย่างน่าเบื่อหน่ายมาก วันนี้ขอพูดในเรื่องรวมๆว่าการประชุมควรเป็นไปอย่างไรก่อน
หากท่านผู้อ่านเห็นว่าจะเป็น ประโยชน์ อาจเขียนเรื่องนี้แบบลองเพลย์
หรือเป็นซีรี่ย์เรื่องการประชุมประเภท 10 ตอนจบก็ได้ วันนี้ขอเขียนถึงก่อนสัก
6 หัวข้อคือ :
1.
จดหมายเชิญประชุม
จดหมายเชิญประชุมต้องออกไปล่วงหน้าพอสมควร
ไม่ใช่ เรียกประชุมกันทางโทรศัพท์ แบบนี้จะเตรียมอะไรทัน จริงอยู่บางเรื่องบางกรณีอาจต้องทำ
เช่นนั้น แต่ไม่ใช่ทุกครั้ง พอท่านประธานว่างหรืออยากประชุมก็เรียกเลย
อย่างนี้จะได้อะไร เพราะทุกคนมามือเปล่า ก็มาพูดๆกัน ใครเริ่มอะไรก่อน
พรรคพวกก็พลอยตามแห่ในเรื่องนั้น เท่าที่จะกล้อมแกล้มไปได้ จดหมายเชิญประชุมต้องมีวาระที่แน่นอน
บางทีบางที่ถึงกับระบุว่า ในแต่ละวาระที่ประชุมหวังว่าจะให้หน่วยงานไหนชี้แจงหรือให้ข้อมูลอะไรแก่ที่ประชุม
คือระบุ ไปอย่างชัดเจน
2. การมาร่วมประชุม
ผู้ที่จะมาร่วมประชุมต้องมาด้วยความพร้อม
คือพร้อมทั้งร่างกาย พร้อมทั้งจิตใจ พร้อมทั้งข้อมูล ไม่ใช่มาถึงก็ขอกาแฟก่อนสิ่งอื่นเพื่อปลุกให้ตัวเองตื่น
อย่างนี้ร่างกายไม่พร้อม หรือมาอย่างสุดเซ็ง มาอย่างไม่แน่ใจในตัวเองทั้งสิ้น
หวาดวิตกว่า วันนี้จะเล่นงานเราอีกหรือเปล่า ฯลฯ อย่างนี้ไม่พร้อมทางจิตใจ
หรือบางทีเดินทางประชุมแบบ เดินมาเที่ยว มาถึงหน้าห้องถามว่า"วันนี้ประชุมเรื่องอะไรกันบ้างละ"
ดูซี วาระการประชุมยัง ไม่รู้เลยแล้วมาประชุมทำไม เก่งนักหรือที่ไม่ต้องเตรียมตัว
เตรียมข้อมูลอะไรบ้างเลย เวลามา ประชุมควรจะมาอย่างมีมาด มีแฟ้มหนังอย่างดี
มีข้อมูลที่เป็นตัวเลขในหลายแง่มุม พูดออก มาก็ชัดถ้อยชัดคำ มีเหตุผลและข้อมูลอ้างอิงเชื่อถือได้
3.
การจัดที่นั่ง การนั่งในที่ประชุม
บางครั้งก็มีการกำหนดที่นั่งไว้ชัดเจน เช่นในการ
ประชุมระหว่างหน่วยงานในการประชุมใหญ่ ก็ต้องระมัดระวังไว้ ส่วนการจัดที่นั่งในเพื่อการ
ประชุมในบริษัทนั้นปรกติมักจะให้ท่านประธานอยู่คนละด้านกับประตูเพื่อให้ไม่เป็นที่น่าลำบาก
ใจเวลามีใครเข้ามาทีหลัง เข้ามาถึงก็ทำความเคารพประธานแล้วนั่งได้เลย
แต่บางที่ก็เอาใจท่านประธานเกินไป เอาที่นั่งประธานแหมะไว้ข้างประตู
ดังนั้นเวลาใครเข้าออกก็อ๊อดแอ๊ดอยู่ ตลอดเวลา หรือทุกคนก็ถูกรบกวนให้ต้องหันไปมอง
เลยไม่ได้สนใจสิ่งที่ประธานกำลังพูด อีก อย่างหนึ่งคือที่นั่งของเลขา
เขาว่ากันว่าเลขาที่ประชุมนั้นนั่งขวาท่านประธานเชียวนะ (ภรรยา นั่งซ้ายครับ)
เหตุผลก็คือว่าเวลามีอะไรก็ส่งกันได้ง่ายๆเท่านั้นเอง ในการประชุมบ่อยครั้งและ
ท่านประธานเป็นงานรวมทั้งถ้าเลขานุการแข็ง คือเป็นงานแล้วละก้อ เลขาที่ประชุมจะมีบทบาท
ที่สำคัญและช่วยดำเนินการประชุมให้ไปได้รวดเร็วมากขึ้นได้
4. การเปิดประชุม วันนี้จะพูดในแง่ที่ว่าเมื่อถึงเวลาก็เปิดประชุมเลย
ยกเว้นที่ว่าการ ประชุมต้องครบองค์ประชุมก่อนจึงเปิดได้ ที่สำคัญท่านประธานที่ประชุมต้องมาตรงเวลาให้ได้
อย่าได้สำคัญผิดว่าคนสำคัญมาสายได้ ถ้าประธานมาตรงเวลา พอได้เวลาก็เปิดเลย
การทำ อย่างนี้จะทำให้คนมาสายต่อไปจะไม่มาสายอีก แต่ถ้ารอก็เท่ากับว่าลงโทษคนที่มาตรงเวลา
เรื่องนี้ก็แปลกตรงที่ว่าคนเราส่วนมากจะยุ่งมากๆก่อนเวลาประชุมทุกที
ตอนอื่นละก้อว่างอยู่ ได้ พอจะประชุมก็บอกไปกับเด็กที่โทร.มาเตือนว่า
"เออน่ารู้แล้ว พี่กำลังยุ่งขออีก 5 นาที" อะไรทำนองนี้อยู่เรื่อย
5.
การจดบันทึกการประชุม การประชุมทุกครั้งถ้าไม่ใช่ประชุมเพื่อการทอดผ้าป่า
ละก้อควรมีการจดบันทึกการประชุม เขาว่ากันว่าการประชุมเป็นสถานที่เดียวที่ทุกคนสามารถ
บันทึกความคิดเห็นไว้ได้ ต่อไปอีก 5 ปี 8 ปี อาจจะพิสูจน์ได้ว่าใครผิดใครถูก
ดังนั้นก็ต้องมี การบันทึกไว้ ปรกติถ้าไม่ใช่ในสภาฯ การบันทึกทำได้
2 แบบ คือบันทึกความเห็นหลักๆพร้อม กับมติที่ประชุมของวาระนั้น
หรือสรุปเฉพาะมติของแต่ละวาระ อยู่ที่ว่าการประชุมจะสำคัญ ขนาดไหน
และเขามักถือกันว่ามติต่างๆในที่ประชุมนั้นจะถือเป็นผลได้หรือพูดง่ายๆว่าจะถือ
เป็นกฎหมายของหน่วยงานได้ก็ต้องมีการรับรองรายงานการประชุมเสียก่อน
นั่นคือต้องมีการ ประชุมครั้งต่อไปแล้วที่ประชุมได้รับรองรายงานการประชุมนั้นนั่นเอง
