Conversión de catálogos manuales

Definición, objetivos y esquema general

 

  DEFINICIÓN

 OBJETIVOS

 Generales

 Específicos

 MEDIDAS

 Cuantificación de la tarea

 Recursos disponibles

 Cronograma del proyecto

 Indicadores y costes

 DESARROLLO

 Etapas previas

 Grabación del primer tramo del Catálogo topográfico

 Preparación de ejemplares para la circulación

 Inclusión de los registros en el OPAC

 Grabación de los siguientes tramos del Catálogo

 EVALUACIÓN Y CONTROL

 Tipos de controles

 Evaluación de resultados

 DEFINICIÓN.

La reconversión de los catálogos manuales consiste en grabar en soporte informático todos las fichas catalográficas en soporte papel que forman los catálogos. La reconversión de catálogos no repetirá de forma clónica las fichas, sino que, de hecho, creará tres tipos de registros (bibliográficos, de autoridad, de fondos), y facilitará las relaciones entre ellos. Es decir, en ningún caso se trata de recatalogar, sino de reconvertir.

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OBJETIVOS.

Generales.

 Mejorar la calidad de los servicios de la Biblioteca

 Asegurar la recuperación de la información de la manera más eficaz posible

 Organizar y coordinar los servicios de la Biblioteca en un sistema integrado

 

Específicos

 Contar con una base de datos de fácil acceso y manejo

 Disponer de registros en formato normalizado de intercambio

 Normalizar los puntos de acceso (control de autoridades)

 Reoganizar los catálogos actuales

 Racionalizar las tareas bibliotecarias

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MEDIDAS.

Cuestiones que se deben tener en cuenta antes de comenzar a desarrollar un proyecto de automatización de catálogos.

 

1. Cuantificación de la tarea

 Número y estado de registros bibliográficos

 Número y estado de registros de autoridad

 Número y estado de registros de fondos

 Otras tareas complementarias

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2. Recursos disponibles

 Programas de software

 Equipos de hardware

 Cableados y acceso a redes

 Recursos humanos

 Disponibilidad presupuestaria

 Otros (mantenimiento, contratos de asistencia, etc.)

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3. Cronograma del proyecto

 Planificación de los tiempos de las tareas individuales

 Planificación del tiempo de cada etapa de trabajo

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4. Indicadores y costes.

 Disponibilidad de los registros

 Instalaciones

 Tratamiento del documento

 Disponibilidad de recursos humanos

 Carga de trabajo

 Costes

 Adquisiciones (fuentes bibliográficas, material informático, etc.)

 Tratamiento: sistema de conversión)

 Comunicación: interna y externa (teléfono, etc.)

 Formación

 Administración

 Mantenimiento de locales

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DESARROLLO

Etapas previas.

 Elaboración del manual de procedimiento general

 Especificaciones para las etapas previas

 Depuración del Catálogo topográfico

 Numeración de las fichas del catálogo topográfico

 División del catálogo topográficos en tramos homogéneos

 Documentación del proceso

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Grabación del primer tramo del Catálogo topográfico

 Elaboración del manual de procedimiento específico de la etapa

 Definición de las especificaciones

 Grabación de los registros bibliográficos

 Grabación provisional de autoridades

 Grabación del registro de fondos

 Revisión de bibliográficos y autoridades

 Control de las fichas grabadas

 Retirada de las fichas del fichero

 Documentación del proceso

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Preparación de ejemplares para la circulación

 Elaboración del manual de procedimiento específico de la etapa

 Definición de las especificaciones

 Actualización del número de registro

 Colocación de tejuelos y códigos y barras

 Revisión de los tramos del Depósito retejuelados

 Documentación del proceso

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Inclusión de los registros en el OPAC

 Elaboración del manual de procedimiento específico de la etapa

 Definición de las especificaciones

 Revisión de registros

 Uso del OPAC

 Control de calidad de las búsquedas OPAC

 Retirada de juegos de fichas en el Catálogo de autores

 Documentación del proceso

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Grabación de los siguientes tramos del Catálogo

 Finalización de la primera etapa de grabación

 Revisión del Catálogo topográfico. Fichas con problemas, fichas sin ejemplares, etc.

 Revisión del catálogo de Autores

 Revisión de documentos retejuelados en el Depósito

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EVALUACIÓN Y CONTROL

Tipos de controles

 Tiempo

 Secuencias

 Productividad

 Calidad de registros

 Estudios de usuarios

 Índice de pertinencia de la recuperación

 Índice de exhaustividad

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Evaluación de resultados

 Control de calidad de registros

 Control de tiempos de trabajo

 Evaluación del grado de satisfacción de usuarios

 Interacción de resultados

 Planificación de nuevas estrategias

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