7.3 ข้อบกพร่องของระบบสารสนเทศในการดำเนินงานขององค์การ
ปัจจุบันหลายองค์การได้พัฒนาและใช้งานระบบสารสนเทศในระดับที่แตกต่างกัน เช่น
บางหน่วยงานอยู่ในช่วงเริ่มต้น
ของการนำ
เทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ ขณะที่บางองค์การได้บูรณาการเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ากับทุกหน่วยงาน เป็นต้น
แต่ไม่ว่าระบบ สารสนเทศ
จะมีความก้าวหน้าเพียงใดก็ไม่สามารถรักษาความสมบูรณ์ได้ตลอดเวลา
การเปลี่ยนแปลงที่ไม่หยุดยั้งของ
เทคโนโลยีและสภาพแวดล้อม
ทาง ธุรกิจ หรือลักษณะของปัญหาที่เกิดขึ้น ทำให้ระบบงานปัจจุบันขาดคยามสามารถในการตอบสนองต่อปัญหาที่เกิดขึ้นได้
โดยเฉพาะปัญหาบาง อย่าง
ที่เกิดขึ้นอาจส่งผลให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ผู้ใช้ระบบไม่พึงพอใจตอการใช้ระบบปัจจุบัน
จึงเป็นสาเหตุที่ก่อให้
เกิดความคิดในการที่จะพัฒนาระบบใหม่ขึ้นมาทดแทน
ซึ่งสามารถสรุปได้ดังนี้
1. ความต้องการ ระบบปัจจุบันไม่สามารถตอบสนองความต้องการที่แท้จริงของผู้ใช้ ทำให้ผู้ใช้ระบบไม่มีความพึงพอใจและไม่อยากที่จะใช้งาน เช่นผู้ใช้ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการหรือระบบไม่สามารถทำงานตามที่ต้องการ เป็นต้น
2. กลยุทธ์
ระบบปัจจุบันไม่สามารถสนับสนุนการดำเนนงานระดับกลยุทธ์ของธุรกิจระบบ
สารสนเทศที่พัฒนาขึ้นอาจเหมาะสมกับการดำเนินงานในขณะนั้น แต่เมื่อเวลาผ่านไประบบดังกล่าวอ่าจไม่สามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง และไม่สามารถที่จะถูกพัฒนาให้มีขีดความสามารถในการสนับสนุนการดำเนินงานขั้นสูงของธุรกิจ เนื่องจากมิได้เตรียมการณ์สำหรับสถานการณ์ในอนาคต
3. เทคโนโลยี ระบบปัจจุบันมีองค์ประกอบของเทคโนโลยีที่ไม่เหมาะสม โดยเฉพาะเทคโนโลยีที่ใช้อยู่ในปัจจุบันอาจล้าสมัย มีต้นทุนสูง ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษามาก และมีประสิทธิภาพที่ต่ำ เมื่อเปรียบเทียบกับเทคโนโลยีที่มีอยู่ในปัจจุบัน
4. ความซับซ้อน ระบบปัจจุบันมีขั้นตอนในการใช้งานยุ่งยากและซับซ้อน ก่อให้เกิดความไม่สะดวกในการเรียนรู้ การใช้งาน การควบคุมกลไกในการดำเนินงาน การตรวจสอบข้อผิดพลาด และรวมไปถึงการบำรุงรักษาข้อมูล ชุดคำสั่ง และอุปกรณ์
5. ความผิดพลาด ระบบปัจจุบันดำเนินงานผิดพลาดบ่อยครั้ง ซึ่งก่อให้เกิดความสูญเสียทั้งโดยทางตรงและทางอ้อมแก่องค์การ โดยเฉพาะระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจของผู้บริหารที่ต้องการข้อูลที่มีประสิทธิภาพ ตรงตามความต้องการของปัญหา มีความถูกต้อง และชัดเจน
6. มาตรฐาน ระบบเอกสารในระบบปัจจุบันมีมาตรฐานต่ำ ซึ่งจะก่อให้เกิดความยากลำบากในการปรับปรุงระบบงานและผลลัพธ์ บางครั้งความต้องการหรือข้อบกพร่องเกิดขึ้นเพียงเล็กน้อย แต่ไม่สามารถแก้ไขได้ทันที เพราะขาดเอกสารอ้างอิงสำหรับระบบ ซึ่งจะเป็นอันตรายมาก ถ้าข้อพบพร่องนั้นเป็นปัญหาใหญ่และซับซ้อนแต่ไม่สามารถแก้ไขได้ทันตามข้อจำกัดของระยะเวลาและสถานการณ์
7.4 ปัจจัยในการพัฒนาระบบ
เราจะเห็นว่าการวิเคราะห์ การออกแบบ และการพัฒนาระบบเป็นงานที่มีความซ้อนเกี่ยวข้องกับผู้ใช้และบุคคลที่มีความหลากหลาย และประการสำคัญเกี่ยวข้องกับกระบวนการปฏิบัติงานในองค์การ
ดังนั้นการที่มีทีมงานพัฒนาระบบจะ
สามารถพัฒนาระบบ
สารสนเทศให้สำเร็จตามตารางเวลา อยู่ในกรอบของงบประมาณ และผู้ใช้มีความพึงพอใจจึงต้องพิจารณาปัจจัยดังต่อไปนี้
