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Temas de Gerencia
Seleccionar la mejor aplicación para la automatización de su Balanced Scorecard puede convertirse en un verdadero reto. Es posible que sus aspiraciones ni siquiera sean cubiertas por "la mejor" aplicación existente en el mercado, y que, por lo tanto, deba recurrir a la ensamblaje de su propia herramienta, usando varias herramientas de mercado como partes del mismo. El mercado del BSC ha abierto una avalancha de aplicaciones especializadas, tantas que resulta imposible hacer una investigación y evaluación adecuada de todas en un tiempo y a un costo razonable. Esto se hace aún más difícil, pues como suele suceder con cualquier producto, la información de los suplidores abunda en detalles sobre las bondades genéricas del mismo, pero nada dicen de las limitaciones específicas de la herramienta. Además, tampoco presentan información de costos de manera fácilmente accesible para ir descartando alternativas por la vía de las los análisis preliminares de costo vs presupuesto disponible. En general, los vendedores de software no le mentirán sobre las posibilidades de su producto, pero tampoco le dirán la verdad completa, por lo que hay que recurrir a ciertas tácticas de compra que permitan descubrir un poco mas a fondo sobre el tema. He aquí algunas guías: 1.- No se guíe únicamente por listas de verificación (checklists). Una primera opción para capturar información sobre un producto, es el someter a los suplidores candidatos a un cuestionario tipo checklist acerca de la funcionalidad y el servicio. Los vendedores suelen responder que "Si Cumplen", si hay aunque sea una remota posibilidad de que cumplan con una determinada funcionalidad o servicio. Lo que no dicen es si cumplen en un 5% o en un 100%. Si se desea llegar a este grado de detalle, las listas de verificación se convierten en tediosos instrumentos, difíciles de analizar. Si las usa, que sean de orden genérico sobre aspectos básicos que usted desea cubrir, o de orden técnico muy específico para adecuarse a características particulares de los sistemas que usted ya posee (como captura de información desde SAP, aplicaciones/actualizaciones y documentación en español, bases de datos, requerimientos mínimos de hardware, etc). Ejemplo de Lista de Verificación:
Un enfoque mas apropiado en este caso es el de generar preguntas abiertas, que traten sobre algunos aspectos estratégicos particulares que usted considere más relevantes. Las respuestas de los suplidores a este tipo de preguntas pueden ser muy variadas en su contenido, permitiendo a veces el que usted consolide aún mas lo que pueden ser sus requerimientos específicos para un segundo contacto con el suplidor. En algunos casos, suele ser mejor el contacto cara a cara, pues no todos podrán dar respuestas adecuadas por escrito a su cuestionario. 2.- Utilice las evaluaciones externas con un sentido crítico: Algunas revistas o consultores especializados pueden proveer información relevante sobre una determinada aplicación, mas allá de lo que el suplidor suele dar. Pero, ¡cuidado!, a veces las evaluaciones (como las encuestas electorales) son pagadas por el mismo candidato (suplidor), e inclusive se publican "white papers" sobre la base de la evaluación, que en la mayoría de los casos llevan un sello no visible del suplidor en el contenido del mismo (que decir y que NO decir). De allí que sea conveniente al usar estas fuentes, investigar si hay o ha habido o está en puertas alguna relación entre el consultor o analista y el suplidor. 3.- Utilice las referencias de las listas de clientes del suplidor con sentido crítico: Pregunte, Pregunte, Pregunte... Estas listas suelen contener solo los casos exitosos (con pocas excepciones), con lo que usted no logrará información completamente fidedigna para una decisión inteligente. Así que investigue sobre clientes que no aparecen en la lista inicial que haya sido entregada por el suplidor, use otras fuentes de información, use las listas de discusión en la internet no sujetas a ningún suplidor. Otra fuente de información pueden ser los socios o empresas asociadas a un determinado suplidor, ellos le dirán cosas sobre el porqué se han vinculado a ese suplidor, cual es su potencial y el de su producto. Pregunte, pregunte, pregunte... Algunas cosas que SI pueden ayudarlo desde un comienzo: 4.- Pida una licencia de prueba y corra un prototipo para su organización: No espere hasta tener su BSC completamente formulado para correr una prueba de las probables fuentes de aplicaciones para su negocio: Inicie las pruebas con una versión preliminar y data real de un sector o piloto para su negocio. Pida al suplidor (es) que monten casos propios de su negocio, bajo su observación (para aprender y ver el nivel de facilidad o dificultad), no se guíe solamente por los "demos"... Todos los productos suelen lucir muy bien en un demo... Establezca un plazo específico para ver el prototipo trabajando, invite a otros de su negocio a verlo y genere los reportes típicos para ver la capacidad y respuesta del sistema. 5.