Una buena opción para organizar el proceso de reconversión de los catálogos manuales, si se quiere ir añadiendo el registro de fondos al tiempo que se graban los bibliográficos, es que se haga a partir del catálogo topográfico, que es el único capaz de asegurar que existe una ficha por libro, y solamente una. Además, el catálogo topográfico carece de fichas de referencia y de autoridad, lo que simplifica el trabajo considerablemente. Las fichas manuales que se vayan integrando en el sistema informático se extraerán, pues, del catálogo topográfico y, una vez volcadas, se procederá a la eliminación del juego completo de fichas del resto de los catálogos. Este procedimiento permitirá al final comprobar qué fichas quedan sin volcar, que serán aquellas que por cualquier error u omisión no se encontraran en el topográfico. Hay que tener presente siempre que pueden repetirse registros bibliográficos, por lo que NO SE DEBE OLVIDAR COMPROBAR ESTE PUNTO cada vez que se da de alta uno nuevo. Todo este procedimiento se explica con más detalle en el apartado correspondiente.

La reconversión de los catálogos manuales tiene varias etapas. Generalmente no comienza una etapa hasta que haya finalizado la anterior, pero a veces pueden coincidir parcialmente. Cada una de las etapas principales se dividen a su vez en etapas o tareas secundarias.

Las etapas principales son las siguientes;

1. Numeración de las fichas del catálogo topográfico
2. Copia de los registros bibliográficos y de fondos
3. Asignación de los puntos de acceso
4. Depuración de la base de datos
5. Recuento y control final

La primera fase de la reconversión consistirá en controlar las fichas del catálogo topográfico, base de todo el proceso. El control de este grupo de fichas tiene una doble vertiente: permite conocer el número total de registros bibliográficos que se deben convertir y establecer los posibles fallos y lagunas que tenga dicho catálogo con respecto a los documentos a los que se refiere.

Al ir comprobando y numerando las fichas aparecerán una serie de problemas que se deben solucionar sobre la marcha. Los principales problemas que se encontrarán serán los siguientes:

1. Fichas mal colocadas. Las fichas están mal colocadas (por ejemplo, el XV-5 aparece detrás del XV-9). Se ordenan y se continúa la tarea.
2. Libro en préstamo, encuadernación, etc. No esta el libro en su lugar, pero hay una ficha de préstamo o encuadernación. Se considera que el libro está correctamente, tal y como si estuviera realmente
3. Falta libro. No está el libro ni hay una ficha de préstamo o encuadernación en su lugar. Se marca la ficha del cajetín con una pegatina de color rojo.
4. Falta ficha. Está el libro en el lugar que le corresponde, pero no existe ficha en el cajetín. Se pone un separador en el lugar de la ficha y se anota la signatura en la parte superior
5. Libro mal colocado en el estante. El libro está mal colocado; por su signatura está claro que su lugar está en otro sitio. Se saca el libro y se le da a los auxiliares para que lo devuelvan a su lugar correspondiente
6. Signatura no coincidente con el documento. La signatura que aparece en la ficha es la misma que consta en el lomo del libro, pero este no se corresponde con el descrito en la ficha. Se marca la ficha del cajetín con una pegatina amarilla.
7. Signatura equivocada o ilegible. La signatura está equivocada o ilegible. Se borra y se reescribe con letra clara
8. Ficha duplicada. Si se comprueba que la ficha está duplicada, se retira del fichero y se guarda en los cajetines preparados al efecto

Todas las fichas que no representen realmente a un documento deberán ser retiradas del catálogo topográfico. Una vez finalizada la tarea de numeración, en el fichero no debe quedar más que una ficha por documento y solamente una.

Es muy importante distinguir entre las fichas que representan varias veces a un documento (fichas duplicadas) y las fichas que representan a un documento que ha desaparecido por cualquier causa. Es decir, si un libro no está en el lugar que le corresponde (por préstamo, sustracción, pérdida, etc.), pero debería estar, la ficha que lo representa es válida y deberá dejarse en el cajetín. Sin embargo, si a un documento determinado se le han creado varios encabezamientos y aparecen varias fichas representando al mismo libro, sólo una de ellas es válida para la tarea de numeración: la que corresponde al lugar donde se encuentra físicamente el libro, y sólo esa. Todas las demás deberán retirarse del cajetín.

1. Tienen más de una signatura. Al final de cada bloque de materias, se encuentran a veces grupos de fichas que no están ordenadas topográficamente. Son fáciles de localizar porque rompen la secuencia de las signaturas. Además de la signatura normal, que aparece en la esquina superior derecha de la ficha pueden aparecer una o más signaturas pequeñas, sobre el cuerpo de la descripción o en la parte posterior de las fichas, que indican en qué cajetín están localizadas. Con estas fichas es necesario hacer lo siguiente:

1º: Comprobar que el documento se encuentra efectivamente en su sitio y corresponde con la signatura.

2º: Buscar el resto de fichas duplicadas, comprobar que, en efecto, están duplicadas y extraerlas del cajetín. Es importante cerciorarse de que queda la ficha original.

2. Aparecen en medio de una secuencia determinada, pero su signatura no tiene relación con dicha secuencia. Ejemplo: dentro de la secuencia XL-5, encontramos las signaturas XL-5/12, XL-5/13, XL-5/14, XII-6/21, XL-5/15, etc. Está claro que la ficha XII-6/12 no corresponde a la secuencia y, por tanto, no debería estar ahí. Probablemente es una ficha duplicada y el original se encuentra en su cajetín correspondiente, pero antes de extraerla es necesario cerciorarse de que existe el documento, que la signatura es correcta y que la ficha principal está en su sitio.

1. Fichas de vaciados y publicaciones periódicas. El catálogo topográfico recoge una serie de registros de vaciados de revistas y de publicaciones periódicas que alguna vez se organizaron como monografías por diversas causas. Todas estas fichas deben retirarse del catálogo. Son las siguientes:

1. Todas las signaturas que comiencen por la letra R
2. Todas las signaturas que comiencen por la letra G-I a G-XI (cuidado con no confundirlas con las que empiezan por la letra G’
3. Todas las signaturas de N-I a N-X (balda 7)
4. La signatura N-XII (balda 4, 5 y 6)
5. Las de M.XXVIII y siguientes

Es conveniente para todos tener en cuenta que la operación que se va a llevar a cabo es una NUMERACIÓN DE FICHAS y no un recuento. Por eso es más importante poder controlar el contenido del catálogo topográfico que constatar los defectos de organización de los fondos o de catalogación. La tarea de detectar y subsanar estos problemas forman parte de otras etapas de la conversión. Sin embargo, sí es muy importante que el trabajo sea lo más ágil posible, ya que sin este paso previo no puede comenzarse la labor de grabar registros en la base de datos.

También es importante tener presente que, tras la numeración previa de las fichas, se llevarán a cabo las siguientes operaciones:

1. Revisión y control por parte de los bibliotecarios de las fichas retiradas en los cajetines de reserva
2. Grabación de la ficha sin puntos de acceso (registro bibliográfico + registro de fondos)
3. Asignación de los puntos de acceso (personal bibliotecario)
4. Retirada del juego de fichas de todos los catálogos. Esto permitirá detectar los fallos generados en el volcado del fichero topográfico.
5. Depuración de la base de datos
6. Recuento y comprobación final