1. ผู้ใช้ระบบ สมควรต้องมีส่วนร่วมตลอดกระบวนการพัฒนาระบบ
โดยเฉพาะผู้นำหรือบุคคล
ที่มีบทบาทสำคัญและมี
อำนาจในกลุ่ม
ผู้ใช้ได้มีส่วนร่วมในกระบวนการพัฒนาระบบตั้งแต่เริ่มต้นจนเส็จสมบูรณ์
เนื่องจากการพัฒนาระบบงานจะต้องมีการ
เปลี่ยนแปลง หรือ
ปรับปรุงกระบวนการดำเนินงานปัจจุบัน ซึ่งต้องการข้อมูล ความเห็น และการตัดสินใจที่เด็ดขาดจากผู้นำกลุ่ม
2. การวางแผน ระบบงานที่มีประสิทธิภาพจะเกิดจากการวางแผนการพัฒนาระบบอย่างรอบคอบและเป็นขั้นตอนที่ชัดเจน
เพราะการ
วางแผนที่ดีเป็นหลักประกันในระดับหนึ่งว่า ระบบที่พัฒนาขึ้นจะสำเร็จลุล่วงด้วยดี
เพราะมีการกำหนดแนว
ทางในการ พัฒนา อย่าง
ถูกหลักการหรืออย่างมืออาชีพ
3. การทดสอบ ทีมงานพัฒนาระบบต้องออกแบบกระบวนการดำเนินงานของระบบที่กำลังศึกษา
แล้วจึง ทำการกำหนด
คุณลักษณะ
ของชุดคำสั่งให้สามารถปฏิบัติงานได้เหมาะสมกับระบบงานจากนั้นจึงทำการออกแบบและทดสอบชุดคำสั่งให้สอดคล้องกับแนวทางการออกแบบระบบ
4. การจัดเก็บเอกสาร การพัฒนาระบบต้องมีระบบจัดเก็บเอกสารที่สมบูรณ์ ชัดเจนถูกต้อง ง่ายต่อการค้นหาและอ้างอิง
โดยเฉพาะเมื่อ เกิดปัญหา
หรือความไม่เข้าใจขึ้น ปกติข้อมูลในการพัฒนาระบบจะมีปริมาณมาก และมีความหลากหลาย
นักวิเคราะห์และพัฒนาระบบ
ที่มีประสบการณ์จะจัด
ทำแฟ้มและกำหนดคุณลักษณะข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้นงาน
5. การเตรียมความพร้อม มีการวางแผนสร้างความเข้าใจและฝึกอบรมผู้ใช้ระบบ
เพื่เป็นการเตรียมความพร้อมและ
สร้างความมั่นใจว่า
ผู้ใช้ระบบ จะมีความพอใจ และสามารถปฏิบัติงานกับระบบงานใหม่ที่พัฒนาขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ
6. การตรวจสอบและประเมินผล โดยดำเนินการเป็นระยะ ๆ ภายหลังจากติดตั้งระบบเพื่อที่จะพิจารณาว่าระบบสารสนเทศใหม่ มีความสมบูรณ์ ข้อจำกัด หรือข้อบกพร่องหรือไม่ ต้องปรับปรุงอย่างไรให้เหมาะสมกับสถานการณ์จริงและสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้
7. การบำรุงรักษา ระบบสารสนเทศที่ดีมีเพียงแต่สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ต้องออกแบบให้กระบวนการบำรุงรักษาสะดวก ง่าย และประหยัด เพราะกระบวนการบำรุงรักษาที่ง่ายจะทำให้ระบบได้รับการดูแลอย่างสม่ำเสมอ ทำให้ระบบไม่บกพร่อง
และสามารถถูกใช้งาน
อย่างเต็มที่ตลอดอายุการใช้งาน
8. อนาคต เตรียมความพร้อมสำหรับพัฒนาการอนาคต ทีมงานพัฒนาระบบสมควรออกแบบระบบให้มีความยืดหยุ่น
และสามารถที่จะ พัฒนาใน
อนาคต เนื่องจากระบบงานในปัจจุบันย่อมต้องล้าสมัย และไม่สามารถสนองความต้องการของผู้ใช้อย่างสมบูรณ์
แต่การพัฒนาระบบ แต่ละ
ครั้งจะมีค่าใช้จ่ายทั้งทางตรงและทางอ้อมที่สูง การออกแบบและเปลี่ยนระบบงานบ่อย ๆ คงเป็นไปได้ยาก และไม่คุ้มค่าทางเศรษฐกิจ
ดังนั้น
ทีมงานพัฒาระบบจึงต้อบศึกษาทิศทางและแนวโน้ของเทคโนโลยีและระบบงานในอนาคตประกอบการออกแบบระบบ
เพื่อเป็นแนวทาง สำหรับ
การพัฒนาระบบอย่างต่อเนื่องการพัฒนาระบบสารสนเทศเป็นงานที่ท้าทายและต้องดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง
โดยเฉพาะในสถาน การณ์
ปัจจุบันที่มีการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วทำให้องค์การต้องปรับตัวอย่างเหมาะสมภายใต้ข้อจำกัดของระยะเวลาและทรัพยากร เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามามีบทบาทสำคัญในการดำเนงานและการแข่งขันของธุรกิจ