- Hable con los competidores... Un buen suplidor suele conocer las limitaciones de sus competidores en el mercado... Con sentido crítico, pregunte quienes son los competidores que ellos consideran mas relevantes y cuales pudiesen ser sus debilidades manifiestas. Busque respuestas y no acepte de buenas a primeras que no tienen competencia pues son los mejores... Mas tarde, llame a los competidores referidos, inclusive aquellos a los que el suplidor se haya referido vehementemente como "los peores" o "mas débiles". Probablemente estas apreciaciones del suplidor puedan estar sesgadas por su interés, pero esta información usted puede usarla mas adelante en preguntas al suplidor aludido en las conversaciones. 6.- Acérquese a los técnicos: No se conforme con hablar con el vendedor, algunas veces los desarrolladores del software (si logra franquear las barreras que hasta ellos suelen poner los vendedores) le hablarán francamente sobre las bondades o limitaciones de la herramienta. No se deje acomplejar por la jerga técnica, hágase acompañar por alguien que hable "su lenguaje" y pueda obtener respuestas mas claras. 7.- Pregunte sobre las futuras aplicaciones o características de la herramienta: Los fabricantes de software suelen resolver las limitaciones del mismo con futuros desarrollos. El conocer las adiciones o mejoras que se ofrecerán en un futuro, le permitirá conocer lo que la versión actual no tiene. Esta es a veces información no tan fácil de obtener (por aquello del espionaje industrial). Si las mejoras esperadas en un futuro cercano son substanciales, por ejemplo, esto le podrá dar una idea de la inestabilidad de la aplicación actual . 8.- Planifique la integración de esta herramienta con otras herramientas de apoyo a toma de decisiones: Nadie puede saber mas sobre su estrategia hacia el futuro que usted. Con el advenimiento de las soluciones de datawarehouse y datamining, las promesas de los vendedores suelen ser realmente increíbles (y de hecho las posibilidades son muy amplias). Pero, el aprovechamiento de estas posibilidades será realizable en la medida en que usted tenga una estrategia de incorporación de herramientas que se integren entre sí, y que hagan uso de bases de datos comunes (datawarehouse o datamart). En este sentido, vale considerar si en su estrategia está la incorporación de herramientas de apoyo para Activity Based Costing/Management (ABC/ABM), Value Based Management (VBM), Planning and Simulation y otras de apoyo, las mismas deben funcionar sobre plataformas compatibles a una base de datos común (la que seleccione para su datamart-datawarehouse), al igual que la del BSC Certificaciones Desde 1999, Balanced Scorecard Collaborative desarrolló unos estándares para certificación de software para aplicaciones del BSC, sometiéndolas en aquella oportunidad a la opinión de los relacionados con la herramienta. Mi comentario, el cual mantengo hasta el momento actual, es que en las mismas no se hace ninguna referencia como requerimiento a la identificación de TEMAS ESTRATEGICOS dentro del BSC, lo que considero fundamental para la integridad de las aplicaciones respecto a la metodología. Los estándares pueden encontrarse en: http://www.bscol.com/bsc_online/technology/ Algunas soluciones en el mercado A continuación una lista de los proveedores mas conocidos en software de apoyo a la metodología del BSC. Lamentablemente, muchas de ellas tienen un denotado enfoque hacia REPORTAR Y COMUNICAR RESULTADOS mas que a COMUNICAR ESTRATEGIA Y RESULTADOS. De allí que muchas tengan una lata calidad en manejo de indicadores y performance management y un pobre desempeño en el manejo del los mapas estratégicos (Strategy Maps) Soluciones Certificadas por Balanced Scorecard Callaborative:
Otras Soluciones: BSC Visión Empresarial (software de Colombia): http://www.vision-empresarial.com/BSC.asp Tuve oportunidad de verlo en una demostración corta en Bogotá. Para mayores detalles, contactar a sus productores. ITS KPI´s de ITS Soluciones (software de Colombia) Está en desarrollo hacia el Balanced Scorecard. Ya ofrece solución para performance management. http://www.its-solutions.net Tuve oportunidad de verlo en una demostración corta en Bogotá. Para mayores detalles, contactar a sus productores. Comshare: http://www.comshare.com/index.html Alacrity: Alacrity Results Manager. Muy orientado hacia gestión mas que hacia estrategia. Estoy analizando sus esquemas de reporte y BSC para comentar mas en detalle. http://www.alacrity.com Ergometrics: Muy dirigida hacia gestión. El demo no indica si maneja causa y Efecto...: http://www.ergometrics.com No evaluadas
Dialog Software: ofrece una solución en su etapa de pmercadeo, "gratis" http://www.dialogsoftware.com/
PM Express http://www.pm-express.com/ Active Strategy: http://www.activestrategy.com/software/scorecard.html Host Scorecard: http://www.hostanalytics.com/host_scorecard.shtml JIT Performance Organizer: http://www.jit-software.com/po.htm Simpel Scorecard: http://www.simpel.com/features.htm
Software de simulación con aplicaciones de BSC: ithink: usado en los prototipos de simuladores de vuelo para BSC de Harvard (con Kaplan al frente): http://www.hps-inc.com powersim: incluye una aplicación BSC desarrollada en Europa por OASIS... http://www.powersim.com Vensim: Otra herramienta con mejor solución gráfica: http://www.vensim.com
.Elaborado por Jesús R. Sánchez, Marzo 1999 Actualizado en Julio 2003 Si desea profundizar en este tema, use las referencias y vea mayores detalles en la sección Libros
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