La reconversión de los catálogos manuales se llevará a cabo tomando como base el catálogo topográfico de la biblioteca. En la primera etapa de la reconversión sólo se grabarán las siguientes fichas:

1. Fichas correspondientes a registros bibliográficos originales (no se grabarán registros duplicados, de autoridad, fichas de referencia, etc.)
2. Fichas correspondientes a documentos propiedad del Museo Arqueológico Nacional
3. Fichas con la catalogación completa y perfectamente legibles.

El proceso de grabación de las fichas manuales se llevará a cabo de la siguiente manera:

1. Cada catalogador se responsabilizará de un cajetín diferente y no lo dejará hasta haberlo terminado. Es conveniente que, mientras sea posible, se repartan los cajetines por especialidades con el fin de facilitar la revisión.
2. Antes de grabar un registro, comprobará su existencia en la base de datos.
3. Los catalogadores se limitarán a copiar las fichas ya catalogadas. Aunque es conveniente que consulten los libros en caso de duda con el fin poder corregir posibles erratas, se tendrá presente que su función no es la recatalogación, sino la grabación de registros (es decir, la copia de los registros en soporte papel a un formato automatizado). En caso de duda, deberán consultar a los bibliotecarios; si esto no es posible, es conveniente que respeten la opción que en su momento se tomara para catalogar el documento en la ficha manual. Es decir, en caso de duda, se respetará lo que aparezca en los registros manuales.
4. Todos los registros bibliográficos que graben los catalogadores serán revisados posteriormente por los bibliotecarios, especialmente para comprobar que los encabezamientos han sido asignados correctamente.

Los catalogadores que se ocupen de grabar las fichas manuales deberán extremar el cuidado cuando sea necesario añadir registros de autoridad. Para ello se tendrán en cuenta los siguientes puntos:

1. Encabezamiento principal. Los catalogadores asignarán a los registros bibliográficos los encabezamientos principales que aparezcan en la ficha manual (campos 100, 110, 111 y 130). Si el registro de autoridad ya está creado, se traerá de la base de datos, tal y como esté; si no lo está, se creará provisionalmente.
2. Encabezamientos secundarios. Se asignarán los encabezamientos secundarios que aparezcan en la ficha, siguiendo el mismo procedimiento. En ningún caso se asignará ningún encabezamiento de autoridad materia que, de momento, quedarán reservados a los bibliotecarios.
3. Creación registros de autoridad. Los registros de autoridad que no se encuentren disponibles en la base de dato deberán ser creados por los catalogadores de forma provisional. Cada vez que se cree un registro cualquiera se escribirá precedido de zz y espacio, con el fin de facilitar su recuperación. (Ejemplo: zz Millares López, José; zz Congreso Nacional de Documentación; zz Real Academia de Farmacia).
4. Todos los registros de autoridad creado por los catalogadores serán revisados por los bibliotecarios para confirmar que son correctos.

Una vez que se haya completado la grabación del registro bibliográfico y sus correspondientes registros de autoridad, se procederá a grabar el registro de fondos de cada ejemplar. Para esta operación se tendrán en cuenta los siguientes puntos:

1. Cuando se añada ejemplar (registro de fondos), se dejará que el sistema asigne el número de registro de forma automática.
2. El nuevo número de registro se escribirá con tinta en el documento, procurando dañarlo lo menos posible y sin que impida la lectura del mismo.
3. Si el libro tiene un número de registro anterior, se procederá a tacharlo con una línea de tinta, de manera que pueda leerse perfectamente.
4. Para evitar duplicidades en la asignación de números de registro, cada vez que un catalogador proceda a dar de alta ejemplares avisará al resto de catalogadores para que no lo hagan al mismo tiempo. Para lograr mayor efectividad, es conveniente que se turnen en esta actividad.

Una vez finalizada la operación, se marcará la ficha ya registrada con un punto de rotulador verde. Esto indicará que la ficha está pendiente de revisión de autoridades.